行政管理系统 软件说明书.docx

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行政管理系统软件说明书

行政管理系统

软

件

说

明

书

学院：

德宏师范高等专科学校

专业：

现代教育技术

班级：

09教育技术班

学号：

**************************

******************

指导教师职称：

讲　师

摘要

当今社会是个飞速发展的社会，行政管理的地位已经在社会关系中显得越来越重要，但是，在许多的行政管理系统中却忽略了可以利用计算机软件来帮助人们进行日常办公管理的这一关键环节，所以，造成了许多管理上的混乱、也导致了工作效率低下和其它错误等事件的发生，伴随着计算机技术和通信技术的高速发展，信息时代已经来临，更多的工作人员利用计算机软件来代替手工办公的方式已经成为当今社会发展的必然趋势，所以，行政管理系统软件就在这样的背景之下被开发出来以满足人们对工作质量及速度的更高要求。

关键字：

行政管理；管理系统；数据库；VisualBasic6.0

概述

行政管理系统主要针对的是各种企事业单位行政管理中存在的各种问题来进行高效、快速管理的系统工具，使用该系统可以大幅度的提高企事业单位相关工作人员的工作效率，降低工作成本。

系统采用了C/S结构，有效、快速的信息传输技术，使用该系统可以给各行各业的行政管理工作人员带来简捷、高效而快速的移动办公模式，该系统还附加了短信通知的实时消息功能，使行政管理工作得到了规范化，整个管理流程也得到了进一步的清晰化，为行政管理人员建立起一个有效、快速的沟通体系结构，使各个环节都能够有效、快速可靠、稳定的运作，解决了企事业单位内部最基本的行政管理问题，把行政管理人员从繁重复杂的日常维护及管理工作中解放出来。

行政管理系统对企事业单位的决策机制和命令链条进行了更进一步的深化，该系统强调了企事业单位内部各种信息的收集、汇总、分类、传递与管理，使信息透明化、公开化，同时也使信息成为可以量化的指标和决策的依据。

系统的功能全面、周到、赋有人性化，实用性强，操作简单、方便、快捷，能适合不同层次的行政管理人员使用。

该系统将解决企事业单位中多环节的工作流程和常见的各种繁重复杂的行政管理事务，应用面非常广泛，使用它可以收到大幅度提高行政管理效率，为企事业单位节约大量工作成本及时间，且能收到较好的管理效果，使行政管理工作流程得到了大幅度的简化，系统的操作界面有好、美观、大方，具备超强的自定义功能，集成的权限管理功能可以根据用户的不同权限来进行不同的操作及管理，实施简单、方便、快捷，操作简单、明了、清晰。

该行政管理系统包括会议、办公、机关事处理、车辆、费用等日常行政管理中的必备内容，以及人机结合的监督、考核方式。

建立起事前通知提示、事中监控、事后考评的高效行政管理机制，对整个行政管理权限使用过程进行监控，大力的、全面的推进了日常行政管理工作的规范化、标准化、法制化、及信息化。

该行政管理系统包括对企事业内部会议的管理、办公管理、车辆信息的查询及用车信息的管理，企事业单位的消费记录等，信息的传递及通知，辅助功能等方面的全方位的行政管理。

该系统中的会议管理内容包括会议通知、会议室管理及会议查询等几部分内容构成。

办公管理的主要内容是工作日志、工作计划和工作安排等；车辆管理要对企事业单位内部人员的用车信息进行详细、全面的记录；费用管理则对企事业单位日常的消费费用进行详细、全面的记录及管理，主要包括电话费用、报销费用及用车费用等各种费用的记录及管理；通过信息发布及其它辅助功能可以为各行各业的行政管理人员的日常行政管理工作提供相当大的方便。

第一章绪论

1.1国内外研究动态及现状

根据调查研究显示，现在世界上的许多国家无论是在政治、经济、文化方面，还是在军事方面都在以前所未有的速度向前发展，特别在计算机领域更是取得了骄人的成果，其中又以软件开发技术的发展速度最快。

至此，国外的各种企事业单位的行政管理工作已经告别了人工管理的时代，而进入到了一个智能、高效、快速、便捷的历史性新阶段！

而相比之下，我国现阶段正处于社会主义初级阶段，虽然政治、经济、文化、军事等方面都在快速的朝着好的方向发展，但较之国外的各种科学技术水平还是有一定的差距，在计算机领域还远远落后于美国，在IT等行业还远远的落后于埃及。

所以我国的软件开发技术相对落后也就不足为奇了。

现阶段，国内的相当一部分企事业单位的行政工作还处于人工管理的阶段，工作程序繁琐、既费时费力又收不到好的成效，错误事件频频发生，导致管理成本的增加，而远远没有收到预期的效果！

1.2本系统的开发背景

我国现阶段正处于社会主义初级阶段，虽然科学文化等方方面面都在以飞快的速度向前发展，但较之国外平均水平我国的各项技术水平还有一定的差距。

虽然人们的生活条件有所提高，但工作技能还有待增加。

其中我国企事业单位的行政管理工作就是一个十分重要的环节，它关系到国家的方方面面，也联系到各企事业单位的行政管理工作人员。

我国现阶段计算机领域相关水平还落后于其它发达国家，软件行业也不具备太大的优势，导致现阶段还有相当一部分企事业单位靠人工的方式来完成行政管理的工作。

工作效率低、费时费力，不仅增加了大量的工作成本，还没有收到预期的效果。

相当的技术、软件等还有待于我们去研究、去开发。

正是看到了我国现阶段计算机的相关领域、软件行业等还有待大幅度的提高，我们抛砖引玉，经过大量的调查、研究，设计并开发了这套行政管理系统，希望能对广大企事业单位的行政管理工作人员有所帮助，这也是我们开发这套行政管理系统的初衷。

如果这套系统在使用之中还有什么疏忽之处，还请大家不吝赐教，我们将给予改正并不甚感激！

1.3本系统的目的及意义

我国现阶段不论是计算机相关行业，还是软件相关行业都有待快速、健康的发展。

我们做了大量的研究工作并开发这套行政管理系统，旨在帮助各企事业单位的行政管理工作人员更好的完成日常行政管理工作，改变各企事业单位行政管理工作人员以往的人工管理工作方式，减轻大家的工作负担，最大限度的提高各种资源的利用效率，把大家从繁重、琐碎的行政管理工作中解放出来！

1.4本文的主要工作

我们本着踏实、进取的精神，以我国各种类型的中、小型企事业单位为主要研究对象，一切从实际出发！

对大量有着长期工作经验的行政管理工作人员进行相关访问及跟踪调查，收集了大量数据，从各方面进行了细致的研究与分析，并紧密结合我国各中、小型企事业单位行政管理工作的实际情况，周密的设计并开发了本行政管理系统。

本系统采用了时下较为流行的MicrosoftSQLServer2000数据库，用VisualBasic为前台界面的开发工具，对系统进行了有效、全面的数据库设计及功能实现！

本文共分为五个部分，内容结构的安排如下所述：

第1部分绪论，简单的介绍了国内外的研究动态及本系统的开发背景、目的及意义；第2部分简单介绍了数据库基础知识，MicrosoftSQLService2000相关原理，VisualBasic6.0及它与数据库的连接技术。

第3部分对整个系统进行了各种详细的分析。

第4部分则对整个系统进行了具体的实现，其中包括SQLServer2000数据库实现、VisualBasic6.0界面的实现和VisualBasic连接到数据库；第5部分对本系统及论文作小结工作。

第二章理论基础及开发工具

2.1数据库基础知识

数据库就是数据的“仓库”，数据按一定的数据模型组织起来并存放在计算机的存储设备之上就构成了一个数据库。

它具有共享性、独立性及数据冗余度低的优点。

2.1.1数据库系统的组成

数据库主要由数据库、数据库管理系统、数据库应用系统三大部分构成：

1、数据库：

按一定数据模型组织起来并存放在计算机存储设备之上的一个数据集合。

2、数据库管理系统：

也叫作DBMS，它用来实现对数据库的各种控制和访问，保证了数据的独立性和一致性。

它的具体功能就是把用户程序的数据操作语句转换成对系统存储文件的操作，从而对数据库中的各种数据资源进行有效、统一的管理。

3、数据库应用系统：

就是在某个数据库管理系统的支持下，以用户的实际应用需求为出发点开发出来的应用软件。

2.1.2数据库系统的特点

数据库系统主要有以下几个方面的特点：

1、冗余度相对较低。

用户的逻辑文件与物理文件存在着“多对一”的重叠关系，可以大量的节省存储的空间。

2、保证了数据的一致性。

这是因为数据只有一个物理备份，不会出现多余的情况。

3、加强数据保护。

数据库中提供了安全保密机制，用来有效防止对数据的非法存取。

对各种数据进行集中、统一的管理，有效的保护了数据的完整性。

数据库系统的并发访问操作，有效的保护了数据的正确性。

另外，数据库还提供了日志文件，以备在出现意外时的恢复操作。

4、实现数据共享。

数据库同时允许多个用户对数据进行存取操作而互不影响。

2.1.3数据库设计的方法

数据库的设计要经过规划阶段、需求分析、概念结构设计、逻辑结构设计、数据库实现、运行和维护步骤。

1、规划阶段

对于一个数据库系统而言规划阶段是必不可少的，是十分重要的，特别是大开型数据库系统更应该注重规划阶段，它直接关系到整个系统的成败。

规划阶段一般有三项任务：

第一、系统调查。

对研究对象进行全面、细致的调查，得出组织层次结构图，以便对研究对象的组织机构有清晰的认识。

第二、可行性分析。

经济、效益等各方面对建立的数据库进行多种可行性分析，并在前期分析的基础上作出可行性报告，再进行更进一步的可行性论证。

第三、确定数据库系统的总体目标和制订出合理的项目开发计划。

在得到相关用户的认可后就正式开始数据库系统的研究、设计、开发工作。

2、需求分析

需求分析就是系统分析员与用户双方把从现实世界提取和抽象得到的用户需求信息进行总结、分析、归纳，并形成需求说明书，作为日后开发和维护系统的依据。

需求分析又可分为4个方面的内容。

分别是：

用户活动分析、系统数据分析，分别要完成数据流程图及数据字典。

3、概念结构设计

概念结构设计的目的是形成能反映研究对象组织信息需求的数据库概念结构，也就是概念模型。

概念模型是独立于计算机硬件和DBMS的。

描述它的有力工具是E—R图。

概念结构设计又可分为局部E—R图设计和总体E—R图设计。

4、逻辑结构设计

逻辑结构设计就是把E—R图转化成具体DBMS支持的数据模型的过程。

这个转化过程可分为初步设计和优化设计。

在初步设计中把E—R图转化为关系模型；优化设计是对模型进行进一步的调整和完善。

5、物理结构设计

数据库在计算机存储设备上的存储结构与方法就是数据库的物理结构。

数据库物理设计让它的逻辑结构在物理设备上得到实现。

6、数据库实现

由前面得到的逻辑设计和物理设计的结果，再结合具体的DBMS就可以在计算机上建立起实际的数据库结构，随后就可以装入数据、编写数据库应用程序，进行测试和运行了。

数据库的实现可以包括：

用数据定义语言定义数据库的结构、装入数据、编写与调试应用程序、数据库测试运行等内容。

7、数据库的运行及维护

由于用户的数据在不断的被增加、删除和修改，所以数据库的物理存储环境也会随之不断的发生各种变化。

因此，我们对一个数据库的评价、调整和维护等工作将是一项任重而道远的任务，也将是数据库设计工作的继续和延伸。

它可以不断提高数据库的性能，维护数据的正确性、唯一性，减少数据库冗余，使数据库工作于最佳状态，为用户的操作带来良好的环境！

在数据库运行期间，对数据库的经常性评价、调整及维护工作主要是靠DBA来完成的，它的工作主要包括：

数据库的转存及恢复、数据库安全性、完整性控制、数据库性能监测、分析及改进，还包括数据库的重新组织和重新构造。

2.2数据库平台SQLServer2000

2.2.1SQL语言概述

SQL（StructuredQueryLanguage）即结构化查询语言，它是关系型数据库的国际标准语言。

目前最新的SQL标准为ANSISQL-92。

SQL语言具有丰富而强大的功能，同时使用方法方便、灵活，深受广大用户的青睐。

国内外许多软件生产商也纷纷表示支持SQL语言标准，使SQL语言不断国际化，成为了国际化标准语言。

在1990年我国在〈信息处理系统数据库语言SQL〉中将其定为中国国家标准。

应用程序必须通过SQL语言才能把表现形式的指令发送给数据库管理系统，来获得数据库管理系统的响应。

根据SQL语言进行的不同操作，可将它划分为以下4种：

✧数据定义语言（DataDefinitionLanguage，DDL）：

用来定义数据的结构，如创建、修改、删除数据库对象等操作。

✧数据查询语言（DataQueryLanguage，DQL）：

用来对数据库表进行查询，并返回符合查询条件的数据。

✧数据操作语言（DataManipulationLanguage，DML）：

用来向数据库添加、修改及删除数据、检索数据等操作。

数据控制语言（DataControlLanguage，DCL）：

用来定义数据库用户的权限。

2.2.2SQLServer2000概述

SQLServer2000基于C/S模式和B/S模式，是新一代的高性能、大型关系型数据库系统，用来组织、管理和检索计算机体系中存储的大量数据，主要适用于小型到大中型数据库的开发及研究工作。

它为用户提供了数据引擎，可以很方便的完成大多数大量的数据检索、查找操作。

同时具备了高利用率、高性能、案例性、容错性和事务处理机制，它可以轻松的实现服务器方数据完整性、远程存储过程及登录、连接等服务。

它还与OLE技术及VisualBasic编程技术紧密结合，它也为用户提供了大量管理数据库案例性和完整性的工具和手段。

它在电子商务、数据仓库和数据处理等方面起着核心作用，为各种数据的管理提供了强大的支持，对数据库中的数据实现了统一、高效、并发的管理操作。

SQLServer2000既是Microsoft公司的产品，自然它也能与微软公司的Windows操作系统很好的集成，来充分的利用可视化操作系统的优势，来最大限度的发挥自身的强大功能。

该数据库很好的结合了数据分析、报表、集成和通知等功能，可以用来建构高效、稳定、可靠的集成商业智能解决方案，使具有不同需求的不同用户都能对数据进行得心应手的操作！

现阶段，越来越多的开发工具已对它提供了编程支持与成熟的接口技术，同时它也为不同需求的不同用户提供了很多实用的特性：

✧通过构建、部属和管理，使用户对数据的各种操作更加安全、可靠，伸缩性更强。

✧大幅度降低了开发和支持数据库应用程序的复杂性，使IT生产力的最大化得以实现。

✧可以在多个平台、应用程序及设备之间轻松的共享数据，有利于增强系统内、外部间的交流。

✧可在不牺牲性能、可用性、伸缩性和案例性的前提之下来有效的控制管理成本。

2.2.3SQLServer2000的体系结构

SQLServer2000能提供联机事务处理、数据仓库、电子商务应用的数据库和数据分析服务。

它的体系结构描述了系统组成要素和要素之间的组织关系。

SQLServer2000系统主要由以下几部分组成：

数据库引擎、分析服务、报表服务及集成服务。

数据库引擎（SQLServerDatabaseEngine，SSDE）是SQLServer2000的核心服务功能，它主要负责数据的存储、管理、查询和安全管理。

实际上在大多数情况下，对数据库的使用就是对数据库引擎的使用。

分析服务（SQLServerAnalysisServices，SSAS）提供了联机分析处理和数据挖掘的服务，用来支持用户建立满足各种需求的数据库。

使用分析服务可以设计、创建和管理来自其它各种数据源数据的多维结构，并可以完成数据挖掘模型的构造及应用，可以实现知识发现、管理及表示。

报表服务（SQLServerReportingServices，SSRS）为用户带来了支持Web的企业级报表功能，来方便的定义及发布满足各种需求的报表。

集成服务（SQLServerIntegrationServices，SSIS）提供了一个数据集成平台，可以完成各种有关数据提取、转换、加载等工作。

2.2.4SQLServer2000的主要特性

SQLServer2000在企业管理、商业智能化等诸多方面对数据基础结构进行了深入的改善，它的一些主要特性如下：

✧简捷、友好的操作方式。

✧高效性能的分布式数据库处理结构。

✧大量的编程接口。

✧单进程、多线程的体系结构。

✧单一的数据管理、控制平台。

✧提供XML、WebServices应用程序框架结构。

✧端到端的集成商业智能化平台。

✧与MicrosoftOfficeSystem的集成。

✧具有重新设计的数据抽取、转换和加载平台，也就是集成服务SSIS。

✧分析服务SSAS第一次为用户的所有数据提供了统一和统一和集成的视图。

✧报表服务SSRS将BI平台延伸到需要访问商业数据的信息工作。

✧提供用户自定义类型、SQL管理对象、分析管理对象等可扩展功能。

✧把SQLServer作为HTTP监听，给应用程序提供了统一和集成的视图。

2.3前端界面工具VisualBasic6.0

2.3.1VisualBasic6.0简介

VisualBasic6.0是Microsoft公司开发的可视化编程工具。

是一种适合计算机初学者的编程语言。

它的语法相对其它语言要简单得多。

由于它是解释运行的，所以可以一行一行编写并执行代码，这对于初学者来说无疑是比较容易理解和掌握的。

它汲取“所见即所得”的思想，提供了图形界面的工具箱，里面包含了程序常用的图形控件，这些现成的图形控件可以被方便的拖放到窗体上，开发人员可以更容易、快速地完成用户界面的设计，设计过程中所见到的界面与最终程序运行的界面几乎没有太大差别。

对于图形界面如何在屏幕上显示及处理等问题用户完全不用关心，于是程序员就可以将更多精力集中在解决特定问题的代码实现上，大大简化了程序员的编程工作，提高了程序员的工作效率。

VisualBasic简单、易学，采用事件驱动的编程模式。

模拟了现实中对象对外界请求的响应。

因为整个编程机制都建立在面向对象的基础之上，所以采用了大量的封装技术，把许多内部技术细节隐藏起来，让编程更符合人们的思维方式，使初学者编程更轻松、无障碍。

相对其它编程语言来说，这正是VisualBasic的一大优势！

VisualBasic的主要特点有：

1、简单易学，适合各种开发人员使用。

2、具有众多功能强大的内部函数。

3、数据引擎。

在VisualBasic的环境中开发数据库应用程序时，可以通过ODBC、MicrosoftJet等实现与数据库的连接及对数据库操作。

4、VisualsBasic具有良好的模块程序设计功能，使得用VisualBasic编写大型程序、项目都变得相当容易、简捷。

5、VisualBasic应用背景广泛。

微软公司不仅在Office办公套件中嵌入了VisualBasic，而且在IE4.0以上版本中都支持VBScript。

利用它还可以对动态服务器网页进行开发，组建大型而复杂的网站。

2.3.2VisualBasic开发数据库的优点

用VisualBasic开发数据库应用程序具有很多优点：

1、简单性。

VisualBasic提供了很多数据控件，利用这些控件用户只要编写少量的代码，甚至可以不编写任何代码就可以对数据库进行访问和浏览。

2、灵活性。

VisualBasic支持很多应用程序结构。

3、可扩充性。

VisualBasic是一种扩充性很好的语言，其中的ActiveX控件都是由Microsoft公司提供的，还可以由第三方开发产商提供。

利用这些控件就可以很容易的在VisualBasic中新增很多功能。

2.4VisualBasic与数据库的连接

2.4.1常用的数据库访问方式

1、DAO控件

DAO（DataAccessObject）也就是数据访问对象，这是VisualBasic最早引入的数据库访问技术。

通过它可以仅使用程序代码完成完成对应用程序的创建工作，通过它可以方便的访问数据库中的所有对象，还可以对数据进行灵活、便捷的编辑、控制、操作。

2、ADO控件

ADO（ActionDateObject）也就是ActiveX数据对象，也是Microsoft公司的数据库应用程序面向对象的新接口，它已经成为ASP技术访问Web数据库应用程序的核心。

它具有简单、灵活、快捷、方便的操作特性。

它可以在网络体系结构中使用最少的网络流量，及在前端和数据源间占用最少的层数，来提供高性能的数据库访问接口。

用户可通过ADO控件及它的对象来轻松的完成对各种数据库的操作和控制。

3、ADC

ADC（AdvancedDatabaseConnectivity）也就量高级数据连接器，它提供了绑定ADO数据源到窗体的数据绑定控件上。

它可以直接访问成或者通过ADO访问远程的嵌入式数据对象的一种技术。

它是专门为以Web浏览器为基础的应用程序而开发的。

除以上提到的各种连接方式外，还有很多方式可实现与数据库的连接，在此就不作赘述。

2.4.2VisualBasic与各种数据库的连接

目前VisualBasic可与决大多数的数据库行行连接，所以可以利用VisualBasic来开发数据库应用程序。

它访问数据库的方式主要有三种：

MicrosoftODBC驱动程序、第三方ODBC驱动程序、Access数据库引擎。

我们又可以把它们分为两类，一类不需要编写代码，另一需要编写代码。

通过Data控件只要简单设置控件属性，并结合文本框等普通控件就可以简捷的显示和操作数据库中的数据信息；而利用DAO（数据访问对象）虽然要花更多的时间和精力去编写代码，但却可以灵活的实现对数据的各种复杂操作。

2.4.3本系统的数据库访问

在VisualBasic中实现数据库访问的接口有三种：

ActiveXADO（数据对象）、RDO（远程数据对象）及DAO（数据访问对象）。

本系统通过ADO控件来实现与数据库的连接。

我们将连接数据库的程序代码都集中到一个数据模块Md1_Data中，在应用程序需要连接到数据库时调用该模块，从而实现数据库的连接操作，完成对数据的控制和处理。

在数据模块Md1_Data中定义了连接字符串变量PublicStr、记录集对象、数据连接函数Conn和一个全局函数main。

在函数main中提供了连接数据库的字符串，还将其赋值给全局变量PublicStr,以便数据连接。

数据模块Md1_Data中事件代码如下所示：

PublicPublicStAsString

PublicAdoRsAsNewADODB.Recodset‘后添加一个记录集对象

PublicAdoRs1AsNewADODB.Recodset‘后添加一个记录集对象

PublicAdoRs2AsNewADODB.Recodset‘后添加一个记录集对象

PublicFunctionCnn（）AsADODB.Connection‘定义连接字符串函数

SetCnn=NewADODB.Connection

Cnn.Open”provider=SQLOLEDB.1;persistSecurityInfo=False;UserId=sa;InitialCatalog=db_service”

EndFunction

PublicSubmain（）

Publicstr=”provider=SQLOLEDB.1;PersistSecurityInfo=False;UserID=sa;Initi