档案管理学教案Word格式文档下载.docx

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　　2.档案的定义　　关于档案的定义，中外档案界至少有几十种不同的活法，为什么会友这么多呢？

一是不同国家有不同的政治文化观念，对档案这一事物的认识有所不同。

二是同一国家不同时期的人们站在不同的角度观察，对档案这一事物的认识也会产生差异。

三是同一国家同一时期的人们因不同的需要，对档案这一事物的认识也会有所差别。

　　但在我国，对于档案的定义，目前有两种权威的表述法，一是法律定义，《中华人民共和国档案法》于1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议修正。

　　第一章“总则”第二条“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

”　　我国档案保存基本完好，但是在历史上出现了两次人为性的毁灭：

一个秦朝时期，焚书坑儒，第二个是文化大革命时期。

　　文化大革命之后的第一个法就是档案法，所以，经过文化大革命的浩劫后，大家已经清醒的认识到档案的重要作用和意义。

　　二是学术定义。

根据国家档案局2000年12月发布的中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》的表述，档案是“国家机关、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

”这两种对档案的定义是一致的，揭示了档案的本质属性，也对档案的形成、档案的形式和范围作了表述。

通俗的讲，档案就是原始的历史记录。

因此，对档案的定义可以从四个方面加以理解　　产生档案的主体。

是各类国家机构、社会组织和个人，　　表现出多元性的特点，于主体不同，就产生了档案的不同所有权，分别属于国家、集体、个人。

　　档案的基本属性是原始记录性。

原始性是指档案是当　　时、当地直接形成于社会活动过程中的历史产物，而不是事后编造的。

　　档案的价值性，也是有用性。

一是历史凭证价值，从　　档案的内容、形式特征看，档案是真实可靠的，具有法律效力的。

二是参考价值，从档案的信息储备和所反映的内容看，档案信息可以提供各项工作借鉴　　档案形式的多样化，从档案的载体上来看，有甲骨、　　金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。

表达方式基本有三种：

文字、图像、声音；

　　从记录方法来看，有手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。

　　3.档案形成。

档案是文书转化而来的。

转化条件有三：

办理完毕的文件才能成为档案有利用价值按照一定规律保存4.档案的作用　　凭证作用。

作为我们每一位公民而言，档案的凭证作用尤为显得重要。

比如说现在办理社保，就需要你本人的工龄证明。

那这个工龄证明就是你的档案，没有人事档案，劳动关系无法转入新的工作单位，没有病历档案，在解决医患纠纷中就失去了凭证。

　　一个借调到教育部的同事和我聊天：

　　有一个收购站的人在教育部门收了一些废纸，回去整理过程中，无意间发现了自己当年参加高考的成绩册，结果他发现他的成绩已经进入了当年的中专录取线。

这意味着什么？

意味着他现在也是国家干部，也具有稳定的工作和收入。

于是就拿着这些材料上告当时的教育主管部门，提出：

还我青春、还我工作，同时还附带经济赔偿。

因为时隔多年，当时负责招生的同志已不在人世，事情的经过也说不清楚。

为了应诉，当地的教育部门就开始查找该考生的有关资料。

有一天，　　朋友去办事，看到负责应诉的老师正在大仓库里翻着堆得如山一样的废纸堆。

这位老师痛苦的说，让我还他青春，我怎么还呀？

我得找依据，这时，我朋友给出了一个主意，你去档案室，看一下当时的招生文件，看有什么线索没有，后来真有结果了，原来，刚恢复高考时，外语分数不是百分制，而是折算成50%计入总成绩，这样，这名考生成绩就不够了。

　　参考作用。

比如西安在修地铁，在规划之初就需要查阅大量的各种档案，包括，地址水文，地下管网，沿线建筑基础等，以便确定材料及工艺的选择、地铁的线路、站点的选择等方案。

否则，地铁的安全就难以得到保证，施工中就有可能出现破坏地下管网的情况，造成无法估量的损失。

　　档案的参考作用还广泛的体现在学术研究，文学创作，政策制定等方面。

其实，档案的作用也历来被人们重视。

无论是古代的帝王，还是现代的总统元首，都十分重视档案的收集利用。

　　5.档案的分类，专业档案，比如，人事档案，　　文书档案　　二．档案工作概述1.档案工作的内容　　档案工作的内容有广义和狭义两种解释。

　　广义上说，是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室

　　　　　　工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究和出版工作等。

　　狭义上说，是指档案室和档案馆所从事档案业务工作，即用科学原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。

　　2.档案业务工作内容　　档案业务工作内容有六环节之说和八环节之说。

收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用、检索和编研　　其中前五环节为基础工作，后一环节为提供利用的工作。

　　3.档案工作的性质　　1．档案工作是一项管理性的工作　　档案工作是专门负责管理档案的一项业务工作是某种管理工作的组成部分是专门管理档案的科学性工作2．是一项服务性的工作3．是一项政治性的工作4.档案机构　　档案馆档案室办公室　　第二部分档案管理业务介绍　　收集工作　　第一节收集工作概述　　一、收集工作的意义　　1．收集工作是档案部门积累档案的手段，它为档案工作提供了物质对象。

因此它是档案工作的起点及第一个环节。

　　2．收集工作是档案集中统一管理的重要内容和一项首要的具体措施。

　　3．收集工作质量的高低直接影响到档案的整理、鉴定和利用等工作。

　　4．收集工作是档案部门和社会各方面发生联系的重要环节之一，因此它要求的政策性强，工作方法灵活多样。

二、应该注意的问题　　1.零散文件的收集，实物载体的档案，这是最容易忽略的。

单位获得的奖牌、证书、来宾馈赠的纪念品、上级领导及名人对本单位的题词、废止的印章等。

声像材料。

领导人直接收到的公务文书　　2.“帐外”文件收集，帐外文件是指工作活动中登记或用印等形成的材料，如会议记录，部门规章制度，统计报表，决议、请示和报告、计划总结、生产统计报表、分配方案、财会凭证和财务簿、单位的简史等。

用印登记等。

　　3.电话答复重要问题、会议纪录、一些领导人的即席讲话应当记录下来形成文字，并要标明作者、时间、地点、办理情况等。

这种情况在全国很多地方都做得不够好。

　　第二节档案室的收集工作　　★一、归档制度1．归档制度　　各单位在工作活动中不断产生的文件，处理完毕以后，经文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案室收集保存，称为归档。

在我国，这是党和国家规定的一项制度，称为“归档制度”。

　　2．归档时间　　第二年上半年前。

也可灵活处理。

　　3．归档范围：

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》于2006年12月18日公布，在这一文件中有详细规定。

各单位可根据这一文件精神，结合本单位实际情况，制定本单位的文件材料归档与不归档的范围。

　　该归档范围规定如下：

　　反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

　　机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

　　本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；

下级机关报送的重要文件材料；

　　其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

第四条机关文件材料不归档范围是：

　　上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

　　本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

　　同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

　　下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

　　4．归档注意的问题　　　　归档的文件材料种类、份数、页数都应齐全完整在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原文件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；

文电应合一立卷。

　　年份的安排。

不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在批复年立卷；

跨年度的规划放在针对的第一年立卷；

跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；

跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；

非诉讼案件放在结案年立卷；

其它文件材料的立卷应按有关规定执行。

　　顺序排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；

正件在前，附件在后；

印件在前，定稿在后；

重要法规性文件的历次稿排在定稿之后；

非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件在前，依据性材料在后；

其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。

　　文件材料标题。

对于文件题名不要随意更改和简化，标题不符内容的，需要重写，如无标题，就应加上。

　　案卷标题，如：

　　关于XXXXXX等中央领导人的重要讲话关于XXXXXX等地区粮食问题的报告　　“等”字表示省略，“等”作为一个模糊的概念输入计算机,利用查找不便，可以尽量把名字罗列出来，计算机才能显示出来。

另外，“本机关”、“我校”中的“本”、“我”也是模糊概念，同样是不确定的，不要使用。

　　　　档案整理工作　　第一节整理工作概述

　　　　　　一、整理工作的意义　　保持文件之间的历史联系，不是整理档案的主要目的，所以不能为联系而联系，便于保管和查找档案，才是档案整理工作的基本出发点和最终要求。

　　档案整理的质量直接关系到档案的利用。

　　档案整理工作，在档案总体管理中具有重要意义。

它是档案利用、开放，发挥档案作用的一项前提条件，是整个档案工作中重要的基本建设。

　　它是开发档案信息资源的重要基础，档案整理科学化和标准化的提高，对于档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。

　　　　二、整理的内容和步骤内容包括　　区分全宗、分类、组卷、卷内文件整理、编目、装订、排列案卷目录的编制。

　　步骤可分为1．了解情况，拟订方案　　主要应了解立档单位的情况，还应了解全宗的数量，所属年代，主要内容、保管状况、完整程度、混杂　　情况、整理质量、提供利用时间。

　　2．区分全宗和分类　　3．细分和组卷、草拟案卷标题　　4．初步排列案卷顺序，检查分类是否合理，弄进行适当调整。

　　5．全面审查修改标题。

　　6．固定排列位置、编制案卷目录以及文件的张号、页号、件号。

　　对某些破损的文件进行裱糊。

案卷的排列以全宗为单位，按照不同的分类、载体或保管期限分别排列。

排列方法要统一，不能随意变动。

　　　　三、整理工作需要注意的问题1、复印件　　2、结构不完整的文件，如