GELG1200合同管理功能手册Word下载.docx

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2.8.3销售合同进度执行明细表格式一-16-

2.8.4销售合同计划执行汇总表-16-

2.8.5销售合同执行情况表-16-

2.8.6销售合同里程碑报表-17-

2.8.7销售催款通知单-18-

2.8.8销售合同清单执行明细表-18-

2.8.9销售合同清单执行汇总表-18-

2.8.10销售合同进度执行明细表格式二-19-

2.9合同初始-20-

第3章采购合同-21-

3.1采购合同-21-

3.2采购协议-21-

3.3服务采购-21-

3.4合同变更-21-

3.5变更历史查询-21-

3.6合同状态-21-

3.7业务报表-22-

3.7.1采购合同发票执行明细表-22-

3.7.2采购合同汇总表-22-

3.7.3采购合同进度执行明细表格式一-22-

3.7.4采购合同计划执行汇总表-22-

3.7.5采购合同执行情况表-22-

3.7.6采购合同里程碑报表-22-

3.7.7采购催款通知单-22-

3.7.8采购合同清单执行明细表-23-

3.7.9采购合同清单执行汇总表-23-

3.7.10采购合同进度执行明细表格式二-23-

3.8合同初始-23-

第4章基础设置-24-

4.1合同性质维护-24-

4.2合同属性维护-25-

4.3合同类型维护-25-

4.4变更原因维护-26-

4.5合同系统选项-26-

4.6合同个人选项-27-

4.7套打格式设置-28-

4.8Excel导入模板设置-28-

4.9合同模板维护-29-

第1章概述

1.1合同管理简介

A3系统的合同是个抽象概念，且是全局的，即在A3的所有模块中均可以引用合同信息。

合同管理模块用于维护公司的合同信息并追踪合同的执行情况。

用户在这里登记合同的基本信息，管理合同的原始信息。

在科目设置中如果设置该科目为合同核算，在凭证录入时允许输入一一对应的合同号和合同计划执行序号，以确定合同的实际发生额。

在合同管理中提供了如下一些功能：

合同基本设置、合同日常维护、合同过程维护和合同报表查询。

1.2图标说明

本功能手册基本上做到重点突出，对于用户操作中可能会引起的错误操作或可能遇到的疑惑，功能手册中都以“注意”、“提示”、“说明”、“疑难解答”的方式着重列出，以免用户理解错误；

另外，本功能手册中示例丰富，基本上都以列举加图片的方式说明各功能具体的操作步骤和方法。

这是一个“注意”图标。

它提醒您注意各种需要特别注意的因素或一些有趣的事情。

这是一个“提示”图标。

它向您介绍软件中一些较隐蔽的功能。

这是一个“说明”图标。

它对可能会引起您误解的问题进行解释。

这是一个“疑难解答”图标。

它提醒您一些用户在操作过程中可能带来问题的操作。

第2章销售合同

2.1销售合同

新增

点击“新增”按钮打开合同卡片窗口，如图2.1-1销售合同新增窗口

图2.1-1销售合同新增窗口

合同基本信息

在基本信息页中，主要分合同属性、对方单位信息、合同本币金额和合同状态信息四个部分。

其中，合同编号、合同名称、有效日期、对方单位、合同金额和审计金额为必输项。

合同状态在页面右上角显示，相关操作人员在页面最下方显示。

相关参数说明：

借贷方向：

指的是合同发生时对应科目的发生方向，如收款合同对应的科目是银行存款，合同发生时金额主要记录在银行存款借方，则合同的借贷方向为借。

项目属性对应总账中的项目，合同清单则是业务的项目，合同可以与项目建立关联。

多方合同：

在处理多方合同时，用户首先应把合同根据性质分成两个或多个，并增加一个虚拟主合同，分拆后的合同总金额应等于实际合同的金额。

在维护合同信息时，如果该合同是主合同，则在主合同编号中不要填写任何内容，如果是分拆的合同，则在主合同编号中填写所属的主合同编码。

主合同不需要填写合同金额、审计金额及合同执行计划等信息。

合同打印：

只有生效合同才能打印。

合同计划

在合同计划标签窗口中，维护合同的执行计划，主要包括合同计划日期、合同计划金额、初始金额等（见图2.1-2）。

原则上所有合同计划金额应等于合同基本信息中的审计金额。

上报与审批用于控制合同的执行状态。

图2.1-2合同卡片（新增）-合同计划

自定义属性

自定义属性中用于显示对应合同性质的所有自定义属性内容。

合同条件

对合同进行阐述，类似于附件功能。

合同调整

该页面在增加时不显示，在变更、查看等页面显示。

当合同金额有变动时，通过本功能进行维护。

合同调整分增加和减少两种方式，所有的调整金额将显示在合同卡片的调整金额中。

合同报表中显示的合同金额将以合同审计金额加调整金额为准。

合同里程碑

针对项目型制造及生产企业的管理需要，结合新中大A3及W3产品的比较优势，A3系统提供了完整的合同里程碑计划编制及控制结算功能。

合同组别

“合同组别”的具体含义与子合同基本相当，表示一个合同项下具有相同属性的业务单元，例如在一个电站的安装项目（合同中），假定同时有五个机组需要安装，由于这五个机组其基本属性是相同的，因此我们就把这五个机组分成该合同项下的五个不同组别进行管理。

结算类型则表示某一合同项下可能的收款类型，如在第一个计划期内合同总共收款50万，而其具体又可划分为：

设备款46万、安装实施费3万、运输费1万等，这里具体的收款类型如设备款、安装实施费、运输费等就以结算类型的方式维护进合同卡片中

科目设置

合同关联的科目，可以设置多个，在此页面中维护。

图2.1-3合同卡片（新增）-科目设置

合同清单

合同货物清单，合同的状态可以按清单来修改，与合同执行情况报表类似，可以查看当前合同的执行情况。

执行情况页面

该页面在增加时不显示，在变更、查看等页面显示，显示合同清单的执行情况。

用户在录入凭证时，当涉及到的科目为合同核算，系统会弹出“合同信息”辅助核算窗口，要求输入对应的合同号和合同计划执行序号，以确定该合同的实际发生额。

这样一笔合同完整的登记工作便完成了。

合同文档

需要勾选合同系统选项设置中的“启用合同文档”设置才可见。

用于简化合同，合同的诸多信息可以在合同文档中以word的形式的查看。

当然，合同文档中合同元素的值可以在文档和卡片上相互更新。

操作技巧说明：

1、首先在A3合同卡片中维护合同里程碑、结算类型及合同分组信息，其中合同里程碑和结算类型，右键增减和复制。

“合同分组”的具体含义与子合同基本相当，表示一个合同项下具有相同属性的业务单元，例如在一个电站的安装项目（合同中），假定同时有五个机组需要安装，由于这五个机组其基本属性是相同的，因此我们就把这五个机组分成该合同项下的五个不同组别进行管理。

设备款46万、安装实施费3万、运输费1万等，这里具体的收款类型如设备款、安装实施费、运输费等就以结算类型的方式维护进合同卡片中，见图2.1-4：

图2.1-4合同卡片（新增）-合同里程碑

2、在设置好合同里程碑及组别以后，接下就需要详细设置合同计划，具体而言，就是设置每一里程碑或计划期内的合同收付款金额（系统中以结算金额表示）、财务可记账金额也即可确认为会计上的主营业务收入或成本的金额（系统中以往来确认金额表示）。

同时A3系统针对企业内部管理和考核的需要在合同主卡片中增加了“考核总额”，在合同计划TABLE页中增加了“进度完成额”、“进度完成比率”、“进度考核额”、“进度考核比率”四个字段，其中“进度完成比率”及“进度考核比率”为手工录入，而“进度完成额”及“进度考核额”则由系统通过以下公式自动计算而得：

进度考核额＝各分组的内部考核金额（内部考核总额/分组数）×

相应阶段进度确认比率

进度完成额＝分组合同审计金额（合同审计金额/分组数）×

相应阶段进度确认比率。

见图2.1-5：

图2.1-5合同卡片（新增）-合同计划

3、需要特别说明的是，在合同计划设置中，用户可通过双击组合条件列，并在弹出的窗口选择需要进行组合结算的列，在完成此操作后，系统将会自动在被组合行的组合序号和组合行的组合条件单元中填上相应的值。

4、通过双击合同计划TABLE页中某一行的结算类型单元即可输入多个结算类型及其所对应的结算金额和往来确认金额。

5、为了方便合同计划的维护功能，用户可先行在“合同分组”及“合同里程碑”TABLE页中维护好具体内容，然后再回到“合同计划”TABLE页中，通过点击工具栏上的“创建”按钮系统就会自动按照已经设置好的合同组别及里程碑展开，生成详细的合同计划，并允许用户在此基础上再对相关内容进行修改。

6、为加快每个合同里程碑相关金额及比率的维护速度，我们也可以在弹出的右键菜单中，将所定的里程碑或分组的里程碑内容复制到其他所有分组所相应的里程碑。

7、在A3合同卡片中完成以上步骤的操作并保存后，系统即可以根据A3与W3设置的账套对应关系，将合同的里程碑计划及卡片基本信息传递给W3系统，此时合同计划的状态为初始。

8、一旦W3系统完成相关业务的操作并判断某计划已经完成后，W3系统将自动更新A3合同卡片的计划状态为完成，此时即可该合同即可在相应的结算或开票环节被引用（具体看合同计划中所设置的金额类型，如为结算金额则可被结算引用，如为往来确认金额则可被相关开票环节引用），客户结算录入界面通过“合同”按钮即可自动过滤出可以进行合同结算的卡片。

注意：

如果合同的借贷方向为借，在合同发生的对应凭证中金额记录在贷方，则系统会自动销减合同的实际发生额，反之也然。

“附件管理”：

附件管理通过“增加、删除、拆离、确认”按钮保存与合同有关的文件并与合同建立附件关系，在日后操作时，通过“查看”按钮查看合同相关信息。

如图2.1-6所示：

图2.1-6附件管理设置窗口

修改

用于对新增后未审核态下的合同进行修改操作，除“合同编号”项不得修改外，操作方法与新增相同。

批改

即批量修改。

通过“合同批改”窗口（见图2.1-7）的“合同选择”Tab页选择需修改且公共信息相同的合同，在“合同基本信息”Tab页对所选合同基本信息进行修改操作。

图2.17合同批改设置窗口

在进行批改操作时，合同编号及名称作为唯一信息不得修改。

审核/去审

审核/去审功能可根据企业实际使用中，企业流程的具体控制进行操作。

如：

合同新增后必须进行采购部门的审核方可有效。

那么，采购部门根据权限中心赋予的权限，将合同进行审核/去审操作，审核后该合同方可进入下一环节。

审核为激活合同有效状态的唯一方法，只有经过审核操作，合同的有效性才能被认正，才能进入合同过程管理进行具体操作。

关闭

合同关闭后，下级单据将无法引用，您可以根据实际需要使用该功能。

关闭后状态有已完成和未完成，但不会影响合同有效性。

提示：

1、合同卡片可以在权限中心设置