YO-WS-S01-002(A1)记录管理规范(质量管理体系)Word文档格式.doc

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注：

文件的发布范围由责任部门根据实际情况选中对应的复选框，非全员发布的文件，需填写发布的相关部门及岗位名称。

文件修订记录

修订日期

页码

修订内容说明

版本变更

备注

2015-06-25

全部

1.修改文件模板

2.增加定义与术语

3.对“工作规范”进行详细的说明

4.增加质量记录管理流程图

A/0→A/1

目录

1 目的 4

2 适用范围 4

3 定义与术语 4

4 职责 4

5 工作规范 4

5.1 记录的分类 4

5.2 表单/表格的管理 4

5.3 记录的填写 4

5.4 记录的收集、标识和归档 5

5.5 记录的查阅 5

5.6 记录的保存期限和销毁 6

6 相关文件 6

7 表格使用指引 6

8 附录：

质量记录管理流程图 6

1目的

为了对记录进行有效的控制和管理，以客观、真实、准确地提供产品或服务质量及环境安全绩效符合规定要求的程度和管理体系有效运行的证据，为管理体系的改善提供依据，特制订本规范。

2适用范围

适用于本公司与体系相关的管理体系记录管理，适用时，包括来自供方的记录。

3定义与术语

3.1表格/表单：

未填写记录内容的空白受控表格。

3.2管理体系记录：

在规定的表格/表单上所做的记录

4职责

4.1各部门负责本部门相关体系记录的填写、收集、保存、归档，必要时移交或销毁。

4.2人事行政部负责空白受控表单的管理，并提供给使用部门。

4.3管理体系记录的填写人员对所记录的数据/文字负责。

5工作规范

5.1记录的分类

5.1.1记录的载体可以是纸张、硬盘、服务器、磁带、照片、光盘或其它媒体。

5.1.2管理体系体系中的记录、报告、检验和验证数据等，均属“管理体系记录”的范围。

一般分为：

1）与产品有关的记录：

产品要求评审、产品设计和开发的记录、测试/检验记录、生产记录、工程实施记录、不合格品处置、产品让步、设备管理、产品召回等记录；

2）与管理体系运行有关的记录：

管理体系审核、管理评审、合格供应商评定、纠正和预防措施、培训及考核记录、事件调查、环境因素识别评价记录、危险源识别评价记录、EHS监测、合规性评价记录等；

管理体系记录包括但不限于以上两个方面。

5.2表单/表格的管理

5.2.1用于记录的空白表单按照《文件管理程序》的要求进行编制、审核和批准，由人事行政部通过邮件给使用部门。

5.2.2使用部门只能使用经过文控受控发布的表单。

5.3记录的填写

员工根据相应的流程、规范或作业要求填写相应的记录。

记录填写过程需遵循以下要求：

1）填写及时：

记录需在实际工作/作业过程中填写，不得后补和伪造；

2）内容完整：

记录应按设置的项目逐项填写，确保记录的完整、齐全、准确、真实，某些项目不需要填写时，需用“/”明示；

3）字迹清晰、整齐：

所有手写的记录，应字迹整齐、清晰，能准确识别，不得使用铅笔或其它容易褪色的笔；

4）签名完整：

无论手写或电子签名均须签全名和日期；

5）记录顺序号建议参照以下规则填写，各部门也可根据需求按照原来的编写规则填写，但需确保记录顺序号的唯一性及可追溯性。

YYYYMMDD-ABC-001，其中YYYY为四位年份、MM为二位月份、DD为二位日期；

ABC为填写人员姓名第一个字母；

001为三位数字流水号，根据实际情况递增；

如：

20130525-JXP-001；

6）记录修改：

原则上记录记录填写完成，不允许修改。

如系笔误或经证实原有记录不准确，可以划改，即在原记录上划“=”线，把正确的内容写在旁边，更改者在更改处签全名和日期。

划改后必须保证原记录可以识别；

7）凡经涂、贴、刮方式改动的记录一律作废。

5.4记录的收集、标识和归档

5.4.1人事行政部部编制《表格清单及记录保存期限》，明确记录的保存部门、保存期限及存档方式等。

5.4.2各使用现场产生的记录由填写人员当天收集和整理，每月底整理后提交部门文员。

5.4.3各部门文员每月初依照《表格清单及记录保存期限》对上月产生的记录进行收集汇总、标识、归档，标识的方法包括：

1）纸质：

将上月的记录汇总装订成册，加封面并在封面上写明：

记录名称、记录所在的月份、对应的表单编号等，如有多册，则注明“共几册/第几册”；

2）电子：

将上月的记录汇总成文件夹，文件夹命名为“记录名称、记录所在的月份、对应的表单编号”等。

5.4.4各部门文员将整理、标识好的记录存放于相应的文件柜中，并在文件柜上标明所存放的记录明细。

5.4.5记录保存期内，文件柜需注意防潮、防鼠、防止损坏和遗失，现场记录应当天收集和整理。

5.5记录的查阅

5.5.1内部人员查阅其本职工作相关的记录（如质量管理人员查阅产品检验记录），可直接到对应的资料管理人员处取阅。

5.5.2内部人员查阅其本职工作无直接相关的记录（如行政人员查阅产品检验记录），需说明理由，经记录管理部门负责人批准后取阅。

5.5.3外部机构（如客户、政府部门、第三方认证机构）查阅本公司记录，由对应的业务负责人决定是否提供。

5.6记录的保存期限和销毁

5.6.1记录的最短保存期限由人事行政部在《表格清单及记录保存期限》中予以明确，并确保满足如下要求：

1）所有记录保存期限应符合法律法规和客户的要求；

2）与产品有关的记录在产品寿命周期内保存；

3）体系（质量、环境、职业健康安全、知识产权等）运行记录在认证有效期的基础上增加1年；

4）部分反映公司经营历史、能力和业绩，或对今后工作有参考价值的记录文件，在公司不改变经营范围的情况下永久保存，如公司年度经营总结报告；

5）对保存期限无特别要求的记录，保存时间1年，如考勤记录；

6）记录的保存期限延长，由保存部门自行决定。

5.6.2承担记录管理的部门文员每年12月对所管理的记录进行清理，将达到保存期限的质量记录填写于《记录销毁确认清单》，交人事行政部文控专员确认。

文控专员确认后，由部门文员对过期记录实施销毁。

5.6.3销毁方式包括：

1）电子档：

直接粉碎；

2）纸质档：

不涉及产品技术参数的记录，可予以变卖或废纸回收利用；

涉及产品技术参数的记录（包括产品策划、测试、检验等），需利用碎纸机粉碎。

6相关文件

6.1PO-P-S01《文件管理程序》

7表格使用指引

所使用的记录表格，表格流向、存档部门等。

表格编号

表格名称

表格流向

存档部门

PO-R-S01-006

《表格清单及保存期限》

人事行政部

PO-R-S01-008

《文件记录销毁记录表》

各部门

8附录：

质量记录管理流程图

否

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