如何提高工作效率 (1)PPT格式课件下载.ppt

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每个办公室都存在效率低下的现象：

传真机无法正常工作、文件杂乱无章或是丢失、办公室里人来人往使人根本无法高效工作这并不奇怪。

而令人惊讶的是，许多公司只是被动地适应这些毛病而不是对它们加以改进。

7,如何提高工作效率,检查一下你的办公室，看看是否存在造成工作效率低下的8种通病，然后加以改进。

8,如何提高工作效率,过时的技术设备过时的计算机、打印机、软件和其他技术设备将会降低工作效率。

例如，一名用性能低下的个人电脑的图形设计人员每次打开或保存一幅图像时都要等待20-30秒钟；

用低速拨号上网的员工也面临同样的问题，网页可能打不开，甚至会造成电脑死机。

怎样判断技术设备是否过时呢？

一条通用的准则就是，如果你的计算机不能运行一套关键软件的最新版本，那么就需要进行升级了。

你在新设备上的投资将很快会在提高的工作效率中收回来。

9,工作空间安排不合理花上几天时间观察公司的工作方式，找出由于工作空间安排不合理造成的效率低下问题。

例如，由于桌面不够大，每次要打开文件都要跑到别的房间去；

由于电脑离电话太远，每次电话会议结束后你都要重新输入会议记录。

要解决这些问题，通常只需要重新安排一下工作空间，可能就是将乱堆的书本从桌面上移开或是多拉一根电话线这样简单。

10,效率低下的文件管理制度文件管理的杂乱无章会造成信息查找的困难，从而造成大量人力和时间浪费。

要解决这一问题，就要保证你有必要的将文件归档的条件。

看看是否需要增加文件柜，使所有的员工都能够容易地将文件分类，以便于查找。

最后，可以将不常用的文件搬到储藏室去，使员工更容易找到常用的文件。

11,如何提高工作效率,未加管制的信息流由于电子邮件和移动电话等通讯技术的广泛使用，使得工作环境中充斥着新闻、市场信息、垃圾邮件和私人联络。

这些外来因素会分散员工的注意力，降低工作效率。

减少工作中分散注意力的信息数量。

退订那些你不读的电子邮件杂志，使用电子邮件过滤工具，将私人电子邮件与工作电子邮件分开。

在办公室时关掉移动电话。

只将电子邮件地址或是移动电话号码告诉相关的人。

12,如何提高工作效率,组织拙劣的会议召开不必要、没有重点的会议将会降低工作效率，打击员工的士气。

经常会发生这样的情形：

员工们被如集起来开会讨论某个主题，结果会期拖得过长，决定未能作出，或者是偏离了会议要解决的问题。

开会之前要看看这一问题能否通过打电话或是其他方式解决。

如果确实需要开会，要限制时间，用议事日程使会议不要跑题。

指定会议主持人，其责任是在有跑题迹象时采取行动，使会议回到正轨。

13,如何提高工作效率,干扰许多小公司的办公室不够宽敞，同事的大声说话、电话铃声、键盘敲击声和开关门的声音都会降低整个办公室的工作效率。

重视工作场所的噪声污染问题并采取措施。

将电话铃声调小，提醒大声喧哗者降低嗓门。

用屏风、植物等在开放的办公地点中营造私人空间，减少视觉干扰,14,如何提高工作效率,混乱许多成功的主管的桌面都有一个非常突出的特点没有杂物，非常整齐。

混乱会造成干扰，降低工作效率。

环视你的办公室，看看哪里是造成混乱的根源。

它可能是一条乱拉的电话线，也可能是一个放在过道上的盒子，或是办公桌上一台已经损坏了的设备。

将用不着的东西移出视野之外，将不再使用的东西扔掉,15,提高工作效率,提高工作效率的方法一、要有目标意识一个有理想有抱负的员工，一定会为自己的人生设定出长期、短期目标。

为了使这些目标实现，他就会充分做好生涯计划。

一般说来，员工需用确立的人生目标可分为三种。

其一是达成目标。

对公司来说，是指营业额需过多少？

或业绩要达到多少？

至于一般员工，则是指何时要结婚成家？

何时要考取什么资格、执照之类的东西。

其二是向上成长目标，就是追求比现在还要好的目标。

譬如一个人的人格、性格、领导力、人际关系等，并没有所谓的终点站，而是要不断精益求精，追求上进即向上成长目标。

其三是经检目标，即将亲身的历练放在很重要的位置，再依此设定目标。

因为一般人是靠经验来促进自身和成长，所以，想要有什么成长，就需要先有什么经验了。

如果你以经验为目标，就要争取多岗位练习的机会，最后确定最适合自己的岗位。

16,提高工作效率,二、制定工作目标在工作时,员工不可忽略的首要问题是确立目标。

工作上没有目标,就等于马拉松赛跑没有终点.因为,工作目标是一切工作之基石，所有工作之根本。

无论工作的条件或内容怎样，但在制订目标时，都必须遵守一些原则。

这些原则即具体性、计量性、期限性。

在确立目标时，必须制订具体计划，也就是使用可以计量的数字予以表示，然后确定完成的具体期限。

在制订长期目标时，事先应该考虑最终目标、阶段性目标和措施目标三项要素。

最终目标，即最终要达到的目的地；

阶段性目标，即每一个阶段要实现的短期计划；

措施目标则是为完成阶段性规划的具体措施方案。

没有目标就不会有成功。

员工应该养成制订切实可行的目标，并力求速度快、高效率的付诸行动的良好习惯。

因此，为了切实地完成工作，员工必须为确定目标，实现目标而不懈努力。

如能像上述那样，明确地将目标分为长、中、短三阶段，那么实现目标就更容易了。

17,提高工作效率,我们在具体实施时应该这样做：

首先在标有“短”字的项目中选择三个最有价值的，然后以同样的方法，根据目标内容的重要程度，分别在中、长期项目中各选出三项，计为九项。

有趣的是这些内容之间大多具有相关性，只是表现方式不同罢了，有的具体，有的抽象。

综合上述内容，并联系起来，最后选择三个目标。

既已确定了目标，今后努力的方向也就明确了，继之便是坚定不移地干到底，最终一定能战胜困难、挫折，胜利地实现目标。

18,提高工作效率,制订工作计划在完成一项任务或目标之前，员工必须先做好计划，没有计划地进行工作，只会产生“浪费、忽高忽低、不合理”的涣散局面。

消极的态度必然会导致工作上的失误。

计划是一门技术，如按照计划进行训练，再艰巨的目标也能完成。

关键在于你是否坚持。

鉴于计划的重要性，希望大家务必掌握这门技术，并请牢记制订计划的五要素。

19,提高工作效率,（）确立目标：

没有目标的计划是毫无意义的，空乏无力的。

为什么要确立目标呢，最终要达到什么样目的呢？

弄清上述问题是制订计划应具备的最起码的先决条件。

20,提高工作效率,（）掌握是否具备实现目标所必需的条件：

人力、财力、物力、时间、信息等等。

这些条件自然要受实际情况的限制。

所以必须事先搞清楚实际情况对上述条件限制到什么程度。

21,提高工作效率,（）实现目标的方针、政策：

在制订方针、政策时，一个有效的方法是广泛征求上级、前辈及下属等人的意见、建议。

22,提高工作效率,（）制订方针政策的具体安排：

方针和政策一经决定，应马上做出安排工作。

尽量发挥主观能动性、启动脑筋、考虑采用哪些方法才能使既定方针和政策变为实际的行动。

23,提高工作效率,（）力求方针、政策的完善：

方针和政策是行动的指南，所以，要经常修改。

为了提高方针、政策的质量，应时刻具备问题意识，发现问题并积极改进。

24,提高工作效率,逐条对照五要素提出的要求，以期订出一个细致、周密、完美无缺的计划来。

还有，因为人们制订的能力不一，与能力较高的员工共同磋商制订的有关问题，是制订计划时必须灵活掌握的原则。

25,提高工作效率,（）事先认真考虑：

失败并不都是成功之母，有时也会出现连接失败的情形。

最明智的办法是，在开始制订计划认真考虑，这样才可以防患于未然。

（）牢牢掌握目标：

考虑通向目的地的最佳途径，否则会出现意想不到的糟糕结果。

（）尽量将计划订得大些：

计划也要强化自己的信念，并要比常识性目标定得高。

（）动用脑筋积极思考：

“xx能成功吗？

”“如何干才好呢？

”以这种积极的观念去思考。

26,提高工作效率,遵循工作流程

（1）依据计划来正确、迅速地去执行。

（2）严守完成日期。

（3）不能照预定进度而不得不变更计划时，一定要向上司报告并接受其建议，千万不可独断独行。

（4）做到一半发生疑问时，一定要与上司商量。

27,提高工作效率,至于评估，则需考虑以下几点：

（1）如果进行得不顺利，其原因何在？

（2）如果进行得顺利时，为何那么顺利？

以及再确认一下其成功的原因。

如果做事情都经过上述流程的话，就能自由的掌握住工作的全盘性。

尤其是组织的工作，必有其纵向、横向流程，每一位员工，脑子里必须时时存在着目的、背景与其他事情的关联性等观念，事情才能做到正确无误。

28,提高工作效率,工作要分清轻重缓急一个具有判断力的员工，做事时一定会考虑优先顺序，先做最重要的事，然后才做比较次要的工作。

万万不可先做自己认为好做或自己喜爱的事，那样，可能会将重要的事耽搁，造成公司的损失。

那么该如何决定工作的优先顺序呢？

29,提高工作效率,一般说来，可以依据工作期限、重要程度，以及性质来判断。

在做事之前，应该制定一个紧密且可行的流程才是。

30,提高工作效率,身为员工，做事一定要坚持一大原则，就是“今日事，今日毕”，绝不可拖至明天，因为明天还有明天要做的事。

如果每天都无法将今日的事做完，就会累积一大堆工作，造成赶不上交工期。

假使突然接到临时插进来的工作，最好跟上司或资深人员商量，请教他们该如何处理。

31,提高工作效率,避免擅自作主出差错。

不过，也不可什么事都去麻烦他们，最好是自己先衡量后再去请求人家。

32,提高工作效率,养成使用“日常备忘录”的习惯“日常备忘录”,是一种把简单且精确的讯息、文件和资料存储的工作，需要时可以立即找出来。

为了让“日常备忘录”更有用，要养成一种习惯，把你现在想的或做的，以及以后你想要提示的事都记在上面。

一些成功的职场人士，会把老板谈到的工作或一些指示也记下来，每天早上查看，并督促自己去做。

养成做“备忘录”的习惯，会给你带来不少好处。

33,提高工作效率,当你每天早上打开当天的“备忘录”，就可以找到你想要的东西。

你会因为没有把事情或工作忘了而心安；

你可以把苦思冥想的时间省下来，用在其他的工作上；

你总能知道你的约会、计划和文书工作，你因用不着分心于其他的事而变得工作起来相当有效率。

同时，它还能记录你的工作状况，让你能看清楚自己在某段时间里的变化，从而引导你采取正确的工作方法与技巧走向新的目标；

它还能提醒你在适当的时候发个邮件、打个电话，与同事、朋友保持联系,34,提高工作效率,使用“日常备忘录”，能让你用最少的时间，以充沛的精力去提高工作效率。

当你使用“日常备忘录”时，你就能亲身体验到它带来的积极变化，为你的成功提供有力的保证。

一人优秀的员工在进公司上班后，应该养成记备忘录的习惯，特别是新进人员。

35,提高工作效率,备忘录应该记些什么事呢？

（1）如果出席会议的话，应该记下会议上交谈之事、所决定的事情，以及被指示的事项等。

（2）在一个小单位里，若有商谈、小型会议的话，也要将所谈的内容记录下来。

（3）被上司呼叫的时候，要带着笔记本去，把批示、联络的内容写下来。

（4）为了工作而外出。

或访问老顾客之际，应将客