Access循序渐进教程第2章.ppt

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第2章表Access的“仓库”,“货架”认识“表”的结构存储数据的架构创建“表”规划“容器”“表”中“字段”的设置“归类”引用设置“表”的关系“容器”包装设计“表”的外观典型实例：

创建“考勤管理系统”的“表”,2.1“货架”认识“表”的结构,如果将数据库比作仓库，那么数据库中的“表”就是仓库中的单个货架。

货架上按照物品特性和仓储空间，有规律的码垛着各种货物。

字段,字段属性,2.2存储数据的架构创建表,2.2.1输入数据直接创建表,1,2,3,双击,直接输入,单击,单击,4,5,6,单击,输入,2.2.2使用“表模板”创建表,选择,1,单击,2,3,设置“表”字段,2.2.3通过“表设计器”创建表,1,单击“表设计”按钮,2,单击“创建”标签,3,4,输入字段名称,选择数据类型,在此可设置字段参数,右击“ID”,5,选择“主键”,6,新建“部门”字段,7,单击,8,单击,9,输入,单击,10,11,创建的“部门表”,2.2.4边学边练：

“计件工资管理系统”的表,对于一个中小规模的加工厂来说，工人工资多采用底薪加计件工资制，使用此种方法的优点是可以有效的激发员工的积极性，缺点是工资不易管理，容易出现错误，因此建立一个简单灵巧的工资管理系统，是很多企业所关注的。

本书将自始至终、贯穿全文，在“边学边练”中以实例的形式讲述计件工资管理系统的创建。

下边我们首先来了解一下在计件工资管理系统中需要创建的表格。

2,单击“创建”,设置主键,1,单击“表设计”,按要求输入相应的“字段名称”，并设置字段的”数据类型“,3,4,选中“性别”字段,5,在“有效性规则”属性中输入：

“男“Or“女”,7,设置字段大小为2,6,创建了“人事表”后，按照相同的操作步骤，创建其他表,按照相同的步骤设置其它字段的“常规”属性。

设置完毕后将此对话框关闭，并选择保存为“人事表”后，即可完成此表的创建,8,2.3规划“容器”“表”中“字段”的设置,2.3.1Access2007中的字段类型,在Access2007数据库中共有11种可用的数据类型：

文本、备注、数字、日期时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超级链接、附件和查询，它们的作用如表所示。

某种数据具体需要使用什么类型的字段存放，我们主要需要考虑如下几个方面的内容。

1、字段存储的是什么样的数据。

如中英文文字可以存储在文本型字段里，却不能存储在数字型字段里。

2、要存储数据的大小，即数据需要的存储空间的大小。

文本型字段只能存储255个字符，如果您需要存储一篇文章，则可以考虑使用备注（存储65535个字符）型字段。

3、是否需要对数据进行计算以及需要对数据进行何种计算。

Access2007可以对数字型、货币型数据进行求和计算，但对文本型、备注型数据则不能求和。

4、是否需要排序或索引字段。

备注、超级链接型及OLE对象型字段均不能使用排序与索引。

另外文本型字段中存放的数字，将按字符串性质进行排序，而不是按大小排序，如1，11，120，2，21，210。

5、是否需要在查询或报表中对记录进行分组。

备注型、超级链接型及OLE对象型字段无法进行分组。

2.3.2Access2007的“字段”属性,在确定了数据类型之后，还应设定字段的属性，才能更准确地确定数据在表中的存储格式。

右击“人事表”，选择“设计视图”命令,1,2,选中“姓名”字段,文本型字段的15个属性,“字段大小”属性的意义为：

“字段大小”属性用于限定文本字段的大小和数字型数据的类型。

文本型字段的字段大小属性是指文本型数据保存的大小和显示的大小。

在默认情况下为50字节。

文本型数据的大小范围为0255个字节。

数字型的“字段大小”属性是指数字型数据的类型，不同类型的数字型数据的大小范围亦不相同。

至于其它字段，这里不再详细叙述。

2.3.3设置“字段”的显示和打印格式,1文字型数据“格式”的设置方法,我们以前边创建的“部门表”为例，讲述文字型数据“格式”的设置方法。

我们先来看一下设置前和设置后的效果。

设置前,设置后,选中此数据类型,1,2,在格式栏中输入：

“所在部门是：

&蓝色”,通过这些设置就会实现上边的效果了,2数字与货币型数据“格式”的设置方法,添加此字段，并将数据类型设置为“数字”,1,2,单击格式旁的下拉箭头，可以选择所要设置的货币格式,这样即设置了货币型数据类型,3日期型数据“格式”的设置方法,添加此字段，并将数据类型设置为“日期/时间”,1,2,单击格式旁的下拉箭头，选择所要设置的“日期/时间”格式,这样即设置了日期数据类型,2.3.4设置字段的输入格式,用户在表格中输入数据时，为了避免错误，有可能需要对输入的内容进行限制，比如会要求在输入“电话号码”时，不能输入字母和汉字，而且位数不能输入错误。

为了实现这些功能，我们需要设置字段的“输入掩码”属性。

字段的“输入掩码”属性用来要求用户必须按照特定的格式来输入数据。

1使用向导设置“输入掩码”,新建“部门电话”字段，并将数据类型设置为“文本”,1,3,选中“输入掩码”文本框,单击打开对话框按钮继续,2,4,单击,输入,5,6,单击,8,单击3次“下一步”按钮,7,单击“完成”按钮,产品表的数据输入窗口,点中此处将会见到输入掩码，并可按要求输入数据,2通过直接输入格式符号设置输入掩码,使用格式符号自定义“输入掩码”可以更灵活、方便的定义所输入的格式。

比如我们可以在“输入掩码”对话框中输入“Password”，这样，用户输入的所有字符就可以被“*”所掩盖。

2.3.5设置字段的默认值,如果某个值在某个字段中出现的几率特别高，那么您最好将此数据值设置为此字段的默认值，操作步骤如下。

选中“录入时间”字段,1,输入“Now（）”字符,2,自动填充的当前日期和时间,2.3.6设置字段输入的有效性规则,如果我们的表中有一个字段为“性别”，那么在这个字段中，就应当只能输入“男”或“女”，而不能输入其它的字符，这时我们应该怎么设置呢？

这时使用字段的“格式”属性已无法实现这个要求了，而必须设置字段的“有效性规则”属性。

有效性规则的设置方法如下。

选中“性别”字段,1,在有效性规则中输入：

“男”Or“女”,2,系统出现的提示,在“性别”字段输入了错误的字符,2.3.7使用“查阅向导”创建“下拉列表”,使用查阅向导的最终结果就是在我们的输入表中产生下拉选择列表（如下图所示）。

下拉选择列表的使用，可以节省录入数据的时间。

表中字段的下拉列表,按图中所示，建立这样一个表，表中数据为空,1,选中“所在部门”的数据类型，选择“查阅向导”命令,2,单击“下一步”按钮,3,选择“部门表”,4,5,单击“下一步”按钮继续,选中“部门”项,6,9,单击“选中”按钮,7,单击“下一步”按钮继续,8,保持系统默认，单击“下一步”按钮继续,单击“下一步”按钮继续,11,用鼠标拖拽调整列宽,10,单击“完成”按钮,12,2.3.8边学边练：

为计件工资管理系统添加下拉菜单,选择此项后，按照2.3.7节中的描述进行操作就可以了,2.4“归类”引用设置“表”的关系,我们可以使用数据表间的对应列将Access2007中的数据表关联起来。

如下图所示两个表间的对应关系，下边讲述一下表间关系的创建方法。

单击此按钮,1,单击此按钮,2,选择表,单击,3,4,拖动建立表关系,5,这里可以对表间的关系进行设置，然后单击“确定”按钮即可,6,2.5“容器”包装设计“表”的外观,2.5.1隐藏和冻结列,数据表打开后，Access2007会以默认的格式进行显示，此时他所显示的字体大小，列宽和行宽、分割线等并不一定符合我们的要求。

为了方便我们的工作，我们不妨对他进行设置。

首先我们来看一下“隐藏”和“冻结列”的方法。

1隐藏列,右击列标题，选择“隐藏列”命令，即可将此列隐藏,如果要显示隐藏的列，则右击鼠标，选择“取消隐藏列”命令,1,将要显示的列选中，再将此窗口关闭就可以了,2,2冻结列,如果要将某列冻结，那么右击列标题，选择“冻结列”命令即可,如果要取消冻结列，则选择此“取消对所有列的冻结”命令即可,2.5.2改变字体,切换至“开始”标签页,1,这里的表格是未设置前的样式，字体为“小五”号、宋体显示,设置字体,2,按需要设置“字型”、“字号”和颜色等,3,这是设置后的效果,2.5.3改变列宽和行高,要改变行高时，在这里直接拖拽就可以了,改变行高后的效果,选择【其他】【列宽】命令,1,切换至“开始”标签页,2,输入新列宽,单击“确定”按钮,3,4,2.6典型实例：

创建“考勤管理系统”的“表”,考勤中主要涉及的管理方面有：

出勤管理、出差管理、请假管理以及出勤统计管理。

本书将设计一个“考勤管理系统”用来对员工的出勤、出差以及请假情况进行统计和管理并将员工出勤情况进行统计，方便企业领导了解员工的工作情况。

此实例将贯穿本书。

下面我们对“考勤管理系统”数据库的表进行一下了解，该数据库包括：

“出差信息”、“出勤情况”、“员工信息”、“请假信息”、“员工出勤”5个表，这5个表之间的关系如下图所示。

双击“考勤管理系统”数据库图标,1,单击“选项”按钮,2,单击,3,4,单击,单击“创建”标签,5,6,单击“表设计”,输入字段,设置字段属性,设置主键,7,8,9,下面我们再来介绍一下“出勤情况”表与“员工信息”表之间关系建立的操作步骤。

单击“数据库工具”标签,1,按住选中“出勤情况”表和“员工信息”表,单击“添加”按钮,单击“关系”按钮,2,4,3,单击“关闭”按钮,5,将“员工信息”表中“员工编号”字段拖动到“出勤情况”表的“员工编号”字段上,1,选中“实施参照完整性”复选按钮,2,单击“创建”按钮,创建好的表间的关系,3,