ERP系统操作流程及岗位责任管理制度文档格式.doc

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　　（4）应及时作好各自的备份工作，以防止意外事故的发生；

　　（5）不能使用来路不明的软盘和各种非法拷贝工作，以防止病毒的传入；

　　（6）对各应用软件word、excel等的使用，必须建立自己的子目录，存入自己的文件，系统文件目录不应存任何非系统文件，维护人员有权删除这些非系统文件。

如被删除，文件编辑者自负后果。

二、ERP系统操作规定

信息内容的录入

1、每个员工在完成一项与ERP系统相关的工作后，必须在十五分钟内按管理系统规定准确录入相关信息。

2、入遇特殊情况，不能按时录入，须上报直接上级主管，并由直接上级主管安排其他人员代为录入。

3、对于当天未能完成的工作，须按实际完成情况录入系统或按管理系统的相关规定进行处理。

第二条信息录入的监督

1、各部门经理要严格监督下属员工的信息录入工作，发现未能按规定时间录入者，要立即予以纠正，并及时处理。

2、信息管理员通过定期检查和不定期抽查的方式监督各部门的信息录入工作，并将检查结果反馈以便对相关部门和人员进行考核。

第三条信息查询

1、相关人员按照信息管理员规定的权限进行查询。

2、超过权限范围内的查询，需经部门经理同意报总经理批准，然后由信息管理员分配权限进行查询。

第四条信息系统保密

ERP系统的用户名和密码是进入ERP系统的唯一凭证，员工要将其妥善收藏且不得随意记录在笔记本上和普通纸张上，以防其他人员偷窥。

，如因帐号和密码被人盗用造成数据错误的，所造成的后果由本人承当。

员工不得将用户名和密码泄露给任何人，除直接领导或信息管理员要求外。

员工按照规定权限进行操作，不得故意损坏文件记录。

第五条错误处理

ERP系统是一项管理的系统工程，具有高度上下级的关联性，ERP系统各岗位人员都同时是上层数据的使用者又是下层数据的提供者。

对上层数据，如发现错误必须向相关人员报告并暂停与此有关的工作，并跟踪问题解决情况，直至数据正确；

同时做好自己这部分数据，为下层操作人员提供服务，解答下层数据使用者提出的质疑，确保数据正确。

所有人员如发现错误不能知错不报、将错就错，使错误扩散。

如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正；

第六条离开岗位

ERP系统各岗位人员离开工作岗位时，必须及时退出系统，避免占用系统模块人数，同时避免账号被他人使用。

如因此而造成数据错误，视为其本人失误，并承当一切后果。

第七条 

ERP系统各级相关人员，均应严格遵守本规则各项规定。

第二章岗位说明

我司ERP系统分为系统设置管理、销售管理、采购管理、存货管理、计划管理、财务管理、BOM等七大类模块，每个模块对应一个部门主管，为该模块总负责人。

根据系统职能的设置，对各模块最终用户职责进行界定，共分解出如下岗位：

模块

职能部门

关键用户

数据输入员

数据审核员

BOM

工程部

工程部经理

BOM数据处理员

销售

业务部

业务部经理

业务助理

财务部经理

采购

采购部

采购部经理

采购员

采购经理

存货管理

PMC

仓库主管

仓库数据处理员

批次计划管理

PMC经理

生产任务管理员

计划数据管理员

财务管理

财务部

应收会计

成本会计

应付会计

系统维护

管理部

系统管理员

ERP项目运行小组由各模块部门数据输入及审核人员、主管、ERP系统管理员及公司领导层组成，对整个ERP项目的运行负总责。

其中项目领导小组由副总经理任组长，各部门经理组成项目领导小组，对项目的实施负领导责任，通过调配和协调各项资源为系统运行成功提供保障。

ERP专员负责协调解决各模块运作过程中遇到的各种问题。

各部门经理，主管是本模块的部门负责人，负责联络ERP系统工程师解决本模块最终操作用户提出的与系统有关的所有问题。

第八条 

各部门主管必须结合本部门情况组织制定出本模块操作规范，说明本模块主要业务流程、各流程操作步骤、各进程操作方法、以及操作注意事项和常见问题解答，用于各岗位操作参考书和培训新进员工，并在使用过程中使系统不断趋向完善。

第九条 

最终用户在操作过程中如遇到问题应先查询操作手册，如不能解决，再联系部门主管和系统工程师解决，解决问题后将新的问题和解决方法加入操作手册。

第十条BOM产品基础管理模块（工程部）

（一）BOM产品基础管理模块—工程部经理

主要职责：

1、负责制定物料编码规则、物料数据相关重要属性的设置总体方案；

2、审核并签字确认本模块所有作为ERP系统输入依据的基础文件，包括物料编码文件、物料数据文件、物料BOM文件、单位换算系统文件等；

3、负责制定、完善物料数据和物料清单数据的修改增加操作流程，编写流程图，并发放到部门各岗位执行，包括物料编码的增加处理流程、换算系数的改变处理流程、新旧材料的更替处理流程、新旧产品BOM处理流程等；

4、对于物料数据表中的物料属性（自制、外购）、缺省仓库、财务科目、提前期、生产类型、检验方案方式等部分以及物料BOM表中损耗率、工序属性部分，负责联系或指导最终用户联系各相关部门提供其相关数据完成设置；

5、分配、指导、监督物料系统数据管理员的工作，检查物料数据和物料清单数据的正确性，发现错误及时指导纠正；

6、负责在有新产品、新材料或须修改数据时，必须在一个工作日内收集数据并提供给数据处理员输入、修改数据；

（二）、BOM产品基础管理模块--工程部BOM数据处理员

1、负责依据数据提供人员签发的物料编码文件，部门主管签发的物料数据重要属性的设置方案，以及其他用户确认的物料数据文件，输入、修改系统各项物料数据及其属性，并保证录入无误；

2、负责依据系统数据提供员签发的单位换算系统文件输入、修改各项物料不同单位间的换算系数；

3、不能随意改变各项物料数据、物料属性以及换算系数；

4、保证数据的及时性、准确性，当有新的编码以及换算系统改变时，及时通知采购部、生产部、销售部等各相关部门；

5、当收到采购部、生产部、生管部的物料数据错误置疑通知（邮件、书面）后，应在提出置疑部门要求的时间内查清情况，如确有错误，应及时纠正，如无误，应通知各部门，并说明情况；

6、负责根据数据提供员签发的BOM层次设置方案，设置物料清单，及依据生产部提供的资料设置原材料、半成品的物料替代；

；

7、保证物料BOM与实际工艺清单的一致性，在收到清单或工艺修改书面通知后，及时修改物料清单并以系统中改变后的物料清单签字确认后发放到生产部和仓库等相关部门；

8、负责根据系统数据提供员签发的工艺路线流程文件，输入、更新工作中心、设备、工艺路线、工序等工艺数据；

9、新产品的完整父BOM和子BOM在接到数据提供员提供的完整数据后，必须在四个小时内完成录入确认工作，并列印受控；

系统业务功能名称：

基础资料——物料、计量单位、BOM维护、工程变更、

合作部门：

PMC、生产部、仓库、品质部、财务部、采购部

第十一条销售管理模块（业务部）

（一）、销售管理模块—业务部经理

1、负责制定客户编码、操作人员的工作分配；

2、制定、发布、完善销售管理基础数据，增加修改流程、正常销售处理流程、销售退货处理流程、编写处理流程图；

3、审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件，包括客户编码、客户资料、运输提前期文件等；

4、如有特殊情况或订单变更时，应及时通知销售订单处理员；

5、指导、监督销售数据管理员、销售订单处理员的工作，检查销售基础数据的正确性，销售订单的正确性；

6、跟踪销售订单执行情况，如有错误及时指导纠正；

（二）、业务助理

1、负责根据部门主管确认的客户编码、客户资料等基础资料的输入、更新；

2、根据销售管理部门主管审核确认的销售计划输入或修改销售订单；

完成时间在一小时内。

3、每日于下班前必须将当天的销售订单交财务部，不能因自己的工作延误影响财务的出货对帐；

4、如发现物料数据、客户资料不正确或有疑问，应及时通知相关人员要求在限期内处理，如没有得到解决，应向模块的部门主管反应并等候相关指示；

5、保证数据的及时性、准确性，所有数据的更新修改应在接到通知后立即进行，并将修改结果知会相关人员，最多不能延误超过三小时，不能影响下层业务处理；

6、跟踪订单执行情况，监督、催促下游环节及时处理订单，以免延误，并及时将情况反馈给部主管；

基础资料——客户、销售订单处理、变更

工程部、财务部、PMC

第十二条采购管理模块（采购部）

（一）、采购管理模块--采购部经理

1、 

负责制定采购合同、以及供应商编码原则；

2、 

确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件，包括供应商编码、供应商资料等；

3、 

负责制定、完善本模块各项业务操作流程，包括正常采购、采购退货，编写流程图；

4、 

提供供应商编码文件给采购订单处理员，供应商编码、税率等发生改变时，应及时通知采购订单处理员。

5、 

分配、指导、监督采购订单处理员的工作，检查供应商数据、采购订单、委外加工单的正确性，发现错误及时指导纠正；

6、 

追踪采购订单执行情况，发现问题及时指导纠正；

（二）、采购员

1、负责根据部门主管签发的供应商编码、供应商资料，输入、更新供应商数据；

2、对于新增加供应商应根据编码原则进行编码，确保编码的一致性、统一性；

3、跟踪采购订单执行情况，对于不再执行的订单应及时关闭；

4、如发现上层采购申请单不正确或有疑问，应及时通知生产管理配合解决，如没有得到解决，应书面向部门主管报告，在有关错误解决后才能进行下一步工作；

5、如发现本层采购订单有错误，马上更正并以书面通知PMC及财务部；

采购管理——订单处理、采购管理——采购申请，

生产部、PMC、财务部

第十三条批次计划管理模块（PMC）

（一）、计划数据管理员（——）

1、负责计划运算方案、计划展望期等计划基础数据的系统设定