绿云宾馆管理软件-审核 (1)Word文件下载.doc
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2.3.3.8核销 13
2.3.4帐务处理实例 17
2.4审核应收帐 21
2.5应收帐务查询 22
第三节夜间稽核 23
3.1夜审系统操作步骤 23
3.2房租审核及入帐 26
3.3费用审核 27
4.4报表专家 27
帐务审核
第一节消费帐管理
消费帐即宾馆工作帐,可用于输入没有使用电脑的收银点的现金收入。
收银点每天营业结束后,可把现金收入在总台输入该账号,再用部分结账结掉该费用,本日的该收银点的营业收入就可反映在总报表上了。
这样的收银点如:
美容室、洗衣房、楼面电话等。
消费帐也可以用于记录酒店内部的各种费用开支,如内部长话费(在电话计费模块定义自动转账)、会议室、宴请客人费等。
每一个部门均可有一个固定帐号。
1.1消费帐查询
执行审核→消费帐管理,打开如下窗口。
该窗口默认显示所有消费帐列表,包括有效的、结帐的、挂帐的等。
系统用一个字母表示消费帐的状态,同宾客帐务:
状态
含义
I
有效
O
本日结帐
S
临时挂帐
D
昨日结帐
功能按钮介绍:
窗口右边是常用功能快捷按钮,大多是跟帐务相关的,只需单击这些按钮或使用按钮前的快捷键(如1,2等)就可使用相关功能,介绍如下:
〖新建〗:
新建一消费帐主单;
〖联房〗:
打开『联房设置』窗口,增删联房;
〖主单〗:
打开消费帐主单,可修改主单信息;
〖入帐〗:
打开『入帐』窗口,可快速入帐;
〖固定支出〗:
打开『固定支出』窗口,可增删固定支出;
〖帐务处理〗:
打开帐务主单,可进行帐务处理;
〖允许记帐〗:
打开『定义允许记帐费用』窗口,可选择设置允许记帐费用;
〖定义帐户〗:
打开『定义帐户』窗口,可增删子帐户;
〖打印帐单〗:
打开『单据打印』窗口,可打印各类已经设置好的单据。
查询:
右上角,输入查询条件,回车,显示查询结果。
右下角,组合查询,系统弹出『宾客查询组合条件』窗口,可以进行相关查询.(如下图所示)
1.2消费帐主单
1.2.1消费帐主单 窗口
『消费帐户』窗口,选中一条记录,点击窗口右边快捷菜单”主单”,打开如下窗口。
图
1.2.2新建消费帐
操作步骤:
(1)、『消费帐户』窗口,单击〖新建〗,打开新建消费帐主单,整个窗口类似与后面讲到的AR帐主单;
(2)、输入【本名】,选择【来源】、【市场】,输入【担保人】、【担保单位】等信息;
(3)、单击〖存盘〗,系统自动生成消费帐号。
1.2.3帐务处理
需要处理消费帐帐务时,消费帐主单下,单击〖帐务处理〗,打开帐务主单(或在『消费帐户』窗口中选中目标账户单击窗口右侧的快捷功能按钮〖帐务处理〗)。
消费帐处理同前台帐务处理,请参见《前台收银》说明。
第二节应收帐管理
2.1应收帐户查询
在系统主窗口下,执行应收→AR管理,打开『AR管理』窗口,系统默认显示所有AR帐户。
新建AR帐主单;
打开应收帐主单,可修改主单信息;
〖档案〗:
打开『档案』窗口,可查阅相关信息;
〖催帐信〗:
打开『催帐信』窗口,可打印已经设置好的催帐信;
〖对帐单〗:
打开『对帐单』窗口,可打印已经设置好的对帐单;
右上角,快速查询,输入查询条件,回车,显示查询结果。
可以输入的常用条件:
帐号、名字等。
注意:
在宾客将账务转到AR账户时候只有AR账户的〖允许记帐〗定义后才能转账。
2.2新建应收帐
(1)、『AR管理』窗口,单击窗口右侧快捷功能〖新建〗按钮,打开『创建AR』窗口或者在系统主窗口下执行应收-创建AR打开『创建AR』窗口(如下图所示)
(2)、输入【本名】,选择【类别】、【等级】,输入其他相关信息;
(3)、单击〖存盘〗,系统自动生成AR帐号。
【等级】若是有限额,可设置限额,在存盘后点击主单窗口上的【信用】可录入限额。
2.3应收帐户主单
2.3.1应收帐户主单窗口
『AR管理』窗口,单击右〖主单〗按钮,打开AR帐主单,如下图所示。
【类别】应收帐户类别,是酒店对应收帐的一种分类。
一般分两大类:
应收帐和信用卡。
应收帐包括公司、旅行社以及员工帐等;
信用卡包括国内卡和国外卡。
应收帐是一般意义上的挂帐,即单位与酒店签订挂帐协议,可以先消费后结帐,一般月结。
这些费用由各个营业点在结帐时通过“转AR”的结帐方式到相关的AR帐户下;
而信用卡的产生是各个营业点一旦用信用卡结帐,该笔费用就自动生成到相关的信用卡AR帐户下,每种信用卡对应一个AR帐户。
酒店可凭借信用卡AR帐户与银行对帐。
如建立信用卡AR帐,除在前台系统中新建帐户之外,必须在维护系统中相应位置与信用卡AR帐进行关联,此时方可用相关的信用卡结帐。
【等级】一般分两等:
有消费限额和无消费限额。
若选择有消费限额,前台转帐至该应收帐时,系统将根据【信用限额】中的金额,判断是否能继续转帐,若判断结果:
目标转帐费用+已有帐务>
信用限额
则系统将提示:
“超出限额!
”。
2.3.2应收帐与档案
不管是公司、旅行社还是订房中心,档案的附加信息中都包含一个信息,就是应收帐号。
系统中一个单位可对应两个应收帐号,如下图所示。
财务部门建立应收帐后,相关授权部门可在档案主单下,执行修改,『修改xxxx档案-xxxx』窗口中附加信息中,在选择对应的AR帐号。
(如下图所示)
2.3.3帐务处理
2.3.3.1应收帐务主单
『AR管理』窗口,双击打开应收帐务主单,如下图所示。
帐务主单可分成四个部分加以说明:
左上、右上、顶行、底行。
左上:
显示帐户。
右上:
显示AR帐户基本信息。
底行:
默认显示有效帐务明细,要求明确每条帐务所包含的信息。
其中帐务前带有标记的为未经审核的AR帐。
未经审核的AR帐无法对其进行帐务处理。
审核操作:
双击该未审核的AR帐。
顶行:
重要信息区,灰色显示表示未定义,亮色显示需引起重视(表示有定义信息)。
2.3.3.2定金输入及定金单打印
(1)、帐务主单下,单击工具栏上〖入帐〗按钮,弹出『入帐』窗口。
(2)、【姓名】处输入姓名,【代码】处输入人民币现金在系统中的代码,【金额】处输入定金数量;
(3)、输入【单号】等信息,单击〖入帐〗。
系统默认打印定金单,操作员可根据实际情况选择,有些酒店的定金单由收银员手工填写。
2.3.3.3信用卡操作
信用卡操作包括设置消费信用额度、取消信用额度。
●押卡
(1)、帐务主单下,点击信用,打开『信用授权明细』窗口;
(2)、选择【项目】
(即信用卡类型),录入【授权额】、【卡号】、【授权号】、【单号】等;
(3)、单击〖存盘〗,信用授权明细窗口显示有效压卡记录;
图-信用授权明细
(4)、主单【付款方式】、【信用】,显示相应信息。
●取消押卡
(1)、帐务主单下,点击【信用】打开『信用授权明细』窗口,系统默认显示有效的押卡记录;
(2)、在『信用授权明细』窗口下,点击窗口右侧的〖作废〗按钮,弹出确认窗口“是否确信将当前记录作废”,单击〖确定〗,取消成功;
勾选『信用授权明细』窗口右边〖显示作废〗多选框,即可显示所有信用卡记录,包括已经取消的记录。
2.3.3.4入帐
应收帐户的费用一般由其他营业点转移过来,但也会存在直接在应收帐户下录入费用的情况,录入费用的方式与录入定金相同,只是【代码】处输入的是酒店营业项目的代码。
AR帐中由入帐产生的帐目在【Tag】处显示为“A”,其他账户转过来的的账目在【Tag】处显示为“P”
2.3.3.5调整
调整功能一般用于修改帐务,输入折扣,或调整错误的入帐。
(1)、帐务主单下,选中要调整的项目,单击〖调整〗,打开调整窗口;
(2)、【代码】处输入费用代码(3)、【金额】处输入金额,单击〖入帐〗即可。
(4)、如原先入帐人民币现金1000元,调整时输入“-1000”,则该项目在有效帐目中消失;
如输入“300”,则有效帐目中该项目金额修改为1300。
其他营业项目操作也是如此。
对相关帐目所做的调整在双击打开该帐目查看Activity时可以找到。
2.3.3.6转帐
用于把应收帐务从一个帐户转到另外一个帐户。
(1)、帐务主单下,选择目标帐目;
(2)、单击〖转帐〗,弹出转帐窗口。
(3)、若是所有选择费用都转到对方帐户,则直接进行(4)的操作;
若只是转所选帐目中的部分,可在【转帐】中输入要转的金额。
(4)、帐号处输入目标帐号,回车,系统自动与当前宾客匹配,弹出查询结果窗口;
或按F1打开帐号查询帮助,输入条件选择相应的帐户。
(5)、单击选择目标帐户,单击〖确定〗,【帐户】处显示目标帐户名。
(6)、单击〖确定〗,所选帐务自动转至目标帐户。
若部分转帐时,系统将自动将某笔费用拆分成两笔。
如为其他帐户转来的帐,在【Tag】中显示为“T”,【摘要】中显示从何处转来的说明。
。
2.3.3.7清户
此功能用于该AR帐公司与酒店解除挂帐协议后将AR帐户由有效转为历史。
(1)、点击〖清户〗,系统提示:
(2)、选择〖Yes〗,则该帐户状态变成“O”,其功能类似于宾客退房。
清户的前提为该帐户余额为0。
2.3.3.8核销
核销类似于宾客帐中的结帐功能,收款核销。
情况一:
在没有定金的情况下:
(1)、选中要核销的帐目,点击〖核销〗,弹出『核销』窗口。
窗口上半部分显示要核销的金额,下半部分显示付款金额(此时没有显示);
(2)、点击〖付款〗,打开『入帐』窗口。
(3)、在【代码】选择相应的付费方式,金额由系统根据核销金额自动生成,点击〖入帐〗。
此时消费和付款金额相等。
(4)、点击〖核销〗。
核销完后该帐务在有效帐目中消失,要查询此条记录须勾选AR账务主单左上窗口的【所有】
情况二:
用定金核销费用:
(1)、选中定金和要核销的帐目,点击〖核销〗,此时系统会自动寻求消费和定金的相等值:
①如消费额大于定金,则系统提示错误。
③【