信息档案室建设方案Word下载.docx

1、每年对 档案进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪 色的材料进行修补和复制。档案的保管防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全; 公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案；做 好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀等工作。档案的鉴定分类从档案的内容、来源、时间、名称等方面鉴别档案的 价值，以鉴定量分重点保管和一般保管。重点保管档案应 设立专人专柜保管，并按档案保管期限分永久、长期、短 期三种以确保档案的价值。档案借阅、利用工作凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权 限和档案密级，经主管领导签批后方能调阅。案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外 借。外借的须办理

2、登记手续。借阅期限不得超过三个星期, 到期归还；如需再借，应办理续借手续。借阅档案者应爱 护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、 抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚， 如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。本公司内档案管理的利用方式有：1、提供档案原件；2、提供档案复印件；3、提供文献索引资料。4、档案管理部门应主动向各部门员工提供公司档案编 研信息服务。三、档案室工作职责：1、完成文书档案、声像档案、规划档案、基建档案、房产档案，在每年的规定时间完成档案的接收、整理、 分类、归档等工作。2、做好室藏建设。一是整理档案库房，达到规定要求。 二是将档案管理的相关制度上

3、墙，整理好的各类档案上架 入库保管。3、开展档案开发利用工作，办理借阅与咨询；积极开 发档案信息资源，为本公司工作服务。4、维护档案的完整与安全，做好档案的安全防范、修 复、复制、保护工作，对损坏、偷窃、擅自销毁、遗失档 案和泄密者，提请公司予以处理，对保护档案有功者，提 请公司给予表彰。5、做好档案信息编研工作。编写全宗介绍、立卷、说 明、组织沿革、大事记、主要业务工作基础数字汇编，整 理专题汇集、发文汇集等参考资料，收集统计档案工作基 本情况，编制案卷目录、案卷文件目录等检查工具。公司档案室建立的方案 公司档案室建立的方案档案工作是企业自身建设的一项重要工作，对提高各 企业各部门工作质量和

4、效率有着重要作用。一、公司档案现状目前公司档案大部分分散于各职能部门，各职能部门 在从事本部门工作的同时因种种原因难免会无暇兼顾，造 成部分档案资料的流失，同时员工在借阅非本部门档案时 也有很多不便，不利于开展工作。此外，公司现存档案没 有进行规范的集中管理，这就使得档案查找困难，这种种 弊端使得公司的文档资源利用率低，不能很好地为公司的 整体发展提供服务。二、档案室建立的意义档案形成于公司日常生产管理过程当中，它不仅记录 了企业的建设史、成长史、改革史、发展史，而且记录了 企业各个方面、各个环节的真实情况，是企业扩大生产和 销售、加强经营和管理、维护权利和利益、保持发展和稳 定的可靠凭证与有

5、力依据，是企业资产和生产要素的重要 组成部分。因此为了加强和规范我公司运管档案统一管理工作， 避免公司档案资料的遗失，提高到公司档案的使用便捷性 与利用率，使档案在公司发展过程中逐渐完善、信息化， 为公司的长远发展提供参考与监督，结合工作实际，特制 定出本方案。三、档案室建立的指导思想、管理原则和目标任务指导思想：立足公司各部门工作特点，以服务为宗旨, 加快档案室信息化进程，使档案室与公司各部门信息统一 化，为公司的各个运营环节提供参照，促进公司的现代化 步伐。管理原则：以统一管理为原则，坚持资源整合和资源 开发目标任务：按分步进行、逐步完善的原则，扎实开展 档案室建立工作，使我公司档案工作更

6、加规范化、标准化，为公司的发展提供参考与便 利。四、工作计划第一阶段：1、加强档案室硬件设施建设，保障档案工作的顺利开 展。2、构建档案管理的整体框架体系，并制定相应的规章 制度，作为开展工作的依据。内容包括：档案的收集、分类办法、编号办法、整理规 则、保管期限、移交、销毁等。3、成立档案管理的专兼职管理人员队伍，各部门紧密 配合，做好档案的及时归档入库工作。第二阶段：1 .对积存实体档案进行有序整理，包括分类、编号、 编制文件目录、全引目录、盖归 档章、装盒、排序、上架等。2.以软盘、硬盘等载体保存的电子文件、声像档案等 的整理都将包括在该阶段中进行。第三阶段：档案目录、数据录入，档案数字化

7、。通过 该阶段的工作，可以形成比较完善的档案管理系统，能更 好地通过电脑来支持、配合实体档案管理。第四阶段：档案室的日常管理。依托前三个阶段对档 案的分类入库，微机录入，以及保证档案室工作顺利进行 的制度的制定，为档案的日常管理提供了依据准则。此外, 在此阶段还应穿插以上阶段的工作内容，使公司的档案管 理不断完善，四个阶段相辅相成，加快公司档案管理的规 范化、信息化进程。五、工作措施硬件设施的建设做好资料的收集、整理工作1、整理归档档案室现有的文档，按时间、部门、大类 做粗略分类，并做好记录工作。2、收集各部门存档的各类档案，做好文档的移交工作。 具体工作参照公司档案归档范围、公司档案管理制度

8、、公司档案管理办法等 的相关规定操作。各类档案的归档入库工作。做好资料的收集工作后，严格按照公司档案分类表 和档案保管年限界定表对各类档案进行收集、归类、整理入库。编制档案目录索引，搞好档案软件录入工作。将编制历年文书档案目录并逐一录入微机，以便于微 机查阅。建立和完善档案建设的各类制度及簿册。制定完善档案规范化建设管理的基本制度，同时规范 建立各类档案借阅、管理、登记、销毁等相关簿册。加强个部门间协作配合，规范的完成档案的移交工作六、实施步骤完善档案室建立工作硬件设置。【信息档案室建设方案】制定档案室建立工作的实施方案，按计划逐步进行， 各个环节要明确工作人员，由各部门指定人员专/兼职负责

9、其部门的文件整理归档移交工作，分解落实责任。对所收集档案有进行序规范整理入库，编制索引目录, 然后建立与实体相对应的电子版内容。【信息档案室建设方 案】建立和不断完善档案建设的制度、办法及簿册，以便 于档案的日常管理。至此，我公司档案管理从人员队伍到管理制度、管理办法以及规范的建立流程共同构成了我公司的档案管理体系，在实践中将不断完善， 使我公司的档案管理成为公司不断发展的助推力。XX档案信息化建设方案第1篇：档案信息化建设方案加强档案信息化建设，既是档案事业适应时代发展和 社会进步的必然选择，又是加速档案管理现代化的客观要 求。为了全面加强我馆档案信息化建设，根据全国档案 信息化建设实施纲要

10、、电子文件归档与管理规范的要 求和全省、全市档案方志工作会议精神，以及县委、县政 府的安排部署和上级业务部门的指示精神，结合年初工作 计划，特制定我馆档案信息化建设实施方案。一、指导思想以邓小平理论和三个代表”重要思想为指导，深入贯 彻落实科学发展观，按照党的XX大和XX届五中、x中全会 精神，认真学习自治县第十二次党代会精神，进一步解放 思想，开拓创新，大力推进档案馆的信息化、现代化建设, 按照效益驱动、总体规划、重点突破、分步实施的原则, 将档案信息化分阶段完成，对馆藏重要档案全部进行扫描 或复制刻录，基本实行计算机文件级检索，实现信息共享 和电子档案网上归档，力争”十二五末基本建成档案数

11、据 库，更好地为县委、县政府各项工作服务。二、总体目标档案信息化建设的总体目标是：本着统筹规划、分步 实施、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设， 加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档 案的数字化和数据库建设，加快推进人才队伍建设，逐步 实现档案管理现代化和办公自动化；依托公众信息网，建 立面向社会、服务公众的档案网站，逐步构建印江自治县 档案信息网。三、主要任务1、加快推进档案馆数据库建设。逐步建立档案数据库, 从现在起，争取利用3一5年时间，完成馆藏档案文件级检 索工具的数字化。2、积极推进传统载体档案数字化建设。对各种类型档 案进行数字化扫描、转换，逐步实现档案全文信

12、息查询， 不断提高服务效率和质量。3、加强电子文件归档管理。加强对本县机关和企业、 事业单位以及乡镇的电子文件积累、鉴定、著录、归档等 工作的监督、指导，保证各单位产生的有保存价值的电子 文件真实、完整、有效。选择有条件的单位进行电子文件 归档管理的试点工作，及时总结、推广经验，引导、规范 机关电子文件的归档管理。逐步实现电子文件与纸质文件 同步归档和有效管理。4、建立档案区域管理网络。与县政府电子政务建设紧 密结合起来，将档案信息资源开发利用工作纳入县政府电 子政务工程，公开档案信息网络查询利用，从而实现文件 的网上传输和资源共享。5、充分利用和发挥网站的作用。不断丰富网站内容， 有计划地上

13、载开放档案目录及现行文件全文信息，向社会 提供网上查询和利用服务，进一步发挥档案信息资源服务 社会的作用，使档案、方志网站成为宣传档案工作、开展 档案信息服务的窗口。6、加强档案信息化人才队伍建设。坚持把档案信息化 建设相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络 技术知识、现代管理技术知识等列入培训教学计划；加强 对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训，普 及信息技术知识，提高档案业务人员掌握和运用现代化技 术的技能。积极组织档案业务人员参加档案信息化等知识 培训，争取人力资源和社会保障局支持，在大学毕业生中 招聘一名计算机专业人员充实我县档案信息化建设。7、完善档案信息安全管理体

14、制。加强对计算机档案管 理系统的管理，确保档案数据库安全；加强对电子文件归 档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整、 有效；存有档案数据库的计算机要与一切外网实行物理隔 离，要认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护 措施，确保档案信息和信息网络传输的安全，防止失密、 泄密的发生。四、保障措施1、为加强对我县档案信息化建设工作的领导，经局党 组研究，决定成立我局档案信息化建设领导小组，其组成 人员名单如下：组长：冯净副组长：田仁江田琴成员：万雪琴金凤敏魏东罗明慧孙莲琴领导小组下设办公室，办公室设在档案管理利用股， 由罗明慧同志兼任办公室主任，严易兰、唐莉同志负责办 公。2、积极争取县委、县政府对档案数字化工作的支持， 努力将档案信息化建设资金列入单位预算项目，根据档案 信息化管理工作实际，争取足够的科研经费和维护经费， 配置存储备份、数据恢复、安全保障等设施，使档案信息 化工作与本地各项事业同步发展。3、把档案信息化工作纳入全县信息化总体规划中。着 力解决电子文件接收和电子档案保管问题，从理论创新和 实施平台两个方面取得突破，建立和完善信息资源开发利 用工作的保障环境，建立起长效开发利用信息资源的管