《办公室实务》第一二章练习文档格式.docx

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D．不宜发送私人、保密文本

3．以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的（）。

A．保留一张购货订单，收到货物时一一核对打勾

B．让员工们随意领取办公用品

C．通过电话订购或传真订购，可以提高交货速度

D．用库存一览表来储备办公用品

4．传真机最好用来传送以下哪种邮件?

（）

A.一般的图纸

B．机密文件

C．很长的文件

D．感谢信

5、以下哪些不是办公室事务管理的特征（）

A.服务性B.决策性

C.专业性D.主动性

6、以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的（）

A.安置窗帘遮挡室外光线B．与其他设备正确连接

C．选择复印倍率来决定复印纸尺寸

D．应设置电脑的桌面屏幕保护功能

7、文员在进行办公室的布置时，以下哪些行为是不适宜的（）

A．准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条

B．办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放的太满且要经常清理

C．较大的物品放在高于眼光平行的层面上，用标签贴在物品的下方

D．下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料放置好以免丢失和泄密

8、以下关于录音机的使用，哪一项是不适宜的（）

A．录音时需将监听开关置于“ON”位置

B．想保存录制好的内容，可将磁带盒两侧的防抹片除掉

C．机内话筒录音，注意最佳录音距离为30-150厘米

D．录音时要防止杂音混入，可采用传输线录音

9、办公室，顾名思义，是办公的场所。

下列诸项中（）不属于办公室范畴。

（）

A．厂长室B．实验室

C．院长室D．经理室

10、以下关于办公室的职能的说法，哪一种是正确的。

A.办公室为上司服务，其他职能部门不用顾及

B.办公室文员只要掌握办文、办事、办会的知识和技能

C.办公室管理具有集中性和整体性

D.办公室事务管理不仅有被动性，体现出来更多的是主动性

二、判断题

1．办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。

2．在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。

3.办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。

（）

4、无论是什么样的文本和图表几乎都可以通过传真发送，因而文员在发送信息应首选传真。

5、办公桌椅，特别是客人的椅子要放在直对光源的地方。

6、小办公室的配置，打字和复印间应离上司办公室稍远一点。

7、文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。

四、设计题（每小题10分，共20分）

1．小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸（2刀），要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。

小李应该怎么做?

答案：

一、选择题

1、D2、B3、B4、A5、B

6、D7、C8、A9、B10、C

1、√2、X3、X

4、X5、X6、√7、√

三、设计题

答：

电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录；

电脑放在右边，（2分）

新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条，（2分）

各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内；

参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里；

（2分）

公司印章放人办公桌带锁

的抽屉内；

（2分）

墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层。

第二章练习

1、文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的（）。

A．定好目标，把想做或需要做的事情写下来。

B．尽量控制外来干扰，把重要的工作安排到安静、有效的时间段里去做。

C．每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力。

D．对每一项工作作出安排，定好最后期限。

2、请示是文员工作上有疑难，无法处理时向上司请求批准。

下面请示中（）是不当的。

A.对口请示

B.事先请示

C.越级请示

D.请示要单一

3、对新情况、新问题，无章可循时，上司又没有明确的指示，文员可参照有关政策，作出合乎情理的处理。

这是采用（）的方法。

A.进言B.受意

C.变通D.挡驾

4、文员在传达上司的指示时，哪一项的做法是不适宜的（）。

A.必要时可以形成文字材料，照本宣科。

B.传达可以根据上司的主要意思，溶入自己对问题的意见。

C.不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示。

D.重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记。

5、文员工作过程中，以下合作方法，哪一种是不适宜的（）。

A.善于同他人合作，密切配合，步调一致。

B.应该有自己的个性，尽可能表现得与众不同。

C.配备文员时遵从异质结合原则。

D.公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任。

1、没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。

2、文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。

（）。

3、请示和报告可以合并使用，如“关于xxxxx的请示报告”（）

三、简答题

1、什么是文员的挡驾方法？

主要的挡驾方法有哪几种？

一般应怎样做？

2、什么是受意？

受意有几种？

办公室人员应怎样运用受意方法？

3、文员进言是指什么？

进言具有什么作用？

方法和要求是什么？

1、C2、C3、C4、B5、B

1、√2、X3、X

对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。

文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。

（1）电话挡驾。

上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。

上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。

（2）来访挡驾。

先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。

（3）会议活动挡驾。

对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。

（1）受意是文员接受和领会上司意图。

（2）一种是直接受意，另一种是间接受意。

（3）文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。

但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的受意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。

要做到：

备好记录本，记录下指示要点。

注意倾听，用心判断指示的用意。

必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。

如有不同意见。

可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。

接受指示后，要不失时机地贯彻实施。

进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。

具有参谋、补缺、增进关系的作用。

要适事、适时、适度地进行。