SAP系统岗位操作手册—FIAP_财务部应付帐款会计岗位手册.docx

1、中国石化 China Petrochemical CorporationERP 系统建设项目 SINOPEC_ERP Pilot2003 Sinopec ERP 岗位操作手册SAP 系统岗位操作手册财务部应付帐款会计岗位一、岗位定义及适用范围适用范围：财务部专业科室如成本科、会计科、项目科、价税科的应付帐款会计。二、主要职责职责一、负责处理有采购订单的供应商发票，进行三单匹配校验供应商发票；职责二、负责处理无采购订单的供应商发票，编制费用化凭证； 职责三、负责处理贷项凭证、冲销凭证；职责四、负责处理员工借款、员工报销业务； 职责五、负责处理月末供应商寄售业务；职责六、负责处理委托加工业务；职责

2、七、负责处理供应商质量保证金、风险抵押金业务。职责八、负责月末发票价格差异、数量差异的处理；职责九、应付帐款相应的报表查询，包括入库报表、出库报表； 职责十、打印编制的会计凭证或凭证清单，打印相关明细帐；三、SAP 系统操作指南1、具体操作见“SAP 系统用户手册 财务管理 FI 模块-应付帐款 AP 部分”。2、相关操作的事务代码及对应职责见下表。事物代码事务代码描述对应职责FK03主记录显示职责一ME23N采购订单显示ME2C按物料组显示清单ME2L清单显示按供应商ME2M清单显示按物料MIR6后勤发票校验发票总览MIRO后勤发票校验输入发票MM03显示商品MR8M后勤发票校验取消发票凭证

3、MRBR后勤发票校验下达冻结发票FB60凭证输入发票职责二FB65凭证输入贷项凭证F-41贷项凭证一般职责三ZF-41客户化供应商记帐MR8M后勤发票校验取消发票凭证FBRA重置已清项FB08单一冲销F-48预付定金职责四ZF-48客户化供应商预付定金文件名 File name:FI_财务部应付帐款会计岗位手册创建人 Prepared by: 陈宁日期 Date: 2019-11-27第 Page 7 页 of 7中国石化 China Petrochemical CorporationERP 系统建设项目 SINOPEC_ERP Pilot2003 Sinopec ERP 岗位操作手册FB60

4、凭证输入发票FB65凭证输入贷项凭证MRKO后勤发票校验-自动结算-寄售和管道结算职责五ME2O查询委托加工情况职责六F-44账户清帐职责七MR11后勤发票校验-维护 GRIR 清算科目职责八MR11SHOW后勤发票校验-GRIR-显示取消科目维护凭证F101资产负债表附录-未清项职责九FK10N账户显示余额应付科目会计核算报表应付报表查询S_ALR_87012114汇票清单S_ALR_87012115使用 ABAP 察看器扩展汇票清单ZFBL1N供应商行项目查询ZFRYP014物资出库情况汇总表ZFRYP015物资入库情况汇总表ZFRYP032主要外购原料情况表FB02凭证修改职责十FB03

5、凭证清单MIR4后勤发票校验显示发票凭证ZFFYP002会计凭证ZFRYP011会计明细帐四、SAP 系统操作的权限1、在 SAP 系统内功能权限见上表的事务代码。2、在 SAP 系统内的数据权限受限于系统设置的组织值。3、系统内的角色代码：YPFI16,YPFI17。五、需要定期完成的操作任务1. 处理有采购定单的供应商发票，进行三单匹配校验供应商发票。1） 任务说明：取得采购部门送达的采购定单、发票、入库单这三单以及相应的采购报销手续，具体采购报销的审批权限以及相关手续见附录扬子石化股份公司采购付款业务管理办法，在系统中进行相应的发票校验工作，在产生发票凭证的同时产生会计核算凭证。财务部负

6、责校验的有采购定单的发票主要包括管输原油、进口原油、海洋原油以及化工原料油（外购石脑油等）。2） 完成时间：每天。3） 操作提示：发票校验过程中对财务而言最重要的是发票，财务在系统中校验时输入的量与金额都必须严格遵照发票记录的数据。物装采购使用的采购组织是YP01，维修服务的采购组织是 YP02，在查询未校验的发票时可以使用相应的采购组。各单位负责采购的权限参见附录扬子石化股份公司采购付款业务管理办法第二章采购付款管理原则；材料与备件的采购报销审批手续等参见附录扬子石化股份公司采购付款业务管理办法第三章材料与备件采购的付款管理；原油的采购审批手续参见附录扬子石化股份公司采购付款业务管理办法第四

7、章原油采购的付款管理；化工原辅材料的采购审批手续参见附录扬子石化股份公司采购付款业务管理办法第五章化工原、辅、燃料及其他物资采购的付款管理。4） 会计凭证：三单匹配校验发票产生应付凭证，摘要：*(部门名称)报销*（材料名称）款，借：GR/IR2121970000税金2171010100贷：应付帐款XX 单位2121010000-*物资入库凭证在 MRO 与 MM 模块物资入库的物料凭证产生的同时由系统集成产生。借：原材料1211010000（原材料-辅助材料）1211010001（原材料-备品备件）1211010002（原材料-燃料）1211010003贷：GR/IR21219700002.

8、处理无采购定单的供应商发票，直接编制费用化报销凭证。1） 任务说明：取得报销部门送达的发票以及相应的采购报销手续，具体采购报销的审批权限以及相关手续见附录扬子石化股份公司采购付款业务管理办法，在系统中直接编制费用化报销凭证，使用的相关费用科目应严格遵循会计制度的有关规定。2） 完成时间：每天。3） 操作提示：对运费的处理请参照用户手册FI-AP-02-19：运杂费的处理。4） 会计凭证：费用化报销外购动力水电气等，要填列水电等的消耗量。摘要： 报销本月*（水电气名称）消耗款。借：生产成本-直接材料-动力-外购-水电气等4101010451-4101010499税金2171010100贷：应付帐

9、款-XX 单位2121010000* 二级单位直接费用化报销，摘要：*报销*费用， 借：费用科目，4105*5501*5502*税金，2171010100贷：应付帐款XX 单位。2121010000-*3. 处理员工借款、员工报销业务。1） 任务说明：取得员工借款以及员工出差报销的审批手续。相应的审批权限以及手续见附录扬子石化股份公司差旅费管理办法。2） 完成时间：每天。3） 操作提示：部门借款应对应借款负责人。4） 会计凭证：出差借款时，摘要：*出差借差旅费， 借：其他应收款员工，1133020000贷：银行等科目，1002*1001*还款报销时，摘要：*报销差旅费，借：差旅费科目，4105

10、10000055011100005502130000现金等科目（出差补尾款）1001*、1002*贷：其他应收款员工。1133020000现金等科目（出差补尾款）1001*、1002*4. 处理月末供应商寄售业务1） 任务说明：供应商寄售处理主要指物装对社会库存物资的处理，供应商将物资寄放在我公司库房内，双方签订供货协议，约定此类物资的结算周期。我公司消耗时物装部对此类物资进行收货动作，产生寄售的特别库存。财务月末运行寄售流程， 打印具体寄售情况明细表，交物装部确认，物装部确认后进入结算付款流程。2） 完成时间：每月月末。3） 操作提示：应将 SAP 系统中打印的寄售情况表及时送达物装部相应采

11、购部门， 由物装部门办理相关手续交财务进行发票校验，进入处理有采购定单的发票流程。4） 会计凭证：摘要：物装部报销本月寄售材料款，借：GR/IR，2121970000税金，2171010100贷：应付帐款XX 单位。2121010000-*5. 处理委托加工业务1） 任务说明：取得采购部门送达的委托加工费用的报销单据：委托加工合同、手续费等发票以及相关报销手续，具体采购报销的审批权限以及相关手续见扬子石化股份公司采购付款业务管理办法。在系统中进行相应的操作产生应付凭证。2） 完成时间：每天。3） 操作提示：在发出货物至委托加工物资时系统不会产生会计凭证，而在收回委托加工物资时补发货的会计凭证。

12、4） 会计凭证，物装发出委托加工物资，系统将委托加工物资放入特殊库存，产生物料凭证，但不产生会计凭证；物装建立采购订单处理委托加工的相应加工费以及运输等费用，收回委托加工物资，物装在生成新物资入库凭证的同时生成会计凭证， 并补前面的发货会计凭证。系统自动补发货凭证：借：委托加工物资材料费，1251010000贷：原材料备品备件，1211010002加工完毕新物资入库：摘要：收回委托加工*（物资名称） 借：原材料备品备件(新物料)，1211010002委托加工物资加工费（运杂费），1251020000 贷：GR/IR,2121970000委托加工物资（原物料），1251010000 委托加工物资

13、结转,1251040000校验发票产生应付加工费凭证：摘要：报销*（物资名称）的委托加工费用借：GR/IR，2121970000税金，2171010000贷：应付帐款XX 单位。2121010000-*6. 负责处理供应商质量保证金以及风险抵押金业务1） 任务说明：在取得有质量保证金的供应商发票时应根据审批手续扣除相应质量保证金，对提供外委修理服务的供应商应收取风险抵押金，这两项业务在系统中通过特别总帐标志来分别处理。2） 完成时间：每天。3） 操作提示：这两项业务对应的会计科目是其他应付款而不是应付帐款。质量保证金特别总帐标志为T，风险抵押金的特别总帐标志是R。4） 会计凭证：在清供应商货款

14、时产生保证金业务，摘要：扣*（供应商）质量保证金借：应付帐款*公司2121010000-*贷：银行存款1002*其他应付款*公司2181010000支付供应商保证金：摘要：支付*（供应商）质量保证金借：其他应付款*公司2181010000贷：银行存款1002*营业外收入等（如有罚款收入）5301060000 收到供应商缴纳抵押金：摘要：收到*（供应商）风险抵押金借：银行科目1002*贷：其他应付款*公司2181010000-*支付支付供应商抵押金：摘要：支付*（供应商）风险抵押金借：其他应付款*公司2181010000-*贷：银行存款1002*营业外收入等（如有罚款收入）53010600007. 对校验过程中出现的数量以及价格差异进行处理。1） 任务说明：在发票校验过程中，会有部分发票的金额数量与采购定单不符， 在进行校验时录入的是发票记录的数据，产生的差异应提交采购部门确认，对定损以