内业资料的整理与管理.docx

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内业资料的整理与管理

第二章文函的管理

第一节文函的一般规定

依据国标（GB/T9704－1999）规定，结合公路工程实际，对文函的格式及一般要求如下：

一、定义

1、字word

　　标识公文中横向距离的长度单位。

一个字指一个汉字所占空间。

2、行line

　　标识公文中纵向距离的长度单位。

国标以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行；公文标题以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。

二、公文用纸主要技术指标

　　公文用纸一般使用的纸张定量为60g/m2～80g/ m2的胶版印刷纸或复印纸。

纸张白度为85％～90％，横向折度≥15次，不透明度≥85％，PH值为7.5～9.5。

三、公文用纸幅面及版面尺寸 

1、公文用纸幅面尺寸 

　　公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm。

2、公文页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为：

37mm±1mm 

公文用纸订口（左白边）为：

28mm±1mm 

版心尺寸为：

156mm×225mm（不含页码）

四、文中图文的颜色 

未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。

五、排版规格与印刷装订要求 

1、排版规格

正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字。

2、制版要求

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

3、印制要求

双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。

黑色油墨应达到色谱所标BL100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。

印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

4、装订要求

公文应左侧装订，不掉页。

包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。

两页页码之间误差不超过4mm。

骑马订或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。

平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。

裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。

六、公文中各要素标识规则

本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即156mm）以上的各要素统称为眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

1、眉页

（1）发文机关标识 

由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。

发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。

对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。

字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm（高×宽）。

（2）发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。

发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

（3）签发人

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红反线与之的距离为4mm。

2、主体

（1）公文标题

红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（2）主送机关

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

（3）公文正文 

主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

（4）附件

公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如：

“附件：

1.××××”）；附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

（5）成文时间

用汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”。

（6）公文生效标识

①单一发文印章

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。

成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

②特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（7）附注

公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。

3、版记

（1）主题词

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。

（2）抄送

公文如有抄送，在主题词下1行；左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。

如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

（3）印发机关和印发时间

位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。

印发机关左空1字，印发时间右空1字。

印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

（4）版记中的反线

版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。

（5）版记的位置

版记应置于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。

七、页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。

单页码距右空1字，双页码距左空1字。

空白页和空白页以后的页不标识页码。

八、公文中的表格

公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。

九、会议纪要格式

会议纪要标识由“××××会议纪要”组成。

用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。

会议纪要不加盖印章，其他要素从本标准规定。

十、式样

见下页。

37mm±1mm

东营黄河公路大桥工程

总监理工程师办公室

4mm

总监〔2005〕1号

28mm±1mm

关于×××××××××××××

有关问题的报告

东营黄河公路大桥工程总监理工程师办公室：

×××××××××××××。

特此报告。

附件：

1.××××××

二○○五年十月二十七日

主题词：

×××××报告

空一个汉字，下行为两个

空一个汉字

抄送：

东营黄河公路大桥工程建设项目办公室

东营黄河公路大桥工程总监理工程师办公室2003年02月06日印发

印8份

第二节文函的管理制度

一、一般规定

1、项目部行文、用印由项目经理负责，发出的各种报告必须书面化、专业化。

2、文档管理必须由专人负责，发文和转发文件要亲手交给收件人，并做好签收记录。

3、收文应做好登记，应及时送交负责人批阅处理，并及时归档。

4、上级部门下发的与工程施工有关的文件、通知等资料，应建立“文件读知”制度，并传阅、签认。

5、文档管理者应认真记录文档处理过程和结果，并做好分类整理归档。

二、函件传递程序

根据合同规定，在合同实施过程中，凡是任何单位和个人发布的任何通知，表示同意、批准、确认、否定、任命、证明、决定、要求和意见都应是书面的，都不应被无理扣押和延误，为此确定一般文函的传递程序见下表：

业主

总监代表处

驻地监理处

施工单位

业主

—

○●

○●

○●

总监代表处

○●

—

○●

○●

驻地监理处

○●

○●

—

○●

施工单位

●

○

○●

—

注：

●主送○抄送

第三节文函的常见问题与注意事项

一、文函常见问题

公路工程施工管理过程中，作为施工单位最常用的文函是报告，报告主要是反映情况、提出建议、答复要求的一种应用文体。

在具体应用中宜出现以下问题：

1、格式错误

（1）主送单位和抄送单位不分。

（2）字体、字号、行距不正确。

（3）印章不规范，甚至漏盖章。

（4）错字、病句重复出现。

（5）附件不全。

（6）发送时间不规范。

2、内容表述不清

行文的目的不明确，文字表述专业性不强，不简练，答复要求的报告针对性不强，甚至答非所问。

二、文函处理注意事项

1、健全文函阅办制度，一是对项目部所有来文必须建立详细的登记传阅制度；二是项目经理对文件的批阅必须清楚明了，该阅处的阅处，该阅知的阅知，该指定谁处理的要列明。

2、及时进行文函的处理，具体负责处理文函的技术人员要提高工作效率，特别是对有时限要求的文件要抓紧拿出处理意见供项目经理裁定。

3、要严肃纪律、明确责任，对文函处理需要保密的要绝对保密，需要传达的要传达到位，做到每份文件要有详细的处理结果，并对处理完的文件及时存档、备查。

4、建立严格的文件拟稿、核稿、签发制度。

第三章施工资料管理

第一节质检资料的整理与注意事项

一、检表的编制及使用说明

（一）编制要求

目前公路工程所用检表应根据新版《公路工程质量检验评定标准》（JTGF80/1-2004）编制。

编制的指导思想和要求是：

统一规范，责任明确，指标剥离，便于操作和检索。

1、统一规范。

以往在使用表格的过程中，各工程项目均根据实际情况对有关表格进行增减或修改，在增减修改过程中，其风格和内容，如表头、签认人、签认日期等各有不同，且功能和责任也不够明确。

作为一个工程项目表格的编制应首先要统一格式，做到风格一致，统一规范。

2、责任明确。

一般检表要分为两类，一类为检验表格，由施工现场负责人和相应的现场监理或专业监理工程师填写并签认；另一类为分项工程各项技术指标的检验汇总表，由项目施工单位、总工及各相关专业监理工程师和驻地监理工程师填写并签认，所列项次与《公路工程质量检验评定标准》（JTGF80/1-2004附表A）相对应。

这样首先是为工程的评定打下了基础。

其次是资料的签认和整理责任明确，权限分明，便于管理。

3、指标剥离。

以前的表格将宽度、厚度、横坡度等现场就能得到结论的指标和诸如强度等需试验且耗时较长才能确定的指标混在一起（如砼强度需28天），根据上道工序不经监理确认（包括口头或书面确认），下道工序不得进行的原则，如使用这种表格，在现场监理确认时，存在责任不明，权限不清的问题。

现将现场测取指标与需经试验室试验确定、费时较长的指标剥离，能够便于操作和确认。

4、便于操作。

从总体功能上讲，检验汇总表是分项工程完成后对各项技术指标的汇总，由各专业工程师和驻地工程师进行签认，是为分项工程评定奠定基础；检验表为施工和管理活动的原始记录表，由现场监理签认，是为真实反应工程实体情况。

但应注意的是：

因施工时间、段落划分、构造物间隔等特殊情况而形成的段落应单独填写。

5、维护计量的严肃性，各项目工程师应对所负责专业检验数据的真实性进行监督和抽查。

分项工程完成后必须经相关专业监理工程师确认方能计量，避免暗箱操作。

6、分章编号。

在工程实施过程中难免会遇到新情况、新问题，根据工程实际情况，有时需要增加一些表格，如果现有表格紧密排序，后增加表格不是加长序号，就是在总的表格后再加新的序号，但从编号上看不到分属哪个章节，不利检索。

本次表格采用了分章编号的形式。

编号的原则是，专业性比较强的表格列入相应章节。

如测量、宽度、厚度、钢筋的制作与安装等通用的表格，列入测量和公用部分。

（二）填制要求

1、表格一律用碳素笔（中性笔）填写。

2、承包单位、监理单位分别填写法人单位的全称。

（可以采用电脑统一打印方式）。

3、合同号：

填写“合同段代号”，如二合同为“二”。

4、编号：

暂不填写。

5、表格中的“工程名称”填“招标时工程的全称”。

6、自检结论填“经自检符合规范及设计要求”。

7、监理评语填“符合规范及设计要求”。

8、监理评定填“合格或不合格”。

9、结论填“合格或不合格”。

（三）表格分类

1、监表（共17个《公路工程施工监理规范》JTJ077－95）。

（1）施工单位用：

监表1、监表2、监表3、监表7、监表11、监表12、监表13、监表16、监表17；

（2）监理单位用：

监表4、监表5、监表6、监表8、监表9、监表10；

（3）工程变更用表、计量支付用表、工程月报用表等另行编制。

2、第200章（共27个）路基及防护工程用表，编号为检表201-222；

3、第300章（共10个）路面工程用表，编号为检表301-310；

4、第400章（共59个）桥梁工程用表，编号为检表401-459；

5、第600章（共13个）安全设施用表，编号为检表601-613；

6、第700章（共5个）绿化工程用表，编号为检表701-705；

7、测量及公用表格（共27个），编号为检表801-827。

二、自检资料表格填写

（一）分项工程开工报告

1、监表2分项工程开工申请批复单;

2、检表810施工放样报验单；

3、检表811大中桥桥位放样检验表；或检表812小桥涵位放样检验表；或检表813路基中桩放样检验表或其它附表；

4、施工方案；

5、进度计划安排；

6、该工程项目人员组成；

7、进场机械设备统计表；

8、进场材料统计表；

9、相关保证措施；

10、各种图表；

11、试验资料。

说明：

以《公路工程质量检验评定标准》（JTGF80/1-2004）所列的分项工程为依据，进行分项工程开工报告的申请。

为便于控制，可以增加子分项工程开工报告（如粉喷桩）。

（二）路基工程

1、原地面

检表808原地面横断面高程测量表；

检表806高程测量检验表；

检表210填前碾压后高程检验汇总表；

检表806高程测量检验表；

检表213宽度检验表；

检表223清理场地与表土清除检验表；

检表227压实度检验记录（核子仪）；或试表压实度检测（灌砂法）记录。

2、软基处理

（1）砂砾垫层

检表202砂垫层检验汇总表；

检表459断面尺寸检验表；

试表压实度检测（灌砂法）记录（见试验表格）。

（2）粉喷桩

检表201—1粉喷桩检验汇总表（每结构物单侧）；

记录表1粉喷桩记录表；

粉喷桩电脑打印小票;

检测单位强度检测报告。

（3）沟渠处理

施工原始记录；

试表压实度检测（灌砂法）记录。

3、土工合成材料处置层检表220土工合成材料检验表；

4、路基填筑

检表813路基中桩放样检验表（每三层填一次）；

检表211路基填土松铺厚度检验表；

检表212厚度检验表（用于试验路段）；

检表213宽度检验表；

检表214高程检验表（每三层填一次）；

检表227压实度检验记录（核子仪）；或试表压实度检测（灌砂法）记录；

检表816沉降观测检验表（根据设计要求填写）。

说明：

压实度（93区、94区）变化顶层必须分界。

路槽（补强）：

检表813路基中桩放样检验表；

检表211路基填土松铺厚度检验表；

检表218路基（路槽）回弹弯沉值检验表；

检表213宽度检验表；

检表809纵断高程、横坡测量检验表;

检表826平整度检验表；

检表216边坡检验表;

检表217路床施工检验表（若有路床处理）;

检表201土方路基检验汇总表。

5、路基防护

检表814平面位置检验表；

检表817基坑检验表；

检表207急流槽检验汇总表；或检表208导流工程检验汇总表；或检表209排水设施检验汇总表；等

试表混凝土（砂浆）强度报告。

（三）路面工程

1、底基层

检表813路基中桩放样检验表；

检表307底基层（基层）施工检验表；

检表826平整度检验表；

检表809纵断高程、横坡测量检验表;

检表213宽度检验表；

检表212厚度检验表；

试表压实度检测（灌砂法）记录；

检表302底基层检验汇总表；

试表7天无侧限抗压强度试验表。

2、上、下基层

检表813路基中桩放样检验表；

检表307底基层（基层）施工检验表；

检表826平整度检验表；

检表809纵断高程、横坡测量检验表;

检表213宽度检验表；

检表212厚度检验表；

试表压实度检测（灌砂法）记录；

检表301基层检验汇总表；

试表7天无侧限抗压强度试验表。

3、透层、粘层、封层检表308透层、粘层、封层施工检验表。

4、沥青混凝土面层（上、中、下）

检表813路基中桩放样检验表；

检表309面层施工检验表；

检表826平整度检验表；

检表809纵断高程、横坡测量检验表;

检表213宽度检验表；

检表212厚度检验表；

检表218路基（路槽）回弹弯沉值检验表

试表压实度检测（蜡封法）记录；

检表304沥青混凝土、沥青碎石面层检验汇总表。

（四）桥梁工程

1、灌注桩

检表814平面位置检验表；

检表429钻孔桩钻孔检验表；

检表430钻孔桩灌注混凝土前检验表；

检表428钻孔桩钢筋安装检验表；

检表822砼检验表；

检表431钻孔桩灌注砼检验表；

检表435桩基成品检验表（每墩台）；

检表406钻孔桩检验汇总表（每墩台）；

试表28天混凝土强度试验报告表；

桩基检验报告（小应变、超声波、取芯）。

2、承台、系梁

检表821模板检验表；

检表819钢筋安装检验表；

检表822混凝土检验表；

检表823混凝土养护检验表；

检表408承台检验汇总表（每墩台）。

试表28天混凝土强度试验报告表。

3、墩柱、台身

检表819钢筋安装检验表；

检表821模板检验表；

检表822混凝土检验表；

检表823混凝土养护检验表；

检表436砼及钢筋砼结构物检验表；

检表411墩身检验汇总表（每墩台）；

试表28天混凝土强度试验报告表。

4、盖梁（简支结构）及台帽

检表814平面位置检验表；

检表819钢筋安装检验表；

检表821模板检验表；

检表822混凝土检验表；

检表823混凝土养护检验表；

检表436砼及钢筋砼结构物检验表；

检表412墩、台帽或盖梁检验汇总表（每墩台）；

试表28天混凝土强度试验报告表。

5、箱梁预制

检表819钢筋安装检验表；

检表440管道坐标检验表；

检表441预应力管道间距检验表；

检表821模板检验表；

检表822混凝土检验表；

检表823混凝土养护检验表；

检表443后张法预应力钢铰线张拉检验表；

检表445预应力构件真空灌浆检验表；

检表437梁（板）预制检验表；

检表413梁（板）预制检验汇总表（每个构造物）；

检表404后张法检验汇总表（每个构造物）；

检表402钢筋安装检验汇总表（每个构造物）；

试表28天混凝土强度试验报告表。

6、现浇连续箱梁

检表819钢筋安装检验表；

检表821模板检验表；

检表440管道坐标检验表；

检表441预应力管道间距检验表；

检表822混凝土检验表；

检表823混凝土养护检验表；

检表438就地浇注梁（板）检验汇总表；

检表443后张法预应力钢铰线张拉检验表；

检表445预应力构件真空灌浆检验表；

检表415就地浇注梁（板）检验汇总表（每个构造物）；

检表404后张法检验汇总表（每个构造物）；

检表402钢筋安装检验汇总表（每个构造物）；

试表28天混凝土强度试验报告表。

7、空心板预制

检表819钢筋安装检验表或

检表820钢筋网检验表；

检表821模板检验表；

检表442千斤顶施加预应力检验表；

检表822混凝土检验表；

检表823混凝土养护检验表；

检表437梁（板）预制检验表；

检表413梁（板）预制检验汇总表（每个构造物）；

检表405先张法检验汇总表（每个构造物）；

试表混凝土抗压强度试验报告表（放张强度）；

试表28天混凝土抗压强度试验报告表。

8、支座安装

检表419支座垫石检验汇总表；

检表815支座安装检验表；

检表421支座安装检验汇总表（每墩台）。

9、梁板安装

检表447梁（板）安装检验表；

检表414梁（板）安装检验汇总表（每座构造物）。

10、桥面铺装

检表814平面位置检验表；

检表809纵断高程、横坡测量检验表;

检表820钢筋网检验表；

检表448桥面铺装检验表；

检表418桥面铺装检验汇总表（每座构造物）；

试表28天混凝土强度试验报告表。

11、防撞护拦浇注及栏杆安装

检表819钢筋安装检验表；

检表821模板检验表；

检表822混凝土检验表；

检表823混凝土养护检验表；

检表426砼防撞护拦浇注检验汇总表；

检表425栏杆安装检验汇总表；

试表28天混凝土强度试验报告表。

12、防水层、伸缩缝及桥头搭板

检表417防水层检验汇总表；或检表422伸缩缝安装检验汇总表；或检表819钢筋安装检验表；

检表821模板检验表；

检表822混凝土检验表；

检表823混凝土养护检验表；

检表427桥头搭板检验汇总表；

试表28天混凝土强度试验报告表。

（五）涵洞工程

1、基础

检表812小桥（涵）位放样检验表；

检表814平面位置检验表；

检表818基底承载力试验检验表；

检表817基坑检验表；

检表821模板检验表；

检表822混凝土检验表；

检表823混凝土养护检验表；

检表436砼及钢筋砼结构物检验表；

试表28天混凝土强度试验报告表。

2、涵台或台座

检表814平面位置检验表；

检表819钢筋安装检验表（根据需要）；

检表821模板检验表；

检表822混凝土检验表；

检表823混凝土养护检验表；

检表450涵台检验汇总表；

试表28天混凝土强度试验报告表。

3、盖板（圆管）预制

检表819钢筋安装检验表，或检表820钢筋网检验表；

检表821模板检验表（圆管预制可以不填此表）；

检表822混凝土检验表；

检表823混凝土养护检验表；

检表452盖板制作检验汇总表，或检表458管节预制检验汇总表；

试表28天混凝土强度试验报告表。

盖板（圆管）安装

检表453盖板安装检验汇总表；

检表451管座及涵管安装检验汇总表；

试表28天混凝土强度试验报告表。

附属工程

检表817基坑检验表

检表456倒虹吸竖井砌筑检验汇总表；或检表457八字墙砌筑检验汇总表；或其它附属工程检验汇总表；

试表混凝土（砂浆）强度报告。

涵洞总体

检表449涵洞总体检验汇总表。

台背回填

检表460桥（涵）台背回填检验表；

试表压实度检测（灌砂法）记录。

三、资料排放顺序的基本要求

1、路基工程

按路线前进方向1～3km或按结构物分段分别