XX集团知识管理系统建设方案.docx

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XX集团知识管理系统建设方案

XX集团知识管理系统建设方案

XX集团公司行政管理部

二OO九年十月

前言

管理学大师彼得杜拉克指出:

「二十一世纪企业最大的挑战，是如何增加知识工作者的生产力。

」换句话说，员工是企业最重要的资产，而员工知识与能力不断提升，就是企业持续拥有竞争力的来源。

藉由信息化提升员工能力，不仅是知识管理的核心，更是企业维持竞争力的保障。

当今企业间的竞争，不仅仅是产品、服务的竞争，而是品牌的竞争，但归根到底是人才的竞争，是知识的竞争。

也就是说企业的核心竞争力是企业的知识，而建立和强化企业核心竞争力的过程就是企业知识的管理。

XX集团公司一向致力提升水泥制造设备的技术水平，无论对全套水泥生产线设计或水泥厂改造皆有独到的技术，在世界各地屡创佳绩，产品及服务深受各大水泥集团所倚重。

XX集团提供的技术方案集世界著名水泥设备生产商之长，经多年研究，配合丰富的水泥厂生产运作及工艺改造的实战经验，向水泥业界提供独到及完善的产品和服务。

XX集团内部创造了大量知识成果，有非常多的宝贵经验，这些都是企业的宝贵知识资产，但目前并没有系统有机的管理起来，运用知识管理的理念为企业创造更多的财富。

公司知识很多，要通过对组织内外的显性、隐性知识的发现、发掘、引出；对知识的沉淀、评价、优化；对知识的试用、修正、固化；知识的共享、传播、内化。

实现“将最恰当的知识在最恰当的时间传递给最恰当的人”。

知识管理的问题在公司项目工作中体现的尤为突出。

XX集团是国际项目工程公司，项目效益是公司赖以生存的重要因素之一。

目前公司不做国内的项目，主要从事国际项目，例如中东方面的。

由于项目地域分布广，实施周期长，属于多地、多层的集团管控模式，必然会遇到战略分散、组织分散、信息分散、文化分散的发展瓶颈，必须通过信息化手段来推动，达到规模效益。

从知识管理角度来看，项目过程就是经验、成果等知识的共享、利用、转化以及知识的创新过程。

因此，面对项目工作复杂性的不断提高和工作任务相互依赖性的不断增强,企业在项目过程中有效地利用知识管理可以提高工作效率，缩短项目周期，降低项目成本。

目前公司成立了项目管理部，对各项目进行宏观的调控。

基于知识在项目工作中乃至整个企业发展中的重要性，公司领导决定以项目管理部为切入点，构建XX集团知识管理平台。

建设一个学习型、创新型、实干型，并能够不断自我修正的组织，使工作做“对”、做“好”、做“快”，且有激情地工作，建设一个以知识为中心的企业，通过知识管理使企业能获取长期、稳定、增长的竞争力。

一、项目工作问题与现状

从内部环境来看，公司不断发展，业务规模也在不断扩大，项目遍及世界多个地方，这同时带来的问题就是管理的不集中，信息分散，协同度降低。

从外部环境来看，金融危机的影响，业界竞争的加剧，成本在不断增加。

项目盈利已经成为我司赖以生存的重要来源，然而我们在项目工作中正面临着一系列困境。

1.项目资源无积累

XX集团已经有多年的历史了，在企业一步步发展的过程中生产出来大量有价值的知识，但没有统一有机的管理，但大多数都没有有效的保留下来。

在项目工作中更是具有代表性，我们有很多大型项目的运作经验，在不同项目中会遇到不同的问题，不同的新技术等，这些问题解决的方法及巧思都是宝贵的知识资产。

然而目前为止并没有一个良好的系统工具支撑人员将这些知识有机的管理起来，使得大多数项目成果、经验等不能得到更广泛的应用，更使得我司宝贵的知识财富在不断流失。

2.项目实施周期变长，成本增加

随着技术的革新，市场竞争愈发激烈，能否保质保期，高效优质的实施项目，是公司赢得客户青睐的制胜法宝之一。

随着市场竞争的加剧，客户需求不断提高，项目实施周期相对再变长，成本相对上升。

此时我们需要提升项目管理能力，提高项目运作能力，缩短项目周期，有效的降低企业运营成本。

3.知识保密性差

知识是企业的核心资产，项目知识尤其是涉及到重要项目技术的知识又是核心之核心，关乎到企业的命脉。

没有有效的系统平台做为支撑，一些密级知识难以保证安全有效的流通。

如果机密数据丢失、外泄，对企业造成的损失是难以估量的。

4.过度依靠专家工程师

由于没有历史项目知识的有效储备和管理，大量专业知识成果没有沉淀为企业知识资产。

很多项目没有或者只有很少可参考的资料，使得很多工程师无法胜任，只能依靠个别专家级的工程师以其丰富的经验来主导。

甚至当专家工程师离开，随之流失掉的就是宝贵的知识财富，甚至对项目造成重大影响。

5.缺乏有效的共享渠道

项目工作是一个高人力更是高智力的工作，工作过程中产生的经验、成果是极具价值的。

但缺少有效的共享渠道，这些可能更多的是存放在专家个人头脑中的，或者是在具备内利用，很难使知识得到广泛借鉴和利用，更无从谈起利用这些知识去做创新了。

例如在一个项目中遇到的攻关难题，也许在其它项目中已经得到了很好的解决，但是因为没有良好的共享平台，该项目组只能继续投入大量人力财力去解决该问题，进行着重复做车轮的工作。

6.知识没有积累，重复开发工作量增多

在进行工作时，很多时候需要许多参考资料，如过去的项目成果等等。

但因为知识没有得到有机统一的管理，大量知识随着人员流动，各存储设备的更替，时间的流逝，而流失掉了。

在工作过程中，没有良好的知识储备作为支撑，，找也找不到，只能重复着前人已经做过的事情，重复消耗人力资源，严重影响项目工作的进度，甚至是工程质量。

7.员工学习环境不成熟

公司持续有新员工加入团队，然而目前更多的是采用帮带式的传统“师徒”制，并未提供其他有效的渠道。

新人需要较长时间才能适应环境，提高自己的技术水平，短期之内很难胜任工作。

此外员工之间也缺乏互相借鉴、学习的渠道，不能取他人之长补己之短。

技能提升，受到局限。

以上所体现的问题，只是XX集团在项目和项目管理工作过程中遇到的一部分，在没有知识管理的帮助下，这种困境将会持续发展、恶化，知识管理系统是解决这一系列问题的主要突破口。

二、建设知识管理系统的必要性

1.知识管理是时代和行业发展的必然趋势

农业时代，核心竞争力是土地；工业时代核心竞争力是资本和劳动力，而全新的知识经济时代，人才以及人才所掌握和创造的知识则成为企业的核心竞争能力，知识成为生产的基本要素，创新成为发展的关键。

这一变化对于企业来说，实施知识管理、充分利用知识提高竞争力和创造经济价值，已成为生存和进一步发展的关键。

企业要想在“顾客、竞争、变化”为特征的现代企业经营环境中获得持续的竞争优势，就有必要加强对知识的有效管理，努力实现知识共享，并最终达到知识创新的目的。

知识管理成为企业在新形式下战略管理的重要内容。

知识经济催生了知识管理，而唯有以知识管理来迎接知识经济，才能应对知识经济所带来的挑战。

2.行业领先者纷纷将知识管理作为企业的核心战略

世界五百强中75%以上的企业实施了知识管理，并把知识管理做为企业级战略。

包括麦肯锡、安永、IBM、微软、3M、世界银行等各行各业都在坚定不移的推行着知识管理战略。

BP阿莫科公司推行知识管理的第二年为公司节约了7亿美元；Sun公司通过知识管理使得产品研发速度提高58%，90%的销售收入是由开发不到一年的产品提供的，企业销售力提高了69%。

3M公司在鼓励知识共享、提倡创新并将之转化成产品和利润方面享有无可非议的盛誉。

公司41%的收入来自于新近两年开发出的产品，29%的收入由不满一年的新产品产生。

3.建设知识管理系统，提升企业核心竞争力

XX集团是业内知名企业，面对内部因素及外界竞争环境，若想在强手如林的今天依然保持行业的领先，就必须提高企业员工素质，提升企业运营效率，降低企业运营成本。

而这些，正是知识经济时代对企业的诉求，企业通过有效的知识管理，提升企业核心竞争力。

4.积累企业知识资产，避免企业智产的流失

企业拥有大量知识型员工，创造了大量有价值的知识，这些都是企业非常重要的资产。

但是，组织的长期运营和人力资源的频繁流动，已成为组织中一个突出的矛盾，所以企业必须运用知识管理将个人知识尽可能地转化为组织的知识，积累企业的知识资产，避免宝贵财富的流失。

三、建设知识管理系统可行性分析

1.项目团队的迫切需求

项目工作是个高知识化的工作，每一个项目都会遇到这样那样的问题，同时每一个项目都会产生大量的经验、知识成果，每一个项目也需要借鉴其它项目的知识成果，以提高项目速度，有效降低成本，提高客户满意度。

透过知识管理系统使项目知识在项目成员与成员之间，项目组与项目之间实现有效的分享、传承、利用以及创新。

对于新同事更是可以通过系统学习了解相关知识，快速融入团队，甚至独当一面。

2.项目资料具备一定整理基础

XX集团企业规模大，人员众多，在世界各地有众多项目公司，在企业的日常运行中已经积累了大量的数据库、文档，产品和项目资料，以及规章制度等。

这些都是知识管理中重要的信息来源，欠缺的是把这些知识内容有效的分类整理，统一管理起来，实现有效的共享。

3.知识管理IT系统产品逐步成熟

现如今知识成为决定竞争发展的唯一因素，大多数专家公认现代信息技术才是知识管理产生的真正催化剂，也是知识管理得以有效实现的基本前提。

知识的搜集、传递、共享、交流、储存等等都离不开信息技术，信息技术也为知识创新提供技术支持。

随着知识管理在国内的发展，国内部分IT技术厂商专业研究知识管理系统信息技术，已经取得了长足的进步，而且在吸收西方知识管理理念的同时也注重国内企业的文化以及运作机制，所以现在架构知识管理IT系统时机已为成熟。

4.与其他系统进行有效整合，消除信息孤岛

公司目前有一些其它信息系统在运行，目前国内一些专业知识管理厂商已可以做到与这些系统做平滑的集成，进行数据间的交互等，并可以进行多数据源搜索，检索多个信息系统内的数据信息，通过这样的形式消除信息孤岛，这对企业的整体信息化战略将有很大帮助。

为后期公司信息化的扩展提供了良好的基础。

四、XX集团知识管理系统项目目标

第一阶段：

建立项目知识库

本阶段是知识管理系统实施的奠基阶段，选择作为企业核心部门而且对知识管理有着迫切需求的项目管理部进行试点应用，第一阶段主要实现以下阶段目标：

（一）基础知识录入。

将原有知识进行分类整理，包括所有项目的图纸信息等，将具体知识信息进行模板化规范，包括标题、内容、格式等，按照规范发布到知识管理系统内。

（二）进行知识架构的分类，形成知识地图。

构建起“项目知识库”、“产品知识库”、“技术知识库”、“合同管理”等知识结构体系。

（三）构建知识权限体系。

将企业人员、组织架构信息的导入到系统内，形成共享且安全的知识发布、浏览、应用体系。

（四）在一期工程中实现项目知识，尤其是图纸类知识的有效积累、共享、传承、应用以及创新等。

（五）实现知识日常积累。

建立知识日常积累机制，划分并确定企业知识管理流程，实现知识的日常积累，保证知识库常用常新。

第二阶段：

扩大规模，全公司推广

本阶段是在项目管理部知识管理系统应用成熟，制度完善，经验较为丰富的前提下，进行提炼和总结，逐步推广至采购物流部、技术部等其它部门，实现由点到面，最终面向全公司的推广，实现全员知识管理。

在这个阶段主要实现以下目标：

（一）扩大知识应用规模，逐步推广至其它部门，最终实现公司全员贡献知识，全员共享知识，实现整个公司的知识化，将XX集团打造为知识型企业航母。

（二）全面建立企业知识统计分析机制。

通过审查知识管理平台内的知识情况，可对企业知识资产进行评估，实现企业知识资产的查缺补漏和奖励考核，确保企业知识资源的配置最优化。

（三）全面推行并规范知识管理绩效评估，在全员实施知识管理系统后，进行调研分析该系统对企业效能的推进力度，经验与不足，提出改进意见，不断提升系统的功效。

五、XX集团知识管理系统主要功能需求分析

为解决目前的知识管理困境，提升企业的竞争力，我们亟需启动知识管理系统项目。

经过大量的调研分析，结合XX集团的业务结构、产品条线，充分考虑未