煤矿建设项目档案管理规范文档格式.docx

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本标准参与起草人：

李晓明王燕民姜延溪王红敏李朝霞

解宏绪郭德林李石坚陶岩阮增涛张利亚高航任建英赵伯亚雷洁雅王剑锋陈晓坤

1.范围

本标准规定了煤矿建设项目档案工作组织、职责要求；

明确了项目文件归档、项目档案整理、保管、利用、信息化管理及项目档案验收的基本方法。

本标准适用于新建、改建、扩建、技改、续建的煤矿建设项目（含与其配套建设的洗煤厂）的档案管理工作。

与煤矿项目配套建设的电厂、铁路专用线、化工厂等方面的档案管理参照相关行业标准。

2.规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准。

然而，鼓励根据本标准研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适应于本标准。

GB/T190000质量管理和质量保证系列标准

GB/T10609.3技术制图复制图的折叠方法

GB/T17678.1-1999CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求

GB50319-2000建设工程监理规范

GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范

GB/T11822-2008科学技术档案案卷构成的一般要求

GB50213-2010煤矿井巷工程质量验收规范

DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范

DA/T42-2009企业档案工作规范

MT5010—95煤矿安装工程质量检验评定标准

国家发改委《关于加强煤炭建设项目管理的通知》（发改能源[2006]1039号）

煤炭部《煤炭企业档案分类规则》（煤办字[1994]第110号）

国家档案局《国家重点建设项目档案管理登记办法》（档发字〔1997〕15号文件

煤炭部《煤炭工业工程质量技术资料管理规定》和《煤炭工业煤矿井巷工程、建筑安装工程单位工程质量保证资料评级办法》（煤规字〔1999〕第34号文件）

国家档案局《重大建设项目档案验收办法》（档发字2006]2号）

3.术语和定义

3.1GB/T15663--2008煤矿科技术语及《煤矿安全规程》中定义的术语适用于本标准。

3.2DA/T1—2000确立的档案工作基本术语以及下列术语和定义适用于本标准。

3.3煤矿建设项目

指为了开采煤炭、按照一个总体设计而建设的工程。

它包括一个或多个单项工程，在经济上统一核算、行政上统一管理，建成后统一移交生产。

3.4煤矿建设项目文件

指煤矿建设项目在地质勘探、立项审批、招投标、勘察设计、设备材料采购、施工、监理、试生产及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。

3.5煤矿井巷单位工程

煤矿矿井中不能独立发挥能力，但其有独立施工条件，构成一个施工单元的工程，即为一个煤矿井巷单位工程。

主要包括：

立井井筒、斜井井筒和平硐、巷道、硐室、井下安全设施、井下铺轨等六大类。

4.煤矿建设项目档案工作组织和职责

4.1煤矿建设项目（以下简称项目）档案工作实行项目法人负责制。

项目法人或受其委托的建设单位（以下统称项目建设单位），全面负责本项目的档案工作，并接受档案行政管理部门和行业主管部门的监督和指导。

项目建设单位在与地质勘探、勘察设计、施工及监理单位（以下简称参建单位）签订勘探、设计、施工、监理及采购、服务、技术等合同、协议时，应设立专门条款，明确规定相关单位的归档职责及文件归档范围、质量要求、整理标准，提交套数、时间等。

4.2项目档案工作实行统一领导、统一制度、统一管理、统一标准、分工负责原则。

4.3项目建设单位应明确档案工作的分管领导（领导班子成员），建立与项目相适应的档案管理机构。

确定项目档案管理机构的负责人和各职能部门分管档案工作的负责人。

4.4项目档案工作应与项目建设同步。

项目建设单位应从项目开始筹建起把项目档案管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入分管领导和工作人员的岗位职责，并与项目建设管理同步实施、同步检查、同步考核。

考核成绩纳入部门和个人年度考评内容。

4.5项目建设单位应配备适应项目档案工作需要的专职人员；

各职能部门也应根据需要配备相应的专职或兼职档案工作人员。

4.6各参建单位应按建设单位要求或合同规定，明确负责档案工作的部门，配备满足项目档案工作需要的专（兼）职档案人员。

4.7档案人员专业素质和职业操守应适应项目档案工作的需要；

档案人员应保持相对稳定。

项目档案工作人员应具有档案专业和煤矿建设专业知识。

档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。

4.8项目建设单位应建立以档案部门为中心，各职能部门、各参建单位档案部门或专（兼）职档案人员为基础的档案工作管理网络和建立档案人员培训制度、业务交流制度和考核制度，明确培训内容、目的、要求，并认真组织实施。

4.9项目建设单位档案部门职责：

——贯彻落实国家、行业及项目主管部门有关档案工作的法律、法规、标准规范，建立健全本项目档案工作制度，组织项目档案业务培训；

——对本单位各职能部门和参建单位档案工作进行监督、指导、检查；

——参与项目建设的重要会议、重大活动、重要设备开箱验收、项目建设各阶段（标段）交（竣）工验收；

——负责收集、整理、保管、提供利用本项目全部档案，并按要求做好项目档案验收准备和移交工作。

4.10各职能部门档案工作职责：

——负责本部门项目文件的收集、整理，对归档文件形成质量和完整、准确情况负责，并在规定时间内向档案部门移交；

——协助档案部门监督、指导和检查其所负责的参建单位的文件归档质量。

4.11参建单位档案工作职责：

——按合同或协议负责所承担工程或任务的文件的收集、整理和归档工作，对归档文件质量和完整、准确情况负责，并在规定时间内按要求向建设单位移交。

——监理单位还应负责审核施工单位提交的文件完整、准确、系统情况，审核、签署竣工文件，并向建设单位提交档案专项报告和验证文件。

4.12控制措施

建设单位应采取有效措施控制文件归档和档案整理质量。

将“档案部门签字认可”纳入合同的结算程序。

凡未完成项目档案整理，或完成整理但不符合要求，未办理项目档案移交手续的，项目建设单位可暂不予结算。

4.13项目档案登记

国家重点煤矿建设项目，项目建设单位应在项目开工半年内向项目主管部门报送《国家重点建设项目登记表》，每年报送一次，直至项目竣工验收止。

由项目主管部门汇总本系统的情况后报送项目所在地省级档案行政管理部门，同时抄送省级煤炭行业主管部门。

由省级档案行政管理部门汇总后报国家档案行政管理部门。

非国家重点建设项目可参照此方法进行登记。

5.项目文件的归档

5.1项目文件的形成、积累、整理工作按照“谁形成谁负责”的原则，由项目文件的形成单位或部门负责。

5.2项目建设单位应依照《煤矿建设项目文件归档范围和保管期限表》（见附录A、B、C），结合项目实际，制定本项目文件归档范围和保管期表。

保管期限分为10年、30年、永久。

5.3归档职责

5.3.1项目建设单位有关职能部门负责收集、整理其履行职责所形成的有关文件的归档工作。

5.3.2地质勘探单位负责收集、整理地质勘探各阶段的地质文件，并按国家有关规定（标准）和合同要求向建设单位提供相应的地质报告及审批文件。

5.3.3勘察设计单位负责所承担的工程地质勘查，预可行性、可行性研究及设计文件的收集、整理工作，并按规定国家有关规定（标准）和合同要求向建设单位提供报告和设计文件。

5.3.4施工单位负责收集、积累、整理其所承担工程（或标段）形成的施工文件、竣（交）工验收文件、系统调试文件、系统使用维护与保养说明文件及竣工文件，并按要求向建设单位移交。

竣工文件的编制质量应符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）标准和合同约定要求。

5.3.5监理单位负责收集、积累、整理其所形成的监理文件，并按国家有关规定（标准）和合同约定的组卷质量要求向建设单位移交。

5.3.6物资、设备供货单位（含厂家或中间商）负责提供其物资、设备的质量证明文件，矿用产品安全标志证明文件及生产许可文件，产品安装、使用、维护、操作说明等随机文件，连同设备材料及构配件（开箱）进厂检验单等，由施工单位负责收集、整理，经监理单位查验并签字后编入施工文件。

5.3.7设备生产监造单位负责收集、整理设备监造工作中产生的监造文件，并负责检查、审核设备生产单位所提交文件资料的完整、准确、系统情况，交施工单位复检签字后，编入施工文件。

5.3.8由建设单位发包的专业承包施工工程，承包单位负责所承包工程施工文件的收集整理，并直接提交建设单位。

项目实行总承包的，由总承包单位负责项目全部文件的收集整理，或责成各分包单位负责其分包部分文件的收集、整理，并分别提交总承包单位汇总。

5.3.9安全和质量事故的相关文件由事故调查处理牵头单位负责收集整理和归档工作。

与管理和技术有关的文件要保证齐全完整。

5.3.10声像档案是项目档案的组成部分，由制作部门或指定部门负责收集、整理和归档。

它包括照片（底片、反转片）、影片（正负片）、录音带、录像带等。

它应以声像为主，并辅以文字说明。

声像档案应真实记录建设项目现场原貌、开工仪式、重要施工过程、竣工仪式、试生产情况或工程面貌及重要会议（包括大会会场、主席台、主要领导讲话等场面）、重大活动、重要事件或重大事故情况。

声像材料形成后应及时归档。

归档的声像材料必须是原版、原件，底片、正片相符，图像清晰、声音清楚、底片不得磨损。

并由摄录人员加以必要的文字说明（时间、地点、内容、人物、背景、摄影者）。

5.4项目文件的整理应符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）及《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/T11822-2008）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3）的原则要求。

5.5归档的项目文件应为原件。

因故为复制件的，必须加盖审核单位或复制件提供单位的公章，注明日期，并有经手人签字。

5.6有关各方应按要求向建设单位移交整理的归档文件。

移交时应严格交接手续。

移交各方应编制移交清册一式两份，移交清册应明确移交时间、内容、数量、载体形式等，必要时应编写归档说明，将归档过程中一些情况进行说明；

接收方应认真清点核对，准确无误后交接双方负责人和经手人签字。

移交清册一式两份。

6.项目档案的整理

6.1建设单位档案部门可根据原煤炭部《煤炭工业企业档案分类规则》（煤办字〔1994〕110号文），编制本项目档案分类、编号规则。

煤矿建设项目文件一般涉及其D、E、F、H、K、M等六大类。

6.2建设单位档案部门应按照分类编号规则对项目档案进行排列、编档号，系统化整理后编制相应的案卷目录。

档号如要与企业档案分类和编号统一，可采用铅笔临时填写。

6.3建设单位应在项目档案验收合格后三个月内按合同及规定的要求，向生产使用单位办理档案移交。

分期建设的项目，应在每期通过正式竣工验收后办理档案移交。

建设单位即为生产单位的可不办理档案移交手续