会议策划方案Word文档下载推荐.docx

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10、交际/酒会；

11、新闻发布会：

新闻发布会要素：

●目的

●信息发布的目标受众

●拟邀请对象

●发布会规模

新闻发布会涉及到的事情大同小异，一般来说，包括这几大部分：

1）、活动策划与主题确定

2）、节目策划与议程安排

3）、资料准备

4）、与会人员邀请、沟通与确定

5）、时间、场地落实与场景布置

6）、产品展示、演示与信息发布

7）、现场气氛控制

一、清楚发布会所要达成的目标，发布会的类型，以确定其规格、方向和基本风格。

大体上，新闻发布会可以分为如下几个类别，而且风格也基本沿用下述套路：

1）、政治性——严肃感

2）、高科技产品类——正规中带有活泼

3）、农业类别——亲切、环保

4）、文化类别——文化感、历史感

5）、一般工业品——科技感、品质感

6）、娱乐类——活泼，前卫

7）、时尚产品——经典中带有时代气息

8）、工艺品类——经典、古拙

9）、其他类别——相应的风格

二、成立筹委会，组织相关的人员，确定组织、人员保障；

三、确定时间、流程与目标管理，并做好反馈、调整；

四、活动策划、确定活动主题。

活动策划主要包括如下内容：

1、会议议程策划安排大多数发布会整个过程就是讲话，念稿件，例行演示。

实际上，尽管发布会是一个正式的会议，但可以做得更活跃一些，尤其是会议的开幕。

在会议议程安排时，注意紧凑、连贯，从实践来看，一般控制在一到两个小时为宜。

特别是发言的时间，演讲稿件字数应该控制在把问题讲清楚的长度，不宜太长，也不宜太短，实践中，15分钟到20分钟之间比较合适。

2、主题策划发布会的主题，可以有多种取法，常见的是在主题中直接出现“XXX发布会”字样，也有的有一个大的主题，下面为正题，也有两者的结合。

另外，按照国家新闻出版有关部门的规定，凡是主题中有“新闻”字样的发布会，须经国家新闻出版部门的审批。

一般来说，实践中，很多企业略去“新闻”字样，采用其它称法。

确定参会人员是一项很重要的工作，也是一个变化较多的因素，而它的变化将影响到整个发布会的规格与规模，进而影响发布会的各个因素。

比如，重要人物的出席和缺席可能影响规格，或者方便起见，会议地点或会议的一部分内容改为机场、贵宾室进行，或者时间调整等。

因此，这是总协调工作控制的“关键点”，宜重点来抓。

参会人员的选择上，服务发布内容需要的原则，选择相关性强的人员参加。

一般来说，官员都选择讲话较有份量的人物，而专家则是在该领域有建树或名气大的人。

新闻记者则是发布会的重头，一般来说，先造一份拟邀请的名单，提前一周时间发出邀请函，然后电话落实。

时间较突然的新闻事件可以采用电话和传真的方式。

落实好后做好分类的统计工作。

五、拟定活动策划案和具体操作方案。

活动策划案是指导整个活动的战略、战术文本，供策划活动用。

一般来说，会议核心成员才提供。

具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理公关公司，指导整个活动的具体操作，一般比较详细，具体到每一个人每一步，甚至具体到胸卡的内容，时间上具体到分钟。

一般会议人员人手一份。

六、新闻通稿及相关资料准备提供给媒体的资料，一般以广告手提袋或文件袋的形式，整理妥当，按顺序摆放，再在新闻发布会前发放给新闻媒体，顺序依次为：

1、会议议程

2、新闻通稿

3、演讲发言稿

4、公司/组织宣传册

5、有关图片

6、纪念品（或纪念品领用券）

7、企业新闻负责人名片（新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络）

新闻通稿包括如下：

1、消息稿。

字数较短，一般在1000字以内，发布起来快，有的媒体在发布会结束不到一小时就已经出版。

2、通讯稿。

篇幅较长，内容充实，一般是深度分析，重点报道。

消息不能讲清楚的背景等问题可以进行详细阐述。

消息一般是一篇即可，通讯稿则可以从不同角度提供多篇，也可以以答记者问的形式表现。

3、背景材料。

4、图片资料。

以上资料一般以书面形式提供，也可以另外附电脑光盘、软盘的形式。

5、重要发言。

对新闻记者有用的发言稿。

比如，企业最高负责人的发言，技术、营销分管领导的发言等，有些有新闻价值的代表的发言也可以列入新闻记者的资料中，但是以对记者报道有益为标准。

6、公司或组织的宣传册。

7、参会重要人物、知名人士材料。

七、时间选择与场地落实、现场布置。

时间选择在新闻策划中是一种艺术，发布时机选择不同，效果迥异。

企业发布会有时要避开重大的事件、会议，比如“两会期间”版面较紧张，记者也大多有安排，时间上不能保证。

有时则要趋近于某些时机，比如相关性大的时候，起到借势的效果。

另外，在时间上，一般选择人们容易记起的日子，如节日，一月之月初、月末，也要避开一些禁忌日。

如果是星期六、星期天或其他节假日，可以考虑在下午进行。

场地的选择上，一般综合考虑以下几点：

一、是品位与风格。

二、是实用性与经济性。

三、方便性。

研讨型会议：

研讨型会议通常专业性较强，参与的人数不是很多，除非是行业标准讨论，一般不会超过100人。

这类研讨会的关键点是会场及地点选择。

会场——除一般性的主会场外，通常需要一些小型会所以便分组讨论。

主会场的布置除保留主持人外，其他座位应当体现平等精神，发言用的麦克风应该每个座位都有——除非人数小于15人。

关于地点，通常选择相对封闭、安静、利于保密的地点，最好能在郊区环境优美会所——应当满足夜间娱乐休闲、团队精神训练、场景变换、交通相对方便等要求。

培训会议：

培训会议也是专业型会议，通常是企业内部或者教育部门举办。

除带有研讨性质外，更多的是技能交流及知识传授，所以培训会议对场地的要求相对较高——除了一般的封闭式会场外，应该还有各类拓展训练设施或者场地，可能的话还应该有高品质的休闲放松场地。

培训会议的关键点：

场地、培训设施及培训师。

社团会议：

社团会议通常为纯会议，往往需要发布一些宣言或者决议之类的书面信息。

所以社团会议经常配合新闻发布会举行。

举行此类会议，表决设施、现场会员排序及会场控制是关键。

作预算的时候应当考虑新闻传媒成本——包括记者的邀请、交通、住宿及餐饮安排等。

公益性/技术性论坛：

此类会议多为公开性会议，系列分会将是此类会议的特点，所以会议场所的选择非常重要，基本要求是可以分割或者主会场附带小会场，对会议设施要求也比较高——同声传译、传媒记者招待、多媒体、视频直播以及讨论场地等均有可能要求提供。

此外，如果会议主办地的会场不能满足几种分割要求，那么会务交通就成为需要重点考虑的内容。

订货交流会议：

此类会议实际上兼有展览性质，因此会场的要求相对特别。

理想的场地应该是专门的展览馆或者会展中心，带有商务会所或者类似场地则再完美不过。

如果是小型订货交流会，可以设立在大型商务型酒店。

组织或者代理此类会议的关键点是：

场地选择、会场控制、展览布置。

秘书服务：

所谓秘书服务指向会展主办方提供各类文秘、勤杂、临时采购、临时司乘、向导等服务。

这些服务通常是临时或者按时提供的，在预算时通常按类别笼统计算，不在细分——可以按不可预计费用或者按其他类别计算。

如果通过代理公司操作，那么告诉代理公司作好随时服务的准备很有必要。

代理公司与主办方之间的最后服务费用核算将通过双方指定的联络人互相签单认可，由双方财务或者相关人员核定。

茶歇：

茶歇对于一般的大型会议而言可能不需要，中、小型会议，特别是公司或者组织高层会议，会间茶歇是很重要的。

茶歇的定义就是为会间休息兼气氛调节而设置的小型简易茶话会，当然提供的饮品可能不限于中国茶，点心也不限于是中国点心。

通常茶歇的准备包括点心要求、饮品要求、摆饰要求、服务及茶歇开放时间要求等等，一般不同时段可以更换不同的饮品、点心组合。

大致上茶歇的分类是中式与西式。

中式的饮品包括矿泉水、开水、绿茶、花茶、红茶、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料，点心一般是各类糕点、饼干、袋装食品、时令水果、花式果盘等等。

西式茶歇饮品一般包括各式咖啡、矿泉水、低度酒精饮料、罐装饮料、红茶、果茶、牛奶、果汁等等，点心有蛋糕、各类甜品、糕点、水果、花式果盘，有的还有中式糕点。

翻译：

可能有的人认为翻译只是传声筒，是一个工具，所以会议翻译的安排就如同其他道具那样很简单，只要“采购”就可以了。

其实，翻译是工具不假，但翻译是个特殊的工具，是担负思想传递的具有思维方式的人（有时候还是会谈僵局的润滑剂或者缓冲剂）。

所以翻译，特别是临时聘请的翻译值得认真对待。

很多所谓翻译不是通才（换言之，除翻译者本身已经掌握的知识外，可能对其他领域的连概念都没有），而会议涉及的专业术语往往很多，而且通常是很生僻的单词或者组合词，因此提前沟通十分必要。

再者，应当告诉翻译发言者通常的语速，有条件的可以把以往的映像资料交给翻译，让其熟悉一下，并告诉翻译本次会议大致的研讨或者涉及的内容。

当然为了商业秘密不外泻，对翻译必要的约束是应该的——通常以书面形式约定在多长时间内接触机密的翻译不得对外界透露，在此期间内雇用方有权要求翻译保密，并有权要求翻译赔偿由于泄密而带来的损失。

车辆调度：

重要的国际性会议、行业重要会议、知名公司全球或者大区会议，参与者通常人数较多，身份较高，如果在主办者所在地，车辆调度可能不成问题，如果在异地举办，那么车辆调度就值得好好研究。

通常，异地举办会议基本上委托当地专业机构代理，车辆调度涉及到主办者与代理方的沟通，还涉及到会议举办地的车源问题。

对于主办方，通常只提出用车要求及安排要求，而代理公司则要考虑时间安排、预定的合理车辆数量、行走时间及线路等等。

因此，主办方应该提前告诉代理方相对准确的与会者抵达时间、人数、此时间段内抵达客人的身份及车辆使用标准，并告诉代理方如果出现与预告情形不符时希望采取的弥补措施及愿意为此承担的代价。

健康保障：

一般情形下，健康保障不需要列入会议或者展览企划。

但对于特殊会议如有高龄知名学者、身体残疾专家或者政府官员参加的一些会议，那么健康保障就应该纳入会议企划内。

主要内容包括举办地医疗信息的收集、特色专科分布、急救车辆呼叫及费用支付办法、常用药品少量采购、无障碍通道及洗浴卫生设备的改造等等。

保险知识：

组织展览需要办理保险。

展览会组织者一般不负责展出者展品的丢失、损坏和人员的伤亡事故，以及在展台内发生的第三者伤亡事故。

因此，展出者需要自行安排保险。

保险涉及投保险种、投保金额、投保期限等问题。

保险不仅涉及展品和运输，还涉及展台人员、参观者等。

展览涉及的险种比一般人想象的多，包括展览会取消险、展览会推迟险、政治险、雇工责任险、运输险、战争险、火险、盗窃险、破损险、人身伤害险、公众责任险、人身事故险、个人财产丢失险、医疗保险等，名目繁多，比较冷僻的险种有展览会附属研讨会主要发言人未出场险。

但是，展出者没有必要投保所有险种，根据规定和需要选择险种投保。

基本险包括展品、运输、人身、第三者有关险种。

展览会组织者、运输公司、施工管理部门等会规定了一些强制性的保险要求，这些规定应予以执行。

此外，展出者可以根据自己的实际需要办理其他险种。

对于展出者，主要投保险以及办理投保需要注意事项如下：

展品和道具险，保期要包括运输和展览会过程。

投保险种有展品的盗窃险、道具的火险等。

运输险，为安排展品在动输和展览过程中的保险。

在展品发运并取得提单后，按清册价办理保险手续。

一般办理一切险，并取得保险单