世界500强集团公司会务接待工作手册Word下载.doc

世界500强集团公司会务接待工作手册Word下载.doc

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　　接待工作是展示XXX风格和管理水平的主要任务之一，也是完成各项业务工作的重要组成部分。

接待工作一般都有严格的计划，但有时会有突然性和多变的特点，这就要求接待部门的工作热情周到、耐心细致、有条不紊。

　　同时，在接待工作中，要严格遵守上级单位和单位的有关规定。

　　1。

接待工作的基本要素

　　接待工作主要要注意5W元素:

什么，什么时候，谁，怎么做，在哪里。

　　1,（原因）

　　首先，我们应该知道参观的目的。

这是接待工作的基础，因为所有后续工作都必须按照这一原则进行，通常包括:

商务谈判、商务接触、合作协商、研究考察、会议出席、仪式出席、礼仪访问等。

　　2,（时间）

　　这是指客人来访的日期和时间，包括到达时间，在我单位停留时间，出发时间，以及相关的巴士航班等等。

　　3,（人员）

　　人员是指客人的基本构成，包括人数、姓名、身份（职位、级别等）、性别、民族等，尤其要了解客人对最高领导的情况。

　　同时，根据访问的原因和人员情况，确定我们的接待人员，一般要把握“对等接待、身份对等”的原则。

关键是确定我们接待的最高领导人。

　　4,如何（模式）

　　Mode是前台接待采用的一种形式，主要由接待人员决定。

不同的原因将决定接收地点的选择和布局。

　　5,（位置）

　　地点主要是指送、会、住、吃等地方。

决定接待地点的主要原因是来访的原因、人数和客人的身份。

例如，在举行会议或仪式时，可以在正式的会议厅旁边提供一个小休息室，供双方领导人在会议前小睡片刻。

会议选择的席位数量应略高于与会人数，达到沟通和谐、相对轻松的效果。

另外，临近的原则也是需要考虑的一个因素，所以谈话、住宿、吃饭的地方都比较接近或沿着这条路走，可以节省时间和精力。

　　两个。

准备

　　接待前的准备工作是接待工作的重要组成部分，是整个接待工作顺利进行的基础。

准备工作包括访问信息的确认和补充，接待规格的确认，接待计划的制定。

（1）确认来访信息

　　收集访问者的信息是做好准备的基础。

接待任务完成后，首先要确认客人的信息，包括以下几个方面:

访客:

包括访客人数;

主要成员的姓名、身份（职位、等级等）、性别、国籍（在饮食、住宿等方面有特殊要求和习俗）、随行联系方式和联系方式。

　　2。

访视计划:

包括访视目的、访视时间、出发时间、交通方式、飞行方式、是否需要订房、订机票、取送等。

　　此外，我们还应将接待人员的姓名、联系方式等信息告知客人，以便双方沟通，及时更新信息。

联系时需注明姓名、电话号码、日期、航班时刻表等关键信息，请确认对方，确保准确性。

（2）补充信息

　　客人提供的信息非常有限，不足以支持接待的顺利完成。

因此，接待员应该根据已知的情况扩展信息。

考察单位情况:

包括考察单位的概况、特点和概况。

信息被提取、整理、打印，然后分发给接待的主要领导和工作人员。

重要客人的主要体验是客人受到尊敬，需要一对一的接待。

接待人员应了解客人的个人信息，包括个人资料、主要经历等，只有这样才能在接待过程中完成细节工作，让对方感到愉快。

　　（三）规范定位

　　在接待工作中，规范定位是一个非常重要的环节。

掌握相关信息后，我们会根据来访者的情况、时间和目的及时向主管汇报，确定我们的接待规格和参加人员，制定接待计划。

一般来说，根据实际情况，接收规格分为三种形式。

对等接待是最常见的接待形式，是指同一级别的领导和客人所采用的一种接待形式。

规范接待是指我们接待的领导所采用的高于客人职位的接待形式。

　　低度接待是指客人陪同客人进行的一种接待方式。

　　在准备接待工作时，只有正确定位接待规格，才能决定邀请哪些领导参加，如何安排车辆和行程，从而完成接待计划。

　　（四）制定计划

　　制定计划是接待工作的重点之一。

尤其重要的游客应该报告给主管领导及有关同志及时,听领导的安排做接待工作,并保持会议接待工作,在安全、运输车辆、陪同人员、支出,活动安排,接待规格,接待网站,报告内容,等。

为了确保接待计划的顺利实施,在路线观察、后勤保障、宣传报道等方面要准确、适当部署。

填写《接待服务安排表》，即可完成详细的策划工作。

关键要素包括以下三个方面:

材料准备，包括:

住宿安排、用餐安排、会议地点、访问地点、接待车辆及相关书面材料。

参与者根据对方来访的目的和活动的需要而定。

关键是要落实我们前台的最高领导。

　　资金准备和适当的接待资金是必不可少的。

附：

接待事务安排表

填表时间：

来访单位

来访时间

会晤地点

主要内容

来

访

单

位

成

员

联系人：

联系电话：

会见领导

接

待

人

经办人：

会

晤

安

排

馈赠礼品

备注

（五）检查准备

准备工作完成后，应从头到尾将整个接待计划梳理一遍，查漏补缺。

主要关注整个接待流程安排是否合理、是否遗漏某个环节等，确保每个环节应出席的人员和需要的物资都已落实。

提前半天或一天须再次落实人员、地点、车辆和经费等的准备情况。

三、迎送

（一）车辆安排

无论是接机接站，还是来宾到达后的座谈参观，车辆安排都是不可或缺的部分，在进行准备工作时应尽早落实。

所安排车辆座位数（不含折叠座位）应略大于总乘坐人数（来访人数+接待人数）。

在保证车辆交通安全基础上，兼顾乘车者舒适度和临时增加人员乘车空位等问题。

在接待重要领导时，一般应为其单独安排一辆小车。

工作人员应及早落实车型、车牌号码、司机姓名和手机号码，并提前与司机本人确认，保证本次出车的时间、地点准确。

除司机本人联系方式外，接待人员还应储存车辆调度人员的电话号码，以便出现突发情况时可以快速做出调整，及时解决问题。

（二）机场接待

若对方要求我方接机，首先要确认对方的人数、航班号、起飞时间和随行联系人电话。

接待人员要提前落实航班到达时间，并及时更新航班信息，安排好接机车辆，制作接站牌。

接到来宾后，应热情主动地自我介绍，帮助来宾拿行李。

待来宾到齐、行李件数确认后，接待人员应尽快带领来宾返回。

如重要贵宾，接待人员可以提前联系机场，申请贵宾通道并提前到达贵宾厅，交费办理接机手续等。

接到贵宾后可询问贵宾是否需要稍事休息再上车。

（三）火车站接待

接待人员应提前落实接站车辆和制作接站牌，并在出发前致电来访方的随行联系人，确认火车是否正点运行，告知对方自己将在何处等候。

若对方身份比较尊贵，则需提前办理相关手续，到站台迎接。

接到来宾后，接待人员要热情主动地自我介绍，帮助来宾拿行李。

接待人员应提醒来宾注意保管好行李和随身物品，并尽快引领来宾离开火车站广场，返回。

（四）来宾自驾车

来宾自行驾车来到公司。

接待人员要提前与来宾约定好时间和下车地点，向来宾清晰介绍公司的地理位置和行车路线。

当日，接待人员应提前致电来访方的联系人，询问对方位置，再次确认下车地点并表明自己将在那里等候。

如有需要，还应邀请出席接待的领导一同前往等候。

（五）送行

应尽早了解对方离开的日期时间和交通工具，据此安排有关领导和车辆为客人送行。

四、会谈

（一）会谈的前期准备工作

首先，接待人员根据对方的来访要求确定会谈时间和内容，并请相关人员出席；

根据会谈的规格和出席人数尽早预定会谈场地。

随后，接待人员将拟定的接待计划及相关资料分送相关领导和出席人员。

重要会谈，还应准备多媒体设备，制作领导名牌，注意领导排位。

若有需要，还要联系相关新闻媒体进行报道，请专人负责会议记录。

（二）会谈当天的准备工作

当天，接待人员应提前检查会场的布置情况。

保证会场整齐干净，有足够的座椅，有工作人员倒茶。

如有需要，还要调试多媒体设备，摆放领导姓名座位牌和鲜花。

如有媒体参与，还应特意为媒体准备一份介绍会谈概况的新闻稿。

（三）会谈

接待人员将来宾引领至会谈地点后，先进行主客之间的相互介绍。

按照礼仪，应先把宾客介绍给主人，再把主人介绍给宾客。

会谈期间，接待人员应坐在出入方便的位置，根据领导和来宾的需要随时提供服务。

接待人员应注意会谈的节奏，如需要，委婉地提醒相关人员把握时间。

（四）会谈结束

会谈结束，接待人员应注意清理会场的工作，如回收会议资料；

领导姓名座位牌；

与相关媒体联系，撰写新闻稿、跟进报道等。

如有需要，尽快整理完成会议纪要，及时传递给与会人员。

五、参观

根据来宾的要求及公司的实际情况，可安排一些参观活动。

根据来访者的不同要求来选择。

如果对方想了解广州的历史文化，一般可选择陈家祠、南越王墓博物馆、中山纪念堂等具有广州地方特色的景点；

若对方希望参观广州市区、购买广州特产，则可以选择天河城广场、北京路步行街等商业区。

来宾要求进行校外参观时，接待人员可根据具体情况决定是否需要全程陪同。

如果需要陪同，应事先策划好参观路线，收集要参观景点或地区的有关信息，届时为来宾介绍。

同时还要安排车辆，预留经费，在车上准备充足的饮水，还应根据天气情况准备雨伞。

如果来宾自行参观游览，接待人员也应该向来宾提供充足的信息，包括天气状况、景点概况及特色、周围交通情况等。

六、住宿

来宾如需住宿，应尽早为其预定住宿房间。

视来宾情况可在房间里准备适量的水果和鲜花，若是大型会议，可提前在房间内放置会议流程和公司简介。

接待人员将来宾送至宾馆后，应清楚的告知对方随后的日程安排及下次见面的时间地点。

如有需要，接待人员可要求宾馆提供“早上叫醒”服务，以免延误时间。

如果来宾迟到，接待人员应拨打房间电话，向来宾询问情况。

切忌直接到对方房间外敲门。

七、餐饮

餐饮宴请是接待工作中很常见的环节。

接待餐饮的主要原则为：

节俭大方、具有地方特色、兼顾双方饮食习惯、重点照顾客人饮食爱好，避免铺张浪费。

（一）确定宴请规格和形式

宴请的规格，以宴请目的和主要宾客的身份地位而定。

宴请形式的确定要参考宴请的缘由、被邀请主宾的职务身份及宴请对象的饮食习惯而定，例如是采用中餐还是西餐，以酒会还是茶会方式举办等。

（二）确定宴请地点

确定宴请地点应遵循以下原则：

与宴请目的、性质和主宾的身份地位相适应；

能够充分表达对客人的敬意；

同时交通便利、环境优雅、菜肴精美、价格合理、服务到位。

接待人员应准备好经费和车辆。

接待人员应根据就餐人数提前预定进餐地点，用餐房间或席位，并预留余地。

提前将用餐的时间和地点通知有关参加人员，举行正式宴请应发请柬。

若是级别较高的宴请，还需制作领导姓名座位牌，考虑桌次安排、领导排位等工作。

（三）现场布置

若较正式的宴请，工作人员应提前到场进行布置。

其具体工作内容有：

在餐厅门口设立欢迎指示牌，调试灯光音响等设备，如重要宴请，应布置领导致辞稿；

席位的分配和摆放；

领导桌座位排位。

现场布置应庄重大方，可适当点缀鲜花。

（四）中餐宴请

1、点菜：

接待人员应提前联系餐厅，确定菜单。

菜式一般以清淡为宜，突出广州风味及餐厅特色，同时充分考虑客人、尤其是主宾的饮食习惯、口味好恶、宗教禁忌、健康状况等具体情况，切忌奇巧怪异的食品。

点菜应量力而行，适当控制，略有盈余，用餐标准应按有关规定执行。

在宴请重要客人时，可以采用分餐上菜的形式。

要准备适当的