公章管理及文档管理制度Word文件下载.doc
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4.1.1公司法人章、总经理印合同专用、公司公章由文书负责保管。
文书因事外出,交总经理办公室主任代为保管。
4.1.2财务专用章由财务部部长负责保管。
4.1.3各部门印章由各部门部长(主任)负责保管。
4.2各保管人员因事长期外出应指定一名代为行使管理职权的负责人,交接手续要完整。
4.3公章严禁带出公司,若因特殊需要带出公司,要经公司总经理批准,原则上应由保管人员或总经办主任携带随行。
5公章的使用管理
5.1公章的使用范围
凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司章。
凡属以公司名义对公司内部的行文,也使用公司章。
凡属部门业务管辖范围内的行文、制度或规定加盖部门印章。
由属合同类的用合同专用章
凡属财务会计业务的用财务专用章,需要时可加盖公司章及法人章。
5.2使用公章时,保管人员应对盖印的文书内容、手续、格式把关检查,发现问题及时请示领导,妥善解决;
对有关事项有疑问时,用印人员应积极做出解释或澄清,否则保管人员有权拒绝盖印;
在未检查清楚的情况下,公章保管人员盖印,则由保管人承担责任。
严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印。
因特殊原因需要在空白的信笺、介绍信上用印,需经公司分管领导批准。
5.3使用公司章、公司法人章、总经理章、合同专用章一律实行审批登记制,凡不符合用印需要和审批权限的,公章保管人员均有权拒绝盖印。
用印人应填写公章记录本,注明用印单位、事由、用印份数、申请人、使用日期等内容,经公司领导审批后方可用印。
6 公章的停用
6.1有下列情况,印章须停用:
A.机构变动要改变机构名称;
B.上级部门通知改变印章图样;
C.印章使用损坏;
D.印章遗失或被窃,声明作废。
6.2印章停用要及时报送总经理办公室,由总经理办公室将停用印章送制发机关封存或销毁。
7附则
7.1未按本规定的要求使用、保管公章,造成丢失、盗用、仿剐等,依情节轻重,对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。
文档管理制度
为逐步实现公文处理的科学化、制度化、规范化,根据公司档案管理的特点,特制定本文档管理制度。
第一章 文书管理
1 文书处理
1.1公文收拆
信封上写明“公司”、“领导同志”、“负责人”收的函件由机要秘书负责收拆,并根据公文的密级、内容、性质、缓急进行处理。
写明领导姓名的亲收件送交本人拆封。
1.2公文签收、登记
上级机关发来的信件要登录。
登录项目包括编号、份数、收文时间及发文机关等。
中央、省级机要文件签收要逐件清点,发现问题及时向发文单位查询。
1.3传递
1.3.1中央、省委及各级党委文件及内参选编等,先由总经办主任阅批,再送书记和其他党委成员阅,根据内容的需要还须送其他公司领导传阅。
1.3.2省府、市府、股东单位文件先由总经办主任阅批,再送有关领导阅知或阅示。
1.3.3以上文件若需本公司贯彻的,领导阅知或阅示后送承办部门阅办。
2批办、承办
2.1凡需要办理和答复的,公司领导或总经办主任都应批示承办部门或承办人;
需几个部门协办的应指明主办部门与协办部门。
2.2机要秘书根据总经办主任或领导批示组织文件的传阅。
需职能部门承办的,承办人接到公文后,一般应在五个工作日内或领导规定期限内办文完毕。
并将承办结果记载于收文签字页内并退回签名的文件;
凡是不需要办理回复公文的,可电话答复,但必须把处理结果记载在收文件上,以备查考;
需要办回复公文的,承办人先行拟稿连同收文一并送主管领导会稿。
涉及多个部门时,由主办部拟稿,有关部门会稿。
3公文起草、审核
对上级机关的请示、报告,对各部室、车间的通知、批复都必须用公司名义。
以公司名义发文的文件须用公司的统一发文稿纸拟稿。
部门拟稿后,交部门负责人审核签字,应由其它有关部门会签的文件在会签后,再由拟稿部门呈公司主管领导签发。
以上公文稿一律使用钢笔、碳素墨水或蓝黑墨水。
凡发现不符合规定的须退回撰稿人,重新抄正。
4文号编制
公司领导已签发的文件原稿根据文件内容分类,由总经办文书按有关格式和要求统一编号。
5公文核发
在公开正式印发前,文书应对公文的审批手续、文件标题、密级、发文字号、发送单位、印刷份数、文种格式等进行复核并加上主题词。
6打印、校对
凡使用公司统一编号、使用南硬红头文件纸的,统一由总经办打印,打印后的文稿由总经办文书负责校对。
第二章 文档资料管理
1文件材料的收集管理
1.1凡以公司名义缮印发出的公文(含审批的原稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)由总经办统一存档。
1.2公司内部的工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。
会议文件由会议主办部门收集归卷。
1.2.1公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议、颁奖仪式等公务活动的相关人员核报旅费时,必须将会议的主要文件资料、奖状、奖牌、奖杯等向总经办办理归档手续。
总经办签字认可后财务部门才给予核报旅费。
1.2.2本公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等报总经办办理归档手续。
总经办签字认可后财务部门才给予报销会议费用。
1.2.3归档范围
以下文件、材料由总经办直接存档:
(1)公司重要的会议材料,包括会议的通知、汇报材料、决议、会议纪要、会议记录等。
(2)上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、批示、指令、条例、规定、计划等文件材料。
党、政、工、团系统下达的文件。
(3)以公司名义的正式发文。
(4)本公司总部下达的各种有关企业管理、生产经营、培训教育、责任考核等方面的重要文件、报告、计划及统计报表等。
(5)信访纪检工作材料
(6)本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料
(7)本公司关于职工奖励、处分的文件。
(8)本公司干部、职工人事、劳动、工资、福利方面的文件材料
(9)本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
以下文件、材料由各主办部门存档:
(1)与上级业务对口部门及与有关工作单位的往来传真、文件、资料、信函等。
(2)采购、销售合同、协议。
(3)本部门、车间的责任制、规章制度及考核材料。
(4)部门(车间)的工作计划、统计资料、培训资料、会议资料等。
1.2.4文件存档及保管要求
(1)按文件类别、时间分类分期存档。
(2)归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
(3)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;
有密级的文电单独立卷。
(4)不同年度的文件一般不得放在一起立卷。
(5)卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号。
装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角,背面的左上角打印页号。
(6)永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。
填写的字迹要工整,卷内目录放在卷首。
(7)有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。
若无情况可说明,也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。
备考表应置卷尾。
(8)案卷封面应按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。
(9)所有档案应有专人、专柜管理,管理人员应忠于职守,遵守纪律,保守秘密。
(10)应做好档案的防尘、防潮、防霉、防虫、防火和防盗的保护工作。
1.2.5档案的查阅、借阅和复制
(1)公司人员查阅文档经主管部门负责人签字批准,公司外人员须经公司领导签字批准方可查阅。
复制文件一律经公司主管领导批准。
(2)除特殊情况经公司领导批准外,档案原件一律不得带出档案室,借阅其它文件应办理借阅和归还手续,借阅者及档案管理人员均应签署姓名及借阅与归还日期。
(3)查阅、借阅档案应爱护,不得在文件上作任何标记和涂改,不得在阅览桌上摆放茶水、墨水瓶,不得在阅览时吸烟,以免损坏文档。
1.2.6档案的销毁
(1)存档到期的档案的销毁应经过严格鉴定。
确已失去使用价值的档案,经部门领导审核,公司领导批准后方可销毁。
(2)建立销毁档案登记表,对拟销毁的档案进行登记。
(3)销毁档案应有档案管理员及主管部门领导在场,严禁私自销毁档案。
办公大楼管理制度
1办公大楼由总经办统一管理。
管理人员有权对违反本制度的行为作出处理。
2工作人员在办公室要讲究文明,保持安静的工作环境,不得大声喧哗和嬉闹。
3各办公室要经常保持室内干净卫生、桌面整洁。
4严禁乱丢纸屑、瓜皮果壳,严禁乱倒污水、垃圾,违者罚款50元。
5严禁随地吐痰,违者罚款50元一次。
6办公室、会议室、走廊、大厅等处严禁吸烟,违者罚款50元一次。
7严禁在办公室用餐,严禁在办公楼内吃西瓜,违者罚款50元一次。
8办公室内不准使用电炉、电饭煲(杯)等电器,下班时间不得使用空调,(公司安排加班除外)违者罚款50元一次。
9墙上不准钉钉子,不准张贴纸张。
10爱护公共财物,损坏照价赔偿。
11下班之前要关灯、关好门窗,要检查电脑、空调等电器电源是否关闭。
下班后电器未关的,罚款100元/次。
12汽车、摩托车、自行车须按规定地点摆放。
13卫生区分片包干,每天打扫一次。
14外来人员进入办公大楼要出示证件并登记。
15不准带家属及其他非工作人员进入办公楼,违者50元/次。
计算机使用和管理规定
1公司所有微机由总经办统一管理,日常使用管理纳入对各部门负责人的考核范围。
2各部门须指定专人负责管理本部门的微机,非微机所属部门人员要使用其微机时,应征得该部门负责人的同意。
3不得使用外来软件、数据,特别是通过软盘拷贝的软件;
未经许可不得将本部门使用的软盘带到外部门使用。
4任何人不得私自拆卸和连接微机的硬件和各种外部设备,更不得私自调换。
5任何人不得私自安装删除软件,不得擅自修改系统配置。
6正确使用微机,严格按照开机、使用、关机、关闭电源的步骤执行,使用人离开前应退出系统并关机。
7如遇打雷、闪电的下雨天气,各微机使用者一定要注意尽量不要使用微机,上网人员关机后切记拔下电话线。
8不能使用微机从事与本职工作无关事项,更不允许玩游戏、播放VCD和CD。
9部门微机上网费用由财务部核定,超费用部分由部门负责人承担。
10要做好保密工作,上网的微机内不允许保留有关我厂商业机密的文件,不得私自查阅别人的资料、文件,禁止复制别人的文件。
11对上网信息实行严格的保密审查把关。
上网前,应登记上网人、上网内容、上网时间段,以备核查。
上网信息必须经过公