沟通汇报制度.docx

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沟通汇报制度

第一部分、信息沟通体系设计说明

1．信息沟通体系设计说明

1．1本模块包括内容

●会议组织方式

●信息传递方式

●典型业务沟通制度

1．2会议组织方式

●会议名称：

●目的：

●时间（发起机会）：

●地点：

●通知方式：

●主持人：

●参加人员：

●内容：

●记录人：

●决议：

●纪要整理：

●工作跟踪：

1．3信息传递方式

●信息名称：

●信息载体：

●产生部门（岗位）：

●上报部门（岗位）：

●上报部门（岗位）批复方式和时间要求：

●抄报部门（岗位）：

●抄报部门（岗位）反馈方式和时间要求

1．4典型业务沟通制度

●规定主负责部门，配合部门

●沟通的程序、原则

●裁决的部门和程序

●人际关系的处理原则

2．信息沟通制度

一、会议制度：

会议包括工作例会、专题会议、总结分析会议，每个会议组织均需按会议组织程序执行，会前要做好会议准备和通知，会中要议题明确集中，要提高会议效率并完成会议决议和共识，会后要形成会议纪要并有专人对执行情况进行跟踪。

二、将各部门的经常重复发生的例常性工作（尤其是生产作业管理）实行管理工作标准化制度，建立正常的生产秩序和工作秩序，有助于各部门统一标准，协调配合。

三、当一个部门遇到比较简单的，对全局影响不大的例外性工作，需要其它部门配合时，可以不经过上级主管人员，直接与相关的另一部门沟通，达成一致意见。

四、有些例外性工作涉及多个部门，其问题需要协商一致。

共同行动，但因情况较为特殊，如时间紧迫或关系复杂，在这种条件下可组织联合办公、现场调度，以利于及时达成一致意见，提高办事效率。

五、当两个或几个部门之间相互依赖性强，日常工作接触很多，又经常发生矛盾时，可以在某个部门中设置一名联络员，负责与另一个或几个部门进行业务联系，保持经常沟通，促进彼此间的了解与协调（这种联络工作根据具体状况，可以是专职的，也可以是兼职的，比较灵活，简便易行）。

六、当某项工作不仅涉及到多个部门，而且这些部门能够行使职权对该项工作产生影响时，可组织临时性的任务小组。

临时性任务小组由与某项工作有关的各部门代表组成，他们经过磋商，作出对各方均有约束力的决定，然后分头贯彻落实，任务完成后，该机构即可撤销。

临时性任务小组对于突发性的临时工作，是一种有效的协调方式。

当多个部门的活动需要长时期的，强有力的协调时，任务小组就应从临时性转变为永久性的常设机构。

七、在条件许可的情况下，把各副总裁、各事业部总经理管辖的职能部门各自集中在一个大办公室内实行集体办公，为加强部门之间横向协调及内部竞争创造一种良好的环境和气氛。

八、在全公司范围内广泛开展员工联谊活动（横向/纵向，多层次）有助于沟通思想、交流信息，改善关系。

九、设置巡视员，专门从事调查员工所关心的问题。

全公司员工可以以电话、谈话、信件等各种媒介将所关心的问题向巡视员反映。

巡视员的职位能提供有价值的自下而上的信息沟通。

十、提建议制度的制定（申诉程序）

十一、设计信息沟通检查系统

检查方式：

观察、问卷调查，会晤访谈，对书面文件的分析等。

需要检查以下四大信息沟通网络:

1）、属于政策、秩序、规划和上下级关系的管理网络或同任务有关的网络。

2）、包括解决问题、会议和提出改革建议等方面的创新活动网络。

3）、包括表扬、奖赏、提升以及联系公司目标和个人所需事项在内的整合性网络。

4）、包括公司出版物，布置栏和小道新闻在内的新闻性和指导性网络。

十二、用电子媒介进行信息沟通。

第二部分、会议组织方式

目录：

HY-001.经销商评估筛选会议

HY-002.人力资源战略研讨会

HY-003.总仓盘点分析会

HY-004.分仓盘点分析会

HY-005.新产品经济讨论会

HY-006.价格调整讨论会

HY-007.事业部月度生产计划讨论会

HY-008.事业部月度生产情况分析会

HY-009.技改小组会议

HY-010.工艺（质量）标准制定、修改讨论会

HY-011.事业部年度生产经营计划分配讨论会

HY-012.事业部经营计划讨论会

HY-013.事业部月度生产计划讨论会

HY-014.事业部月度生产情况分析会

HY-015.事业部质量管理分析会

HY-016.事业部生产厂月例会

HY-017.事业部计划编制讨论会

HY-018.营销中心预算编制讨论会

HY-019.预算会审委员会初审讨论会

HY-020.预算会审委员会终审讨论会

HY-021.季度经济活动分析会

HY-022.年度投资预算会审委员会会议

HY-023.广促评估委员会例会

HY-024.新产品开发讨论会

HY-025.新市场开发讨论会

HY-026.营销中心产品研发方案讨论会

HY-027.营销中心年度营销计划讨论会

HY-028.营销中心月度营销计划讨论会

HY-029.员工重大申诉问题分析会

HY-030.重大物资供应问题分析会

HY-031.总裁月例会

HY-032.总裁总结分析会

HY-033.事业部生产经营例会

HY-034.人事讨论会

HY-035.原奶供求（月）年度平衡会

HY-036.原奶质量标准制定讨论会

编号：

HY－001

经销商评估筛选会议

1.会议名称：

经销商的定期评估讨论会

2.目的：

对本事业部各经销商进行合理的评估，筛选出差的经销商及时淘汰，优秀

的经销商进行奖励

3.时间：

半年一次

4.地点：

各事业部会议室

5.通知方式：

经销商定期评估表，附通知（提前半个月）

6.主持人：

市场产品经理

7.参加人员：

产品经理、销售经理、市场代表、区域销售经理、销售代表

8.记录员：

市场代表

9.会议持续时间：

一个半小时

10.内容：

1）通过讨论得出应该淘汰的较差的经销商和较为优秀的经销商

2）将达到重点客户标准的经销商挑选出来

11.决议：

1）下一步需淘汰的经销商名单

2）重点客户提名

12.纪要整理：

市场代表

13.工作跟踪：

由会议提出后，淘汰经销商由销售处执行，重点客户提名由产品经理执行，

统一由产品经理跟踪。

编号：

HY－002

人力资源战略研讨会

1.会议名称：

人力资源战略研讨会

2.目的：

研讨公司的人力资源状况，保证公司的人力资源战略目标逐步实现。

3.时间：

每隔两个月的25日召开

4.发起条件：

各事业部和集团各中心需在第二个月的20日前提交人力资源管理报告；

综合中心人力资源部需在22日前下发会议议题及要求。

5.地点：

集团公司会议室

6.通知方式：

综合中心人力资源部需在第二个月的22日前下发会议通知单

7.主持人：

综合中心副总裁

8.参加人员：

总裁、各副总、各事业部总经理

9.记录人：

人力资源部

10.会议持续时间：

在两小时内完成

11.内容：

1）各事业部和集团各中心汇报人力资源管理状况

2）综合中心副总裁进行总结评议，公布人力资源管理工作考核结果

3）按照议题对目前人力资源管理中存在的问题进行研讨，提出解决的方法

4）根据年度人力资源战略目标，结合目前的实际完成情况，调整部署下阶

段的人力资源管理工作

5）总裁传达公司的人力资源战略信息和董事会决议

12.决议：

通过的决议形成决议，没有通过的确定复议的方式和时间

13.纪要整理：

人力资源部形成会议纪要，综合中心副总裁签发，24小时内下发给各事业

部和集团各中心

14.工作跟踪：

人力资源部对决议中的工作进行跟踪检察，并汇报给综合中心副总裁

编号：

HY－003

总仓盘点分析会

1.会议目的：

形成盘亏（或盘盈）处理方案

2.会议时间：

总仓盘点如出现盘亏或盘盈，在总仓保管员提交分析报告后二天内由事业

部财务处提出盘亏或盘盈处理草案，随后召开盘点分析会。

3.会议地点：

集团公司会议室

4.通知方式：

书面通知

5.主持人：

事业部财务处长

6.参加人员：

事业部财务处长、总仓保管员、事业部销售处经理、事业部总经理

7.内容：

讨论库存盘点盘方式（盘仓）原因，并作出处理方案。

8.记录人：

事业部财务处委派人员

9.决议：

盘亏（或盘盈）处理方案

10.纪要整理：

事业部财务处委派人员

11.工作跟踪：

事业部财务处

12.会议时间：

1小时

编号：

HY－004

分仓盘点分析会

1．会议目的：

形成盘亏（或盘盈）处理结果

2.会议时间：

分仓盘点如出现盘亏或盘盈，由分仓保管员提交分析报告会二天内由区域销

售财务主管提出盘亏或盘盈处理草案，随后召开盘点分析会。

3.会议地点：

区域市场办事处会议室

4.通知方式：

书面通知

5.主持人：

区域销售主管

6.参加人员：

区域销售财务主管、区域销售经理、分仓保管员

7.内容：

讨论库存盘亏（或盘盈）原因，并作出处理方案

8.记录人：

区域销售财务主管委派人员

9.决议：

盘亏（或盘盈）处理方案

10.纪要整理：

区域销售财务主管委派人员

11.工作跟踪：

区域财务主管

12.会议时间：

1小时

编号：

HY－005

新产品经济讨论会（初会、复会）

1．会议目的：

形成新产品定价方案（新品定价初案、最终定价方案）

2．会议时间：

初会时间为营销中心产品经理、技术中心研究开发部、事业部生产支持处、

事业部销售处，在提交分析报告后，由产品经理形成新品定价草案后二天内

召开，复会时间为产品经理在收到各方关于初案的修正报告后二天内召开。

3．会议地点：

集团公司会议室

4．通知方式：

书面通知

5．主持人：

营销中心产品经理

6．参加人员：

营销中心产品经理、技术中心研究开发部、事业部生产支持处、销售处、财

务中心财务管理部、事业部财务处。

7．内容：

讨论新品价格制定问题

8．记录人：

营销中心产品经理委派人员

9．决议：

初会形成新品定价初案，复会形成最终定价方案

10.纪要整理：

营销中心产品经理委派人员

11.工作跟踪：

营销中心产品经理

12.会议时间：

初会2小时，复会1小时

编号：

HY－006

价格调整讨论会

1．会议目的：

形成价格调整方案

2．会议时间：

事业部生产支持处、销售处提交分析报告，由产品经理形成价格调整初案后

二天内召开。

3．会议地点：

集团公司会议室

4．通知方式：

书面通知

5．支持人：

产品经理

6．参加人员：

营销中心产品经理、事业部生产支持处、销售处、财务处

7．内容：

讨论产品价格调整方案

8．纪要整理：

产品经理委派人员

9．记录人：

产品经理委派人员

10.工作跟踪：

营销中心产品经理

11.会议时间：

2小时

12.决议：

价格调整方案

编号：

HY－007

事业部月度生产计划讨论会

1．会议名称：

月度生产计划讨论会

2．会议目的：

制定月度生产计划

3．会议时间：

每月二十五日上午9:

00召开，特殊情况顺延

4．会议地点：

事业部会议室

5．通知方式：

文件

6．主持人：

生产计划处处长

7．参加人员：

生产厂长、销售处长、财务处长、生产计划处长

8．内容：

1）拿出销售、市场需求计划

2）制定生产厂生产任务

3）需采购原辅料统计

4）财务成本预算

9．记录人：

生产计划处处长

10.决议：

完成生产计划

11.纪要整理：

生产计划处处长

12.会议持续时间：

1小时内完成

编号：

HY－008

事业部月度生产情况分析会

1.会议名称：

月度生产情况分析会

2.会议目的：

解决生产中遇到的相关问题

3.会议时间：

每月28日上午9:

00，特殊情况顺延

4.会议地点：

事业部会议室

5.通知方式：

文件

6.主持人：

事业部总经理

7.参加人员：

生产厂长、生产计划处厂、财务处长、质量技术处销售处长、总经理

8.内容：

1）生产计划实施完成情况

2）生产任务完成情况

3）产品质量情况

4）销售情况

5）财务成本情况

6）各部门配合情况

9.记录人：

总经理指定专人

10.决议：

解决生产中遇到的问题

11.纪要整理：

总经理指定专人

12.会议持续时间：

２小时内完成

编号：

HY－009

技改小组会议

1.会议目的：

讨论技改项目的可行性报告，拿出实施方案，相关部门配合，从而达到技

改项目的有序、顺利完成。

2.会议时间：

视情况而定，大型技改项目应在２－３个月前确定，小型技改项目各事业部

自己因情况而定。

3.会议地点：

大型技改项目在总公司会议室，小型在事业部会议室

4.通知方式：

大型技改项目总裁文件通知，小型事业部总经理文件通知

5.主持人：

大型：

总裁小型：

事业部总经理

6.参加人员：

大型：

财务副总、事业部总经理、营销副总、生产厂长、总裁、财务中心资

产管理处。

小型：

财务处长、生产厂长、销售处长、总经理、财务中心资产

管理处

7．内容：

１）讨论技改项目的可行性

２）拿出技改方案

３）费用预算

４）各部门相互配合实施技改项目

8．记录人：

大型：

总裁办公室小型：

总经理助理

9.纪要整理：

同上

10.跟踪：

同上

11.决议：

技改方案按时执行、完成

12.会议延时：

２小时内完成

编号：

HY－010

工艺（质量）标准制定、修改讨论会

1．会议目的：

为了更好地对生产运作加以控制，使质量稳定，可操作性强，特召开此会，

解决市场需求对产品的要求。

2．会议时间：

因生产情况而定

3．会议地点：

事业部会议室

4．通知方式：

文件

5．主持人：

质量技术处处长

6．参加人员：

生产厂长、质量技术处长、销售处长

7．内容：

1）现存标准的存在问题

2）拿出制定或修改的方案

3）实施计划

8．记录人：

质量技术处处长

9．纪要整理：

同上

10.决议：

完成制定、修改方案

11.跟踪：

同上

12.会议持续：

1小时内完成

编号：

HY－011

事业部年度生产经营计划分配讨论会

1.目的：

布置、分配、落实一年的生产经营情况

2.时间：

集团公司年度预算编制确定下发后十日之内

3.地点：

事业部会议室

4.通知方式：

文件

5.主持人：

总经理

6.参加人员：

事业部各处处长、各生产厂厂长、营销中心人员、总经理

7.内容：

1）将事业部全年的生产任务按月分配到各生产厂

2）将事业部全年的销售量按月分解，并按区域分配开来。

3）确定新产品开发的种类、时间和试制步骤

4）确定事业部全年的人员培训计划

8．记录人：

综合处

9．决议：

会议内容全部确定，使全年生产经营计划分配、落实

10.跟踪人：

综合处

11.会议延续时间：

3小时以内

编号：

HY－012

事业部经营计划讨论会

1.目的：

保证每月生产经营活动顺利进行，完成每月生产经营计划和各项目标、指标

2.时间：

每月25日

3.地点：

事业部会议室

4.通知方式：

文件（此会议也可做为例会中的一项，即不用书面通知）

5.参加人员：

总经理、事业部各处处长、各生产厂厂长、营销中心人员

6.主持人：

总经理

7.内容：

1）确定下月的销售量和各地的营销计划（小规模）

2）根据销售计划，确定生产计划并分配到各生产厂

3）根据生产计划，确定向采购事业部下达的采购合同

8．记录人：

综合处

9．决议：

最终将会议的内容全部确定、落实

10.纪要的整理：

综合处

11.跟踪人：

综合处

12.会议延续时间：

2小时之内

编号：

HY－013

事业部月度生产计划讨论会

1．目的：

满足销售市场所需的产品，合理分配生产任务

2．时间：

每月25日

3．地点：

事业部会议室

4．通知方式：

文件（也可作为例会的一项内容，故只作口头通知）

5．主持人：

总经理

6．参加人员：

总经理、生产计划处处长、销售处处长、各生产厂厂长、质量技术处处长

7．内容：

根据原奶事业部的下月牛奶供应量和事业部销售处下月的销售计划，结合各

生产厂的实际情况，确立事业部下月的生产计划，并分配下达到各生产厂。

8.记录人：

生产计划处处长

9.决议：

确定下月生产计划，并下达到各生产厂

10.纪要的整理：

生产计划处处长

11.跟踪人：

生产计划处处长

12.会议延续时间：

半小时之内

编号：

HY－014

事业部月度生产情况分析会

1．目的：

分析上月生产成本等情况，找出问题，以便在本月改进。

2．时间：

每月10日

3．地点：

事业部会议室

4．通知方式：

文件（也可作为例会中的一项内容，故只作口头通知）

5．主持人：

事业部财务处处长

6．参加人：

总经理、财务处处长、各生产厂厂长、生产计划处处长

7．内容：

由财务处处长根据财务报表，通报各生产厂上月生产成本情况、费用控制情

况等，针对出现的问题，提出改进措施，使各生产厂在生产管理中，严格

控制生产成本、费用等

8.记录人：

财务处处长

9．决议：

找出各生产厂生产成本、费用控制中存在的问题

10.纪要的整理：

财务处处长

11.跟踪人：

财务处处长

12.会议延续时间：

45分钟以内

编号：

HY－015

事业部质量管理分析会

1．目的：

解决质量问题，提高和改进产品质量

2．时间：

每月10日

3.通知方式：

文件（可作例会中一项内容，故只作口头通知）

4．主持人：

质量技术处处长

5．地点：

事业部会议室

6．参加人员：

总经理、质量技术处处长、销售处处长、各生产厂厂长

7．内容：

由事业部销售处处长反映上月在销售过程中出现的质量问题，质量技术处处

长通报上月各生产厂的质量情况，然后由质量技术处处长主持落实解决质

量问题的办法和改进产品质量的措施，经总经理同意后确定销售处和各生

产厂落实。

8.记录人：

质量技术处处长

9．决议：

确定解决质量问题的办法和提高改进产品质量的措施，并落实执行。

10.纪要的整理：

质量技术处处长

11.跟踪人：

质量技术处处长

12.会议延续时间：

1小时之内

编号：

HY－016

事业部生产厂月例会

1.目的：

将事业部例会的精神和下达的任务、指标落实

2．时间：

每月12日和28日（事业部例会后两天）

3．地点：

生产厂会议室

4．通知方式：

电话或口头通知

5．主持人：

生产厂厂长

6．参加人：

生产厂厂长、生产车间主任、质量技术人员、生产统计核算员

7．内容：

根据事业部例会的精神，由生产厂厂长布置各生产车间的生产情况，找出解

决生产过程中存在问题的办法。

9.记录人：

生产统计核算员

9．决议：

布置各生产车间生产情况，找出改进生产中存在问题的办法

10.经要的整理：

统计核算员

11.跟踪人：

生产厂厂长

12.会议延续时间：

2小时之内

编号：

HY－017

事业部计划编制讨论会

1．目的：

收集各方面信息，综合平衡后确定本事业部年度经营计划

2．时间（发起机会）：

每年11月1日—11月10日

发起机会：

参加会议的各部门负责人均要详细客观地提出本部门下一年度的

投出额及相关指标量。

3．地点：

事业部

4.通知方法：

口头通知，由财务处处长通知

5.主持人：

事业部总经理

6.参加人员：

综合处处长、生产计划处处长、分厂厂长、质量技术处处长、（对大宗采购

事业部和原奶事业部而言参加人员为该事业部各处处长）

7.内容：

1）确定下一年度销售计划、生产计划（牛奶收购计划、大宗材料采购计划）

2）主要产品单位计划成本

3）现金流入量、流出量及净流量计划

4）各部门费用支出计划

5）人员定编、人物工资水平及下一年度工资总额

6）经营成果计划

8.记录人：

财务处处长

10.决议：

形成本事业部年度经营计划文本

10.纪要整理：

财务处处长

11.工作跟踪：

由财务处处长与财务中心资产管理部及时联系、协调、沟通

编号：

HY－018

营销中心预算编制讨论会

1．目的：

收集各方面信息后确定下一年度营销计划和方案

2．时间（发起机会）：

每年11月5日----11月15日

发起机会：

营销中心各部门负责人均要在与事业部销售代表相互沟通的基

础上明确、详细提出本部门下一年度营销计划及其他信息

3．地点：

营销中心

4.通知公式：

由营销中心副总裁口头通知

5.主持人：

营销中心副总裁

6.参加人员：

营销中心各部门负责人

7．内容：

1）三大产品发展方向及相应营销方案

2）下一季度广促方案及大型广促活动计划

3）重点客户发展计划

4）各部门费用支出计划

8.记录人：

营销中心副总裁指定专人记录

9．决议：

形成集团公司整体营销计划的方案

10.纪要整理：

记录人整理后由营销中心副总裁审定

11.工作跟踪：

营销中心副总裁派专人与财务中心资产管理部及时联系、沟通、协调

编号：

HY－019

预算会审委员会初审讨论会

1．目的：

审核各事业部及集团公司各中心相关计划及费用计划，以便最终确定集团

公司整体经费预算

2.时间（发起机会）：

每年11月20日开始，12月10日结束

发起机会：

各事业部及集团公司各中心均已提出本部门详细、明确的年度计

划

3．地点：

集团公司

4.通知方式：

由资产管理部长口头通知

5.主持人：

总裁

6.参加人员：

财务中心副总裁、技术中心副总裁、营销中心副总裁、各事业部经理、资产管理部部长

7．内容：

1）初步审核各事业部年度经营计划

2）初步听取、审核营销中心营销计划

3）审核集团公司各部门的费用计划

8.记录人：

资产管理部部长

9．决议：

对各事业部及营销中心的年度计划拿出初步审核意见

10.纪要整理：

资产管理部长负责

11.工作跟踪

由资产管理部长及时与各事业部及营销中心联系，明确下次审核会议或终

审会议的召开。

编号：

HY－020

预算会审委员会终审讨论会

1．目的：

确定集团公司年度经费预算

2．时间（发起机会）：

每年12月12日----12月15日

发起机会：

已经对各事业部及营销中心的计划进行初步审核，而后各事业部

之间、事业部与营销中心之间均进行互相沟通已达成共识，并提出修改扣

的计划。

3．地点：

集团公司

4.通知方式：