会务接待流程Word文档下载推荐.docx
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(一)成立会务组
1.会务组组长:
总体负责。
2.文秘材料小组:
负责组织、收集、整理、编印会议材料,会议记录(及录音录像)、会议纪要与总结起草。
3.后勤保障小组:
负责会议的会场、吃饭、住宿(烟、酒水、饮料、水果等)等后勤保障事宜。
备注:
任务分解后形成《会务接待方案》。
(二)明确会议概况
1.全体办会人员应明确会议概况,了解以下基本内容:
(1)会议主题
(2)级别与规模
(3)参会人员(与会人员的姓名、单位、职务)
(4)会期与日程安排(会议日期、天数、议程、活动安排等)
注:
日程安排形成会务指南。
(5)会议经费申批:
根据会议概况,按照神东电力公司本部有关标准预算会议经费,签报领导批准。
(三)下发会议通知、登记代表名单
1.责任人:
文秘材料小组。
2.责任:
在落实以上各项工作后,起草会议通知、报领导批准后下发或以其他形式通知各参会单位。
通知内容应包括:
(2)参会人员
(3)会期安排
(4)会议地点与联系电话
(5)会务组联系人与联系电话
(6)报到日期
(7)有关事项(如要求自带有关材料、物品等)
(8)会议回执(附表2)
(9)会址交通导引
3.落实:
会议通知以传真(可包括电子邮件)、原件邮寄方式传达各参会单位。
会议通知下发后,会务组联系人负责按会议回执登记报名情况,形成《会议代表登记表》(附表3),制作会议名册。
登记内容应包括:
(1)单位
(2)姓名
(3)职务
(4)性别
(5)民族
(6)到达航班与到达时间
(7)是否要求接站
登录工作应尽早完成,并在此基础上制订《会务接待指南》。
(四)选定会议地点
后勤保障小组。
联系几家宾馆(先前最好有一些基本了解),实地考察、比较。
应调查的项目包括:
(1)价格(客房、会场及其他服务项目的价位)
(2)设施(客房、会议室、休闲设施、环境等)房间有无网线、是否含早餐(3)服务(办会经验、餐饮质量、服务态度等)
(4)交通(便利与否)
(5)当期有无接待能力
综合比较后按优质低价原则选取一家,签报或口头汇报领导批准。
领导批准后,立即完成以下工作:
(1)与宾馆确认各主要服务项目的收费标准与折扣
(2)根据会议预算在财务借款
(五)准备会议材料、用品
两组分工协作。
2.材料内容:
会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。
除正式上会材料外,还应包括:
(1)会议代表名单(附房间号)
(2)日程安排,各项活动地点及注意事项等3.会议用品:
会议用品由后勤保障小组负责,应准备的会议用品包括:
(1)会场条幅(或现场LED显示器)
(2)会议代表证
(3)与会领导桌签
(4)文件袋、笔记本、笔
(5)录音笔、照相机、摄像机
(6)便携机、打印机及纸张、投影仪(根据需要)
(7)花卉、水果及方便食品(可由宾馆准备,或自行购置、分发)
(8)药箱(备常用药品)
(9)现场安全帽的准备
(六)餐饮安排
与酒店紧密协调,尽早落实以下工作:
(1)吃饭人数
(2)包间预定
(3)烟、酒水准备
(4)饭后车辆安排
(七)会场安排
与宾馆紧密协调、现场核查,或在办公区域准备,尽早落实以下工作:
会议室
领导临时休息室
各次分会的会场布局,包括:
大会还是圆桌会、座次安排、花卉摆设、话筒音响、灯光摄影、摄像负责人、投影仪
(八)文体活动安排
会后去周边旅游景点应按实际时间安排。
(九)房间安排
在确定了参会代表名单之后,即在宾馆订房、安排房间,包括:
房间内水果、烟、矿泉水摆放。
三、会中服务
(一)接站
(二)签到
1.在正式报到前日,应完成以下工作:
(1)将分装好会议材料的文件袋放至会议室或宾馆
(2)统一领取代表房间钥匙
(3)花卉、水果等分发到各房间
2.签到工作包括以下环节:
(1)在宾馆门厅悬挂欢迎条幅(或设置欢迎引领标牌)
(2)在宾馆门厅设置签到处、专人负责签到(3)确认返程日期及订票
四、会后收尾
(一)退房、送站
(二)纪念品的发放