仓储业务成本核算操作规范Word下载.doc
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规范仓租业务核算,正确的反映各项业务的经营情况,特制定本办法。
2.0适用范围
本办法适用全公司,包括华南公司及芜湖安得控股子公司。
3.0业务核算基本流程及部门职责
3.1业务核算基本流程图:
3.2各部门职责:
Ø
物流中心职责:
负责供应商资质审核、合同签订与传递、对信息中心维护的合同进行检查、成本确认、单据填制、审核与移交;
运营部职责:
负责合同签订、采购成本监控、业务运作管理、对信息中心维护的合同进行检查;
信息技术与管理部(信息中心)职责:
负责合同维护;
财务部职责:
负责成本核算规范的制订与培训、成本单证合法合规等事项的复核与检查、款项支付;
审计监察部职责:
对异常成本监控、审计;
华南公司依据上述部门对应职责实施。
4.0成本核算的内容
4.1仓租业务外租仓成本核算
4.1.1核算对象:
仓储供应商;
4.1.2费用归集范围:
供应商合同规定范围内所有应支付的仓租费用;
4.1.3核算流程:
一般流程:
流程
责任人员
完成时间
控制要点
1、合同签订
中心经理、财务经理、仓库主管
业务运作开始前
1、业务运作前签订;
2、中心财务经理参与长期合同谈判过程(重点对成本、结付方式、结算周期、风险控制等进行把关);
3、供应商合同扫描件上传到ALIS系统。
2、系统合同维护、核准
信息中心
业务运作开始前(合同审批完2日内)
1、信息中心根据供应商合同维护系统;
2、业务已运作合同未签订的,由财务经理提供数据,信息中心维护;
3、已到期未续签的,信息中心将原合同续延一个月,同时知会财务经理、运营片区;
4、中心、运营部核查系统合同及预估成本,信息中心对异常数据(合同未维护、收入成本不匹配)定期通报。
3、账务核对、成本确认、移交
财务经理、财务主管
成本确认为当月月末日,单据移交为次月5日前
1、仓租成本核对方式:
以供应商合同、《仓租面积确认表》结算信息作为基准,与供应商提供的结算清单进行核对;
2、核对完毕后,与供应商在结算凭证上签字或盖章确认;
3、财务经理、主管根据对帐清单进行系统成本确认及单据签字。
4、供应商提供发票;
5、核算员办理《付款申请单》,次月5日前将单据提交中心审核。
4、中心审核
中心经理、财务经理
提交单据3日内
1、审核附件是否齐全;
2、审核结算价格是否与合同是否一致;
3、单据部门负责人、会计复核处签字。
5、财务部单据复核、移交
财务部成本管理
单据寄达总部3日内
1、审核单证合法合规性;
2、对中心审核的内容(附件、结算价格等)进行抽查复核,定期通报;
3、单据会计复核处签字,交领导审批;
4、写入ERP标准发票;
5、将单据移交资金组,在资金组接收后系统付款申请单状态转为“移交确认”。
6、付款、系统核销及ERP记账
财务部资金经理、出纳、财务部成本管理
安排付款后3日内
1、资金经理根据应付帐期及月度资金计划安排付款;
2、付款后出纳及时将已付款单据在ALIS中进行核销,ALIS自动控制产生ERP付款凭证;
3、系统付款申请单状态此时转换为“核销”;
4、财务部成本管理审核ERP付款凭证。
预付款流程:
同一般流程
3、预付款单据填制、移交
合同约定付款日前10天
1、根据合同约定的条款确定预付金额,并在ALIS系统中做预付款单(成本管理-预付款管理);
2、供应商提供发票;
3、办理《付款申请单》,将单据提交中心审核。
5、财务部单据审核、移交
2、单据会计复核处签字,并交领导审批;
3、写入ERP预付款发票;
4、单据复印备用(核销预付款);
4、将单据移交资金组。
6、付款及ERP记账
1、资金经理安排在收到单据3日内付款;
2、财务部成本管理审核ERP付款凭证。
7、账务核对、成本确认
当月月末日
1、根据供应商合同及实际使用面积与供应商进行确认;
2、系统进行成本确认及付款申请,并向财务部成本管理提供付款申请单号。
8、核销预付款
次月3日前
1、ERP中核销供应商预付账款;
2、ALIS核销。
4.1.4单据签字流转
付款金额
业务经办
部门负责人
会计复核
审批
10万以下
财务主管
中心经理
财务经理、财务部成本管理
财务部部长助理
10万(含)以上
财务部副部长、部长、总经理
中心经理、财务经理审核方式可选择:
条件成熟的服务平台(成本、单据合规性较好),可由中心评估、财务部成本经理审批后,采取长期授权的方式,由被授权人审核签字后直接寄财务部审批付款;
紧急付款的,可由服务平台提交审批报告,以审批报告作为附件,单据直接寄财务部审批付款;
条件不成熟的服务平台(成本、单据合规性较差),且不耽误付款的,由服务平台邮寄至中心,中心审核后寄财务部审批付款。
4.1.5核算要求
仓租预估成本与确认成本差异超过1000元,需由财务经理、主管提交差异说明(含责任追究),经中心经理、运营部部长、总经理审批后方可支付;
需取得供应商开具的仓储服务业发票,不可白条或扣税点。
4.1.6单证要求
付款申请单、仓租成本面积确认表、仓储服务业发票、预估与确认差异原因分析(责任追究报告)。
4.2客户外租仓成本核算
客户经理、开发人员
2、在客户合同中明确管理费收入的方式。
维护收入合同的同时
1、信息中心维护客户合同,将原“纯管理费收入”维护为“管理费收入+代收代付仓租收入”(维护时注意分开2条记录),如美的空调管理费3.1元+代收代付仓租10元,全额计入“管理费”收入;
2、同时维护代收代付仓租成本。
维护内容:
供应商名称:
芜湖安得代收代付仓租;
业务类型:
管理费;
面积:
管理费收入对应的面积;
单价:
10元;
3、财务经理负责对信息中心维护的管理费收入成本进行检查。
3、账务核对、成本确认
财务经理、财务主管、
次月5日前
1、客户经理根据与客户确认的管理费面积提开票申请,3.1元管理费收入与10元代收代付仓租收入分开提票,其中10元代收代付仓租收入虚拟开票、核销,3.1元管理费收入正常开票;
2、财务经理、财务主管根据客户确认的管理费面积*10元进行成本确认及付款申请。
4、付款核销
1、检查代收代付仓租收入及成本是否一致;
2、ALIS进行虚拟核销,不写入ERP。
4.3自建仓仓租成本核算,参照《自建仓库财务核算管理办法》执行。
4.4其他与仓租业务有关的成本核算:
4.4.1仓库水电费:
仓库日常水电费开支。
核算要求:
ALIS系统列“仓库水电费”;
单证要求:
付款申请单、水电表读数(上月底数、本月指数、单价)、供应商发票;
4.4.2仓库扫码费:
托管仓扫条码支出。
ALIS系统列“扫条码”、根据合同约定支出;
付款申请单、供应商发票。
4.4.3仓储其他:
仓库购买的日常清洁用具及其他仓库低值易耗品。
ALIS系统列“成本-仓储其他”;
付款申请单、采购发票。
5.0相关文件
《分权手册》
6.0其他
本文件自下发之日执行,原《成本核算操作规范》作废。
7.0附件
**物流中心**服务平台面积确认表
供应商名称
起始时间
截止时间
天数(月)
使用面积
单价
金额
合同号
制表人:
供应商确认(盖章):
制表时间:
确认日期:
-6–
安得物流股份有限公司发布