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英文邮件格式

英文邮件格式

篇一:

英文电子邮件格式及范文

英文电子邮件的基本要素是主题、称谓、正文、结尾用语及署名。

电子邮件最重要的部分是主题,假设我们都是很忙的人,在打开邮箱阅读邮件时,第一眼看到的就是邮件的主题。

所以,主题应当做到言简意赅并突出邮件重要性。

英文邮件的主题需要注意不超过35个字母,将位于句首的单词和专有名词首字母大写。

比如:

SomequestionsaboutC++.在比较正式的格式中,需要把每个单词的首字母大写(介词、冠词除外)。

称谓如果是第一次给对方写信,那么称谓最好用“Dear+全名”,这样会让人感觉比较正式。

如果对方以非正式口吻来信,我们也可以类似非正式地回复。

比如:

“Hello/HiLillian”。

在实际通信中可能遇到不知道对方姓名,可以用“Dear+对方头衔”,如“DearPresident”,或者“Dear+Sir/Madam”形式。

英国人习惯在称呼后加“,”,美国人习惯在称谓后加“:

”,有时也可以不加任何标点,是具体情况而定。

在书写正文时,把最重要的事情写在正文最前面或者邮件内容较长时写在第一段。

为了让收件人阅读邮件比较舒服,我们需要注意邮件正文结构的美感,邮件段落最好控制在两三段之内。

如果一封电子邮件涉及多个信息点,我们可以采用分条目的方法,如符号、小标题、编号来使得邮件想要表达的内容层次清晰。

邮件内容应注意单词的拼写、大小写、标点、语法等。

所谓以小见大。

结尾语在正文之后添加。

注意一般结尾语中只有第一个单词首字母大写而剩余单词都小写,此处与称呼不同。

一般电子邮件:

Sincerely,

Sincerelyyours,

私人电子邮件:

Regards,

Bestwishes,

Bestregards,

Withbestwishes,

Wishbestregards,

Yours,

Cheers,

Asever,

Withlove,

Affectionately,

......

在正文最后需要署名,可以写全名,也可以只写名字。

需要辨明性别时可以在姓名后面注明(Mr./Ms.)。

对于咱们中国人,为了区分姓和名,可以把我们的姓的字母全部大写,例如XIONGLillian.如果写信人代表的是一个组织或部门,应在名字下一行写上自己的职位、所属部门。

邮件中常用词汇:

附件attachmentIamattachingthereport.我把报告放在了附件中

转发forwardedI’veforwardedyoure-mailtoAlice.我已经将你的邮件转发给Alice

保持联系stay/keepintouch

对方告知决定.Pleaseletmeknowyourdecisionassoonaspossible.

写信给别人时一般常用Howareyoubeenrecently?

回复别人邮件时一般常用Iamhappytoreceiveyoure-mail.

实用邮件举例:

工作求职

工作求职类的邮件大体分为申请职位、介绍自己、期待回复、表达谢意几个部分。

i.e.

DearSir/Madam,

Iamwritingtoapplyforthepositionof...aspostedinyourwebsite.

Introduceyourself...

Pleasefindattachedacopyofmyresumeforyourreview.我的简历请见附件,作为参考。

或者:

Pleaserefertomyattachedresumeforasummaryofmyskillsandexperience.Iamlookingforwardtoyou.Thankyouverymuchforyourtimeandconsideration.Yourssincerely,

LillianXiong

表达谢意

日常生活中经常会使用到表达谢意的邮件,在国外,参加完朋友邀请去的一次party,或者接受了别人馈赠的礼物等情况下都需要写一封thanksletter。

而此类邮件也非常好写,只要能够表达自己对收件人的真挚的感激之情即可。

DearAlice,

Thankssomuchforthelovelydinnerlastnight.Itwassothoughtfulofyou.Iwouldliketoinvitebothofyoutomyhousewhenyouareavailable.

Bestregards,

Lilian

咨询了解

咨询了解类邮件的目的是想要得到关于某人、物的一些信息。

邮件具体内容大致包含如下:

1)告知对方你是如何得知其信息的,比如报纸、网站等。

2)说明自己想要了解的东西,当咨询信息较多时,最好列举出来,as详细、清晰aspossible.

3)末尾用一句话结束总结这次咨询。

Iamwritingtorequestinformationaboutsth.

Iwouldliketorequestacopyofsth.

最后表达希望时用语:

Ilookforwardtohearingformyousoon.期待尽快收到您的回复。

英文电子邮件格式

DearMary,

ThisisTom.....

Lookforwardtoseeingyousoon.

Bestregards,

TomYu

(以上每一行,或者每个段落,都是左对齐的)

一、主题

主题(Subject)框的内容应简明地概括信的内容,短的可以是一个单词,如greetings;长的可以是一个名词性短语,也可以是完整句,但长度一般不超过35个字母。

YES:

Suppliertraining

NO:

professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany(太长)

主题框的内容切忌含糊不清。

NO:

像Newsaboutthemeeting这样的表达,

YES:

应改为Tomorrow’smeetingcanceled。

一般来说,只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。

另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。

YES:

NewE-mailAddressNotification;Detailedcalculation

NO:

detailedcalculation

视信的内容是否重要,还可以开头加上URGENT或者FYI(ForYourInformation,供参考),如:

URGENT:

Submityourreporttoday!

二、称呼

1、E-mail一般使用非正式的文体,因此正文(Body)前的称呼(Salutation)通常无须使用诸如DearMr.John之类的表达。

在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名,但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。

YES:

Tommy,或者Mr.Smith。

2、称呼和正文之间,段落之间,正文和信尾客套话之间一般空一行,开头无须空格。

如:

Jimmy,

IreceivedyourmemoandwilldiscussitwithEriconWednesday.

Best,

David

3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.同样,头衔都不要错.头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的:

HowardE.Wyatt,Dr.HowardE.Hyatt

4、多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.

YES:

Messrs.Smith,Wyatt,andFury。

女人呢?

YES:

用Mesdames,Mmes.,orMses.同样不要跟名字.例子:

Mses.Farb,Lionel,andGray。

男女一齐呢?

弄清楚称呼就行.例如:

Dr.andMrs.HaroldWright;Mr.HaroldWrightandDr.MargaretWright;Mr.andMrs.HarveyAdams-Quinn。

5、有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时大头不知道对方头衔,干脆用Ms.算了.Ms.SarahGray

6、职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:

KenGreen,President/KenGreen/VicePresidentofInternationalOperations

NO:

KenGreen/VicePresidentofUnicomChina

YES:

KenGreen/VicePresident,UnicomChina

7、老外的名字有时有Jr.或Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人:

YES:

MichaelJ.Smith,Jr./MichaelJ.SmithSr.

8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼.如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑这些:

DearCommitteeMember:

DearMeetingPlanner:

DearColleagues:

ToAllSalesReps:

ToWhomItMayConcern:

DearSirorMadam:

DearMadamorSir:

DearPurchasingAgent:

如果是全公司:

YES:

GentlemenorLadies:

LadiesorGentlemen:

9、有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看:

YES:

DearMr.Jones:

(非常正规)DearJoan:

DearJim,Jim,(非正规)

三、结尾部分

A、书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子:

1、VeryFormal非常正规的(例如给政府官员的)

Respectfullyyours,Yoursrespectfully,

2、Formal正规的(例如客户公司之间啦)

Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly,

3、LessFormal不太正规的(例如客户)

Sincerelyyours,Yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially,

4、Informal非正规的(例如朋友,同事之类)

Regards,Warmregards,Withkindestregards,Withmybestregards,Mybest,GivemybesttoMary,Fondly,Thanks,Seeyounextweek!

有时在we,I,andyou之间选择是很烦的事--如果是公司代表联络生意之类,可以用:

Wewillreimburseyoufortheselegalexpenses.Sinopecwillreimburseyoufortheselegalexpenses.如果单纯说你自己,可以用:

Ifoundthebrochureveryinformative.有时可以一起用啦...:

Wearepleasedtoofferyouthepositionofsalesdirector,andIamlookingforwardtoourTuesdaymorningmeeting.

那么I和you呢?

好烦好烦.一般来说,收信人的利益比较重要,名义上都要这样想.给人尊重的语气就一般不会错了.多用you有时会有隔阂的感觉.

Youwillbepleasedtolearnthatyouhavebeenselectedtoserveonouradvisoryboard.Yourpromptresponsewillbeappreciated.(好像欠你一样)

Iampleasedthatourboardhasselectedyouasthebestqualifiedcandidatetoserveonouradvisoryboard.Ihopeyou’llagreetoserve.(这就友善多了)

Yourbookwaswellwrittenandcomprehensive.(不用你来判断我呀~~)

Ithoroughlyenjoyedyourbookandfoundananswertoeveryoneofmyquestionsaboutperformanceappraisals.(客气一点,人家受落)

总之,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度.

B、信尾客套话(Complimentaryclose)通常也很简明。

常常只须一个词,如:

’Thanks’,’Best’,’Cheers’,不需要用一般信函中的’Sincerelyyours’或’Bestregards’。

C、签名:

不要把Mr.,Ms.,Mrs.,Dr.之类一起签,人家会笑你的...签名也看信件的语气.给朋友或公司

篇二:

常用英文邮件的书写格式和模板

常用英文邮件的书写格式和模板

英文电子邮件格式

DearMary,

ThisisTom.....

Lookforwardtoseeingyousoon.

Bestregards,

TomYu

(以上每一行,或者每个段落,都是左对齐的)

一、主题

主题(Subject)框的内容应简明地概括信的内容,短的可以是一个单词,如greetings;长的可以是一个名词性短语,也可以是完整句,但长度一般不超过35个字母。

YES:

Suppliertraining

NO:

professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany(太长)主题框的内容切忌含糊不清。

NO:

像Newsaboutthemeeting这样的表达,

YES:

应改为Tomorrow’smeetingcanceled。

一般来说,只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。

另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。

YES:

NewE-mailAddressNotification;Detailedcalculation

NO:

detailedcalculation

视信的内容是否重要,还可以开头加上URGENT或者FYI(ForYourInformation,供参考),如:

URGENT:

Submityourreporttoday!

二、称呼

1、E-mail一般使用非正式的文体,因此正文(Body)前的称呼(Salutation)通常无须使用诸如DearMr.John之类的表达。

在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名,但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。

YES:

Tommy,或者Mr.Smith。

2、称呼和正文之间,段落之间,正文和信尾客套话之间一般空一行,开头无须空格。

如:

Jimmy,

IreceivedyourmemoandwilldiscussitwithEriconWednesday.

Best,

David

3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.同样,头衔都不要错.头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的:

HowardE.Wyatt,Dr.HowardE.Hyatt

4、多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.

YES:

Messrs.Smith,Wyatt,andFury。

女人呢?

YES:

用Mesdames,Mmes.,orMses.同样不要跟名字.例子:

Mses.Farb,Lionel,andGray。

男女一齐呢?

弄清楚称呼就行.例如:

Dr.andMrs.HaroldWright;Mr.HaroldWrightandDr.MargaretWright;Mr.andMrs.HarveyAdams-Quinn。

5、有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时大头不知道对方头衔,干脆用Ms.算了.Ms.SarahGray

6、职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:

KenGreen,President/KenGreen/VicePresidentofInternationalOperations

NO:

KenGreen/VicePresidentofUnicomChina

YES:

KenGreen/VicePresident,UnicomChina

7、老外的名字有时有Jr.或Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人:

YES:

MichaelJ.Smith,Jr./MichaelJ.SmithSr.

8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼.如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑这些:

DearCommitteeMember:

DearMeetingPlanner:

DearColleagues:

ToAllSalesReps:

ToWhomItMayConcern:

DearSirorMadam:

DearMadamorSir:

DearPurchasingAgent:

如果是全公司:

YES:

GentlemenorLadies:

LadiesorGentlemen:

9、有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看:

YES:

DearMr.Jones:

(非常正规)DearJoan:

DearJim,Jim,(非正规)

三、结尾部分

A、书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子:

1、VeryFormal非常正规的(例如给政府官员的)

Respectfullyyours,Yoursrespectfully,

2、Formal正规的(例如客户公司之间啦)

Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly,

3、LessFormal不太正规的(例如客户)

Sincerelyyours,Yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially,

4、Informal非正规的(例如朋友,同事之类)

Regards,Warmregards,Withkindestregards,Withmybestregards,Mybest,GivemybesttoMary,Fondly,Thanks,Seeyounextweek!

有时在we,I,andyou之间选择是很烦的事--如果是公司代表联络生意之类,可以用:

Wewillreimburseyoufortheselegalexpenses.Sinopecwillreimburseyoufortheselegalexpenses.如果单纯说你自己,可以用:

Ifoundthebrochureveryinformative.有时可以一起用啦...:

Wearepleasedtoofferyouthepositionofsalesdirector,andIamlookingforwardtoourTuesdaymorningmeeting.

那么I和you呢?

好烦好烦.一般来说,收信人的利益比较重要,名义上都要这样想.给人尊重的语气就一般不会错了.多用you有时会有隔阂的感觉.

Youwillbepleasedtolearnthatyouhavebeenselectedtoserveonouradvisoryboard.Yourpromptresponsewillbeappreciated.(好像欠你一样)

Iampleasedthatourboardhasselectedyouasthebestqualifiedcandidatetoserveonouradvisoryboard.Ihopeyou’llagreetoserve.(这就友善多了)

Yourbookwaswellwrittenandcomprehensive.(不用你来判断我呀~~)

Ithoroughlyenjoyedyourbookandfoundananswertoeveryoneofmyquestionsabout

performanceappraisals.(客气一点,人家受落)

总之,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度.

B、信尾客套话(Complimentaryclose)通常也很简明。

常常只须一个词,如:

’Thanks’,’Best’,’Cheers’,不需要用一般信函中的’Sincerelyyours’或’Bestregards’。

C、签名:

不要把Mr.,Ms.,Mrs.,Dr.之类一起签,人家会笑你的...签名也看信件的语气.给朋友或公司客户,签Bill也可以,给陌生人就最好用Gates或者BillGates啦.

邮件范文

1.DearMr./Ms,

Mr.JohnGreen,ourGeneralManager,willbeinParisfromJune2to7andwouldliketocomeandseeyou,say,onJune3at2.00p.m.abouttheopeningofasampleroomthere.Pleaseletusknowifthetimeis

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