会务接待工作手册模板范本Word格式.docx

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5、Where（地点）

地点主要指迎送、会谈、住宿、就餐等地点。

来访的事由、人数、主宾的身份等是确定接待地点的主要因素。

例如：

举行大会或典礼,当级别较高的客人来访时，可在正式会场旁备一小型休息室，供双方领导在会前小憩和见面。

所选用会谈场所的座位数宜略多于双方总出席的人数,达到既能融洽交流又相对宽松的效果。

另外，就近原则也是要考虑的因素，使会谈、住宿、就餐的地点相对靠近或顺路,可以节约时间和精力。

二、准备

接待前的准备是做好接待工作的重要组成部分，是整个接待工作能够顺利进行的基础。

准备工作包括来访信息的确认、补充；

确定接待规格;

制定接待计划等方面.

（一）确认来访信息

来宾信息的收集，是做好接待准备工作的基础。

在接到接待任务后，首先应确认来访人员的信息,包括以下几个方面:

1、来访客人情况:

包括来访人数；

主要成员姓名、身份（职务、级别等）、性别、民族（在食宿等方面有无特殊要求和风俗习惯）、随行联系人及联系方式等.

2、来访计划：

包括来访目的、来访时间、离开时间、来去的交通方式及班次、是否需要订房、订票、接送等。

此外,还应告知来宾我方接待人员的姓名、联系方式等信息，便于双方的沟通和信息的及时更新.联系时要注意复述关键信息，如人名、电话号码、日期、航班班次等，请对方确认，以保准确。

（二）补充相关信息

由来宾方面提供的信息非常有限，不足以支持接待工作圆满完成。

因此，接待人员要根据已知情况扩展信息。

1、来访单位的情况：

包括来访单位的概况、特色和所处地区的概况等。

这些信息摘录、整理、打印后分送参与接待的主要领导和工作人员。

2、重要来宾的主要经历：

来宾地位尊贵，需要进行一对一的接待时.接待人员应了解嘉宾的个人信息，包括个人资料、主要经历等.这样才能在接待中做好细节工作，使彼此心情愉悦。

（三）规格定位

接待工作中,规格定位是一个非常重要的环节。

在掌握有关信息后，主要依据来访人员情况、时间与目的,及时向主管领导汇报，确定我方接待规格及参与人员,并制定接待计划.一般来讲，接待规格依据实际情况分为三种形式。

1、对等接待，这是最常见的接待规格，指我方出面接待的领导和客人的职务、级别大体相同而采取的一种接待形式。

2、高格接待，是指我方出面接待的领导比客人职务高而采取的一种接待形式.

3、低格接待，是指陪客比来客职务低而采取的一种接待形式.

在接待工作的准备中，只有对接待规格做出正确的定位，才能确定应该邀请哪些领导出席，如何安排车辆和行程，从而完成接待计划。

（四）制定计划

制定计划是接待工作的重点之一。

尤其是重要来宾来访,应及时向主管领导和有关同志汇报，听取领导对接待工作的安排意见，同时召开接待工作会议，在安全保卫、交通用车、陪同人员、经费开支、活动方式、日程安排、接待规格、接待地点、汇报内容、参观路线、后勤保障、宣传报导等方面做出准确、恰当的部署，确保接待计划顺利实施。

制定计划可通过填写《接待事务安排表》使计划完整和详细,其中的关键内容包括以下三方面:

1、物质准备，包括:

住宿安排、用餐安排、会谈地点、参观点、接待用车和有关文字材料等.

2、参加人员,根据对方来访目的、活动需要来确定，其中的重点是落实我方出面接待的最高领导。

3、资金准备，适量的接待经费是必不可少的。

附:

接待事务安排表

填表时间:

来访单位

来访时间

会晤地点

主要内容

来

访

单

位

成

员

联系人：

联系电话：

会见领导

接待

人员

经办人：

会晤

安排

馈赠礼品

备注

（五）检查准备

准备工作完成后，应从头到尾将整个接待计划梳理一遍，查漏补缺。

主要关注整个接待流程安排是否合理、是否遗漏某个环节等，确保每个环节应出席的人员和需要的物资都已落实。

提前半天或一天须再次落实人员、地点、车辆和经费等的准备情况.

三、迎送

（一）车辆安排

无论是接机接站，还是来宾到达后的座谈参观，车辆安排都是不可或缺的部分,在进行准备工作时应尽早落实。

所安排车辆座位数（不含折叠座位）应略大于总乘坐人数（来访人数+接待人数）。

在保证车辆交通安全基础上，兼顾乘车者舒适度和临时增加人员乘车空位等问题。

在接待重要领导时，一般应为其单独安排一辆小车.

工作人员应及早落实车型、车牌号码、司机姓名和手机号码，并提前与司机本人确认，保证本次出车的时间、地点准确。

除司机本人联系方式外，接待人员还应储存车辆调度人员的电话号码，以便出现突发情况时可以快速做出调整，及时解决问题.

（二）机场接待

若对方要求我方接机，首先要确认对方的人数、航班号、起飞时间和随行联系人电话。

接待人员要提前落实航班到达时间，并及时更新航班信息，安排好接机车辆，制作接站牌。

接到来宾后，应热情主动地自我介绍,帮助来宾拿行李。

待来宾到齐、行李件数确认后,接待人员应尽快带领来宾返回。

如重要贵宾，接待人员可以提前联系机场，申请贵宾通道并提前到达贵宾厅，交费办理接机手续等。

接到贵宾后可询问贵宾是否需要稍事休息再上车.

（三）火车站接待

接待人员应提前落实接站车辆和制作接站牌，并在出发前致电来访方的随行联系人,确认火车是否正点运行,告知对方自己将在何处等候。

若对方身份比较尊贵，则需提前办理相关手续,到站台迎接。

接到来宾后,接待人员要热情主动地自我介绍，帮助来宾拿行李。

接待人员应提醒来宾注意保管好行李和随身物品，并尽快引领来宾离开火车站广场，返回.

（四）来宾自驾车

来宾自行驾车来到公司。

接待人员要提前与来宾约定好时间和下车地点,向来宾清晰介绍公司的地理位置和行车路线。

当日，接待人员应提前致电来访方的联系人，询问对方位置，再次确认下车地点并表明自己将在那里等候。

如有需要，还应邀请出席接待的领导一同前往等候。

（五）送行

应尽早了解对方离开的日期时间和交通工具，据此安排有关领导和车辆为客人送行。

四、会谈

（一）会谈的前期准备工作

首先，接待人员根据对方的来访要求确定会谈时间和内容,并请相关人员出席;

根据会谈的规格和出席人数尽早预定会谈场地。

随后,接待人员将拟定的接待计划及相关资料分送相关领导和出席人员。

重要会谈,还应准备多媒体设备，制作领导名牌，注意领导排位.若有需要，还要联系相关新闻媒体进行报道，请专人负责会议记录。

（二）会谈当天的准备工作

当天，接待人员应提前检查会场的布置情况.保证会场整齐干净,有足够的座椅，有工作人员倒茶。

如有需要，还要调试多媒体设备，摆放领导姓名座位牌和鲜花.如有媒体参与，还应特意为媒体准备一份介绍会谈概况的新闻稿。

（三）会谈

接待人员将来宾引领至会谈地点后，先进行主客之间的相互介绍。

按照礼仪，应先把宾客介绍给主人，再把主人介绍给宾客.

会谈期间，接待人员应坐在出入方便的位置，根据领导和来宾的需要随时提供服务。

接待人员应注意会谈的节奏，如需要，委婉地提醒相关人员把握时间。

（四）会谈结束

会谈结束，接待人员应注意清理会场的工作，如回收会议资料；

领导姓名座位牌；

与相关媒体联系，撰写新闻稿、跟进报道等。

如有需要，尽快整理完成会议纪要，及时传递给与会人员。

五、参观

根据来宾的要求及公司的实际情况，可安排一些参观活动。

根据来访者的不同要求来选择。

如果对方想了解广州的历史文化，一般可选择陈家祠、南越王墓博物馆、中山纪念堂等具有广州地方特色的景点；

若对方希望参观广州市区、购买广州特产,则可以选择天河城广场、北京路步行街等商业区。

来宾要求进行校外参观时，接待人员可根据具体情况决定是否需要全程陪同.如果需要陪同,应事先策划好参观路线，收集要参观景点或地区的有关信息，届时为来宾介绍。

同时还要安排车辆，预留经费,在车上准备充足的饮水，还应根据天气情况准备雨伞。

如果来宾自行参观游览,接待人员也应该向来宾提供充足的信息，包括天气状况、景点概况及特色、周围交通情况等.

六、住宿

来宾如需住宿，应尽早为其预定住宿房间。

视来宾情况可在房间里准备适量的水果和鲜花，若是大型会议，可提前在房间内放置会议流程和公司简介.

接待人员将来宾送至宾馆后，应清楚的告知对方随后的日程安排及下次见面的时间地点。

如有需要，接待人员可要求宾馆提供“早上叫醒”服务，以免延误时间.如果来宾迟到,接待人员应拨打房间电话,向来宾询问情况。

切忌直接到对方房间外敲门。

七、餐饮

餐饮宴请是接待工作中很常见的环节。

接待餐饮的主要原则为：

节俭大方、具有地方特色、兼顾双方饮食习惯、重点照顾客人饮食爱好，避免铺张浪费.

（一）确定宴请规格和形式

宴请的规格，以宴请目的和主要宾客的身份地位而定.宴请形式的确定要参考宴请的缘由、被邀请主宾的职务身份及宴请对象的饮食习惯而定，例如是采用中餐还是西餐，以酒会还是茶会方式举办等.

（二）确定宴请地点

确定宴请地点应遵循以下原则：

与宴请目的、性质和主宾的身份地位相适应；

能够充分表达对客人的敬意;

同时交通便利、环境优雅、菜肴精美、价格合理、服务到位.接待人员应准备好经费和车辆.

接待人员应根据就餐人数提前预定进餐地点,用餐房间或席位,并预留余地。

提前将用餐的时间和地点通知有关参加人员，举行正式宴请应发请柬。

若是级别较高的宴请，还需制作领导姓名座位牌,考虑桌次安排、领导排位等工作。

（三）现场布置

若较正式的宴请，工作人员应提前到场进行布置。

其具体工作内容有：

在餐厅门口设立欢迎指示牌，调试灯光音响等设备，如重要宴请，应布置领导致辞稿；

席位的分配和摆放;

领导桌座位排位。

现场布置应庄重大方，可适当点缀鲜花.

（四）中餐宴请

1、点菜：

接待人员应提前联系餐厅，确定菜单。

菜式一般以清淡为宜,突出广州风味及餐厅特色，同时充分考虑客人、尤其是主宾的饮食习惯、口味好恶、宗教禁忌、健康状况等具体情况，切忌奇巧怪异的食品.点菜应量力而行，适当控制，略有盈余，用餐标准应按有关规定执行。

在宴请重要客人时,可以采用分餐上菜的形式。

要准备适当的酒水饮料，规模较大的宴会，酒水最好准备三种以上。

2、进餐:

宴请前，主人应提前到达宴会地点迎接客人；

如果客人之间不认识或不熟悉，主人应热情地为其介绍；

有一定社会地位的贵宾到来后，应先将其迎进接待室休息，并安排身份相同的人员陪同,待客人到齐后，主人再陪同贵宾一同进入宴会厅。

工作人员坐在餐桌最靠外的位上,并在自己身旁略腾出空间以方便上菜。

开餐后，工作人员应留意上菜、饭的进度，适时提醒服务员上茶水、饮料、饭菜和水果。

如饭菜数量不够，应及时加菜。

宴会一般控制在