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事实上,只要超过两小时,会议效率必然下降,而且会引发无数意想不到的问题,比如与会者之间的争执,会议作出错误决定等。
本章专门就如何提髙开会效率介绍一些开会技巧。
搞不清楚。
提案要清楚明白,最好要有说明和办法,不要提一些不知所云的案子。
重大的提案最好能事先沟通。
事先的沟通有助于会议的讨论和进行。
发言沙盘推演:
开会是要讨论事情的,当然要让出席的人讲话,但会议的发言要有方法,先讲主张再说明理由,不要讲一大堆但没人听得懂,为了让会议开得有效率,必要时可以限制发言的时间和次数。
如果有髙度冲突的议题,发言可以事先沙盘推演,安排发言的重点和顺序,再利用动议让议案进入表决,免得大家死缠烂打。
议案需要表决:
很多会议经常议而不决,提了案,也发了言,但因为各方意见不一致,碍于情面或怕得罪人而不将议案或讨论话题付诸实施表决。
工作报告简短:
很多会议几乎都在工作报告,一些领导人轮番上阵做报告。
好像工作报告越多就越是认真,报告做完了就散会了。
为了让大家的耳根清静,可以透过决议要求工作报告简短,甚至限制报告时间,进而要求工作报告以书面呈现,书面报告就无法罗嗦了。
议程随时掌控:
会议的进行要尊重与会的人,而不是主席一人说了算,也不必忍受少数人漫无限制的发言,会议开始前可以确认议程,然后要求主席按照议程主持会议,如果觉得有必要的话,也可以要求变更议程,随时掌握议程的进行,可以让会开得更有效率。
纪录要求正确:
我们日常生活中的多数会议开完就算了,根本从来没见过会议纪录,甚至结论被改了也没人知道。
开会是为了“达成决议”,决议是在会议纪录呈现,会议纪录可以说是开会的成果。
所以要关心会议纪录,要求会议纪录要让与会者过目,书面通知或下次会议确认都可以。
决议确实执行:
开会是为了「达成决议」,更是要“解决问题”。
开了会,形成了决议,不执行等于没开。
所以花了时间来开会,更应该关心执行的情形,要求下次会议要报告上次会议决议执行情况,要求决议确实被执行,不执行再想办法算帐。
三、会议进行期间的注意事项
对于举办一个具有相当规模会议的组织者来说,如何让众多的会议参与者在会议中获得他们想得到的东西,同时又能使他们在会议上充分贡献他们的才智,是首要关心的问题。
也就是说,如何使会议开出成果,是会议的第一要务。
会议进行期间,会议筹办者必须随时想到下下几个问题:
(1)发言内容是否偏离了议题?
(2)发言内容是否出于个人的利害?
(3)是否全体人员都专心聆听发言呢?
(4)是否发言者过于集中于某些人呢?
(5)是否有从头到尾都没有发言过的人呢?
(6)是否某个人的发言过于冗长呢?
(7)发言的内容是否朝着结论推进呢?
四、如何主持会议
“开会开这么久还做不岀结论!
”很多人参加会议时都会碰到这种状况,与会者万般无奈又无力解决,因此怀疑会议主持人的能力。
究竟要怎么开会才能提高效率呢?
会议主持人必须留心会议进行状况,发现与会者的讨论偏离主题时,要立刻拉回正题。
这样还是无法讨论出结果时,主持人可以要求相关人员第二天做出结论。
有些会议的问题出在没人发言,反应不佳。
主持人事先把题目细分成几个子题,与会者就比较容易贡献自己的智慧。
主持人事先没有准备,让与会者当场才思考、发表意见,效率会非常低。
如果主持人让与会者发表自己针对主题事先想好的结论,就容易归纳各方意见。
会议主持人要避免自己过多发言。
主持人是主,与会者是客,让客人尽量多发言才是正确的做法,不可反主为客。
主持人的主要功能是维持会议秩序、节奏和程序正义,而不是发表演说者。
这一点很多主持人都不了解。
除了会议当中的努力,事前也要多沟通。
有些问题如人事问题等,如果事先不充分沟通,会议当场是很难解决的。
五、与会者的注意事项
除了会议筹办者和主持人需要懂得开会的技巧外,与会者也需要了解开会的一些基本知识和规则。
否则,就成了鸡同鸭讲,会议筹办者和主持人再专业,也是白搭。
与会者除了要尽量配合和听从会议筹办者和主持人的安排外,还有以下两个方面需要注意:
(一)学会发言
会议发言有正式发言和自由发言两种,前者一般是领导报告,后者一般是讨论发言。
正式发言者,应衣冠整齐,走上主席台应步态自然,刚劲有力,体现一种成竹在胸、自信自强的风度与气质。
发言时应口齿清晰,讲究逻辑,简明扼要。
如果是书面发言,要时常抬头扫视一下会场,不能低头读稿。
旁若无人。
发言完毕,应对听众的倾听表示谢意。
自由发言则较随意,应要注意,发言应讲究顺序和秩序,不能争抢发言;
发言应简短,观点应明确;
与他人有分歧,应以理服人,态度平和,听从主持人的指挥,不能只顾自己。
如果有会议参加者对发言人提问,应礼貌作答,对不能回答的问题,应机智而礼貌地说明理由,对提问人的批评和意见应认真听取,即使提问者的批评是错误的,也不应失态。
与会者发言时要注意避免发生如下情形:
1.发言时不可长篇大论,滔滔不绝;
2.不可取用不正确的资料;
3.不要尽谈些期待性的预测;
4.不可做人身攻击;
6.不可打断他人的发言;
7.不可不懂装懂,胡言乱语;
8.不要谈到抽象论或观念论;
9.不可对其他发言者吹毛求疵;
(二)遵守会议礼仪与纪律
与会人员在出席会议时应当严格遵守的会议礼仪和纪律,主
要有以下四项内容:
1.规范着装;
2.严守时间;
3.维护秩序;
4.专心听讲。
5.不要中途离席。
六、会议秘诀一百条
下面一百条是开好一个会议需要掌握的“祕诀”:
(一)使会议开得卓有成效
开会要花费宝贵的时间和金钱。
故而会议要在有必要时才
开,并且要开得简短有效。
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
2.如果某个问题不开会也能解决,就不要开会。
3.要认真考虑,是什么使会议成功,反之又是什么使会议不成功。
4.要考虑:
如果不开这个常规会议又会怎样。
5.请记住,上级主管参加会议会抑制讨论。
6.在工作场所以外的地方举行会议,大家都会觉得轻松。
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
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要注意正式会议所具有的一切法律要求。
9.开会前先通知与会者,要他们注意会议讨论的重点。
10.信息要加以选择,避免过多。
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
12.通过限制网上会议时间使会议完善。
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
15.会议要尽可能小,以免分散注意力。
16.在容易看见的位置上放一个表或钟,以便掌握时间。
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
会前先拉几个盟友。
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
20.只要有人偏离会议方向,立即提醒他们注意议程。
(二)会议准备
为准备会议花的时间是不会浪费的。
确信正确的人于适当的
时间、适当的地点前来参加会议,并确认他们能作出正确的决定。
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
25.要避免在低效能时间开会,如午餐刚结束后。
26.任何议程变动都必须通知主持人。
27.议程要尽可能短小简单。
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尽量将议程限制于一页纸上。
29.最重要的事应该安排在议程的前面,要趁与会者精神状态最好时讨论。
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
32.必须将电话转移出会场。
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
35.要找个确保没有干扰的会场。
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
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务必使全体与会者既能看见又能被看见。
39.座位之间应有一臂长的间隔。
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
42.不要用很舒服的椅子,以防与会者打瞌睡。
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
46.会前不要喝太多酒,酒很难提高工作效率。
(三)出席会议
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。
故而要
预先准备,积极发言,使每次会议都有成效。
47.会前拟出自己的发言稿。
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和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
49.要保持积极的脸部表情和音调。
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
51.开始发言前先作深呼吸。
52.既然一个意见是你自己的意见,你就应该信心十足地讲述。
53.不要打断别人发言,而应让他们畅所欲言。
54.要用不同的词汇讲述相同的意思,使之更生动有趣。
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
56.为使每次会议成功,你要尽到个人责任。
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
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即使你要否决某项动议,也要尽量找出至少一处共同点。
59.作为一名主席,要确信你能听得进各种观点。
60.必须按照议程顺序作会议记录。
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
62.根据会上所做笔记,会后立即写出会议记录。
63.会议记录写完后,还要使句子简短中肯。
(四)主持会议
每个会议都需要主持人指导进行。
如果你主持会议,最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行,成功结束。
64.要公开提问,鼓励每位与会者说出自己的观点。
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
66.尽量于会前认识新来者。
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
68.将会议安排在午餐之前,这样就较容易按时结束。
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
71.要制止支流辩论和私下交谈。
72•请发怒的与会者谈谈发怒的原因,以此消弭愤怒。
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
75.如果有人必须在你之后发言,应注意他们是否不耐烦。
76.可挑选出某些人,向他们提一些直接的问题,以引起辩论。
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
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用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
79.必须清楚每次会议的规则。
80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方,从而孤立捣乱份子。
81.要改变会议气氛,须先改变议题。
82.驱逐任何捣乱份子须在不得已时而为之。
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