办公室业务培训讲稿Word下载.docx
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是对领导班子总的指导思想的贯彻具有一定的权威性。
办公室又是一个单位的信息网络中心,是各种信息的交
汇点和集散地。
党和国家的方针、政策、上级机关的指示、指
令、本单位的总体安排、目标管理、领导决策以及各种重大事
件、重大活动过程中所形成的文件资料,下属各个单位贯彻
实施领导决策的情况和反映,各方面的动态、情报资料等等,
上下左右、四面八方的信息,都在办公室汇集和综合。
办公室的中心地位还体现在办公室工作的多向性上。
办
公室的工作一般都是通过纵横交叉的网络,与上下、左右、内
外各种渠道发生相应的联系。
整个办公室在多向性、多渠道
的立体交叉的管理网络中居于中心的位置。
因此,办公室不
同于具体的业务股室。
业务股室是部门的执行机构。
而办公
室则一般不直接参与各项具体业务工作,它是综合管理机构,
看上去游离于管理之外,实际上又存在于各种管理之中。
(2)枢纽的地位和作用
办公室在一个机关中,是沟通上下、协调左右、联系各方,
保证机关工作正常运转的枢纽。
如果把一单位比作一个人的
话,那么,领导层、决策机构是大脑业务股室、执行机构是四;
肢办公室则是中枢神经系统。
是办公室把大脑的指令传递给;
四肢,又把四肢的信息反映给大脑,以便让大脑及时调整决
策,推动整个肌体的正常运行。
办公室实际上就象铁道系统
中的枢纽站,水陆联运的交会点。
(3)窗口的地位和作用
办公室是一个单位的总进出口,处于联络站的地位,是联
络上下左右、沟通四面八方的窗口。
办公室负责接收处理”“
上级和兄弟单位的来文来函,接待上级领导的视察、检查和
兄弟单位的参观学习,处理各种公务往来,接待人民群众来
一对公室,外界经过办系,都首先要访等等。
一般与外界的联.
个单位的第一印象也常常是看办公室的精神面貌、思想作风、
管理水平与工作效率等。
本单位领导得到外界的各种信息,
一般也是靠办公室这个窗口。
”“
总之,办公室是沟通上下的咽喉,是联系左右的纽带,是
传递信息的中枢,又是协助领导决策的外脑和处理日常事”“
务的手足。
因此,办公室工作做得好坏直接关系到党和国家
的路线、方针政策能否在本单位的贯彻落实直接关系到本单,
位的形象和声誉。
三、办公室工作的性质和特点
(一)性质
办公室是一个单位的综合管理机构,具有明显的综合性
和服务性:
综合性。
办公室的综合性主要是由以下四个方面组合
(1)
形成:
首先是多方面基础工作的组合。
办公室的业务范围很广,
诸如调查研究、公文撰写、文印收发、会务接待、信访工作、
上下联络、档案管理、机要保密等大量的政务性和事务性的
基础工作,都在办公室综合承办。
其次是多方面信息的组合。
办公室作为一个单位的信息
网络中心四面八方,上下左右的信息,都在办公室汇集与综,
合,并且发挥出信息的综合效应。
第三是多知识、多技能结构人员的组合。
由于办公室的工
作的多向性、多功能,要求办公室人员的知识和技能结构也
必须多种多样,形成一个通才与专才结合的有机整体。
相”“”“
例如办公室负责人要当领导的参谋和助手,必须具备较好的:
政治素质、知识文化修养和组织协调能力,能比较敏捷地领
会领导的意图,善于统揽全局,善于集中领导的意见和群众
的智慧从事文秘工作的人员,必须具备较强写作能力和较高;
的政策水平,吃透上情下情熟悉业务,视野开阔,视觉敏锐,,
善于思考从事接待工作的人员,必须朝气蓬勃,热情、耐心,;
任劳任怨,不怕麻烦,灵活周到其他方面的工作人员,也要;
有相应的专业知识与技能。
第四是多学科组成的综合体。
办公室管理的基础理论就
是在管理学、秘书学、统计学、档案学等多学科的基础上形成
的,办公室本身也是由多种专业组成,并相互渗透、综合交叉
形成的一个整体。
服务性。
办公室除了具有综合性外,还具有服务性。
不
(2)
论是参与政务,还是管理事务,都是为了搞好服务为领导工;
作服务,为同级、上下级单位服务。
服务是做好办公室一切工
作的指导思想。
(二)特点
任何事物都有它的特点和规律。
从上述办公室的性质中,
可以初步看出办公室具有以下七个明显特点:
工作政策性强。
办公室的重要任务是处理公文,传递信
(1)
息,办理公务,答复问题。
这些都是政策性很强的工作。
特别
是对于重要公文,重要电话,重要信件,一字之差,就会造成
重大差错说话办事,稍有不慎,就有可能造成一个部门乃至;
动。
全局的被
头绪多,综合性强。
所谓头绪多,一是接触面广,既要
(2)
承上启下,又要横向联系二是工作范围广,既要参与政务,;
又要管理事务。
所谓综合性强,首先办公室作为综合管理机
构上下左右的各种信息都要在这里汇集综合。
其次,办公室,
本身就是多功能、多向性的综合体。
另外目标管理、工作总,
结等也往往先由各股室提出,再由办公室综合。
要求高,时间性强。
办公室要充分发挥助手作用,必须(3)
从偏重办文办事转变为既要办文办事,又出谋划策,从收发
传递信息转变为综合处理信息,从单凭经验办事转变为实行
科学化管理,从被动服务转变为主动服务。
办公室各项工作
如果没有高标准、严要求,就不能保证工作质量,没有质量的
服务是不会受到欢迎的。
同时办公室人员应有很强的时间观
念。
没有时间观念,就谈不上工作效率,更当不好领导的助手,
内容杂,服务面宽。
办公室是具体办事机构,上下左右、(4)
大大小小的事都会汇集到办公室来,工作内容极其繁杂。
但
这些工作都是为单位发挥人、财、物的最佳效益而服务,为实
现单位总体计划,管理目标而服务必须认真落实。
联系广,协调任务重。
办公室处于枢纽中心地位,工作(5)
头绪多,涉及面广,来往人员复杂,很多问题都需要办公室来
协调或牵头解决。
机要保密性强。
办公室保密范围很广,诸如文件保密、:
(6)
会议保密、传真保密等等,这是办公室保密工作的一个主要
特点。
另外,办公室人员在领导身边工作接触机密的机会多,;
公室每一位办公室的保密工作与办知道机密的时间早,所以
觉观念,自成员有直接的关系,办公室人员要有很强的保密
遵守保密制度。
助地位决定了它的工作的辅工作被动性强。
办公室的(7)
第一,作被动性。
办公室工作的被动性主要表现在两个方面:
领导时按照公室必须随处为领导的辅助层,于从属地位,办
位的单的指示和意图办事,不能自行其是。
第二,办公室又是
到的事件,处理一些事先不可能都估计枢纽,每天要面对与
动性的另一方面。
这是被
四、办公室的职责和任务
涉及的范职责办公室的工作性质和地位作用,决定了其
会围很广,头绪繁多。
其主要职贡和任务是办文、办事、办:
办文
(一)
:
发处理流程及注意的事项文件收
公文处理是辅助决策的重要工作,是改进工作手段、提
高工作效率、实现规范办公的根本要求,不仅体现出一个单
位的工作水平,更重要的是直接影响到工作开展是否畅通、
,工作能否及时有效开展。
各学校一定要高度重视,加强领导
进一步明确做好综合信息平台管理工作。
(一)严格制度,规范办理
所有收、发文管理工作均由学校安排专人统一负责,所
有学校应指定专人负责公文的收文和发文工作,以便在开展
工作时的资料查找。
收发人员必须根据有关文件资料,如实
填写好收文登记册和发文登记册,以便查找文件的去向,更
好地做好各级各类管理工作。
收文途径:
上级来文、平
(二)高度重视,严格管理(
)级学校来函
及时签收。
收到上级部门下发的文件时要及时签收,1.
公文管群进行讲解)(主要是教育和科技局来文,结合qq
理员签收文件后,需要发送的文件,承办学校要安排专人及
时送达,需要签收的按要求及时签收打印、登记,再次校核
无误后,统一存放文件夹送学校主要领导阅批,按领导批示
意见送相关责任人阅办,办理人员要急时,不得延误和积压,
(结合教育和科技局的收此时收文员要作好文件去向登记。
各学校要指定一名校级领导负责此项工文处理签进行讲解)
作,并确定一名公文接收员具体落实。
在每个工作日至少保
“平坝区教育系统办公群”,切实证上午、下午各登陆一次
做好信息关注工作,以免延误工作的上报。
一般情况下,三
天内传件完毕,承办学校和承办人员必须严肃认真,讲求实
效,办公室传送文件的管理员必须高度重视,认真履行职责,
需要马上报送材料的文件如果找传送无误,适时催办督办,
不到领导,可以通过电话进行沟通,讲出来意见汇报后发到
因传送文相关股室,并在处理签上注明为电话请示:
同拟。
件失误,导致文件办理不当影响工作的,要追究相关责任人
的责任。
.
按时办结。
学校主要领导认真阅批后,根据文件内容,2.
在《传阅文件处理签》上签署办理意见;
但未经许可,不得
随便代理收发工作,以免造成混乱;
各承办人员按照规定程
序和文件要求及时办理,并由负责此项工作的同志及时督促
办理,确保落实,不得耽误,责任人办理完毕后,及时将文
件底稿、领导批示和正式文件三份合一交文件管理员进行整
理归档,确保文档完整。
凡收存文件的文件柜要认真保管,
借阅的要及时督促归还,保证文件资料完整、齐全。
立卷归档。
各学校要进一步加强公文的管理及归档工3.
作。
各学校文件按要求办结后,由公文管理人员及时将文件
进行分类、整理归档,装档文件要以件为单位进行归档,凡
没有归档和存查价值的公文,经鉴别后可以进行销毁,销毁
前务必做好销毁文件登记。
(档案管理在国庆节后在抽时间
进行培训讲解)
办公室办文概念除了除了公文外还包括拟写公文。
根据《国家行政机关公文处理办法》公文的种类共种,13
、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、包括命令(令)
请示、批