行政部职能说明手册Word文档格式.docx
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组织、落实本部门工作计划,并对计划过程进行监控,保证计划目标的完成;
定期对计划总结和汇报,分析计划执行结果,以不断提高计划编制准确性;
人员
管理
开展本部门人员绩效计划的制定、跟踪与落实工作,以加强员工绩效管理;
负责本部门人员的绩效考核与利益分配相结合工作,激励员工提升业绩;
负责对本部门人员的任免建议、请假等人事事宜进行管理;
部门员工指导、激励、培养和职业生涯规划,以督促本中心员工提高综合素质;
部门员工关系的协调及处理工作;
宣传
组织、编写、审核各类宣传、参展材料,并进行对内、对外推广;
负责公司专栏、墙报等宣传材料的张贴、更新等事宜;
公司内部各个部门评优、评先等表彰活动的归口管理;
安全
保卫
拟订公司安全保卫目标,并编制公司安全控制检查计划;
检查、审核、修订公司安全保卫相关文件;
组织编制公司安全保卫相关的培训教材,并实施;
系统
网络
维护
公司软件系统维护、更新和升级;
公司办公网络系统维护,以及网络安全管理;
公司网页制作,信息发布及更新;
建立、更新公司办公数据库;
公司网络使用权限的分级管理与维护;
编制公司办公自动化培训材料,并实施;
会议
收集、整理公司各种会议用的文件资料,拟订会议议程,并下发会议通知;
组织、安排公司相关人员参加各种会议,并负责参会人员签到;
维持会议持续;
对各种会议形成的决议向相关人员进行反馈,跟踪会议决议执行情况,并进行汇报;
行政
负责办公室人员考勤和处理各种假期;
负责接待工作,手续办理;
综合处理各部门、各单位意见,协调各种关系,营造宽松的内部工作环境;
负责公司办公设施配置,办公设施、用品和劳动用品的采购和分发,以及日常管理等工作;
负责公司信息处理工作,收集和整理各部门、各单位信息,为公司领导决策提供参考;
建立公司文件、资料等档案的分级管理,并严格实施;
负责文件、资料的登记、编号、送阅、督办及归档等工作;
负责公司公文、材料印制,以及公文、资料分发和传递;
后勤
负责信件、报刊、杂志的订阅、收发等管理工作;
负责员工膳食、节日福利的购发等管理工作;
负责公司办公场地的清洁卫生监督管理;
负责员工宿舍的租赁和管理,公司内房屋水电维修、环境卫生、治安保卫;
负责车辆调度、使用、保养和维修,以及驾驶员管理和交通安全管理等工作;
其他
检查、督促各种文件、资料的报送、跟进情况;
完成公司安排的其它工作任务;
行政部经理岗位说明书
岗位名称
经理
类别
岗位编号
直属上级职位
直接下属岗位/人数
行政专员、电脑工程师、网站主编、前台文员、司机。
工作协
作关系
内部协作关系
外部协作关系
工作概要
职责类别
工作任务说明
工作要求
组织人员制订公司办公、宿舍、消防、卫生、请假等制度、流程,并贯彻执行,达到规范管理的目的;
符合公司经营要求,达到控制的目的
定期检查公司办公、宿舍、消防、卫生、请假相关规章、制度、流程的合理性与有效性进行并汇报,以及向公司提出改进建议;
制度、流程得到严格执行
编制本部门年度工作计划,有序开展部门工作,提高部门工作的目标性;
计划能承接公司目标并切实可行
按期、保质完成计划目标
总结及时、有对性
依据公司培训规划,编制本专业的培训课件,并按照培训计划进行员工培训;
达到培训要求
按期、按人制订员工绩效计划
指导本部门人员的绩效考核与利益分配相结合工作,激励员工提升业绩;
公平、公正与客观的进行考核
按规定进行
部门员工指导、激励、培养和职业生涯规划,以督促本部门员工提高综合素质;
员工素质达到提高
避免员工冲突
达到公司宣传要求
符合规定、无差错
达到激励员工的效果
拟订公司安全保卫目标,并编制公司安全控制检查计划,组织检查实施;
提交及时、无安全隐患
保持最新版本
达成培训目标
安排人员对公司软件系统维护、更新和升级;
及时、无差错
安排人员进行公司办公网络系统维护,以及网络安全管理;
符合办公要求
组织人员进行公司网页制作,信息发布及更新;
及时、准确
组织人员建立、更新公司办公数据库;
及时、无遗漏
审查公司网络使用权限的分级管理与维护;
符合规定
安排人员编制公司办公自动化培训材料,并实施;
齐全、及时
无缺席人员
有序进行会议
跟踪执行到位
安排人员负责办公室人员考勤和处理各种假期;
无违规行为
安排人员接待工作,手续办理;
积极、主动、无差错
积极、主动、无矛盾产生
满足办公所需
信息传递顺畅、无误解
组织人员建立公司文件、资料等档案的分级管理,并严格实施;
指导人员进行文件、资料的登记、编号、送阅、督办及归档等工作;
安排人员进行公司公文、材料印制,以及公文、资料分发和传递;
无差错、无遗漏
安排人员进行信件、报刊、杂志的订阅、收发等管理工作;
及时、无失误
满足要求
安排人员进行员工宿舍的租赁和管理,公司内房屋水电维修、环境卫生、治安保卫;
满足需要、无事故
安排人员负责公司办公场地的清洁卫生监督管理;
卫生达到要求
车辆完好、无事故
报送各种文件、资料;
负责协调部门内部、部门与公司其它部门间关系;
及时、公正
积极、主动、认真
主要工作权限
对公司办公设施、办公用品的管理权;
对公司工作环境,卫生、清洁程度监督权;
公司公文,会议记录的管理权;
对员工宿舍,工作餐的管理权;
车辆调度使用管理权;
公司会议、各种活动的组织权;
对下级工作有检查权;
对下级在工作中的争议有裁判权;
在授权范围内,有代表企业对外联络的权力;
有对直接下级岗位调配的建议权、任命的提名权和奖惩建议权;
对所属下级的管理水平、业务水平和业绩有考核评价权;
任职资格
生理要求
性别
不限
年龄
30--45
身高
健康状况
良好
教育水平
大学本科以上学历
专业要求
秘书、中文、公关、行政管理等相关专业
获取证书
中级技术职称
培训经历
受过管理学、管理技能开发、公共关系、财务知识等方面的培训。
经验要求
6年以上工作经验,4年以上行政管理工作经验。
;
知识
熟悉消防、安全、保卫等法律、法规和相关办事程序;
优秀的外联与公关能力,具备解决突发事件的能力;
较强的分析、解决问题能力,思路清晰,考虑问题细致;
熟练使用办公软件、办公自动化设备。
能力要求
做事客观、严谨负责、踏实、敬业;
具有很强的人际沟通、协调、组织能力以及高度的团队精神,责任心强。
用人理念
满足公司用人理念,符合公司的五用五不用用人标准。
行政专员岗位说明书
行政专员
无。
负责公司办公、宿舍等的安全、消防、清洁卫生,以及相应的固定资产设备、设施等的管理,以保障公司员工有一个安全舒适的办公和休息的环境。
消防
拟订公司安全、保卫、消防目标,并编制公司安全、保卫、消防控制检查计划,组织检查实施;
编制、修订公司安全、保卫、消防相关文件;
定期对公司各种消防、安全设施、设备进行检查与维护;
保持备用状态
编制公司安全、保卫、消防相关的培训教材,并实施;
宿舍
负责公司员工宿舍租赁;
负责公司员工宿舍水电维修、环境卫生、治安保卫工作;
无事故
负责编制宿舍用品采购计划,并进行购买与分发;
满足需要
建立完善公司员工宿舍所用各种设备设施台帐、定期进行检查使用情况;
保证完好
负责员工宿舍纪律检查与管理;
负责协调员工宿舍维修工作;
积极、主动
协助上级编写各类宣传文件,制作参展材料,并进行推广;
办公室
依据公司经营情况,拟订公司办公用品、办公设施、消防、安全等采购计划;
提交及时;
负责办办公用品、节日福利用品的购买与分发;
及时、满足质量
负责建立公司办公室所用各种固定资产管理台帐和卡片,并不断进行更新与完善;
帐、卡、物三相符
负责固定资产的使用、更新、调拨管理,并办理相关手续,使资产落实到相应使用人;
明确到人
负责对办公用固定资产进行日常维护,并定期组织进行资产盘店。
资产完好
负责定期检查办公室清洁卫生;
加强办公区域的5S管理;
环境舒适
负责办公室防火、防盗等安全、消防管理;
无事故发生
负责协