浅谈企业采购的流程管理Word文档格式.doc

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摘要…………………………………………………………………………………………Ⅰ

1采购相关理论……………………………………………………………………………1

1.1采购与采购管理…………………………………………………………………1

1.2企业采购…………………………………………………………………………1

2企业采购流程管理及其重要性…………………………………………………………2

2.1流程及流程管理的定义…………………………………………………………2

2.2采购管理对于企业的重要性……………………………………………………2

3传统企业采购流程的缺陷分析及改进措施……………………………………………3

3.1传统企业采购流程缺陷…………………………………………………………3

3.2传统企业采购流程管理的改进措施……………………………………………4

4企业采购流程管理的优化建议及风险控制措施………………………………………6

4.1企业采购流程管理的优化建议…………………………………………………6

4.2企业采购流程中的风险控制……………………………………………………7

5企业采购流程管理中使用的主要电子管理系统………………………………………9

5.1无纸化办公系统—OA……………………………………………………………9

5.2最强大的企业管理系统--SAP……………………………………………………9

5.3SAP和OA的整合…………………………………………………………………9

结束语………………………………………………………………………………………11

致谢…………………………………………………………………………………………12

参考文献……………………………………………………………………………………13

13

1采购相关理论

1.1采购与采购管理

采购根据环境的不同它可以有不同的定义。

在狭义上，采购可以被定义为企业购买货物和服务的行为；

在更广泛的角度上，采购可以被定义为企业获取货物和服务的过程。

然而，采购过程不仅仅是一种活动的终点，而是一系列跨越组织边界的活动的成功实现。

所以，采购的完整定义是为满足用户需求而获取货物和服务的所有必要活动。

采购管理与采购不完全是一回事，两者之间既有区别又有联系。

采购管理是对整个企业采购活动的计划、组织、协调和控制等活动，是管理活动，是面对企业的--不但面向企业全体采购人员，而且也面向企业组织其他人员（进行企业采购的协调配合工作），一般由企业的采购科或供应科科长来承担。

而相对来说，采购只是具体的业务活动，是作业活动，一般由采购人员承担，只涉及采购人员个人。

采购管理可以直接管到具体的采购业务的每一个环节、每一个步骤、每一个作业活动、每一个采购员，采购属于采购管理的一部分。

1.2企业采购

企业采购是当今市场经济下一种最主要最主流的采购。

企业是大批量商品生产的主体。

为了实现大批量产品的生产，也就需要大批量商品的采购。

生产企业的生产，是以采购作为前提条件的。

没有采购，生产就不能进行。

企业的采购不仅采购数量多，采购市场范围宽，而且对采购活动要求特别严格。

它要对全厂的需求品种、需求量、需求规律进行深入的研究，要对国内国外众多的供应厂商进行分析研究，还要对采购过程各个环节进行深入研究和科学操作，才能完成好采购任务、保证企业生产所需的各种物资的适时适量供应。

在世界经济活动中，国外先进企业早已意识到采购管理的重要性，他们利用先进的采购技术、科学的采购方法，给企业带来了很大的经济效益和利润，而在国内，对采购管理的研究还很薄弱。

企业采购的目标一般有以下几点：

（a）提供不间断的物料流和物资流从而保障组织运作；

（b）使库存投资和损失保持最小；

（c）保持并提高质量；

（d）发展有竞争力的供应商；

（e）当条件允许的时候，将所购物料标准化；

（f）以最低的总成本获得所需的物资和服务；

（g）提高公司的竞争地位；

2企业采购流程管理及其重要性

2.1流程及流程管理的定义

关于流程的定义，有很多种解释。

但将流程的概念加以深化以后，就可以理解为：

企业要做什么事情，取决于是否拥有或可供组合配置做此事所需要的资源；

如果拥有或者可加组合配置相应的资源，在所配置资源的平台上，企业做事情的方法表现为企业的流程。

因此，“流程是为满足顾客的需求和实现企业自身目标，在企业的逻辑思维模式（企业与环境、企业内部等等的逻辑关系）指导和现有的资源能力的基础上提供产品或服务等一系列活动和过程。

”因此，企业流程成为几乎所有的绩效提升项目关注的焦点。

一个好的企业流程，至少应该做到以下六个要素的协调流动：

工作任务的流动、责任的流动、目标和绩效指标的流动、时间的流动、相关资源的流动、信息的流动等。

所谓流程管理，通俗地说，就是按照“流”的连续性、通畅、简捷原则对流程中的各个活动和环节进行紧密衔接、贯通、有机组合或集成，使之更快捷更有效率，也就是让相关的要素能够按照既定或者持续改进的程序化方式进行流动。

实际上，流程管理是一种管理过程和系统化方法，它以规范化地构造卓越业务流程为核心，以持续地提高组织绩效为目的，本身包含着并同时体现为丰富的技术和工具。

2.2采购管理对于企业的重要性

首先，采购成本占生产总成本的比例很大。

若采购价格过高，则会直接影响到产品的销售和利润；

若采购价格过低，则会影响采购的物料品质，进一步影响到产品的品质，从而降低市场竞争力。

其次，科学的采购周期可提高企业资金的使用率。

合理的采购数量与适当的采购时机，既能保持企业合理的库存，也可以避免车间因缺少原物料而导致停产。

最后，采购部门按市场的变化随时调整采购策略。

一方面，采购人员购买新的物料替代旧物料，以提高品质，降低成本；

另一方面，采购部门在了解市场变化趋势的情况下，将信息反馈给企业决策层及直接相关请购人，在市场价格上调时，以旧的价格采购适当囤货。

在市场价格下降时，只需采购能满足生产的物料数量，在价格回落时重新调整采购策略。

采购对提升企业竞争能力、降低经营风险也具有极其重要的作用。

一方面，科学规范的采购流程不仅能降低产品生产本钱，而且也是质量的保障；

另一方面，采购能保证经营资金的合理使用和控制，从而运用有限的资金开展的有效企业的经营活动。

因此，企业必须对采购管理加以足够的重视与研究，以科学的采购管理为企业的战略发展提供足够的动力。

3传统企业采购流程的缺陷分析及改进措施

3.1传统企业采购流程缺陷

传统企业采购通常主要包括以下业务流程（如下图所示）：

生产订单

整理需求

选择供应商

稳定供应商

物料接收

可以制造

物料制造

订单跟踪

签订合同

下单

检验

收款

对账付款

不能制造

选择新供应商

不合格

合格

由于公司体制、机制、管理等方面的原因，传统采购存在着一些较明显的缺陷，主要包括以下几个方面：

（1）信息共享

传统采购模式由于部门之间的信息私有化，采购信息没有实现有效共享，包括采购与供应商之间、企业采购部门与相关部门之间以及管理者与实施者之间。

（2）采购和供应商之间的合作关系不稳定

传统的采购模式主要是以临时的或短期的合作模式为主，造成了竞争多于合作，进而导致了采购过程的不稳定。

（3）订单难以跟踪

传统的采购模式在由采购订单生成到入库请款过程中，订单发货、验收、请款等动作均无法进行及时有效的跟催。

（4）采购计划与需求无法达到一致

传统采购作业模式不能有效的根据生产需要来组织采购作业，实现物料的供应计划与当前需求的平衡，并与企业的库存投资和策略相一致。

（5）权限制约不够严谨

采购事务的授权、签发、批准、执行和纪录没有进行职务等级分类，容易导致暗箱操作。

（6）缺少对供应商的定期考核和管理

传统的采购模式不满足应现代企业发展的需求，企业必须寻求更科学合理的采购模式。

新型的采购流程管理模式采取供应链管理策略，改进与供应商之间的合作关系，强调合作的概念，并且随着采购的品种、数和频率的增加，协同合作的作用将越发明显，包括：

企业内部各部门间的合作、企业与供应商之间的合作。

企业要实施高效的采购行为，需要设计开发部门、生产部门、销售部门、财务部门等部各业务部门的配合，并及时维护物料、供应商、采购价格等相关信息，只有这样才能以最合理的价格采购到所需的物料、合适的数量并实施正确的交付。

3.2传统企业采购流程管理的改进措施

（1）确定长期客户需求

根据公司中长期的战略规划、经营计划、战略成本分析和市场预测，确定公司产品的长期市场需求和发展变化的趋势。

制定物料接收政策，主要制定物料接收的原则和政策，包括：

自有或者租用存储设备、采用第三方供应商、检验流程、再加工原则、返回和报废原则、危险物品的处理、数量差异情况的处理办法等等。

（2）进行采购预测

确定供应服务和生产、存储设备的能力，主要包括：

数量、质量、成本和其他属性。

这个活动还要将经营预测转换为对采购和供应的要求，例如对化工原材料和生产设备的

需求，对存储设备的技术要求，对存储能力的要求等等。

进行供应市场分析：

供应市场分析是制定供应战略的重要步骤，主要基于采购调查的基础数据。

（3）确定采购计划

基于公司的采购战略制定采购计划用以完成采购的战略目标要求。

采购计划制定应该包括：

对不同类型物料的计划、市场变化对采购物料的影响、采购的优先级、选择供应商的标准和确定长期的供应商名单等活动。

进行采购可行性分析：

根据初步的采购计划，确定物料采购的可行性和一些具体的实施方法，主要包括：

确定供应商的供应能力、调查外包情况、采购区域的划分、能否通过自己制造完成等等。

（4）确定供应商名录

根据公司产品市场、生产技术、需求数量等方面的需求考察所有可能的供应商，并且根据一定的规则进行排序，产生供应商名单。

确定经济采购量：

根据不同物料和选定的供应商，确定最经济的采购批量，使采购物料的成本和价值相匹配。

（5）确定关键件的备选计划

首先确定哪些原材料和备件是生产过程中最重要的，然后确定其首选供应商和备选供应商。

对于关键件的备选供应商，同样应该严格满足对物料的各种要求。

（6）确定物料库存目标

根据不同物料的需求情况和公司库存对资金占用等的要求，确定每种物料的安全目标库存，并制定目标库存的管理原则和方法。

（7）确定物料接收的检验程序

根据公司整体的质量管理手册，确定物料检验的程序和检验的内容。

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