企业档案管理规范Word下载.docx
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6.3档案工作制度制订程序7档案工作业务
7.1文件材料的形成、积累
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7.2文件材料的归档
7.3收集工作
7.4整理工作
7.5保管工作
7.6鉴定工作
7.7统计工作
7.8利用工作
8档案管理信息化
8.1档案管理信息化的目标与原则8.2电子文件的归档
8.3非电子档案的数字化
8.4网络服务与业务系统
8.5档案管理软件的要求
8.6电子档案的安全与保存9档案工作设施、设备配臵9.1设施要求
9.2设备要求
附录A表格式样
附录B业务系统与档案管理系统关系参考架构图
附录C企业文件材料归档范围与保管期限参照表
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前言
企业档案是企业不可再生的信息资源。
为使企业档案齐全、完整、准确、系统地收集与保管～有效地服务于企业生产、经营、管理等各项工作～根据国家有关规章和标准～制订《企业档案工作规范》。
本标准是企业开展档案工作的基本规范～企业应结合实际实施。
本标准共分九个部分和三个附录。
本标准的附录是标准的附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位:
国家档案局经科司～天津市、山西省、辽宁省、上海市、江苏省、湖北省、广东省、广西壮族自治区、重庆市、青岛市档案局。
本标准起草人:
李和平、李晓明、王岚、吕炎生、黄绪臣、张庆一、杨永和、黄和、欧阳旭明、钟伦清、周兴才、何素君、王剑峰、姜延溪、张向军、高雪红
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1内容与范围
本标准规定了企业开展档案工作的体制和制度的要求～提出了档案工作业务、档案管理信息化、档案工作设施设备配臵等方面的规范。
本标准适用于企业和企业化管理的事业单位。
下列标准所包含的条文～通过在本标准中引用而构成本标准的条文。
本标准发布时～所示版本均有效。
所有标准都会被修订～使用本标准的各方应使用下列标准最新版本。
《信息与文献、文件管理》,ISO15489,
《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》,GB,T17678（1--1999,
《科学技术档案案卷构成的一般要求》,GB/T11822—2000,《照片档案管理规范》,GB/T11821—2002,
《电子文件归档与管理规范》,GB/T18894—2002,
《全宗卷规范》,DA/T12—94,
《档号编制规则》,DA/T13—94,
《磁性载体档案管理与保护规范》,DA/T15—95,
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《档案著录规则》,DA/T18—1999,
《档案工作基本术语》,DA/T1—2000,
《归档文件整理规则》,DA/T22—2000,
《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》,DA/T28—2002,《纸质档案数字化技术规范》,DA/T31—2005,
《公务电子邮件归档与管理规则》,DA/T32—2005,《档案馆建筑设计规范》,JGJ25—2000,
3术语与定义
本标准采用下列术语与定义～这里没有涉及的术语～参见DA/T28——2002,
3.1企业档案
企业在生产、经营、管理等各项活动中形成的对国家、社会和企业有保存和利用价值的各种形式的历史记录。
3.2企业档案工作
企业在履行档案管理职责过程中的活动。
3.3三纳入
将档案工作纳入企业领导工作议事日程,纳入企业规章制度及工作流程,纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制。
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3.4四参加
企业档案部门或档案人员参加产品鉴定,科研课题审定,基建项目验收,设备开箱验收或引进项目接收～负责检查归档的文件材料齐全、完整、准确、系统。
3.5四同步
企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步,检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步,验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步,项目总结与项目文件材料完成归档同步。
3.6档案信息化
运用现代信息技术为主对档案信息资源进行处臵、管理和提供利用。
4档案工作原则
4.1企业档案是企业资产的重要组成部分，企业档案工作是企业生产、经营和管理的基础工作。
企业档案工作应以统一管理为原则～坚持资源整合和资源开发。
4.2企业应在各项工作和活动中建立健全文件材料归档和档案管理工作～为企业生产、经营、管理和持续发展提供有效服务～满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需要。
4.3企业档案管理的方法与技术应适应企业生产、经营和管理发展的需要～并以档案管理信息化为发展方向。
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企业应建立分管档案工作领导、各部门和项目负责人的档案工作领导体系和以档案部门为核心、各专职和兼职档案人员为基础的档案管理工作网络。
5.1.1档案工作领导
确定分管档案工作的企业领导,确定各部门、各项目主管档案工作的负责人,确定档案部门的负责人。
5.1.2档案部门
根据企业规模和档案工作实际需要设臵档案部门。
档案部门统一管理企业各类档案～行使对企业档案工作的监督、指导、检查职能。
大型企业应设立具有独立职能的档案机构。
5.1.3档案人员
根据工作需要在档案部门配备专职档案人员～在各部门、各项目管理部门配备专职或兼职档案人员。
5.2工作职责
企业应对档案工作职责进行划分，明确企业、档案部门、档案工作领导、档案人员和文件形成者责任。
5.2.1企业职责
5.2.1.1建立健全档案工作规章制度～将档案工作纳入企业发展规划和工作计划。
5.2.1.2将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及工作职责
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和有关人员岗位职责～并对分管领导、部门领导及有关人员进行考核。
5.2.1.3维护和确保档案真实、安全，预防突发事变及灾害的发生，并随技术进步为档案工作持续发展提供技术和设施、设备保障。
5.2.1.4在企业资产与产权变动时～同时提出所涉及档案的处臵要求。
5.2.1.5按规定向相应单位移交档案。
5.2.2档案部门职责
5.2.2.1贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策～制定本企业文件材料归档和档案整理、保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度。
5.2.2.2统筹规划和负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。
5.2.2.3指导本企业各部门、项目及专项工作文件材料的形成、积累、整理及归档工作。
5.2.2.4监督、指导、检查本企业所属机构,含境外机构,的档案工作。
5.3.1分管档案工作的企业领导～统一领导本企业的档案工作～负责审查批准档案工作规划、计划～对企业依法开展档案工作负总责。
5.3.2各部门或项目档案工作的负责人～负责审核本部门或项目档案工作计划～对本部门或项目归档文件材料的齐全、完整、准确负责。
5.3.3文件形成者应对归档文件材料的准确性、有效性负责～并按规定向本部门或项目专兼职档案人员移交。
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5.3.4各部门、项目及专项工作的专兼职档案人员负责收集、整理本部门或项目归档的文件材料～并按要求做好文件材料的移交工作～对文件材料的归档质量负责。
5.3.5档案部门的档案人员～负责档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、提供利用工作～监督、指导各部门和项目文件材料的归档工作～对所属单位档案工作进行监督、指导与检查～对档案管理工作质量负责。
企业应配备遵纪守法、忠于职守、具有档案专业及相关专业知识的人员从事档案工作。
档案人员应保持相对稳定～符合专业技术或管理人员要求。
5.4.1档案人员的配备应与企业生产、经营、管理和发展需要相适应。
5.4.2档案人员应具备大专以上或同等学识水平。
5.4.3档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历或同等学识水平。
5.4.4档案人员应定期进行在职培训。
企业档案工作制度体系由工作规章、管理制度、业务标准规范组成。
6.1.1工作规章
企业应将文件材料收集、归档及档案管理要求纳入到企业相关的管理
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制度中～同时将企业档案工作规定、档案工作责任追究制度、档案管理应急预案等作为企业管理制度的重要组成部分。
6.1.1.1企业在制定产品开发、科研管理、设备管理、基建工程管理等制度中应提出相应的文件材料收集、归档及档案管理要求。
6.1.1.2档案工作规定是企业档案工作的基本要求。
其主要内容应包括:
档案工作原则及管理体制～文件材料的形成、积累与归档要求～档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用要求～资产与产权变动档案的处臵原则～解释权限等～规定中应明确体现“三纳入”、“四参加”、“四同步”的要求。
6.1.1.3档案工作责任追究制度应对相关岗位和人员违反文件材料收集、归档及档案管理要求～发生档案泄密、造成档案损毁等行为提出责任追究和处罚措施。
既可单独制定～也可纳入到相关的管理制度中。
6.1.1.4档案管理应急预案～对可能发生的突发事件和自然灾害制定档案抢救应急措施～包括组织结构、抢救方法、抢救程序和转移地点。
6.1.2管理制度
根据档案工作各环节需要～制定相关制度。
其中文件材料归档、鉴定销毁、保密、利用、移交、电子文件管理、科技档案补充更新等制度等需要其它部门配合档案部门贯彻实施,档案保管、统计～档案管理系统操作～库房管理等制度主要是档案部门和档案人员贯彻实施。
6.1.2.1文件材料归档制度主要包括归档范围、归档时间、归档要求
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以及控制归档质量的措施。
6.1.2.2鉴定销毁制度应明确鉴定工作的组织及职责、鉴定方法、鉴定时间和销毁要求。
6.1.2.3保密制度应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者承担保密的责任。
6.1.2.4利用制度应明确档案提供利用的方式、方法～规定查,借,阅档案的权限和审批手续～提出接待查,借,档案的要求。
6.1.2.5移交制度应规定档案移交范围、移交对象、移交内容、移交程序及手续。
6.1.2.6电子文件管理制度应对本企业计算机应用系统中形成的电子文件、数据库提出归档、管理和利用要求。
6.1.2.7科技档案补充更新制度应明确科技档案补充更新原则～补充更新程序和方式、违规处罚原则。
6.1.2.8档案保管制度应包括保管工作原则、各门类档案保管条件～特殊载体档案保管方式～档案进、出库房要求,对受损档案的处臵原则和要求。
6.1.2.9档案统计制度应包括统计内容、统计要求～并提出对统计数据进行统计分析。
6.1.2.10档案管理系统操作制度应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。
6.1.2.11库房管理制度应明确库房管理员职责、库房管理要求～进出库房要求。
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6.1.3业务标准规范
根据档案业务需要～提出技术和操作要求。
6.1.3.1档案整理规则应明确整理原则、整理方法、档号编制要求～和档案装具要求等。
6.1.3.2档案分类标准应明确分类依据、类别符号、类目范围。
6.1.3.3各门类档案管理标准应明确不同载体、不同类别的档案收集、整理操作程序和保管条件。
6.2档案工作制度制订程序
6.2.1企业应依据国家档案法律法规及标准要求～结
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