资料员培训第三部分.docx
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资料员培训第三部分
一、监理工作中应归档
的主要资料目录及具体归档方法
1、总则
1.1为加强工程项目监理档案资料的收集、整理和归档工作，充分发挥工程监理档案、资料在监理工作中的作用，特制定本办法；
1.2工程监理档案工作遵循“集中统一、分级管理”的原则。
1.3归档的工程监理档案应真实可靠、字迹清晰、手续齐全，不得用易褪色的原珠笔、铅笔、水彩笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写、绘制。
为保证监理资料的完整、分类有序，工程开工前总监应与顾客、施工单位对资料的分类、格式（包括用纸尺寸）、份数达成一致意见。
1.4监理资料的组卷及归档，各地区各部门有不同的要求。
因此，项目开工前，项目监理机构应主动与当地档案部门进行联系，明确具体要求。
竣工资料要求，应与建设单位取得共识，以使资料管理符合有关规定和要求。
2、对项目监理机构档案、资料管理的要求
2.1工程监理档案、资料是项目监理实施过程中直接形成的、具有保存价值的各种形式的原始记录。
项目监理机构进场后即应开始文件资料的积累、整理、审查工作并与工程建设进程同步。
监理合同停止或工程竣工，一月内应完成资料归档；
2.2工程影像资料按照《关于监理单位留存建筑工程影像资料有关要求的通知》（沪建建管（2004）004号）要求执行；（2004年技术标准信息第一期）
2.3项目监理机构应有专人（即资料员）在总监理工程师领导下负责日常的工程监理档案、资料的收集、整理、编目和项目竣工后的组卷、装订工作。
各种签证单、检验单，监理人员审核合格后三天内交资料员；
2.4立卷装订，每页有编号，每卷有目录。
为了更好地对各项目监理机构资料进行监督、管理，管理部根据工程特点特制定了6张表式，详见《管理文件质量记录表式》。
2.5所有监理文件资料经资料员统一收、发，送总监理工程师审阅，核发监理工程师或监理人员传阅后，由资料员按文件种类统一编号、登记、分类保存，其编号按附录一《监理文件、资料编号系统说明》、附录二《监理文件、资料编号分类表》、附录三《公司部门编号清单》、附录四《项目监理机构代号编制方法》、附录五《监理文件、资料发放编号编制说明》编制；
2.6工程监理资料存放应标准化。
资料一律用A4纸，由资料员分类设文件夹，卷夹上贴标签，将编号后的文件对号入座，分门别类存放；
2.7工程监理资料借阅均应办理借阅手续，并按时归还；
2.8在基础工程、主体结构工程、工程竣工三个阶段中应及时分阶段做好分类整理工作。
附录一：
监理文件、资料编号系统说明
1、编号图例
AAA—x/BB/C/D/（A）EEE
其中：
AAA表示工程监理项目代号或部门编号，其具体编号由项目或部门编号清单列出
x表示单位工程序号，若监理项目不明确划分单位工程则用“”表示
BB表示工程监理文件、资料大类编号，其编号由文件及资料分类编号清单列出
C表示工程监理文件、资料大类下的分类编号，其编号由文件及资料分类编号清单列出
D当文件及资料在编排中没有专业或专项号（D）时，该项编号用“”表示。
（A）EEE文件编排序号，其中A表示安全资料
2、公司级文件的标识
FCPM表示上海外建建设咨询监理有限公司
FCPM/MD表示公司管理文件
FCPM/QM表示质量手册
FCPM/PD表示程序文件
FCPM/QP表示质量计划/其它形式文件
FCPM/TD表示技术文件
FCPM/QR表示质量记录
3、项目监理机构自行设计表式的标识
表号：
FCPM/QR-AAA-01
注：
其中AAA表示工程监理项目代号或部门编号，其具体编号由项目或部门编号清单列出。
例：
如康健星辰项目监理机构文件资料中的二号单位工程第3份《监理实施细则》
编号为：
KJX-2/02/3/*-003
附录二：
项目监理机构文件、资料编号分类表
大类号
大类名称
分类号
监理过程
积累资料内容
专业及
专项号
专业及专项名称
保管
期限
01
合同
1
监理合同（副本）
1
正式合同
长期
2
补充协议
长期
2
总承包合同
短期
3
专业分包合同
短期
4
合作监理合同
长期
02
监理工作文件
1
监理大纲
短期
2
监理规划
短期
3
监理实施细则
短期
03
业主文件
1
业主来文
短期
2
地质资料
短期
3
基地道路红线图及有关批文
短期
4
设计图纸
短期
5
施工监测记录资料
短期
6
其他（桩基荷载试验资料等）
短期
04
设计文件
1
设计交底记录（图纸会审记录）
短期
2
设计变更通知
短期
3
设计单位来文
短期
05
施工技术文件
1
施工单位来文
短期
2
施工备忘录
短期
3
工程变更单
短期
4
工程联系单
短期
5
施工记录
短期
6
建筑沉降观察资料
短期
7
其它
短期
06
施工单位报审资料
1
施工组织设计（方案）报审表
短期
2
工程开工/复工报审表
长期
大类号
大类名称
分类号
监理过程
积累资料内容
专业及
专项号
专业及专项名称
保管
期限
3
分包单位资格报审表
短期
4
工程材料/构配件/设备报审表
短期
5
工程质量问题（事故）报告单
长期
6
工程质量事故处理方案报审单
长期
10
其它
短期
07
工程报验资料
1
报验申请表
1
测量放线报验申请表
短期
2
土建分部分项工程报验申请表（含土建隐蔽工程验收单）
短期
3
安装分部分项报验申请表（含安装隐蔽工程验收单）
短期
4
装饰工程报验申请表（含装饰隐蔽工程验收单）
短期
5
其他报验申请表
短期
6
检验批质量验收记录表
长期
7
分项工程质量验收记录
长期
8
分部（子分部）工程质量验收记录
长期
2
工程竣工报验单
短期
08
项目监理机构文件
1
工程暂停令（附：
工程开工/复工报审表）
长期
2
监理工作联系单
长期
3
监理工程师通知单（附：
监理工程师通知回复单）
长期
4
专题报告
三年
5
实测项目检测记录表
三年
大类号
大类名称
分类号
监理过程
积累资料内容
专业及
专项号
专业及专项名称
保管
期限
6
外观项目评分表
三年
7
质量保证资料检查记录表
三年
8
巡视、旁站检查记录表
三年
9
其它
三年
09
会议纪要、记录
1
监理会议记录
短期
2
工程例会纪要
长期
3
专题会议记录
长期
4
其它会议记录
短期
10
监理报表
1
监理日记
短期
2
监理工作月报
长期
11
质量评估
1
工程质量评估报告
长期
12
进度控制
1
施工进度计划报审表
三年
2
工程临时延期审批表
长期
3
工程最终延期审批表
长期
13
投资控制
1
设计概算书
三年
2
施工预算书及监理审核报表
短期
3
工程款支付申请表
短期
4
费用索赔申请表
长期
5
费用索赔审批表
长期
6
工程决算书及审核报表
短期
14
工程竣工后资料
1
项目监理工作总结
长期
2
监理业务手册
长期
3
竣工档案交付记录
长期
4
工程音像及图片资料
长期
5
工程建设监理回访记录表
长期
15
有效文件
1
外来文件
三年
2
公司发文
三年
大类号
大类名称
分类号
监理过程
积累资料内容
专业及
专项号
专业及专项名称
保管
期限
3
文件、资料借阅申请单
三年
4
质量手册、程序文件和管理文件汇编
长期
16
贯标工作质量记录
1
监理项目检查情况记录表
三年
2
不合格服务评审报告及纠正措施完成情况记录表
三年
3
重大不合格服务处置记录表
三年
4
纠正措施方案及实施记录表
三年
5
改进/预防措施记录表
三年
6
不符合项报告（内审）
三年
17
项目监理机构台帐
1
顾客提供产品台帐（含顾客提供产品丢失/不适用记录）
三年
2
人员需用审批表
三年
3
项目监理机构开工前检验表
三年
4
项目监理机构人员名单（附：
监理组组织机构及监理人员资质证书复印件）
长期
5
胸卡发放清单
三年
6
安全帽发放清单
三年
7
项目监理机构检测设备台帐
三年
8
检验设备封存/报废申请单
三年
9
其它
备注：
1、文件表式中，有部分报审资料要求施工单位提供具体附件，请对附件仔细核对并附在报审资料后，一并存档；
2、除质量手册、程序文件加盖“受控”印章外，监理过程中使用的标准、规范、均应加盖发放编号章，自买规范应拿到公司登记并加盖发放编号章，
3、各项目监理机构根据具体情况，可将数量较多的资料分为若干专业及专项，专业及专项号定为：
1土建2安装3装饰4其它；
4、材料报审编号主材料要进行分类整理如水泥、砼、石子、黄砂、钢筋等以便与分类监理监督台帐对应。
5、施工单位质保体系审核填写施工质量管理检查记录A.0.1
《质量验收统一标准》
标养室检查《标养室检查记录》CPM/QR-7.5-09
特殊工种《特殊工种作业人员审查记录》FCPM/QR-7.5-010
管理人员《总包施工管理人员审查记录》FCPM/QR-7.5-011
《施工单位计量器具/机械设备进场审查记录》FCPM/QR-7.5-012
附录四：
项目监理组代号清单编制方法
以每一个项目监理组汉语拼音缩写的前三个字母组成。
实例一康健星辰KJX/
实例二桃林二期TLR/
实例三经典花园JDH/
二、监理服务过程中的主要工作
（一）资料员职责:
资料管理员应做好收集、整理、传递、保管合同和技术文件资料工作，以及文件资料的收、发登记工作。
1、作为总监理工程师的助手，努力完成总监交办的任务；
2、及时对监理资料进行整理、保证资料的真实完整、分类有序；
3、监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档；
4、负责监理档案的编制及保存（按国家、上海市及公司贯标规定执行）。
5、做好现场监理人员的每月考勤；
6、负责与公司的联系，领取公司所发通知及其他文件；
7、负责工地现场消耗品的领用及登记，并对固定设备做好相应的登记工作；8、认真做好项目监理组的后勤工作。
（二）监理过程中的主要贯标工作
1、施工前准备工作
●建立文件标识
由资料人员按公司《项目机构文件、资料编号分类表》的规定，分类设文件夹，卷夹上贴标签，写上条款名号，文件对号入座，分门别类存放；按照贯标要求建立文件状态标识：
即
（1）未审核或待审核文件状态标识
（2）已审核待纠正的文件状态标识
（3）已审查合格待发放的文件状态标识
（4）已审核合格需要修改的文件状态标识
●建立收发文制度：
收文、发文登记簿（FCPM/QR-4.2.3-01、02）
收文登记：
包括建设单位、施工单位来文、公司内部发文到项目机构的文件以及政府有关部门的来文。
按照公司《项目机构文件、资料编号分类表》登记，但不限于此
发文登记：
是项目机构发出文件的登记，发文对象主要为建设和施工单位。
收、发文要及时登记，内容要齐全，不允许有空格、涂改现象。
●布置办公环境：
办公室上墙资料要求张贴整齐、美观。
上墙资料包括：
公司资质证书、营业执照、各级人员岗位职责、组织机构网格图、公司质量目标、质量方针、监理工作流程图、施工总平面图、进度图等。
（要注意证书的有效性）
●建立胸卡、安全帽台帐：
FCPM/MD-05-01《胸卡发放清单》；FCPM/MD-05-02《安全帽发放清单》
●建立规范、检测工具台帐
项目机构根据实际工作需要填写《检测设备计划表》FCPM/QR-7.6-01,由总监批准后报事业部审查办理,领到检测工具后,资料员应及时登记《项目监理机构检测设备台帐》FCPM/MD-06-02并附检测工具合格证书.
项目机构如需配置相关技术规范的,由监理人员填写《技术文件需用计划表》FCPM/MD-07-02，总监审批后交事业部办理，资料员领到规范后要及时登记《技术规范目录》FCPM/MD-07-01；
资料员调换或离开公司，要办理相关移交手续，填写《规范、标准移交清单》FCPM/MD-07-03；
项目竣工移交资料员应填写《规范、标准归还清单》FCPM/MD-07-04，交还所属事业部
发生规范、标准丢失，应填写《规范、标准丢失报告》FCPM/MD-07-06有关责任人要按价赔偿。
●建立顾客财产台帐：
项目机构对建设单位提供的图纸、工作设施及设备，应及时填写《顾客财产台帐》（FCPM/QR-7.5-03），和《顾客提供文件/图纸目录》FCPM/MD-09-06
对顾客提供财产的丢失、作废，由资料员填写《顾客财产丢失/不适用记录》（FCPM/QR-7.5-04）并由总监签署意见
●项目开工时由总监填写《项目监理机构开工前检验表》交事业部/管理部审核备案。
检验内容主要为项目人员、检测设备、技术文件、程序文件、安全帽、胸卡、办公室布置。
根据监理合同，由事业部向现场配备必要的办公设施，直属项目则由直属事业部负责配备。
●建立《项目监理机构人员名单》（FCPM/QR-8.2.4-02），项目人员或岗位的变动应及时登记，总监调离要征得顾客同意。
2、施工过程中的工作：
●对总监及监理人员签字认可、符合要求的资料及时的整理归档
●项目机构规范、文件资料借阅需办理《文件、资料借阅申请表》FCPM/QR-4.2.3-08
●项目监理机构的作废需保留文件由资料员收回并加盖“作废图章”“保留资料图章”并填写《作废文件保留登记表》（FCPM/QR-4.5-06）,不需要保留的资料要填写《文件销毁登记表》；
●项目机构如必须有自行设计表格应写申请报告，对表格进行编号后（FCPM-QR-项目机构代号-编号）由总工程师批准后再应用。
●每月及时上交《安全监理月报》和《监理工作月报》
●每两月（逢单月）要请顾客填写《项目监理机构工作质量调查表》（FCPM/QR-8.2.1-01）并报送公司，表中顾客如有有意见或建议应积极采取改进/预防措施。
●顾客若有投拆，应及时汇报监理部或公司，并填写《顾客不满意/投诉处理表》（FCPM/QR-8.2.1-02）。
●项目机构需要公司测量队进行测量时需先填写《测量业务联系单》（FCPM/MD-06-011）报技术管理部测量部进行安排。
●督促总监每月对所属项目资料进行一次检查并填写《项目监理机构检查评分标准》。
FCPM/MD-08-01
3、施工后控制：
●工程竣工的评估报告和合格证明书须由总工程师签字认可。
●工程结束后应及时督促总监编制《监理工作总结》（FCPM/QR-7.5-07）（需编写内容见监理规范27页）、《监理业务手册》（FCPM/QR-7.5-08）
●竣工资料交付时,填写《竣工档案交付记录》（FCPM/MD-09-04）、
●保修期内，要对业主进行回访，并填写《工程建设竣工回访记录表》（FCPM/QR-8.2.1-03）
三、竣工档案的编制办法
1、资料员在监理工作中按公司《监理工作中应归档的主要资料目录及具体归档方法》进行归档，竣工后按规定资料内容进行分卷，分卷（每卷张数不得大于300张）直接装订成册，号码机所敲页码：
1、单面书写的文件应在纸张的右下角（原件上）；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。
折叠后的图纸一律在右下角。
每卷单独编号，页号从“1”开始；成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，可不必重新编写页码。
2、归档档案应做好案卷目录和卷内目录（见附件）并填写项目监理机构名称及总册与分册，方便查阅，工程竣工验收后一个月内应归档的工程监理资料，送公司经事业部/管理部审阅后，按归档要求装订成册，移交管理部进行存档。
3、竣工监理档案的纸张应为A4纸，在编制竣工资料时，如有不足A4纸的纸张，应贴在A4纸上，大于A4纸张应叠成A4张的大小。
档案资料的文件一律用A4纸张装订，装订时应统一使用由公司提供的档案封面封底，并在封面封底上填写工程名称、卷内内容等内容（见附件）。
4、资料的复印件必须清晰，不应有缺角现象，如有缺角，应用小纸张粘贴好。
5、编制好的竣工资料要进行装订，装订成册的资料必须做到“下平右齐”的要求。
装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。
装订时，金属夹、订书针等必须剔除。
6、17大类中只存《项目监理人员名单》及资质证书（包括期间调出人员）
7、为配合公司资质年检，需向公司提交如下文件：
A、《监理业务手册》、〈监理工作总结〉原件（复印件存入档案中）
B、竣工报告、竣工备案表（如为复印件要加盖建设单位公章）
8、竣工资料编制完成后，由总监负责审查，填写管理部/事业部《竣工档案检查表》（FCPM/MD-09-03）并交所属事业部审核合格后，再填写〈〈竣工档案交付记录〉FCPM/MD-09-04移交于技术管理部公司档案室。
移交时需向档案管理人员提交如下文件：
〈案卷目录〉、《竣工档案检查表》〈〈竣工档案交付记录〉〈竣工报告〉、〈竣工备案表〉监理工作总结、监理业务手册。
附件：
一、监理组文件、资料编号分类表（长期）
大类号
大类名称
分类号
监理过程
积累资料内容
专业及
专项号
专业及专项名称
保管
期限
01
合同
1
监理合同（副本）
1
正式合同
长期
2
补充协议
长期
4
合作监理合同
长期
06
施工单位报审资料
2
工程开工/复工报审表
长期
5
工程质量问题（事故）报告单
长期
6
工程质量事故处理方案报审单
长期
07
工程报验资料
6
检验批质量验收记录
长期
7
分项工程质量验收记录
长期
8
分部（子分部）工程质量验收记录
长期
08
监理组文件
1
工程暂停令（附：
工程开工/复工报审表）
长期
2
监理工作联系单
长期
3
监理工程师通知单（附：
监理工程师通知回复单）
长期
09
会议纪要、记录
2
工程例会纪要
长期
3
专题会议记录
长期
10
监理报表
2
监理工作月报
长期
11
质量评估
1
工程质量评估报告
长期
12
进度控制
2
工程临时延期审批表
长期
3
工程最终延期审批表
长期
13
投资控制
4
费用索赔申请表
长期
5
费用索赔审批表
长期
14
工程竣工后资料
1
项目监理工作总结
长期
2
监理业务手册
长期
3
竣工档案交付记录
长期
4
工程音像及图片资料
长期
5
工程建设监理回访记录表
长期
15
有效文件
4
质量手册、程序文件和管理文件汇编
长期
17
监理组台帐
4
项目监理机构人员名单（附：
监理组织机构及监理人员资质证书复印件）
长期
二、监理组文件、资料编号分类表（短期）
大类号
大类名称
分类号
监理过程
积累资料内容
专业及
专项号
专业及专项名称
保管
期限
01
合同
2
总承包合同
短期
3
专业分包合同
短期
02
监理工作文件
1
监理大纲
短期
2
监理规划
短期
3
监理实施细则
短期
03
业主文件
1
业主来文
短期
2
地质资料
短期
3
基地道路红线图及有关批文
短期
4
设计图纸
短期
5
施工监测记录资料
短期
6
其他（桩基荷载试验资料等）
短期
04
设计文件
1
设计交底记录（图纸会审记录）
短期
2
设计变更通知
短期
3
设计单位来文
短期
05
施工技术文件
1
施工单位来文
短期
2
施工备忘录
短期
3
工程变更单
短期
4
工程联系单
短期
5
施工记录
短期
6
建筑沉降观察资料
短期
7
其它
短期
06
施工单位报审资料
1
施工组织设计（方案）报审表
短期
3
分包单位资格报审表
短期
4
工程材料/构配件/设备报审表
短期
10
其它
短期
07
工程报验资料
1
报验申请表
1
测量放线报验申请表
短期
2
土建分部分项工程报验申请表（含土建隐蔽工程验收单）
短期
3
安装分部分项报验申请表（含安装隐蔽工程验收单）
短期
4
装饰工程报验申请表（含装饰隐蔽工程验收单）
短期
5
其他报验申请表
短期
2
工
升级会员 