文件归档步骤.docx

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文件归档步骤

文件归档步骤

根据以往经验，我把档案整理工作归结为四大步：

一、收集：

根据三合一制度，需要明确归档文件材料与不归档文件材料具体范围，即对文件材料的归档价值进行鉴定。

说白了就是摸清家底儿。

二、整理：

依次为录入电脑、分类、排列、编号、目录、盖章、装盒七步。

对档案的具体保管期限进行准确鉴定。

三、装盒：

永久、30年放一起，方便日后的利用、销毁。

通过工作，我们接触到的文件有：

上级文件材料、本机关的文件材料、同级机关和非隶属机关的文件材料、下级机关的文件材料。

现在具体分析此类文件的归档步骤：

一、收集。

首先，按照我们的三合一制度，文书档案主要分三大类:

综合类、党群类、业务类。

机关应归档的文件材料：

（1）上级文件材料。

需要贯彻执行的政策法规性文件；代上级机关草拟并被采用的文件最后草稿和印件；文件中涉及到本单位的文件材料等。

（2）本机关的文件材料。

这是重点，也更加符合8号令关于收集的核心是“以我为主”的要求。

包括各类红头文件和白头文件等。

主要是指反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；本机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料等。

（3）同级机关和非隶属机关的文件材料。

主要包括虽不是本单位主管业务但需要贯彻执行的法规文件；对本单位检查的重要文件；重要的来往文件等。

（4）下级机关的文件材料。

如报来的重要工作计划，总结等法规性备案文件。

机关不应归档的文件材料：

（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

如何确保文件材料的收集齐全完整？

概括为十句话：

一是处理完毕的文件材料要随时收；

二是经常用的文件，要履行借用手续定期收；

三是本单位发文，在盖章时当时收；

四是会议材料，要事先做好工作及时收；

五是内部形成的材料，要注意掌握线索有针对性地收；

六是常规性的文件材料，要逐项收；

七是在机构人员变动时，要提前收；

八是结合年终检查，集中收；

九是年末立卷需要全面收；

十是在立卷过程中，发现不全要反复收。

那么，是不是所有收集起来的材料都要归档呢？

回答是否定的。

国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》明确界定了机关应归档的文件材料和不应归档的文件材料的范围。

二、整理。

（一）录入电脑。

先用电脑软件给每个文件进行分类，输出目录。

（二）装订

（1）文件的修整。

修裱破损文件、拆除金属物或塑胶壳。

（2）文件的装订。

采用袋装的方法。

袋装即是将金属排除后，放入斜口袋。

（三）分类。

即依据一定的标准，按照文件的来源、时间、内容和形式特征的异同点，对文件进行有层次的区分，并组成具有一定从属关系和平行关系的管理体系。

分类方案的设置：

一般机关按“年度—机构或问题—保管期限”三级分类；归档文件少的单位可按“年度—保管期限”两级分类。

保管期限最低一级类目，分为永久和定期。

其中定期分为30年、10年。

如何准确划分保管期限？

国家档案局8号令中也有明确规定：

永久保管的文书档案主要包括：

（1）本机关制定的法规政策性文件材料；

（2）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（3）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

（4）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

（5）本机关机构演变、人事任免等文件材料；

（6）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（7）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

（8）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

定期保管的文书档案主要包括：

（1）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（2）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（3）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

（4）本机关一般性事务管理文件材料；

（5）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（6）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（7）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（8）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（9）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

这些门类档案的保管期限仍为永久、长期、短期。

除科技档案中的设备类档案的保管期限为长期外，其他的都是永久保存。

（四）排列

（1）盒内归档文件排列。

在同一保管期限下，按“事由结合时间”排列。

运用电脑和软件辅助归档的。

一件文件的排列顺序：

发文与定稿为一件，发文在前；

收文处理签和文件为一件，收文处理签在前；

正件与附件为一件，正件在前；

请示与批复为一件，批复在前；

转发件与被转发件为一件，转发件在前；

原件与复制件为一件，复制件在前；

无定稿的发文与签发单为一件，发文在前。

（2）档案盒上架排列。

按“三合一”制度中分类方案设置的顺序上架排列，按年度—类别—保管期限或年度—保管期限上架排列。

注意排列顺序为从上到下，从左到右。

（五）编号

（1）档号的编制。

由全宗号—年度号—类别号—保管期限—件号组成。

在编制档号时，注意五点：

①全宗号是指区档案馆给各单位的代号。

②年度号是指归档文件形成的年度。

③类别号用大写拼音字母和阿拉伯数字混合编制。

拼音字母为档案的类代号，阿拉伯数字为类别号。

如“W1”表示文书档案中的综合类。

④保管期限按照永久、30年、10年编制。

⑤件号（即文件的排列顺序号）规定为阿拉伯数字标注，如“1”。

编制方法：

在同一保管期限内编写流水号。

即同一个保管期限的，件号都是从“1”开始。

也就是说，同一年度、同一保管期限、同一类别（或问题）的，从“1”开始编一个流水号；同一年度、同一类别（或问题）、不同保管期限的，从“1”开始编一个流水号；同一年度、不同类别（或问题）的，从“1”开始编一个流水号。

这三句话，大家一定要牢牢记住。

档号举例：

如“45—2013—W1—永—1”表示45号全宗2013年文书档案综合类永久保管期限的第1件；“45—2013—W2—30—1”表示45号全宗2013年文书档案党群类30年保管期限的第1件；“45—2013—W3—10—1”表示45号全宗2013年文书档案业务类10年保管期限的第1件。

（2）页数的编制：

页数指每件文件的总页数（包括处理签、发文稿纸、底稿等），在每件文件首页的右上角，用铅笔编写。

（3）归档章的编制

归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号，以归档章的形式在归档文件上注明。

归档章盖在每份文件首面上方的空白处。

 归档章填写式样如下：

45

2013

1

综合类

30

“013”为全宗号；“2009”为年度号；“001”为室编件号，不同保管期限的文件，不允许混编一个流水件号；“W01”为机构（问题）代号；30为保管期限；

（六）编目

即编制归档文件目录（一式两份：

一份放入档案盒，一份作为检索工具）。

归档文件目录的项目：

件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。

不同类别的归档文件目录要制作目录封面，便于区分、查找。

归档文件目录编制式样如下：

归档文件目录

档号：

013-2009-W01-Y

件　号

责任者

文　号

题　名

日　期

页　数

备　注

“件号”：

盒内文件的排列顺序号（小流水号）。

“责任者”：

文件的署名者或发文机关，要用全称或规范性简称。

“文号”：

文件制发机关的发文字号，包括机关代字、年度、顺序号等要全部填写。

如鄂荆工[2013]8号。

“题名”：

即文件标题，没有标题或标题不规范的，应自拟标题，用方括号“[]”区别。

如任免文件中有本单位干部的，一定要用方括号“[]”单独标识。

如标题只是“通知”或“批复”的，要自拟标题，外加方括号“[]”。

“日期”：

即文件的形成时间，用8位阿拉伯数字标注年、月、日，中间不用任何分隔号，如20130325。

“页数”：

即文件的总页数，与袋号章的页数对应

“备注”：

填写本盒内文件的变化情况或需要注明的情况（有就填）。

7、装盒

（1）盒内材料：

按归档文件目录—归档文件—备考表顺序存放。

（2）装盒步骤

第一步：

在同一年度、同一类别、同一保管期限下，按件号顺序装盒。

一盒装不下，可装第二盒，排放在一起。

可在档案盒脊背上区分。

第二步：

填写档案盒封面，只填写单位名称。

第三步：

填写档案盒脊背各栏目。

“全宗号”：

填写区档案馆给定的全宗号，暂未给定的不填写；

“年度”：

填写盒内文件形成的年度，用阿拉伯数字填写；

“保管期限”：

填写盒内文件的保管期限，用汉字或数字（永久、30、10）表示；

“机构（或问题）”：

填写分类方案中相应机构（或问题）名称或代号；

“起止件号”：

用阿拉伯数字填写本盒内归档文件的起止号，中间用“—”连接。

如“12—18”表示盒内第12件到第18件文件。

如遇到一盒装不下，需另装一盒的同一类别，同一保管期限的，起止件号顺编。

如第一盒为“1—24”，第二盒为“25—38”……

“盒号”：

按年度和分类方案排列顺序编流水号，一年一个流水号。

盒号用铅笔填写（如固定好的，可用中性笔写），其他栏目填写用碳素墨水或中性笔，也可用黑色印泥盖章。