9物业收费管理制度文档格式.docx
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(二)以下工作是不相容的:
1.收费金额确认工作与收费工作;
2.水、电、气等费用的抄表工作与收费工作;
3.各类押金收取标准、押金退回的确认工作与收费工作;
4.应收款的记录工作与收费工作。
(三)收费工作分工如下:
1.物业主管负责应收管理费和其他相关费用收取标准、收费起止时间的确认工作;
2.物业主管负责确定押金收取标准、押金准退批准及处理工作;
3.水电工负责辖区内所有由公司支付费用的水电表的抄录工作;
4.收费员负责以上各项经确认的收、付款内容进行收、付款作业,编制相关报表;
5.统计员负责数据的统计工作;
6.财务部负责收付款业务的稽核工作。
三、收费程序
(一)物业管理费、空调费、暖气费收费程序:
1.由物业主管在当月5日前根据相关收费文件和管理情况确认当月应收金额,打印应收清单,经物业管理主任签字确认后,报物业管理部收费员及公司财务部。
2.物业主管依据经确认的本月应收管理费明细填入《管理费收费台账》的相应栏内,内容包括:
应收费所属时间、管理费小计及累计金额并签名盖章。
3.收费员依据《管理费收费台账》的记录情况,收取相应的管理费。
(二)水电费收取程序
1.水电工应在次月5日之前抄录水、电表,报收费员,收费员据以计算相关费用,区分代收代付和公司自用情况,并在7日前上报财务部,水电表的抄录时间应尽量与水、电部门的抄表时间统一。
2.水电工应对公共区域的水电的耗用情况负责,按月统计公共水电耗用数据并进行对比分析,发现异常情况应及时排查,确保无漏水现象。
(三)押金的收退程序
1.收取各类押金时,由物业主管根据相关规定的收费标准,填制收费通知单,收费员根据通知单收取押金。
2.退押金时,由物业主管根据具体情况确定退款金额,并报物业管理主任签字,收费员据以退付押金。
3.收费员在登记《现金收费日记账》的同时,必须建立相应的《押金收退记录本》登记押金收、退、存情况,并每月与财务部核对。
(四)停车费的收退程序:
停车费的收取分为按月收费和临时收费两种形式。
1.按月收费由车主向收费员缴纳,收费员收款后书面通知制卡部门制作出入卡,制卡部门根据通知单的内容制作出入卡,交给车主。
按月收费的收费情况应按月编制收费清单,列明所属起止时间,报公司财务部,金额必须与上报数字一致。
2.临时停车的停车费由保安人员收取。
保安人员交接班时应清点停车票和票款,然后双方在交接记录本上签字确认后,下班的保安人员将所收票款及用完的停车票存根上交收费员,停车票留给接班的保安人员。
3.保安人员所收票款必须及时上交收费员处,不得长时间滞留。
4.收费员应及时检查保安人员的交接班记录,核查保安人员的停车票和票款数量金额,发现问题及时通报整改。
5.保安人员应估算停车票的使用量,不够时应及时向收费员领取,收费员应建立账本等级停车票的领用、退回情况。
6.公司财务部和办公室将不定期的对车辆收费进行突击检查,查实车辆收费情况,如有舞弊行为将进行严厉惩处,情节严重的,移交公安部门依法惩处。
(五)收费员收费后,应将当天所收现金、支票及时交存银行,并将相应的收款收据“财务联”与交款单一并交由公司财务部,收款收据“管理处联”则由收费员留物业管理部按月装订以备查验。
(六)除非得到董事长/总裁的授权,任何人无权减免应收款项。
收费员应严格按照上报的各项收费清单收费,如有减免应收款项的,应有董事长/总裁的亲笔签名,并做好相关资料的保管工作,以备查验。
四、收费记录
(一)收费员应对每笔现金收支进行记录,内容包括:
收费日期、单据号码、房号名称、车牌号码、费用所属期间、摘要及相关的明细金额。
(二)采用银行票据方式收取的收入,收费员应向公司出纳员落实到账情况,除上一条所列内容外,还应记录所收费用转入的银行账户名称等相关信息。
(三)收费员收取的现金应于当天送存银行,如无法在银行停止对公前交存银行,应最迟在下一个工作日及时交存银行,对于跨月收取的款项则必须在当月交存银行。
(四)除根据物业管理主任授权退付押金外,收费员无权支付现金,如临时急需可在电话报请公司负责人及物业管理主任,经同意后先行动用备用金,事后必须由公司负责人及物业管理主任补签名。
备用金不足的大额借款必须按规定办理借款手续,并在财务部的调配下支付款项。
(五)物业管理部应记录的账册如下:
1.《物业管理费台账》:
由物业主管按月记录应收款情况,收费员记录实收情况,记录后必须签字或盖章,以备稽核、检查;
2.《月卡销售记录台账》:
记录月卡销售情况,记录后必须签字或盖章,以备稽核、检查;
3.《现金收费日记账》、《转账收费日记账》:
由收费员按日分别登记,转账的收费应当记录转入银行账号,与出纳员的记录一致,必须结出本日合计、本月累计发生额和余额。
4.《押金收退记录帐》:
按不同种类的押金分别建账,及时记录押金的守、退、存情况,并每月与公司财务部核对确认;
5.《水电费收费表》:
记录代收代付水电费的收支情况,该记录应与《现金收费日记账》、《转账收费日记账》的记录一致。
(六)《现金收费记录本》记录的要求:
1.除按规定允许使用红色墨水书写外,只能使用蓝黑墨水或者碳素墨水书写,不得使用圆珠笔或者铅笔书写。
2.每笔现金收费的收据、发票登记一行,日期、收据(或者发票)号码、房号、摘要、合计金额、明细金额和其他有关资料逐项记入相应栏内,要求做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。
3.除现金交存银行的数字记在“贷方”外,其余收付费都记入“借方”各相关栏内,如退回借款等付出现金的事项,可在“借方”各相关栏内记为负数,且借方各明细栏之和应与“借方合计”栏金额相等(否则,该笔记录必有差错,必须查明原因,进行更正,直到平衡为止)。
4.每一帐页登记完毕结转下页时,应结出本日开始到上一行止的发生额合计数,记在本页最后一行和下页第一行有关栏内,并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样。
5.所收现金送交银行时,应注明现金解款单的编号或交易流水号,并将金额记入“贷方”栏内。
6.每天必须结出当天各栏目的合计数,并在摘要栏内注明“本日合计”字样,同时用红笔将该行上、下各划一条单线(本行数字实际上正是收费周的每日实收的数字,以后就可以用改行数字与统计表的数字相互核对)。
7.注意,按照现金管理条例的规定,收费员所收现金应在当天送交银行,所以“借方合计”栏内金额应与“贷方”栏内金额相等,即余额应为零;
如收费员在当日所收现金送交银行后,又收到了现金,可将其放在保险柜内,但不允许将现金带回家。
8.每天结出“本日合计”后在下一行,结出本月初起至当日的累计数,并在摘要栏内注明“累计”字样,且用红笔在该行的下面划一条单线。
9.每月月底,在结出“本日合计”后,不必结出“累计”,而应结出“本月合计”,即本月初至本月末的总合计数。
五、数据汇总上报
(一)收费员对所收款项必须做到日清日结,按日填列资金收支日报表,并于下一个工作日上报公司出纳员,所报数字务必准确,一经上报不得随意更改,如要更改必须说明原因。
资金收支日报表应每日结清余额后及时填列,并于月度终了后,上交公司出纳员处,出纳员将所填数字与每日上报核对,如有差错,收费员应书面说明原因,上报公司确定处理办法。
(二)物业管理部产生的各项收费表单,应及时上报公司财务部,有条件的管理处应尽量提供电子文件,应上报的表单及上报时间列示如下:
1.《本月管理费应收清单》,当月5日前(节假日顺延)上报当月管理费应收/预收清单上报公司财务部,内容包括:
房号、面积、收费标准、本月应收管理费及总额。
2.《管理费实收明细表》,次月5日前上报公司财务部,内容包括:
房号、期初应(预)收额、本月应收额、本月实收、期末应(预)收额,逻辑关系如下:
期初应(预)收额+本月应收额-本月实收=期末应(预)收额
本期期初应(预)收额=上期期末应(预)收额
3.水电费抄表计算单及水电费欠缴清单,水电工次月5日前抄表报收费员,收费员根据抄表数量、单价等信息计算水电费,并列明欠收水电费清单,于7日前上报公司财务部。
4.《资金收支日报表》:
次月7日前上报公司财务部,该表数字应与《现金收入日记账》、《转账收入日记账》的每日合计数一致。
(三)所有上报必须数字真实准确、逻辑关系清楚无误,各类数字之间应能相互验证,如出现差错必须查明原因,及时处理。
六、备用金管理
(一)为了应付物业管理工作中发生的,对房屋建筑及其设备、公共设施、绿化、环境整治等各项目开展的维护、维修、整治及零星采购等紧急支出的需要,物业管理部门可向公司借支备用金3000元,作为上述紧急支出的周转资金。
(二)备用金的保管、使用,由物业管理部指定的专人负责,并报公司财务部备案;
指定专人不得随意变更。
(三)备用金的保管人员,必须严格按照本规定第1条所列的备用金的开支范围支付;
备用金不得用于支付开支范围以外,如业务招待费、办公用品、五金材料的日常采购等费用,也不能用于虽属开支范围内,但不需要紧急支付的各项费用。
(四)当紧急动用备用金数额较大时,应在事先向公司领导请示后,备用金保管人员方可借支给经办人员;
如因未经请示而产生了不能报销的费用支出,由备用金保管人员承担相应责任。
(五)费用支出的经办人员在办理完报销手续之后,应将所借款项尽快归还备用金的保管人员。
(六)备用金保管人员工作变动时,物业管理部负责人应督促其向财务部办理备用金的额移交手续。
七、其他规定
(一)本制度附件如下:
1.附件1:
《物业收费标准一览表》
2.附件2:
《物业服务标准》
(二)物业各项收费标准将根据国家最新法律法规、政策文件等,结合公司实际情况,每年进行相应修订。
(三)本制度由公司财务部和物业管理部负责解释。
附件1
物业收费标准一览表
序号
收费项目
收费标准
计费周期
收费时间
备注
1
物业管理费
3元/㎡/月
按月
每月初10日内
2
卫生服务费
?
元/㎡/月
3
停车费
100元/车/月
或2元/小时
按月;
临时停车计时收费
每月末3日内预缴下月停车费
4
非机动车保管费
自行车15元/月
电动车30元/月
临时收费自行车0.5元/次,电动车1元/次
5
水费
6元/吨
每月5日前抄表核算,10日前缴费
使用水卡预购水除外
6
电费
1.2元/度
使用电卡预购电除