会议管理实务全套教案Word格式.docx

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尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。

这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？

一、会议的含义

商业会议由若干人参加，他们聚到一起是为了解决问题或做出决定。

几个同事在走廊里偶然相遇，也可以说是一个会议。

然而，大多数工作会议比较正式，有预先确定的时间和地点。

这些会议可以是与高级经理、同事或客户一对一的会议，但通常有两人以上参加。

典型的会议有一个明确的目标，并概括于方程（一张议事清单）上，议程预先在与会者中传阅。

（一）是指有组织有领导地商议事情的集会。

（二）是指人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程，是一种经常商议事情并处理重大事务的常设机构或组织。

它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。

如全国人民代表大会、中国人民政治协商会议等。

二、会议的要素

1．形式要素：

会议名称、会议时间、会议地点、与会人员、会议方式。

2．内容要素：

会议指导思想、会议议题、会议目的、会议任务、会议作用、会议结果。

3．程序要素：

会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。

4．财务要素：

会议经费、会议设备、会议服务设施。

最基本的会议要素：

会议时间、会议地点、与会人员、会议议题、会议程序。

三、会务工作的内容

所谓会务工作：

是指从会议筹备善后的一系列工作。

会务工作的总要求：

充分准备、严密组织、服务周到，确保安全。

会务工作按时间顺序划分，可分为会前筹备工作阶段、会中服务工作阶段以及会后落实工作阶段等。

具体工作分别见会务工作流程图：

会前筹备：

确定会议主题与议题→确定会议名称→确定会议规模与规格→明确会议组织机构→明确会议所需设备和工具→确定会议时间与会期→确定与会者名单→选择会议地点→安排会议议程和日程→制发会议通知→安排食住行→准备会议文件材料→制作会议证件→制定会议经费预算方案→布置会场→会场检查

会中服务：

报到及接待工作→组织签到→做好会议记录→做好会议值班保卫工作→会议信息工作→编写会议简报或快报→做好会议值班保卫工作→做好会议保密工作→做好后勤保障工作

会后落实：

安排与会人员离会→撰写会议纪要→会议的宣传报道→会议文书的立卷归档→催办与反馈工作→会议总结

四、会议的种类

根据不同的标准，常见的会议种类有：

按组织类型分：

内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议；

按会期分：

定期会议和不定期会议；

按出席对象分：

联席会（由若干单位共同召集并参加）、内部会、代表会、群众会等；

按功能性质分：

决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性等；

按议题性质分：

专业性、专题性、综合性等；

按规模大小分：

特大型（万人以上）、大型（数千人）、中型（数百人）、小型（数十人）、微型（数人）等；

按召开方式分：

常规会、广播会、电话会、电视会、网络会等；

按与会者的国籍及议题的范围分：

国内会议和国际会议等。

按会议的性质分：

（1）立法会议：

是权力机构的会议，如各级人民代表大会。

（2）党务性会议：

政党内部召集的会议。

（3）行政性会议：

单位召开的执行性，工作性会议。

（4）业务性会议：

又叫专业性会议。

（5）群众性会议，这是非专业性的表达群众的意愿的会议。

（6）交际性会议：

旨在增进了解，发展友谊的会议，如会议茶话会、联欢会、交谊舞会。

随着社会的发展，管理活动日益追求高效，会议方式面临一切严重的挑战，电子会议应运而生。

所谓电子会议，指采用某种通信手段，在各种电子设备的支持下举行。

电子会议不足之处：

（1）无法目睹别人的反应表情，而这些无声的反应常常是决定生意成功与否的重要因素。

（2）若主持人掌握不当，则会使会议变成一连串无聊的独白。

（3）成本比传统会议高。

会议的分类资料：

1．按会议内容分类

（l）专业会议。

专业会议，是指研究商洽某项业务或进行技术、学术交流而专门召开的会议。

有时也叫业务会议。

如贸易洽谈会、订货会、技术鉴定会等。

参加人员一般是本系统、本行业的领导人员、业务人员和专家、学者等。

（2）工作会议。

工作会议，即指为讨论研究一个时期或一个方面的工作而召开的会议。

如党中央工作会议，省委、市委、县委工作会议，各级政府及直属部门的常务会、办公会，等等。

这类会议的参加人员大都是各级党政机关、社会团体和企事业单位的领导人员。

（3）动员会、誓师会。

动员会、誓师会，是为完成某项工作或开展某项重要活动而召开的会议。

这种会议时间较短，但与会人员多、规模较大。

（4）庆祝会、纪念会。

庆祝会、纪念会是为庆祝、纪念某一重大事件或重要人物而召开的会议，如纪念×

×

百年诞辰大会等。

这种会议时间较短，规模有大有小，视情况而定。

（5）追悼会。

追悼会是为悼念死者而举行的会议。

会场布置要庄严、肃穆，出席会议的人员除死者的家属和亲朋友外，还有本机关、本单位的领导人员和群众代表。

2．按会议性质分类

（l）联席会议。

这种会议一般是为了开展某种大规模的活动，或讨论涉及几个部门、单位的事项，需要几个不相隶属的部门、单位共同协商而召开的。

一般由一个部门或单位牵央主办，其他有关部门、单位配合共同召开。

这种会议一般要形成纪要，以便共同遵照执行。

（2）总结、布置工作性会议。

总结、布置工作性会议是各机关、各单位为总结、布置工作而召开的，会议一般是在年初年末、月初月末，或某项工作的开始和结束时召开。

这种会议规模有大有小，时间一般也不太长。

（3）宣讲、报告性会议。

宣讲、报告性会议是为了宣传教育干部群众，提高认识-统一思想而召开的。

这种会议规模较大，但时间较短，参加人员可根据内容确定。

（4）规定性会议。

规定性会议，是指各级党政机关、人民团体和企事业单位按国家法律和有关规定召开的会议。

这类会议规格高、规模大，且有法律规定，一般都是定期召开的口如各级党的代表大会、人民代表大会、妇女代表大会、共青团代表大会，以及职工代表大会等。

这些会议的任务是听取和审查有关工作报告，讨论和确定本地区、本系统、本机关、本单位的具体工作方针和任务，研究制定法令、法规。

由于参加这些会议的代表，都是在充分发扬民主的基础上选举产生的，所以，这样的代表大会是体现社会主义民主的组织形式之一。

（5）预备性会议。

预备性会议，是为研究如何开好某一重大会议，并检查某一重大会议的准备情况而召开的会议，实际上是某一重大会议的一个组成部分。

参加会议人员一般为各地区、各系统负责人或各代表团负责人。

（6）表彰、奖励性会议。

表彰、奖励性会议，是为表彰、奖励先进集体和英雄模范人物而召开的。

这类会议有时也可利用广播、电视的形式进行。

（7）决策性会议。

决策性会议，是指各机关、各单位领导集团贯彻民主集中制原则，对工作中的重大问题讨论并作出决策的会议。

这种会议，一般也是定期召开的，有制度规定。

有的叫常务会，有的叫办公会，如国务院常务会议，省政府常务会议，省长、市长、县长办公会，厅务会，局务会等。

这类会议的主要任务是：

讨论上级指示；

研究制订本地区、本机关、本单位的具体工作方计、政策、计划、措施；

对一些重大问题进行决策。

这类会议的参加人员一般是本机关、本单位的领导成员，有时根据会议内容也适当吸收有关部门的负责人列席。

这类会议规模较小，时间也比较短，会议后多数要形成纪要。

3．按会议规模分类

（1）小摄会议。

办公会、座谈会、检查汇报会、协调会等都属于小型会议。

这种会议一般在本机关、本单位的会议室召开。

（2）中型会议。

中型会议包括专业会议、经验交流会，表彰会、各种代表大会等。

这种会议参加人员一般在百人至一两千人，一般安捧在礼堂、剧场举行。

（3）大型、特大型会议。

大型或特大型会议，即指成千上万人参加的会议。

如国庆大会、游园联欢、公审宣判等。

这类会议参加人数众多，一般在露天场地举行。

4．按会议形式分类

（l）普通会议。

普通会议，即通常召开的工作会、专业会等一般形式的会议。

（2）现场会。

现场会，即在现场召开的会议，如现场工作会、现场经验交流会、现场办公会等。

前两项是上级领导机关为了总结推广某一地区、某一单位的工作经验而召开的，后一项是上级领导机关领导人员为解决某一单位的问题而在现场召开的。

（3）座谈会。

座谈会形式比较灵活．^C氛比较活跃，有属于纪念某项活动的、有属于征求意见的、有属于讨论某一项专门问题的。

此类会议一般不作什么决议。

（4）博览会、展览会、商品展销会。

博览会、展览会、商品展销会，是为交流商品信息、洽谈贸易、推销商品以及展示工作成绩而举行的。

会议形式灵活多样，除组织有关人员参加外，还要选送商晶和展品参加展销。

（5）电话会。

电话会具有迅速、及时的特点，适合于一些比较紧急的专项工作，如防汛、森林防火等。

（6）广播电视大会。

广播电视大会与电话会议一样具有迅速、及时的特点。

5．按会议时间分类

按会议时间，会议一般可分为定期性会议和不定期性会议。

各级各类代表大会、各级党政机关的办公会，各学会、协会的年会都属于定期性会议。

其他如检查汇报会，表彰、奖励会，报告会，座谈会，动员会等都属于不定期性会议。

中、小型会议的公务工作一般都是由文秘办公室承担的，有的中型会议要由文秘办公室牵头．吸收有关部门共同组织。

大型、特大型会议牵扯面广，会务工作难度较大，单靠文秘办公室一个部门难以承担，往往要由专门的会议领导机构来负责组织，这种机构一般称为大会领导组、大会指挥部或大会秘书处。

（资料来源：

http:

//www.jiangbei.info/article.php?

id=119）

五、会议的作用

（一）会议的积极作用

1．交流信息，互通情报。

通过会议的报告、发言、讨论，可以交流工作情况，相互通气，彼此较快地了解全局，克服认识上的主观局限性。

2．发扬民主，科学决策。

通过会议可能听取各种不同意见，集思广益。

3．增强友谊，促进团结。

会议是人与人的直接接触，通过 

交流思想，总结工作，开展批评与自我批评沦，有助于加强上下 

级之间、同级之间的了解，增进团结。

4．统一认识，协调行动。

通过会议作出决议、决定，共同 

贯彻，以推动工作的开展，防上各行其是，减少相互矛盾。

5．带动消费，促进经济。

成千上万的会议，已经形成“会议产业”。

（二）会议的负面作用。

1．造成时间、精力的浪费。

美国一位管理学家说过“领导人相当的一部分生命要在会议中度过”。

前苏联的一位文秘专家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究资料：

“会议比重占指挥员和专家工作时间的30％～33％。

”日本效率协会统计发现“全日本科长以上管理班人员工作时间的40％是在开会。

”在我国，领导人员开会的比重究竟占多少，目前尚无人去研究，大约不会低于上述所列百分点。

如果众多的领导者