标准会议费用包含哪些Word文件下载.docx

标准会议费用包含哪些Word文件下载.docx

《标准会议费用包含哪些Word文件下载.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《标准会议费用包含哪些Word文件下载.docx（5页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

会议费用的多少往往是决定会议场所的选择大小。

谈到如何去选择一个标准的会议场所，很多人可能会想到只要会议室大小合适，会议设施配备完善，交通便利就大致可以了。

但是却往往忽略会议的费用，下面淘会场就为大家列出一个标准会议的费用到底参合哪些，让大家能够清晰明了！

会议及展览的预算不只是一个概念，它需要实际的数据分析以及当地经济水平来决定的。

通常而言，会议预算包括以下几个方面：

1、交通费用：

（1）、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通。

（2）、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

（3）、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

2、会议室/厅费用具体可细分为：

（1）、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

（2）、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。

值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。

另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。

（3）、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。

如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。

（4）、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。

基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

3、住宿费用：

值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有些是需要另外加收政府税金的。

对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。

找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣，比如淘会场提供的各个酒店都有10%-40%的优惠折扣。

正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。

会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

4、餐饮费用:

会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。

（1）、早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用）

（2）、中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。

如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

（3）、酒水及服务费属于非常规消费，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。

在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15％左右的服务费。

（4）、会场茶歇此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。

承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。

通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

（5）、联谊酒会/舞会事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。

但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认：

5、视听设备：

如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：

a、设备本身的租赁费用，通常按天计算

b、设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理

c、音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理

d、演员及节目通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。

在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。

6、旅游考察费用：

（1）旅游餐费一般按照主办方的奖金预算而定，通常情况下以参加人数算，每个人的餐标从几十到几百元不等，以主办方举办此次行程的目的及接待客户的社会地位而定。

（2）旅游车费——是从出发地到景点再返回出发地全程专车接送，一般情况下旅游大巴车都只能抵达旅游景区大门口进行停放后。

转乘景区统一客车或观光车前往景点参观浏览，景区内的观光车票需另行购买。

（3）旅游门票费依照旅游考察的行程所经过的景点、及人数而定。

（4）导游服务费——通常一个团会配置一名导游全程跟随讲解介绍，若景区内有自备导游则由景区内的导游进行主讲，随团导游为游客进行补充讲解。

同时随团导游还要负责掉队成员的押尾工作。

7、杂费

杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。

杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

本文由淘会场整理发布。