店务秘书的岗位职责(新)Word文档格式.doc

店务秘书的岗位职责(新)Word文档格式.doc

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打印或存取所需文件应交由店务秘书完成。

凡发现员工由于违章操作、保管不当或擅自开启、使用造成硬件损坏或文件丢失的，其损失由当事人如数赔偿。

3、拨打长途电话

员工拨打国内、国际长途，须向店长申请，经审核后至秘书处填写拨打长途电话登记表方可使用。

4、钥匙管理

房东委托交管钥匙：

业务员收到房东之交管钥匙，应立即交与店务秘书，领取钥匙时须经店长同意后在钥匙领取登记表上签字方可领取。

5、人员联络表

及时更新业务人员通讯录并发送给相关人员，以方便联系。

二、业务方面

（一）、电脑的信息处理及管理

1、对店内计算机资料整理备份

①开机密码，网络登录密码或屏幕保护等密码。

②每一台计算机名。

③加盟店的网站地址，邮箱地址及密码，邮箱配置等。

④区域分部的网站地址，各部门的邮箱，以及区域提供的网站登录帐号密码。

⑤区域分部工作人员发送加盟店的邮件整理。

⑥加盟店的各种标识。

⑦加盟店其他重要资料。

2、sis系统相关资料

①sis系统密码备份并送区域分部IT部备案，如数据库连接密码，权限管理工具密码，管理员密码。

②sis系统打印模板制作。

③sis系统的备份文件保存。

④sis系统升级补丁的配置与使用。

⑤sis系统使用说明书（打印成册的）。

⑥区域分部提供的相关文件与说明，如教程纲要，幻灯片教程，销售报表填写说明，所在地段统计等。

（包括后期提供的资料以及更新，电子版即可）。

（二）、店务秘书日常操作

1、计算机相关

①每天至少上网2次，收发2次电子邮件，每天传输一次sis系统中常用的房源和需求。

并且对其他经纪人或加盟店的信息咨询积极配合。

②制定加盟店店内计算机使用制度，对店内各人员上机操作进行指导，监控和约束，维护计算机安全。

③对区域分部的通知，立即反馈，并且每周总结一次，整理后送店长备案。

④对新经纪人上岗15日内，协助培训专员组织sis系统培训，培训内容为查询，配对，业绩统计等涉及到经纪人操作的功能，并要解释清楚配对不成功的原理以及如何实现配对。

⑤最新委托房源客源信息输入，必须按照区域“统一的标准”将店内所有的房源和需求录入sis系统，非sis系统功能原因，不允许使用其他形式（如软件，网站等）管理未录入sis系统的房源或需求。

⑥将sis系统内涉及到的必填项以及加盟店所要求必填的字段内容整理成制式表格，供经纪人登记客户信息、房源或需求使用。

⑦对sis系统有任何建议或意见及时通过“SIS信息反馈表”反馈区域分部。

2、房源信息及客源信息

①出租委托书

②出售委托书

③看房单

④租赁买卖合同

⑤每周经纪人工作簿信息录入

每位经纪人领取合同、委托书、看房单等表单时应填写领用登记表，店务秘书编号后方可领取，签妥的合同、委托书各种表单应该即刻上交。

3、档案分类及管理

①各类表格的打印

②销售表格和销售报表

③每日、每周、每月报表

④各种登记表及劳动合同，规章制度。

4、协助店长及经理

①店内形象及规范管理

②钥匙-箱

③经纪人业绩考核及薪金统计

④印章

5、协助行政及培训专员

协助行政、培训专员做好员工的日常考勤及招聘工作。

6、员工离职交接

员工离职应归还公司配备的办公用品、设备、各种表单。

经手的业务交由店主处理（包括交易过程中的各类资料）。

经由店主、店长、店务秘书确认及财务结算清楚后方可离职。

员工离职后不得利用在原来工作中取得的信息资料，不得对自己曾经的工作记录及成果做任何恶意破坏，否则公司将追究其法律责任。

三、财务管理

1、业务员收取的意向金、佣金、定金、评估费等费用应经店长审核后交至店务秘书。

店务秘书应及时填写销售报表或收费登记表，并立即存入公司指定的银行帐号。

2、备用金领取必须填写申请表经店长审核后向店主支取，领用的备用金应妥善保管。

费用使用时500元以下由店长审批，超过500元须由店主审批方可。

各类费用及发票需及时记帐。

每月15号、30号跟店主对帐。

3、店内代付的广告费及其它费用由经理收齐后交至店务秘书处，店务秘书应及时登记。

注：

因公司发展，以上条款将会不定期更新，并且由店长根据此条款衡量店务秘书的工作。

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