广东盈欣信息科技有限公司行政管理制度.doc

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　　　　　　　　　　　　　　　　　广东盈欣信息科技有限公司　　　　　　　　　　　　　　　行政管理制度

xxxxxxxxxx公司

行政管理制度

版本号

Version1.0

修订日期

2004年3月

制订部门

综合部

审核

目　　录

前言 3

管理总则 3

公司组织架构图 4

办公区内部管理规定 5

员工着装管理规定 6

公文管理规定 6

档案管理规定 7

印鉴管理规定 9

保密制度 11

公司资产管理规定 12

计算机管理规定 16

车辆管理制度 18

出差管理规定 21

会议管理规定 21

安全保卫制度 22

钥匙管理规定 24

对外接待规定 25

前言

盈欣公司是新兴的以通信工程施工和通信网络代维为主要业务的专业公司。

公司主要承接广东各电信运营商通信管线（含本地网、城域网及骨干网）、机房及用户终端设备的代维、排障及抢修工作，并承接相关的接入管线、光缆施工、管线迁改及大修、终端设备安装及机房装修等工程的施工组织工作。

公司实行董事会领导下的总经理负责制，总经理全权负责处理公司日常经营管理业务，实现董事会确定的经营目标。

为对公司行政事务进行高效有序的管理，理顺公司内部工作流程，使各项管理标准化、制度化，增强员工综合素质，加强公司凝聚力，使公司发展成为具有强竞争力的现代化企业，配合公司进行的质量管理工作，特制定行政管理制度。

作为盈欣公司的员工，应严格遵守公司各项规章制度，并欢迎就公司制度提出更好的意见和建议。

管理总则

1.公司全体员工均应遵守国家的政策法令，遵守公司的规章制度，坚决实施公司的决策，自觉维护公司的形象。

2.公司一切对外文件、协议均应上报，由指定责任人签字方可发出。

凡公司下发的各种表格，每个员工应按规定使用。

3.公司实行领导分工责任制，日常工作按已明确的职责范围分部门办理，凡上级交办的工作，经办人必须及时认真办理并将结果及时反映。

4.公司员工上班应仪容整洁，办公区域注意文明礼貌用语的使用；电话通话要简明扼要，公司员工接听电话一律使用规范用语：

“您好，盈欣”。

5.保持办公环境的安静，禁止在办公区内喧哗、嬉闹；不能擅自带外来人员进入办公场所。

6.自觉维护社会公德，执行保密规定，爱护公共财产，勤俭节约，做好安全防火和卫生工作。

-3-

　　　　　　　　　　　广东盈欣信息科技有限公司　　　　　　　　　　　行政管理制度

公司组织架构图

总经理

总经理助理

总经理助理

副总经理

工程部

综合部

运维部

人力资源部

行政部

财务部

-4-

　　　　　　　　　　广东盈欣信息科技有限公司　　　　　　　　　　　行政管理制度

办公区内部管理规定

1.目的

为保障公司正常的办公秩序，创造良好的办公环境，体现积极向上的公司精神，特制定本管理规定。

2.办公区域环境卫生

1）办公区作为公司日常办公及业务开展的场所，每位员工都应自觉维护环境卫生；

2）小心避免茶水、饮料、食物等污染地毯，垃圾、茶水等废弃物必须放置于规定的分类垃圾桶内，不得任意乱倒堆积；

3）各部门有责任保持部门公告栏（白板）整洁，不得乱涂乱画，通知通告应粘贴摆正，超过一周以上的通知应取下存档；

4）文件柜里的资料要排放整齐，逾期或废弃文件要定期处理或销毁，避免多余物品占用文件柜的使用空间；

5）每位员工应注意清洁、整理个人办公区域，并保持桌面的卫生及整齐。

每天下班后将个人的办公椅、办公用品、文件放置适合的位置。

3.每位员工上班时间必须佩带员工证，会见客人时必须服装整洁（具体参照《员工着装管理规定》）。

4.员工在上班时间应集中精力完成本职工作，严禁做与工作无关的事：

如上班时间接待亲朋好友、与业务无关的客人；看与工作无关的书籍和报纸；上网玩游戏、聊天；闲谈；睡觉等。

下班后除确实须完成工作，如无其他加班任务，员工同样不应逗留公司做与工作无关事情。

5.公司电话为方便公司与外界沟通、方便处理公务专用。

上班时间打私人电话通话时间最多不得超过5分钟，严禁擅自在公司打私人长途电话，打业务长途电话要精简，尽量缩短通话时间，音量要低，尽量不要影响其他同事的工作。

6.节约使用纸张，对内存档或传阅的文件应使用一面作废的纸张；

7.员工参加会议或集体活动，必须遵守纪律做到不迟到、不早退。

8.员工外出须报部门经理批准，并到前台的《外出登记表》登记，及在部门公告栏上写明外出时间、地点。

9.员工携带公司的物品离开公司，必须经部门经理同意并持《物品放行条》方可离开公司。

10.外来人员到访公司，接待人员在开门前应判别来访者身份，保险员、推销员不得进入。

明确访客身份后，由接待人员安排等候及会面，非特殊原因不应允许客户直接进入办公区域，尤其是机房、财务部。

11.饮水机放置于办公区域内，供员工和客人饮用。

而饮水杯是供给客人使用的，本公司员工应自带茶杯。

12.由综合部设置急救药品设备以备员工需要使用，应定期检查、及时补充欠缺物品。

13.为节约用电，办公区内照明设施、空调等用电设备在非工作时间内应及时关闭。

14.办公区内一律禁止吸烟。

员工着装管理规定

1.目的

为树立和保持公司良好的社会形象，进一步规范化管理，本公司员工应按本规定的要求着装。

2.员工在上班时间内，要注意仪容仪表，总体要求是：

得体、大方、整洁。

3.男职员的着装要求：

夏天穿衬衣，冬天穿西装，最好能系领带；穿衬衣时，不得挽起袖子或不系袖扣。

不允许穿皮鞋以外的其他鞋类（包括皮凉鞋）。

4.女职员上班不得穿牛仔服、运动服、超短裙、低胸衫或其他有碍观瞻的奇装异服。

5.员工要注意个人的清洁卫生，上班应注意将头发梳理整齐。

男职员发不过耳，并一般不留胡子；女职员提倡化淡妆，金银或其他饰物的佩带应得当。

6.每周五为便服日，可放宽对上述的规定（需会见客人除外），男女职员均可穿着较为休闲的服装，但仍需以大方、得体为尺度。

7.各部门负责人应认真配合，督促属下员工遵守本规定。

公文管理规定

1.目的

为加强公司文件管理，做好公文处理工作，使之规范化、制度化，根据有关规定，结合本公司实际，特制定本管理规定。

分发

盖章

打印

编号

签发

核稿

拟稿

2.发文的处理

1）拟稿：

按照各部门谁主管，谁拟办的原则。

涉及两个部门以上会稿的，由主办部门牵头拟办，有关部门协办。

稿件需填写公司统一的发文稿纸作面页，按规定要求拟稿。

2）核稿：

由部门经理初核，在面页上签名并签署日期；送综合部审核，从公文规格、内容上把关。

3）签发：

以公司名义对外的发文，由公司总经理签发。

4）编号：

由综合部统一登记、编号、计算份数等。

5）打印：

拟办部门打印完毕，拟稿人校对并在页面上签名。

6）盖章：

由综合部办理有关盖章手续。

7）分发：

由综合部助理统一分发，原稿与正文1份（原件）存档。

登记

办结

交办

呈批

拟办

3.收文的处理

拆封

1）拆封：

当天的来文当天拆封。

收文单位署名公司的，由综合部拆封；署名有关部门的，由部门拆封；由政府部门所发的文件，由综合部拆封存档并复印给相关部门。

2）登记：

凡明确是公司收文的，不论以何种形式收到，都统一由综合部登记、编号。

各部门收到的由部门登记、编号。

3）拟办：

综合部根据公文内容、性质提出拟办意见。

4）呈阅、呈批：

根据拟办意见，由综合部助理呈送公司领导批示或分送有关部门办理。

5）交办：

根据公司领导的批示传递到承办部门。

紧急公文，文书人员应提出办理时限，加强督促催办。

6）办结：

经办理的文件要注明办理结果和日期，然后存档。

档案管理规定

1.目的

为加强档案资料的管理，充分发挥档案资料在公司业务开展中的作用，保守公司机密，保证各项事务的顺利进行，特制订本规定。

2.文件资料归档范围和分类

1）公文类：

（综合行政部管理）

A.国家有关政策法规、上级或有关主管部门、单位的来文；

B.公司各项规章制度、各部门工作职责、岗位责任制；

C.公司及各部门年终工作总结、年度工作计划；

D.公司内部的请示及批复，其它文件资料。

2）财务类：

（综合财务部）

会计档案，如月、年度计划、统计资料、计划报表、会计报表等。

3）公司类：

（综合财务部）

A.公司营业执照、代码证、资质证书、税务登记证和业务许可证等证件；公司章程、协议和申报成立公司等资料；验资报告等资信文件；

B.各类投资、合作、联营、贷款、担保项目的经济合同或协议书以及合作方的资信材料。

4）音像类：

（综合行政部管理）

涉及上述归档范围的录像、录音和电脑软件，公司重大活动的照片等等。

5）人事类：

（综合人事部管理）

A、员工人事档案；

B、社保资料；

3．档案的编码及原则，详见粤盈欣[2004]012号《关于公司文档编号、呈批及归档的统一办法》

4．档案管理要求

入电脑存档

编号收存

登记签收

呈阅

1）文件资料的归档规定

A.保管部门按照文件资料的成文时间或类别等性质分门别类，编号收存；凡国家有关政策法规、上级来文及有关主管部门的批示等，存档前先交有关负责人审阅、必要时呈公司领导阅示，方可归档；

B.为避免存档资料的遗漏和混乱，必须严格存档的签收和登记手续。

文件资料经办人要为存档资料设立登记本，列明存档资料名称、份数及必要说明，交档时由保管部门在登记本上签收。

保管部门然后将资料目录编入电脑作存档登记。

C、综合行政部作为归档部门，所有加盖公司章的文档（包括合同）都必须在综合部存有正本。

请各部门及分公司在走完所有流程后将原件存到综合部

办

理

注

销

手

续

归

还

办

理

登

记

手

续

部门经理批准

出具单位书面证明

总经理批准

外来人员查阅

借阅机密性文件

借阅非机密性文件

2）文件资料查阅借用规定

A.查阅借用任何文件资料，必须办理登记手续；归还时必须检查无误方可办理注销手续；

B.借阅非机密性文件，须经部门负责人批准；凡公司重要和机密性资料，未经公司总经理批准，不得借出。

C.外单位人员来查阅资料，应出具其单位书面证明，并经公司领导批准，方可查阅。

D.任何人查阅借用档案原件，不准拆散案卷、折页、摘抄、复制；确因工作需要摘抄、复制，须经部门经理批准。

不准在文件、资料、图纸上划线、圈点、涂改或作记号，如需要修改图纸必须按规定另行办理手续。

E.档案资料发生损毁时，由于保管员疏忽造成的，首次罚款50元，再次罚款100元，并给予行政处分；由于借阅者疏忽造成的，对借阅者进行同样处罚。

档案资料遗失者，遗失一般资料罚款50元/次，遗失重要资料，追究当事人行政法律责任。

F.查阅借用档案者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄。

否则，按公司有关规定处罚。

由于泄漏机密而给公司造成重大经济损失者，将追究其法律责任。

3）归档时间

A.属归档范围的来往公文、计划、总结、会议纪要等文件资料，应在办文完成后二天内交综合部归档。

B.经政府有关部门批复的批文和蓝图，经办人员领回后应当天交相关保管部门归档。

C.经有关领导审阅，认为需归案的随时归档。

D.项目竣工及其验收工作结束后，一个月内立卷归档。

印鉴管理规定

1.印章管理

公司印章是公司对内对外行使权力的标志，也是公司名称的法律体现，因此，必须对印章进行规范化、合理化的严格管理，以保证公司各项业务的正常运作。