档文件整理规则Word格式文档下载.docx

档文件整理规则Word格式文档下载.docx

《档文件整理规则Word格式文档下载.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档文件整理规则Word格式文档下载.docx（7页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

4.1归档文件应齐全完整。

已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5整理方法

5.1装订

归档文件应按件装订。

装订时，正本在前，定稿在后；

正本在前，附件在后；

原件在前，复制件在后；

转发文在前，被转发文在后；

来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

5.2分类

归档文件可以采用年度——机构（问题）——保管期限或保管期限——年度——机构（问题）等方法进行分类。

同一全宗应保持分类方案的稳定。

5.2.1按年度分类

将文件按其形成年度分类。

5.2.2按保管期限分类

将文件按划定的保管期限分类。

5.2.3按机构（问题）分类

将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）。

5.3排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。

会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

5.4编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见图A1。

图示中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。

以下同）。

5.4.1全宗号：

档案馆给立档单位编制的代号。

5.4.2年度：

文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。

5.4.3保管期限：

归档文件保管期限的简称或代码。

5.4.4件号：

文件的排列顺序号。

件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。

室编件号的编制方法为：

在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。

馆编件号按进馆要求标注。

5.4.5机构（问题）：

作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。

5.5编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

5.5.1归档文件应逐件编目。

来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。

归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见图A2）。

5.5.1.1件号：

填写室编件号。

5.5.1.2责任者：

制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

5.5.1.3文号文件的发文字号。

5.5.1.4题名:

文件标题。

没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。

5.5.1.5日期：

文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。

5.5.1.6页数：

没一件归档文件的页数。

文件中有图文的页面为一页。

5.5.17备注：

注释文件需说明的情况。

5.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长X宽为297MMX210MM）。

5.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面。

归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。

其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

5.6装盒

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

5.6.1档案盒

5.6.1.1档案盒封面应表明全宗名称。

档案盒的外形尺寸为310mmX220mm（长X宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等（见图A4a）。

5.6.1.2档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见图A4b、图A4c）。

其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”号连接；

盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。

5.6.1.3档案盒应采用无酸纸制作。

5.6.2备考表

备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图A5）。

5.6.2.1盒内文件情况说明：

填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

5.6.2.2整理人：

负责整理归档文件的人员姓名。

5.6.2.3检查人：

负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

5.6.2.4日期：

归档文件整理完备的日期。

附录A（提示的附录）

归档章、归档文件目录、档案盒及备考表图示

（全宗号）

（年度）

（室编件号）

*（机构或问题）

（保管期限）

（馆编件号）

图A1归档章式样

注：

标有“*”号为选择项，下同。

归 

档 

文 

件 

目 

录

件号

责任者

文号

题 

名

日期

页数

备注

1

都江堰市档案局

都档发

[2005]

1号

关于下达2005年工作任务的通知

2005

0112

8

2

2号

关于进一步强化机关工作的意见

3

图A2归档文件目录式样

*全宗名称 

*年 

度 

*保管期限

*机构（问题）

图A3归档文件目录封面式样

A=B=C=20=30=40mm

（a）档案盒封面式样及规格

备 

考 

表

盒内文件情况说明

整理人 

检查re

年 

月 

日

全宗号

度

保管期限

机构（问题） 

起

止

件

号

室

馆

盒 

图A5备考表式样

（b）档案盒盒脊式样 

（注：

本文所提供的关于行业或项目或个人的一些总结及计划，销售技巧或策划方案或如何写总结的方法，会议纪要，培训安全等内容；

仅供参考，不作具体使用）