办公室秘书的公关能力13Word文档格式.docx

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秘书　　公关　　能力

前言

在人们广泛交际、相互协作的今天，社交能力是衡量一个人是否适应开放的现代社会的标准，办公室秘书因工作性质决定了其必须具备较强的交际能力和宽广的社交范围，他们只有较快地进入社交界，才能广交朋友，广结良缘，才能为本组织创造良好的社会环境、和谐成功的人事关系，赢得公众的了解、信任、支持与合作。

而某些传统观念、习俗却成了办公室主任进入社交界的障碍，影响着他们事业的成功。

要克服这些传统观念和习俗，顺利进入社交界，作为办公室秘书必须具备较强的个人公关能力。

同时公关能力公共关系人际交往是指发生在人与人之间，借助某种语言传递信息、交流思想感情，并产生相应行为的一种社会活动。

人际交往的功能大致有：

①传递信息；

②交流情感；

②调节行为。

科技的进步使信息传递的速度和容量成倍增长；

生产的社会性更加普遍。

所以在现代化社会中，人际交往成了不可缺少的手段；

交往能力已作为走向成功之路必备的特质，尤其应被公关人员所掌握。

一、什么是公关能力

公关能力是指有目的、有计划地为改善或维持某种公共关系状态而进行实践活动的能力。

公关能力表现为一个人在社交场合的介入能力、适应能力、控制能力以及协调性等等。

良好的公关能力是现代社会生活中人的重要素质之一。

首先，具备组织管理能力。

公关工作中的本质属性是管理，通过公关工作促进组织目标的实现。

公关工作千头万绪，具体繁杂，没有良好的组织能力是很难顺利做好工作的。

为此，公关人员应具备激励员工积极性、协调各类公众关系、收集信息、特定公关计划与方案、组织实施各类公关活动及大型专题活动，进行有效传播沟通能力。

其次，具备语言表达能力。

公关工作是通过传播沟通与公众建立良好的关系，能写会说，能很好的运用语言传达组织的有关信息，与公众有效沟通是公关人员的一项基本素质要求【1】。

它主要有口头语言表达能力、文字语言表达能力、体态语言表达能力。

口头语言用于公众的直的面对面的交往中。

文字语言用于与公众的文章、书信、宣传资料等的沟通中。

体态语言用于与公众的直接交往中，它能在一定程度上补充口头语言的不足，并和口头语言相得益彰。

第三，具备公众交往能力。

公共关系就是为组织广结良缘，广交朋友，在组织与公众之间及其沟通的“桥梁”，形成“人和”的氛围和环境。

为此，它需要公关人员正确认识公众，把握交往的技巧、艺术、原则，了解公众的行为特点，学会与各种类型和特点的公众友好交往。

第四，具备创新能力。

公关工作是一项极富挑战性和创造性的工作，公关人员是组织与公众的中介者，但绝不是“传声筒”，必须以自己的想像力和创造力来影响和感染公众。

不满现状，不断超越，追求卓越，追求创新是公关人员应有的素质。

第五，具备应变能力。

公关活动中经常会出现一些突发事件和难以预料的问题，需要公关人员根据实际情况，灵活从容的应对，有效的解决问题。

二、公关能力要求

公共关系作为一种状态是一个客观存在。

由于秘书部门处在企业的枢纽地位，是单位的窗口，对内具有上承下达，协调沟通，增加组织凝聚力的特殊作用【2】。

同时，又是组织同外部交流联络沟通外部公众的特殊通道，对于企业在“内求团结，外求发展”的公共关系工作中起着重要的作用。

所以企业文秘人员必须提高自身的公关能力，即通过自身的言行，工作，态度和仪容取得尽可能多的公众的信赖和好感，为本单位树立良好的形象和信誉，从而取得公众的信任和支持。

下面就谈谈有关公共能力的要求。

首先，秘书应该具备应有的公关意识，即树立本单位良好形象的意识。

在当今世界，形象就是市场，形象就是实力，形象就是财富。

一个企业如果没有好的企业形象，生产出来的产品就没有市场，就不能吸引消费者，就得不到有关企业和政府的支持，就会在激烈的市场竞争中被对手击败。

企业形象的好坏已经成为企业能否发展的决定性因素。

因此，爱护企业形象如同爱护自己的眼睛一样。

企业秘书虽然不是企业的领导者或者产品的直接生产者，但由于所处的地位的特殊性，要始终把自己的言行仪表同塑造维护企业的形象联结在一起，秘书每天要同各种类型的内外公众打交道，如果能自觉意识到自己的形象就是本单位的化身，是组织的代表，自己是领导的代言人，在接待本组织的形象，同时，不失时机地开展公关工作，给公众留下良好的印象，让公众有“强将手下无弱兵”的感觉。

所以，企业秘书在日常工作中必须有识大体，顾大局的气度，而不能碍于本位主义和小集体的利益。

第二，注重礼仪，广交朋友，加强情感公关即一个企业的产品能否占领市场，决定了这个企业在竞争中能否生存，这除了产品本身的质量因素，也离不开公众的信赖和支持。

企业在争取公众对自己的了解，信赖和支持时候有许多工作要做，比如，成功地举办产品展销会，让更多的公众了解产品购买产品，通过各种新闻媒介广泛地传播企业的信息等，这些工作当然由公关部门进行，对于企业秘书来说不是要亲自参与到每一次公关活动中，而是通过“窗口”作用，以自身的工作言谈和处事广交朋友。

第三，了解情况，协调矛盾，促进“向心运动”由于种种原因，一个组织的领导人易于听到表扬，恭维的话，而难以听到批评，久而久之就会因偏听而看不到本单位产生的问题，使工作滑坡。

在这种情况下，秘书有责任通过各种渠道了解情况，搜集对本单位领导，产品，设施的监测内外环境的变化，归纳整理，恰当地分析，评估对本单位的形象，提供给领导和管理部门，为调整决策，改善形象，提高质量和效率提供依据。

领导在工作中难免会产生急暴情绪，有时对下级的批评或表扬失当，引起下级不满，秘书应看在眼里、记在心上，在适当的机会解释或打圆场，以消除误会。

有的领导人由于事业心强，一心扑在工作上，体察民情不够，很少关心群众疾苦，形成群众对领导的不满。

秘书应自觉地为领导出点子，做一些公益事业，架好领导与群众的桥梁，改善上下级之间的关系，增强彼此间的信任与合作，使组织上至领导、下至普通员工共同拥有一个积极上进的、团结协作的价值观念，使上下左右各类员工围绕共同的价值准绳作“向心运动”，将组织内部全体公众在目标一致、利益一致的基础上紧密地结合为一个有机整体，自觉地调节局部利益与整体利益、目前利益与长远利益的关系，为树立良好的企业形象共同努力。

第四，家丑不能外扬，扬善不溢美，巧妙的展现优点秘书经常在不同场合与许多公众接触交往，在交谈过程中往往会涉及到自己单位的工作、领导人、产品、设施、服务质量等问题，有的秘书可能因自己不得志，工作不顺心，或没有得到领导的器重，而对自己的单位和上司产生不满情绪，因而发牢骚，诋毁企业的技术、设施、产品，以及说领导的坏话，给自己的单位和领导抹黑，严重地违反了公共关系的原则，在公众面前毁坏了组织的形象。

有的秘书则喜欢在公众面前夸夸其谈，过分炫耀，溢美于表，

这同样会使公众产生逆反心理，从而失去公众的信任而得不到诚挚的合作。

作为秘书应该做到：

一是家丑不能外扬。

如果对单位领导有意见，可以在内部批评以及争论，通过内部协调来解决矛盾。

二是扬善不溢美。

真实是公关工作的生命，公关工作的目的是塑造组织的良好形象，而良好的形象应注重信誉，而不是靠欺骗，因此，应实事求是地、巧妙地宣传自己的单位、领导、产品以及各项服务设施的优点，给公众留下美好的印象。

综上所述，现在的办公室文秘人员所从事的工作要求越来越高了，其范围也越来越广泛，内容越来越深刻。

企业秘书的只有不断的学习，提高自身的公关能力和素质，才能适应新形势，增强企业活力。

三、公关秘书应如何自备的素质

（一）、公关秘书基本素质与人际交往的特性

身体素质健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。

要有一个健康的体魄。

身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。

心理素质要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。

每一天都应以平和的心态从事自己的工作。

一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。

思想素质这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。

在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱；

明天你的一个朋友倒房地产亏大发了；

昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了…这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大；

而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好！

社会性社会性是交往的本质体现。

交往的主体是作为社会成员的人，他们具有辩解、理解和使用交往语言的能力；

社会的形成和发展都有赖于交往活动的进行；

人之所以形成一定的群体、组织和社区，其契机也正是交往。

人们交往活动的发展，影响和促进了社会的变化。

语言性人际交往是借助语言进行的，离开了语言也就谈不上交往。

交往的语言性揭示了人类的交往与其他动物之间相互活动的本质区别。

目的性所谓目的性就是在你有目的性的去做一件事情的时候，总是奔着你的目的而去做，人类总是为达到一定的目的，满足一定的需要而进行交往的。

本来可以在有目的做这件事情的时候同时把他们也一起搞定，但因为你的目的占主导地位，因而，做起什么事情来都是得应顺手的。

双向性人类交往是交往主客体之间相互作用，相互影响的活动过程。

公关人际交往特别注重通过交往引起对方的反馈行为信息，并借此及时调整自己的下一步行动，力争与他人和谐共进。

在得到以上四点基本认识后，公关理论界特别强调人际交往的自觉性。

（二）、人际交往应注意如下规则

求同存异发现亮点人际关系的建立和改善，必须是建立在关系双方共同的利益与需要的基础上。

在交往过程中，应当善于发现共同点，发现对方的优势和长处，并加以充分肯定。

这样才能改善关系，在和谐的关系中愉快合作，为共同的利益和相近的目标奋斗。

切忌一味求全责备，斤斤计较，患得患失。

知彼知已，因势利导在交际过程中，要充分明了交往双方在关系中所处的地位，了解对方的目的要求、长项和弱点，估计自己的影响力，然后设计交往方案。

调节心态，沟通情感交往的高层次是情感的交流和沟通。

这是人们相互间理解的桥梁。

公关活动旨在尽量争取能够支持自己发展的朋友。

只有沟通情感，相互理解，才能成为真正的朋友。

为了交往各种各样、方方面面的朋友，就要及时调整并保持交往中的良好心态。

公关人员良好心态的特征是：

宽容大度、内紧外松、坚韧沉着。

（三）、业务素质

理论知识必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。

另一方面也注意收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。

实践经验要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。

办事能力秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。

（四）、秘书具备技能文化素质

社会科学学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，具备一定的文化素养，