1、规范仓租业务核算,正确的反映各项业务的经营情况,特制定本办法。2.0 适用范围本办法适用全公司,包括华南公司及芜湖安得控股子公司。3.0 业务核算基本流程及部门职责3.1 业务核算基本流程图:3.2 各部门职责: 物流中心职责:负责供应商资质审核、合同签订与传递、对信息中心维护的合同进行检查、成本确认、单据填制、审核与移交; 运营部职责:负责合同签订、采购成本监控、业务运作管理、对信息中心维护的合同进行检查; 信息技术与管理部(信息中心)职责:负责合同维护; 财务部职责:负责成本核算规范的制订与培训、成本单证合法合规等事项的复核与检查、款项支付; 审计监察部职责:对异常成本监控、审计; 华南公
2、司依据上述部门对应职责实施。4.0 成本核算的内容4.1 仓租业务外租仓成本核算4.1.1 核算对象:仓储供应商;4.1.2 费用归集范围:供应商合同规定范围内所有应支付的仓租费用;4.1.3 核算流程: 一般流程:流程责任人员完成时间控制要点1、合同签订中心经理、财务经理、仓库主管业务运作开始前1、业务运作前签订;2、中心财务经理参与长期合同谈判过程(重点对成本、结付方式、结算周期、风险控制等进行把关);3、供应商合同扫描件上传到ALIS系统。2、系统合同维护、核准信息中心业务运作开始前(合同审批完2日内)1、信息中心根据供应商合同维护系统;2、业务已运作合同未签订的,由财务经理提供数据,信
3、息中心维护;3、已到期未续签的,信息中心将原合同续延一个月,同时知会财务经理、运营片区;4、中心、运营部核查系统合同及预估成本,信息中心对异常数据(合同未维护、收入成本不匹配)定期通报。3、账务核对、成本确认、移交财务经理、财务主管成本确认为当月月末日,单据移交为次月5日前1、仓租成本核对方式:以供应商合同、仓租面积确认表结算信息作为基准,与供应商提供的结算清单进行核对;2、核对完毕后,与供应商在结算凭证上签字或盖章确认;3、财务经理、主管根据对帐清单进行系统成本确认及单据签字。4、供应商提供发票;5、核算员办理付款申请单,次月5日前将单据提交中心审核。4、中心审核中心经理、财务经理提交单据3
4、日内1、审核附件是否齐全;2、审核结算价格是否与合同是否一致;3、单据部门负责人、会计复核处签字。5、财务部单据复核、移交财务部成本管理单据寄达总部3日内1、审核单证合法合规性;2、对中心审核的内容(附件、结算价格等)进行抽查复核,定期通报;3、单据会计复核处签字,交领导审批;4、写入ERP标准发票;5、将单据移交资金组,在资金组接收后系统付款申请单状态转为“移交确认”。6、付款、系统核销及ERP记账财务部资金经理、出纳、财务部成本管理安排付款后3日内1、资金经理根据应付帐期及月度资金计划安排付款;2、付款后出纳及时将已付款单据在ALIS中进行核销,ALIS自动控制产生ERP付款凭证;3、系统
5、付款申请单状态此时转换为“核销”;4、财务部成本管理审核ERP付款凭证。 预付款流程:同一般流程3、预付款单据填制、移交合同约定付款日前10天1、根据合同约定的条款确定预付金额,并在ALIS系统中做预付款单(成本管理-预付款管理);2、供应商提供发票;3、办理付款申请单,将单据提交中心审核。5、财务部单据审核、移交2、单据会计复核处签字,并交领导审批;3、写入ERP预付款发票;4、单据复印备用(核销预付款);4、将单据移交资金组。6、付款及ERP记账1、资金经理安排在收到单据3日内付款;2、财务部成本管理审核ERP付款凭证。7、账务核对、成本确认当月月末日1、根据供应商合同及实际使用面积与供应
6、商进行确认;2、系统进行成本确认及付款申请,并向财务部成本管理提供付款申请单号。8、核销预付款次月3日前1、 ERP中核销供应商预付账款;2、 ALIS核销。4.1.4 单据签字流转付款金额业务经办部门负责人会计复核审批10万以下财务主管中心经理财务经理、财务部成本管理财务部部长助理10万(含)以上财务部副部长、部长、总经理中心经理、财务经理审核方式可选择: 条件成熟的服务平台(成本、单据合规性较好),可由中心评估、财务部成本经理审批后,采取长期授权的方式,由被授权人审核签字后直接寄财务部审批付款; 紧急付款的,可由服务平台提交审批报告,以审批报告作为附件,单据直接寄财务部审批付款; 条件不成
7、熟的服务平台(成本、单据合规性较差),且不耽误付款的,由服务平台邮寄至中心,中心审核后寄财务部审批付款。4.1.5 核算要求 仓租预估成本与确认成本差异超过1000元,需由财务经理、主管提交差异说明(含责任追究),经中心经理、运营部部长、总经理审批后方可支付; 需取得供应商开具的仓储服务业发票,不可白条或扣税点。4.1.6 单证要求 付款申请单、仓租成本面积确认表、仓储服务业发票、预估与确认差异原因分析(责任追究报告)。4.2 客户外租仓成本核算客户经理、开发人员2、在客户合同中明确管理费收入的方式。维护收入合同的同时1、信息中心维护客户合同,将原“纯管理费收入”维护为“管理费收入+代收代付仓
8、租收入”(维护时注意分开2条记录),如美的空调管理费3.1元+代收代付仓租10元,全额计入“管理费”收入;2、同时维护代收代付仓租成本。维护内容:供应商名称:芜湖安得代收代付仓租;业务类型:管理费;面积:管理费收入对应的面积;单价:10元;3、财务经理负责对信息中心维护的管理费收入成本进行检查。3、账务核对、成本确认财务经理、财务主管、次月5日前1、客户经理根据与客户确认的管理费面积提开票申请,3.1元管理费收入与10元代收代付仓租收入分开提票,其中10元代收代付仓租收入虚拟开票、核销,3.1元管理费收入正常开票;2、财务经理、财务主管根据客户确认的管理费面积*10元进行成本确认及付款申请。4
9、、付款核销1、检查代收代付仓租收入及成本是否一致;2、ALIS进行虚拟核销,不写入ERP。4.3 自建仓仓租成本核算,参照自建仓库财务核算管理办法执行。4.4 其他与仓租业务有关的成本核算:4.4.1 仓库水电费:仓库日常水电费开支。 核算要求:ALIS系统列“仓库水电费”; 单证要求:付款申请单、水电表读数(上月底数、本月指数、单价)、供应商发票;4.4.2 仓库扫码费:托管仓扫条码支出。ALIS系统列“扫条码”、根据合同约定支出;付款申请单、供应商发票。4.4.3 仓储其他:仓库购买的日常清洁用具及其他仓库低值易耗品。ALIS系统列“成本-仓储其他”;付款申请单、采购发票。5.0 相关文件分权手册6.0 其他 本文件自下发之日执行,原成本核算操作规范作废。7.0 附件 *物流中心*服务平台面积确认表供应商名称起始时间截止时间天数(月)使用面积单价金 额合同号制表人: 供应商确认(盖章):制表时间: 确认日期:- 6 安得物流股份有限公司 发布
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