SAP系统岗位操作手册—FIAP_财务部应付帐款会计岗位手册.docx

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中国石化ChinaPetrochemicalCorporation

ERP系统建设项目SINOPEC_ERPPilot

2003SinopecERP岗位操作手册

SAP系统岗位操作手册

财务部应付帐款会计岗位

一、岗位定义及适用范围

适用范围：

财务部专业科室如成本科、会计科、项目科、价税科的应付帐款

会计。

二、主要职责

职责一、负责处理有采购订单的供应商发票，进行三单匹配校验供应商发票；

职责二、负责处理无采购订单的供应商发票，编制费用化凭证；职责三、负责处理贷项凭证、冲销凭证；

职责四、负责处理员工借款、员工报销业务；职责五、负责处理月末供应商寄售业务；

职责六、负责处理委托加工业务；

职责七、负责处理供应商质量保证金、风险抵押金业务。

职责八、负责月末发票价格差异、数量差异的处理；

职责九、应付帐款相应的报表查询，包括入库报表、出库报表；职责十、打印编制的会计凭证或凭证清单，打印相关明细帐；

三、SAP系统操作指南

1、具体操作见“SAP系统用户手册财务管理FI模块-应付帐款AP部分”。

2、相关操作的事务代码及对应职责见下表。

事物代码

事务代码描述

对应职责

FK03

主记录－显示

职责一

ME23N

采购订单显示

ME2C

按物料组显示清单

ME2L

清单显示－按供应商

ME2M

清单显示－按物料

MIR6

后勤发票校验－发票总览

MIRO

后勤发票校验－输入发票

MM03

显示商品

MR8M

后勤发票校验－取消发票凭证

MRBR

后勤发票校验－下达冻结发票

FB60

凭证输入－发票

职责二

FB65

凭证输入－贷项凭证

F-41

贷项凭证－一般

职责三

ZF-41

客户化供应商记帐

MR8M

后勤发票校验－取消发票凭证

FBRA

重置已清项

FB08

单一冲销

F-48

预付定金

职责四

ZF-48

客户化供应商预付定金

文件名Filename:

FI_财务部应付帐款会计岗位手册创建人Preparedby:

陈宁

日期Date:

2019-11-27

第Page7页of7

中国石化ChinaPetrochemicalCorporation

ERP系统建设项目SINOPEC_ERPPilot

2003SinopecERP岗位操作手册

FB60

凭证输入－发票

FB65

凭证输入－贷项凭证

MRKO

后勤发票校验-自动结算-寄售和管道结算

职责五

ME2O

查询委托加工情况

职责六

F-44

账户－清帐

职责七

MR11

后勤发票校验-维护GRIR清算科目

职责八

MR11SHOW

后勤发票校验-GRIR-显示取消科目维护凭证

F101

资产负债表附录-未清项

职责九

FK10N

账户－显示余额

应付科目会计核算报表

应付报表查询

S_ALR_87012114

汇票清单

S_ALR_87012115

使用ABAP察看器扩展汇票清单

ZFBL1N

供应商行项目查询

ZFRYP014

物资出库情况汇总表

ZFRYP015

物资入库情况汇总表

ZFRYP032

主要外购原料情况表

FB02

凭证修改

职责十

FB03

凭证清单

MIR4

后勤发票校验－显示发票凭证

ZFFYP002

会计凭证

ZFRYP011

会计明细帐

四、SAP系统操作的权限

1、在SAP系统内功能权限见上表的事务代码。

2、在SAP系统内的数据权限受限于系统设置的组织值。

3、系统内的角色代码：

YPFI16,YPFI17。

五、需要定期完成的操作任务

1.处理有采购定单的供应商发票，进行三单匹配校验供应商发票。

1）任务说明：

取得采购部门送达的采购定单、发票、入库单这三单以及相应的采购报销手续，具体采购报销的审批权限以及相关手续见附录《扬子石化股份公司采购付款业务管理办法》，在系统中进行相应的发票校验工作，在产生发票凭证的同时产生会计核算凭证。

财务部负责校验的有采购定单的发票主要包括管输原油、进口原油、海洋原油以及化工原料油（外购石脑油等）。

2）完成时间：

每天。

3）操作提示：

发票校验过程中对财务而言最重要的是发票，财务在系统中校验时输入的量与金额都必须严格遵照发票记录的数据。

物装采购使用的采购组织是YP01，维修服务的采购组织是YP02，在查询未校验的发票时可以使用相应的采购组。

各单位负责采购的权限参见附录《扬子石化股份公司采购付款业务管理办法》第二章

《采购付款管理原则》；材料与备件的采购报销审批手续等参见附录《扬子石化股份公司采购付款业务管理办法》第三章《材料与备件采购的付款管理》；原油的采购审批手续参见附录《扬子石化股份公司采购付款业务管理办法》第四章《原油采购的付款管理》

；化工原辅材料的采购审批手续参见附录《扬子石化股份公司采购付款业务管理办法》第五章《化工原、辅、燃料及其他物资采购的付款管理》。

4）会计凭证：

三单匹配校验发票产生应付凭证，摘要：

***（部门名称）报销

**（材料名称）款，

借：

GR/IR 2121970000

税金 2171010100

贷：

应付帐款－XX单位 2121010000-****

物资入库凭证在MRO与MM模块物资入库的物料凭证产生的同时由系统集成

产生。



借：

原材料 1211010000

（原材料-辅助材料） 1211010001

（原材料-备品备件） 1211010002

（原材料-燃料） 1211010003

贷：

GR/IR 2121970000

2.处理无采购定单的供应商发票，直接编制费用化报销凭证。

1）任务说明：

取得报销部门送达的发票以及相应的采购报销手续，具体采购报销的审批权限以及相关手续见附录《扬子石化股份公司采购付款业务管理办法》，在系统中直接编制费用化报销凭证，使用的相关费用科目应严格遵循会计制度的有关规定。

2）完成时间：

每天。

3）操作提示：

对运费的处理请参照用户手册《FI-AP-02-19：

运杂费的处理》。

4）会计凭证：

费用化报销外购动力水电气等，要填列水电等的消耗量。

摘要：

报销本月***（水电气名称）消耗款。

借：

生产成本-直接材料-动力-外购-水电

气等 4101010451-4101010499 税金 2171010100

贷：

应付帐款-XX单位 2121010000－*****二级单位直接费用化报销，摘要：

***报销***费用，借：

费用科目， 4105******

5501******

5502******

税金， 2171010100

贷：

应付帐款－XX单位。

2121010000-*****

3.处理员工借款、员工报销业务。

1）任务说明：

取得员工借款以及员工出差报销的审批手续。

相应的审批权限以及手续见附录《扬子石化股份公司差旅费管理办法》。

2）完成时间：

每天。

3）操作提示：

部门借款应对应借款负责人。

4）会计凭证：

出差借款时，摘要：

***出差借差旅费，借：

其他应收款－员工， 1133020000

贷：

银行等科目， 1002******

1001******

还款报销时，摘要：

***报销差旅费，

借：

差旅费科目， 4105100000

5501110000

5502130000

现金等科目（出差补尾款）1001******、1002******

贷：

其他应收款－员工。

1133020000

现金等科目（出差补尾款）1001******、1002******

4.处理月末供应商寄售业务

1）任务说明：

供应商寄售处理主要指物装对社会库存物资的处理，供应商将物资寄放在我公司库房内，双方签订供货协议，约定此类物资的结算周期。

我公司消耗时物装部对此类物资进行收货动作，产生寄售的特别库存。

财务月末运行寄售流程，打印具体寄售情况明细表，交物装部确认，物装部确认后进入结算付款流程。

2）完成时间：

每月月末。

3）操作提示：

应将SAP系统中打印的寄售情况表及时送达物装部相应采购部门，由物装部门办理相关手续交财务进行发票校验，进入处理有采购定单的发票流程。

4）会计凭证：

摘要：

物装部报销本月寄售材料款，

借：

GR/IR， 2121970000

税金， 2171010100

贷：

应付帐款－XX单位。

2121010000-*****

5.处理委托加工业务

1）任务说明：

取得采购部门送达的委托加工费用的报销单据：

委托加工合同、手续费等发票以及相关报销手续，具体采购报销的审批权限以及相关手续见《扬子石化股份公司采购付款业务管理办法》。

在系统中进行相应的操作产生应付凭证。

2）完成时间：

每天。

3）操作提示：

在发出货物至委托加工物资时系统不会产生会计凭证，而在收回委托加工物资时补发货的会计凭证。

4）会计凭证，物装发出委托加工物资，系统将委托加工物资放入特殊库存，产生物料凭证，但不产生会计凭证；物装建立采购订单处理委托加工的相应加工费以及运输等费用，收回委托加工物资，物装在生成新物资入库凭证的同时生成会计凭证，并补前面的发货会计凭证。

系统自动补发货凭证：

借：

委托加工物资－材料费， 1251010000

贷：

原材料－备品备件， 1211010002

加工完毕新物资入库：

摘要：

收回委托加工***（物资名称）借：

原材料－备品备件（新物料），1211010002

委托加工物资－加工费（运杂费），1251020000贷：

GR/IR, 2121970000

委托加工物资（原物料），1251010000委托加工物资－结转, 1251040000

校验发票产生应付加工费凭证：

摘要：

报销***（物资名称）的委托加工费用借：

GR/IR， 2121970000

税金， 2171010000

贷：

应付帐款－XX单位。

2121010000-*****

6.负责处理供应商质量保证金以及风险抵押金业务

1）任务说明：

在取得有质量保证金的供应商发票时应根据审批手续扣除相应质量保证金，对提供外委修理服务的供应商应收取风险抵押金，这两项业务在系统中通过特别总帐标志来分别处理。

2）完成时间：

每天。

3）操作提示：

这两项业务对应的会计科目是其他应付款而不是应付帐款。

质量保证金特别总帐标志为‘T’，风险抵押金的特别总帐标志是‘R’。

4）会计凭证：

在清供应商货款时产生保证金业务，摘要：

扣***（供应商）质量保证金 借：

应付帐款－***公司 2121010000-*****

贷：

银行存款 1002******

其他应付款－***公司 2181010000

支付供应商保证金：

摘要：

支付***（供应商）质量保证金借：

其他应付款－***公司 2181010000

贷：

银行存款 1002******

营业外收入等（如有罚款收入）5301060000收到供应商缴纳抵押金：

摘要：

收到***（供应商）风险抵押金

借：

银行科目 1002******

贷：

其他应付款－***公司 2181010000-*****

支付支付供应商抵押金：

摘要：

支付***（供应商）风险抵押金借：

其他应付款－***公司 2181010000-*****

贷：

银行存款 1002******

营业外收入等（如有罚款收入）5301060000

7.对校验过程中出现的数量以及价格差异进行处理。

1）任务说明：

在发票校验过程中，会有部分发票的金额数量与采购定单不符，在进行校验时录入的是发票记录的数据，产生的差异应提交采购部门确认，对定损以