海悦星级酒店行政管理制度Word文档格式.docx

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访接待管理、办公环境管理、出差管理等。

三、酒店总经办为酒店行政管理工作的主要责任部门。

第二章 印章管理

一、酒店印章包括酒店司章、酒店专用章、部门章和私章。

1、酒店司章：

指酒店酒店法人公章。

2、酒店专用章：

指酒店对外公务活动中使用的专用公章，包括财务专用章、合同专用章、票据专用章等。

3、部门章：

指仅限于酒店内部使用的酒店酒店各辖属部门的公章。

3、职章：

刻有总经理、总监、经理职称的印章。

4、私章：

指酒店对外公务活动中刻有酒店法定代表人、财务负责人名字的私人印章。

二、酒店印章统一归口总经办到公安部门指定的公章刻制点刻制，任何酒店部门或个人未经批准不得擅自刻制酒店印章。

各部门因业务需要刻制或更换印章时，须先提出书面申请报总经办审批。

审批同意后，由总经办统一办理。

三、经刻制的印章使用前，总经理秘书须在《印章管理簿》（见附件一）上登记备案，再交由相关使用部门负责人签字领用。

登记备案时，总经理秘书须2、印章的领用

总经办先将印章编入《印章管理簿》（见附件一），再由部门负责人签字领用。

注明印章保管人。

保管人如有变动，总经理秘书还须及时更改记录。

四、印章保管部门及保管人分别为：

1、酒店司章、酒店合同专用章由总经办行政助理保管；

2、部门章由各部门行政秘书保管；

3、酒店财务专用章、票据专用章和法定代表人、财务负责人私章，由财务部分别指定专人按财务印章分管原则保管；

4、印章保管人须将1、印章必须由专人保管，保管人应细心保管，并随时注意保养。

2、印章固定放置于安全处放置固定安全处，。

未经部门负责人批准，印章保管人不得将印章交由他人保管不得随意放置。

五、除财务专用章、票据专用章、法定代表人和财务负责人私章的使用按有关财务印章使用规定执行外，其它印章的使用，印章保管人须建立《印章使用登记表》（见附件二）。

因工作需要盖印时，印章保管人应详细登记盖印日期、盖印用途等，经申请盖印人签名、相关负责人批准后方可盖印。

12、凡以酒店名义对外签署的合同、协议、证明、担保书、财务报表、承诺书等重要公函，须经总经理或常务副总经理审批同意并登记备案后方可加盖酒店公章或合同专用章；

2、年审申报资料、政府主管部门要求填报的统计报表（财务类除外）、一般公函等公文须经分管业务副总经理审批同意并登记备案后方可加盖酒店公章；

3、凡酒店内部部门之间往来公函需盖部门章时，须经相关部门负责人批准后方可盖印。

部门章一律不得用于对外业务。

六3、未经批准，印章保管人不得擅自携带酒店公章外出。

特殊情况须携带外出使用时，携带人须提出书面申请，经总经办审批同意后方可携带。

携带酒店公章外出，须有两名以上公务人员同行

（含公章携带人）。

携带人须对酒店公章的正确使用和安全保管承担

责任。

4、印章不得携带出办公室使用。

七六、1、印章因业务需要或因使用原因须报废时时，使用部门须提出书面申请报总经办审批。

审批后，由总经办统一收回并按政府主管部门有关印章管理规定及时作销毁处理。

第三章 公文管理

一、酒店公文按性质划分为公司公文和部门公文。

1、公司公文指经总经办批准并以酒店名义对酒店内外相关单位或部门签署和发送的酒店红头文件、规范化管理文件、合同（协议）、会议纪要、通知等；

2、部门公文指酒店内部部门之间的往来公文。

部门公文管理按本制度第四章“部门工作联络管理”的有关规定执行。

二、酒店公文按形式划分为纸书公文和电子公文。

1、酒店对外往来公文，酒店与外单位联签的合同（协议）、文件、会议纪要，酒店各部门无法以电子文件形式呈报的公文等，一律以纸书公文形式呈报和传递；

2、酒店规范化管理文件、红头文件（内部传送）、内部会议纪要、通知、审批工作流等，一般通过酒店局域网以电子公文形式呈报和发送。

三、各部门因工作需要撰写公文时，应由部门负责人指定人员拟稿。

拟文须规范、切题、简练、清晰、准确。

拟文完毕，在公文首页附上《文件审批表》（见附件三），经部门负责人签署相关意见后，送交总经理秘书统一呈报。

四、公文修订与审批

（一）纸书公文：

1、内部公文：

总经理秘书收文后，须及时校对、初审公文条款或内容：

1）不需修改时：

加编文号及处理意见，注明公文类别及审核人、审批人——相关部门负责人加签意见——总经理秘书送审核人审核

——总经理秘书送审批人审批。

一般公文须于五个工作日内批复，急件须于两个工作日内批复，加急件应于当天或在呈送部门要求时间内批复。

2）需修改时：

总经理秘书及时返回相关部门修改或重新拟文。

再报按1）款处理。

2、外来公文：

总经理秘书于公文前页加附《文件审批表》后，同“内部公文”1）款处理。

（二）电子公文：

1、不需修改时：

加编文号及处理意见、注明公文类别、审阅人、审核人和审批人——发送至审阅人签署相关意见——转发至审核人

审核——审核人转发至审批人审批。

审批时间同于纸书公文；

2、需修改时：

总经理秘书及时与拟文部门沟通后修改，或返回相关部门修改。

修改完毕再报按1款处理。

五、总经理秘书须在《公文呈批记录表》（见附件四）上做好公文呈批记录。

六、经审批后的公文，由总经理秘书统一发送。

总经办为公文执行督办部门。

1、以电子公文或纸书公文形式呈报的，分别按电子公文或纸书公文形式发送，并根据需要抄送分管业务副总，须抄送集团相关控股公司的公文均以纸书公文形式发送；

2、密级文件均以纸书公文形式发送，并在文件左上方盖上相关密级字样，由总经理秘书直接发送相关收件人；

3、以纸书公文形式发送的公文，文件发送人须在《文件发放登记簿》（见附件五）上登记，发送时由收件人签收；

4、以电子公文形式发送的公文，按审批意见传送至各相关部门执行，同时发送内部通启知会相关人员。

发送后，由总经理秘书打印两份交予档案室档案管理员，一份存档备查，一份在酒店公告栏予以公布。

七、公文的分类、立卷、归档、保管、更新和销毁工作按酒店

《文件档案管理制度》执行。

第四章 部门工作联络管理

一、如酒店制度中未作特别规定时，部门之间的工作联络与公文传递一般通过各部门行政秘书执行。

二、部门之间往来工作联系时，毋须总经办审批决策的事宜，一般通过酒店内部局域网以《内部通启》形式往来联络。

1、《内部通启》按酒店确定的统一格式（见附件六）传送，并须经部门负责人签名；

2、除工作联络外，任何员工不得利用酒店内部局域网发送与工作无关的信息。

三、需其它部门协作进行的工作，相关部门可填写《部门工作联系函》（见附件七），经部门负责人签认后送交需要协作部门。

1、协作部门负责人同意发函部门请求协作意见或要求时，须签署协作意见，协作部门按部门负责人签署意见办理；

2、协作部门无法满足发函部门协作要求或有异议时，协作部门部门负责人可通过电话方式与发函部门负责人沟通并取得一致意见后再签署协作意见，协作部门按部门负责人签署意见办理。

第五章 档案管理

一、酒店档案资料目录详见酒店《文件档案管理制度》。

二、酒店档案资料根据其重要程度分为普通、秘密、机密、绝密等四类，其中，密级文档的机要管理按酒店《文件档案管理制度》执行。

三、酒店档案管理的主要责任部门：

1、财务会计报表及会计帐簿、记帐凭证、成本核算、资产管理等档案由财务部专管；

2、人事档案由人力资源部专管；

3、安全保卫、消防安全管理档案由安全生产部专管；

4、营业部门营业管理数据记录及统计分析资料分别由各营业部门专管；

5、酒店共用设备（施）的技术档案分别由工程部和电脑部专管：

6、其它档案资料，如酒店设立与变更资料、发展规划、年度计划（总结）、重大会议决议（纪要）、项目方案、合同（协议）及诉讼资料、工程建设资料、机电设备图纸资料、营销档案、采购档案、统计分析资料以及外单位公函、政府主管部门有关批文等均由总经办档案室统一管理。

四、部门专管资料，如无特别要求，由各部门行政秘书保管；

其它档案资料由酒店档案室档案管理员保管。

五、酒店文档平时由各部门行政秘书按时间顺序、重要程度分类建册保管。

除酒店下发的文件资料和由部门专管（不需移交）的资料外：

1、每年三月份，各部门行政秘书须向总经办档案室移交上年度文档资料；

2、涉及工程、营销方面的文档资料则在项目（或方案）完成后两个月内一次性移交；

3、移交时，各部门行政秘书须填写《文档资料移交表》（见附件八）后方可办理交接手续。

总经办主任负责监交。

六、文档的分类、立卷、归档、保管、更新和销毁工作按酒店

七、档案资料的查（借）阅：

1、酒店总经理、副总经理需查阅文档时，可向档案室档案管理员办理登记手续后直接调阅；

2、员工查阅文档，普通文档在办理登记手续后可查阅或借阅；

密级以上文档的查阅、借阅或复制按酒店《文件档案管理制度》执行。

员工查（借）阅文档时，须确保档案的安全与秘密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、转借、损毁或遗失；

查阅完后，须及时归还档案室。

归档时，档案管理员须当面核对签收。

3、集团关联公司查阅文档，只可查阅不可借阅。

普通文档须经总经办主任批准，密级以上文档须经总经理批准。

八、对已过保管期限确无留档必要的文档，总经办须作出鉴定，于每年末报总经办审批同意后予以销毁。

销毁文档时，档案管理员

应填制销毁清单，总经办主任负责监督销毁。

第六章 会议管理

一、酒店会议的召集原则：

精简、高效、节俭。

二、会议种类和召集部门：

1、酒店会议酒店：

包括董事会、总经理室办公会议、酒店周例会、部门联席会议、酒店年度（或半年）总结会、全体员工大会、工程（采购）项目招标会等，由总经办召集，总经理或其委托人主持；

2、专项会议：

包括工程计划会、项目论证会、业务研讨或总结会（如营销会议），经总经办批准后，由主要业务部门召集并主持；

3、部门工作会议：

营业部门每日召开日工作例会。

职能部门和后勤部门每周召开一至两次工作早会，不定期召开工作总结或布置会议，由各部门指定负责人召集并主持；

4、其它临时会议，视会议具体内容而定。

三、会议室管理：

1、酒店会议室分为中心会议室、办公会议室。

1）酒店董事会议、常务会议、总经理室办公会议、酒店周例会、部门联席会议、专项会议或与会人数超过20人的部门会议可使用酒店办公会议室；

2）酒店年度（或半年）总结会、全体员工大会可使用酒店中心会议室；

3）部门日工作例会和其它临时会议，一般不安排酒店会议室。

2、总经办须对会议室管理建立《会议室使用登记（预订）簿》

（见附件九），登记会议室使用情况，负责会议期间的接待和服务工作。

酒店办公会议以茶水接待，客人会议或酒店重大会议以水果和茶水等接待；

3、会议使用部门须在会议室使用前一至二天，由会议召集人电话告知总经办。

总经办根据会议性质和会议室预订情况作出合理安排：

1）总经办主任根据会议室预订先后顺序和“小会服从大会、低一级会议服