产品图样与技术文件管理规定Word格式文档下载.doc

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批准：

生效日期：

2012-6-28

受控标识处：

分发号：

发布日期：

2012年6月28日实施日期：

2012年6月28日

1.0范围

本标准规定了XXXXXX有限公司（以下简称公司）产品图样与技术文件的入库流程、归档流程、发放流程、存档保管、借阅与复印、外协图纸管理、作废销毁处理程序等管理细则。

本标准适用于公司XXXX产品所有纸质产品图样与技术文件（以下简称图纸与文件）的管理。

2.0术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

2.1正式产品图纸

指公司研发中心按制图标准绘制而成的已定型的产品图样。

2.2合同产品图纸

指公司投产部（或研发中心）用于合同设计的产品图样。

2.3试制产品图纸

指公司在开发设计阶段用于样机试制的产品图样。

2.4外协图纸

指公司各制造厂供应部用于零、部件外协询价、加工的产品图样。

2.5技术文件

指与产品设计相关的文件，用于指导生产的设计文件，如生产通知单、装箱单等。

2.6随机文件

随机文件是电梯产品供应商移交给建筑单位及安装单位的技术文件，这些文件应针对所安装的电梯产品，应能指导电梯安装人员顺利、准确地进行安装作业。

随机文件应包括以下内容：

a）安装说明书；

b）使用维护说明书；

c）电气原理图；

d）电气配线图；

e）土建布置图；

f）装箱单；

g）安全钳、限速器、缓冲器、门锁装置的型式试验证书复印件；

h）产品出厂合格证；

i）部件安装图（根据需要可选）。

3.0职责与权限

3.1标准化部

3.1.1负责所有产品图样与技术文件发放路线的制定。

3.1.2负责所有图纸使用情况的监督管理。

3.2公司资料室

3.2.1负责所有正式产品图纸与合同产品图纸的归档保存、借阅。

3.2.2负责按规定的分发路线，对图纸与文件进行复制、盖章并下发。

3.3各部门专（兼）职资料员

3.3.1负责本部门图纸与文件的领取签收。

3.3.2负责本部门接收图纸与文件的分类建帐登记保管与二次分发记录。

3.3.3负责本部门接收图纸与文件的更改与替换。

3.3.4负责本部门接收图纸与文件的作废（销毁）申请。

3.3.5如本部门未安排专（兼）职资料员，则由部门负责人暂时代理。

3.4战略采购部与各制造厂供应部

3.4.1负责将外协加工图纸发往外协厂商、更改替换控制及记录管理。

4.0图纸与文件的入库流程

4.1图纸与文件入库人员必须填写《图纸与文件入库单》（以下简称《入库单》），其格式见附录A（规范性附录）的规定。

《入库单》中的“产品类别”和“图纸文件种类名称”必须填写，填写时对应附录C（规范性附录）《公司图纸与文件分发部门与份数统计表》中的“产品类别”和“图纸文件种类名称”，没有可对应的文件类型按照实际文件名称填写，比如“技术通知单”,并按照文件标识的发放部门及份数发放，由入库人员依据对应入库内容的发放路径填写在《入库单》下部的“发放部门”和“发放份数”。

标准硫酸图入库时除《入库单》外还需要填写《存档图样清单》列出入库图样明细，除纸面存档外，电子版《存档图样清单》随电子图纸一起做电子存档，《存档图样清单》格式见附录B（规范性附录）。

4.2资料分发人员，应在仔细核对完每张《入库单》上填写的技术文件明细与实际送交的图纸与文件一一对应后，才能在接收确认栏内签字接收。

4.3完成4.2步骤工作后，资料分发人员应将《入库单》原件保存，复印一份复印件返给入库人员备查。

5.0图纸与文件的发放流程

5.1资料分发人员应按照《入库单》中填写的“发放部门”和“发放份数”发放图纸和文件，并建立图纸和文件发放记录台账，发放记录台账以年为单位，分期永久保存。

5.2在完成图纸与文件的复印和晒印工作后，资料分发人员应按分发部门加盖受控印章，受控印章应加盖在技术文件的空白处。

5.3完成5.2的工作后，分发人员再将《入库单》按发放部门的份数制作复印件，连同图纸与文件一同发放。

5.4资料分发人员按《入库单》要求进行资料分发，并做好发放的签收记录。

当制作产品随机文件需要某些图纸与文件时，应加印一份后转交产品随机文件制作人员。

5.5各部门图纸与文件管理人员应于每天上午10:

00～11:

30和下午15:

30～17:

00两个时间段到分发室领取图纸与文件。

领取时应仔细按《入库单》及《存档图样清单》上的明细核对，与所分发的图纸及文件是否一致，在确认无误后，必须在图纸和文件发放记录台账中签字（注明日期）领取。

5.6待《入库单》上所需发放的图纸与文件全部发放完毕后，资料分发人员应将《入库单》原件用铁扣夹装订成册，以年为单位永久存放在分发室资料柜中存档备查。

6.0图纸与文件的归档流程

6.1当《入库单》上的图纸与文件全部复印或晒印完毕后，资料分发人员应马上通知图纸扫描人员领取图纸并进行图纸扫描，扫描完毕后通知档案室管理员领取图纸与文件原件。

6.2档案室管理员应按《入库单》及《存档图样清单》上的明细核对，确认与所存档的图纸与文件一致后，方可在《入库单》上签字领取。

6.3档案室管理员领取图纸与文件后，应立即建帐（包括电子帐）登记，并按其分类进行归档保管。

6.4只归档不下发的图纸与文件应由档案室管理员直接签收。

7.0图纸与文件的存档保管

7.1存档图纸与文件的种类及保存期限

档案室存档的图纸与文件主要有以下3类：

a）所有正式产品图纸的底图原件及资料室存档的蓝图，永久保存；

b）所有投产用的合同产品图纸和技术文件，永久保存；

c）所有产品合同的随机文件，永久保存。

7.2各类图纸与文件的存档要求

7.2.1正式产品图纸的底图和蓝图

7.2.1.1所有正式产品图纸的底图和蓝图均应在存档时建帐（包括电子帐）登记备案，且必须保证帐物相符。

7.2.1.2所有正式产品图纸的底图均应存放在底图柜中，并按梯种和图号分类存放。

底图应平放，不应折叠。

如果底图过大或过长时导致不能平放在底图柜时，允许将底图弯曲存放，但不应出现折叠的痕迹。

7.2.1.3所有正式产品图纸的存档蓝图应统一用“铁厚文件夹”存放，且文件夹的标签应注明所存蓝图的图号范围。

蓝图数量应与存档登记的帐目相符。

7.2.2合同产品图纸和技术文件

7.2.2.1所有投产用的合同产品图纸和技术文件均应统一存放在塑料文件袋中，每个文件袋以合同号及项目名称为标记，并在文件袋中必须建立卷内目录，且必须保证目录与实际存档的合同产品图纸和技术文件相符。

7.2.2.2合同产品图纸和技术文件应登记建帐，同时还需在计算机中建出电子帐，且必须保证电子帐与手写帐相一致。

7.2.2.3如合同产品图纸和技术文件出现新增、作废或替换，档案室管理员必须对相应的卷内目录进行及时更新。

7.2.3产品随机文件

7.2.3.1所有国内产品随机文件由资料室存档，国际产品随机文件由国贸公司存档，存档的随机文件均应按完成的年、月登记建帐，必须保证帐物相符。

7.2.3.2存放随机文件的资料柜也应按完成年月予以标记，以便检索。

7.2.3.3所有产品的随机文件统一按公司规定进行整理并装订，外边用标签注明合同名称、合同号等检索信息。

7.3生产及质检部图纸

7.3.1生产及质检部所用的正式产品图纸应永久保存，严禁作废。

7.3.2生产及质检部所用的合同产品图纸与技术文件，应使用到计划部门通知该合同已发货完毕，才允许作废。

8.0图纸与文件的借阅与复印

8.1管理总则

8.1.1为确保公司技术机密不被窃取，所有公司图纸与文件的借阅或外借时，申请人都必须填写《图纸与文件借阅申请单》，格式见附录D（规范性附录），且必须经技术副总经理（或其授权人）的批准。

8.1.2为防止图纸与文件原件在使用过程中破损或遗失，公司档案室存档的图纸与文件原则上一律不外借，只允许在档案室就地借阅。

如有特殊情况需从档案室外借图纸与文件原件时，必须填写《图纸与文件借阅申请单》。

8.2借阅（出）程序

8.2.1借阅人首先到档案室领取并填写《图纸与文件借阅申请单》，随后履行签批手续，要求各级领导的签字必须完整。

8.2.2借阅人将批准后的《图纸与文件借阅申请单》交档案室管理员统一编号保管备查，档案室管理员在借阅（出）前，应仔细检查图纸与文件的总页数和使用状态。

8.2.3严禁借阅人在图纸与文件上进行标注、乱写乱画，折叠、转借，借阅完毕后应立即归还。

8.2.4档案室管理员应仔细检查借阅人所归还图纸与文件，确认其与借阅（出）前一致，并在《图纸与文件借阅申请单》上签字确认后，方可允许借阅人离开档案室。

8.2.5如档案室管理员发现所归还的图纸与文件有缺失、破损、随意标注、乱写乱画、折叠、转借等现象，或借阅人在规定的3天期限内尚未归还，应立即将情况上报上级主管领导，公司将视问题严重性给予通报批评和经济处罚。

8.3复印程序

8.3.1图纸与文件一般不允许复印，特殊情况需复印时，应由申请人到资料分发室领取并填写《图纸与文件复印（晒印）申请单》，格式见附录E（规范性附录），且必须经技术副总裁（或其授权人）签字批准。

8.3.2如需借用存档的图纸与文件，申请人应先将批准后的《图纸与文件复印（晒印）申请单》复印一份上交到档案室，档案室按借出程序办理。

8.3.3如不需借用存档的图纸与文件，申请人直接将批准后的《图纸与文件复印（晒印）申请单》上交到资料分发室，资料分发室统一编号保存。

8.3.4复印申请人必须自备纸张，资料室概不提供纸张。

8.4处罚办法

8.4.1借阅人不得在存档图纸与文件上作任何记号、涂改、损坏或转借，若发现归还的图纸与文件有上述情况发生时，公司对相关责任人处以500元～1000元的罚款。

8.4.2若在借阅期限内不能归还时，借阅人需写情况说明并报技术副总裁（或其授权人）批准。

对于到期不还，不办理续借手续的人员，公司对相关责任人处以500元～1000元的罚款。

8.4.3若图纸与文件在借阅（出）过程中遗失，公司依据图纸或文件的重要性对相关责任人处以1000元～3000元的罚款。

9.0外协图纸的管理

9.1外协询价时由计划提供图号给战略采购部或供应部，战略采购部与供应部应直接采用PDF格式电子版图纸询价，不允许再申请纸质图纸。

9.2外协加工时由计划提供图号给战略采购部或供应部，战略采购部与供应部应直接采用电子版图纸做外协加工，把电子版发给供应商，并做好发出记录。

9.3外协图纸电子版文件应从公司PDM系统中调用，只允许下载调用有签字的扫描版，不得从其它途径获得。

任何非PDM系统中的电子版图纸均均视为无效。

由其使用不当所造成的一切后果和经济损失，全部由战略采购部及各制造厂供应部承担。

9.4战略采购部及各供应部应指定一名专职或者兼职资料员负责外协图纸的登记、收发和保密工作，若暂时未指定资料员，则由部门负责人暂行代理。

10.0图纸与文件的作废销毁程序

10.1图纸作废由各部门先填写《图纸与文件作废（销毁）申请单》报各级领导审批，如果所要作废的文件很多，应附文件明细。

《图纸与文件