信息档案室建设方案Word下载.docx
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每年对档案进行一次清理,清除不必要保存的材料;
对破损和褪色的材料进行修补和复制。
档案的保管
防止档案的损坏,延长档案的寿命,维护档案的安全;
公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案;
做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀等工作。
档案的鉴定分类
从档案的内容、来源、时间、名称等方面鉴别档案的价值,以鉴定量分重点保管和一般保管。
重点保管档案应设立专人专柜保管,并按档案保管期限分永久、长期、短期三种以确保档案的价值。
档案借阅、利用工作
凡需使用档案者,均须填写文件调阅单,依据调阅权限和档案密级,经主管领导签批后方能调阅。
案卷一般仅供在档案室阅看,立卷的文件、资料可外借。
外借的须办理登记手续。
借阅期限不得超过三个星期,到期归还;
如需再借,应办理续借手续。
借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。
借阅档案交还时,须当面查看清楚,如发现遗失或损坏,应及时报告主管领导。
本公司内档案管理的利用方式有:
1、 提供档案原件;
2、 提供档案复印件;
3、提供文献索引资料。
4、档案管理部门应主动向各部门员工提供公司档案编研信息服务。
三、档案室工作职责:
1、 完成文书档案、声像档案、规划档案、基建档案、
房产档案,在每年的规定时间完成档案的接收、整理、分类、归档等工作。
2、 做好室藏建设。
一是整理档案库房,达到规定要求。
二是将档案管理的相关制度上墙,整理好的各类档案上架入库保管。
3、 开展档案开发利用工作,办理借阅与咨询;
积极开发档案信息资源,为本公司工作服务。
4、 维护档案的完整与安全,做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作,对损坏、偷窃、擅自销毁、遗失档案和泄密者,提请公司予以处理,对保护档案有功者,提请公司给予表彰。
5、 做好档案信息编研工作。
编写全宗介绍、立卷、说明、组织沿革、大事记、主要业务工作基础数字汇编,整理专题汇集、发文汇集等参考资料,收集统计档案工作基本情况,编制案卷目录、案卷文件目录等检查工具。
公司档案室建立的方案公司档案室建立的方案
档案工作是企业自身建设的一项重要工作,对提高各企业各部门工作质量和效率有着重要作用。
一、公司档案现状
目前公司档案大部分分散于各职能部门,各职能部门在从事本部门工作的同时因种种原因难免会无暇兼顾,造成部分档案资料的流失,同时员工在借阅非本部门档案时也有很多不便,不利于开展工作。
此外,公司现存档案没有进行规范的集中管理,这就使得档案查找困难,这种种弊端使得公司的文档资源利用率低,不能很好地为公司的整体发展提供服务。
二、档案室建立的意义
档案形成于公司日常生产管理过程当中,它不仅记录了企业的建设史、成长史、改革史、发展史,而且记录了企业各个方面、各个环节的真实情况,是企业扩大生产和销售、加强经营和管理、维护权利和利益、保持发展和稳定的可靠凭证与有力依据,是企业资产和生产要素的重要组成部分。
因此为了加强和规范我公司运管档案统一管理工作,避免公司档案资料的遗失,提高到公司档案的使用便捷性与利用率,使档案在公司发展过程中逐渐完善、信息化,为公司的长远发展提供参考与监督,结合工作实际,特制定出本方案。
三、档案室建立的指导思想、管理原则和目标任务
指导思想:
立足公司各部门工作特点,以服务为宗旨,加快档案室信息化进程,使档案室与公司各部门信息统一化,为公司的各个运营环节提供参照,促进公司的现代化步伐。
管理原则:
以统一管理为原则,坚持资源整合和资源开发
目标任务:
按分步进行、逐步完善的原则,扎实开展档案室建立工作,使我公司档案工
作更加规范化、标准化,为公司的发展提供参考与便利。
四、工作计划
第一阶段:
1、 加强档案室硬件设施建设,保障档案工作的顺利开展。
2、 构建档案管理的整体框架体系,并制定相应的规章制度,作为开展工作的依据。
内
容包括:
档案的收集、分类办法、编号办法、整理规则、保管期限、移交、销毁等。
3、 成立档案管理的专兼职管理人员队伍,各部门紧密配合,做好档案的及时归档入库
工作。
第二阶段:
1.对积存实体档案进行有序整理,包括分类、编号、编制文件目录、全引目录、盖归档章、装盒、排序、上架等。
2.以软盘、硬盘等载体保存的电子文件、声像档案等的整理都将包括在该阶段中进行。
第三阶段:
档案目录、数据录入,档案数字化。
通过该阶段的工作,可以形成比较完善的档案管理系统,能更好地通过电脑来支持、配合实体档案管理。
第四阶段:
档案室的日常管理。
依托前三个阶段对档案的分类入库,微机录入,以及保证档案室工作顺利进行的制度的制定,为档案的日常管理提供了依据准则。
此外,在此阶段还应穿插以上阶段的工作内容,使公司的档案管理不断完善,四个阶段相辅相成,加快公司档案管理的规范化、信息化进程。
五、工作措施
硬件设施的建设
做好资料的收集、整理工作
1、 整理归档档案室现有的文档,按时间、部门、大类做粗略分类,并做好记录工作。
2、 收集各部门存档的各类档案,做好文档的移交工作。
具体工作参照《公司档案归档范
围》、《公司档案管理制度》、《公司档案管理办法》等的相关规定操作。
各类档案的归档入库工作。
做好资料的收集工作后,严格按照《公司档案分类表》和《档案保管年限界定表》对各
类档案进行收集、归类、整理入库。
编制档案目录索引,搞好档案软件录入工作。
将编制历年文书档案目录并逐一录入微机,以便于微机查阅。
建立和完善档案建设的各类制度及簿册。
制定完善档案规范化建设管理的基本制度,同时规范建立各类档案借阅、管理、登记、销毁等相关簿册。
加强个部门间协作配合,规范的完成档案的移交工作
六、实施步骤
完善档案室建立工作硬件设置。
【信息档案室建设方案】
制定档案室建立工作的实施方案,按计划逐步进行,各个环节要明确工作人员,由各部门指定人员专/兼职负责其部门的文件整理归档移交工作,分解落实责任。
对所收集档案有进行序规范整理入库,编制索引目录,然后建立与实体相对应的电子版内容。
【信息档案室建设方案】
建立和不断完善档案建设的制度、办法及簿册,以便于档案的日常管理。
至此,我公司档案管理从人员队伍到管理制度、管理
办法以及规范的建立流程共同构
成了我公司的档案管理体系,在实践中将不断完善,使我公司的档案管理成为公司不断发展的助推力。
XX档案信息化建设方案
第1篇:
档案信息化建设方案
加强档案信息化建设,既是档案事业适应时代发展和社会进步的必然选择,又是加速档案管理现代化的客观要求。
为了全面加强我馆档案信息化建设,根据《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子文件归档与管理规范》的要求和全省、全市档案方志工作会议精神,以及县委、县政府的安排部署和上级业务部门的指示精神,结合年初工作计划,特制定我馆档案信息化建设实施方案。
一、指导思想
以邓小平理论和"
三个代表”重要思想为指导,深入贯彻落实科学发展观,按照党的XX大和XX届五中、x中全会精神,认真学习自治县第十二次党代会精神,进一步解放思想,开拓创新,大力推进档案馆的信息化、现代化建设,按照"
效益驱动、总体规划、重点突破、分步实施"
的原则,将档案信息化分阶段完成,对馆藏重要档案全部进行扫描或复制刻录,基本实行计算机文件级检索,实现信息共享和电子档案网上归档,力争”十二五"
末基本建成档案数据库,更好地为县委、县政府各项工作服务。
二、总体目标
档案信息化建设的总体目标是:
本着统筹规划、分步实施、安全保密的原则,加快档案信息化基础设施建设,加强电子文件归档和电子档案的规范化管理,推动馆藏档案的数字化和数据库建设,加快推进人才队伍建设,逐步实现档案管理现代化和办公自动化;
依托公众信息网,建立面向社会、服务公众的档案网站,逐步构建印江自治县档案信息网。
三、主要任务
1、 加快推进档案馆数据库建设。
逐步建立档案数据库,从现在起,争取利用3一5年时间,完成馆藏档案文件级检索工具的数字化。
2、 积极推进传统载体档案数字化建设。
对各种类型档案进行数字化扫描、转换,逐步实现档案全文信息查询,不断提高服务效率和质量。
3、 加强电子文件归档管理。
加强对本县机关和企业、事业单位以及乡镇的电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导,保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。
选择有条件的单位进行电子文件归档管理的试点工作,及时总结、推广经验,引导、规范机关电子文件的归档管理。
逐步实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理。
4、建立档案区域管理网络。
与县政府电子政务建设紧密结合起来,将档案信息资源开发利用工作纳入县政府电子政务工程,公开档案信息网络查询利用,从而实现文件的网上传输和资源共享。
5、 充分利用和发挥网站的作用。
不断丰富网站内容,有计划地上载开放档案目录及现行文件全文信息,向社会提供网上查询和利用服务,进一步发挥档案信息资源服务社会的作用,使档案、方志网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。
6、 加强档案信息化人才队伍建设。
坚持把档案信息化建设相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等列入培训教学计划;
加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训,普及信息技术知识,提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能。
积极组织档案业务人员参加档案信息化等知识培训,争取人力资源和社会保障局支持,在大学毕业生中招聘一名计算机专业人员充实我县档案信息化建设。
7、 完善档案信息安全管理体制。
加强对计算机档案管理系统的管理,确保档案数据库安全;
加强对电子文件归档工作的监督和指导,保证归档电子文件的真实、完整、有效;
存有档案数据库的计算机要与一切外网实行物理隔离,要认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施,确保档案信息和信息网络传输的安全,防止失密、泄密的发生。
四、保障措施
1、 为加强对我县档案信息化建设工作的领导,经局党组研究,决定成立我局档案信息化建设领导小组,其组成人员名单如下:
组长:
冯净
副组长:
田仁江田琴
成员:
万雪琴金凤敏魏东罗明慧孙莲琴
领导小组下设办公室,办公室设在档案管理利用股,由罗明慧同志兼任办公室主任,严易兰、唐莉同志负责办公。
2、 积极争取县委、县政府对档案数字化工作的支持,努力将档案信息化建设资金列入单位预算项目,根据档案信息化管理工作实际,争取足够的科研经费和维护经费,配置存储备份、数据恢复、安全保障等设施,使档案信息化工作与本地各项事业同步发展。
3、 把档案信息化工作纳入全县信息化总体规划中。
着力解决电子文件接收和电子档案保管问题,从理论创新和实施平台两个方面取得突破,建立和完善信息资源开发利用工作的保障环境,建立起长效开发利用信息资源的管