办公室整理资料职位实用word文档 13页.docx

办公室整理资料职位实用word文档 13页.docx

《办公室整理资料职位实用word文档 13页.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公室整理资料职位实用word文档 13页.docx（11页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

办公室整理资料职位实用word文档13页

本文部分内容来自网络整理，本司不为其真实性负责，如有异议或侵权请及时联系，本司将立即删除！

==本文为word格式，下载后可方便编辑和修改！

==

办公室整理资料职位

篇一：

公司办公室工作职责与岗位设置

公司办公室工作职责与岗位设置（草稿）

一、办公室工作职责

1、积极协助总经理和分管副总，做好公司办公、行政规章制度的建立、健全与完善，督查规章制度的执行情况。

2、做好公司级会议的组织、准备和记录整理工作，督办会议内容和领导决议，编写、发放公司会议纪要。

3、负责外来公文的分类、登记、传递、催办工作，负责来信来访、文件材料处理,定期进行文档清理和归档工作。

4、协助公司相关领导，做好公司对外相关部门的工作衔接等。

5、配合主要领导，做好公司各部室的工作协调，使上情下达，下情上明，推动公司的整体工作高效运转。

6、公司档案的保管与使用。

7、负责公司报刊的征订、发放工作，邮件的收发。

8、负责公司文印室管理工作。

9、公司办公用品采购的报批计划及调配使用。

10、公司餐厅、浴室、门卫的管理工作。

11、负责公司办公区域的保洁工作。

12、配合公司领导及其他部室，做好公司对外业务的接待与招待工作。

13、负责公司企业文化的建立、业余文化生活的丰富和团队精神的打造工作。

14、负责公司党建、工会工作。

15、归口管理公司对外宣传的文字及资料准备工作。

16、负责公司总经理办公室、会议室的保洁服务及大小会议室使用管理工作。

17、负责公司网站、内部电话、网络、OA系统归口管理工作。

18、公司总经理及分管领导赋予的其他工作职能。

二、岗位设置及人员编制

三、岗位说明

1、办公室主任岗位说明书

2、行政助理岗位说明书

3、网络管理专员岗位说明书

4、办公室文员岗位说明书

5、企业文化专员岗位说明书

篇二：

办公室资料整理

第一章发展由来及地位作用

1.办公室远在古代氏族社会就已存在，最早在19世纪末20世纪初朝中国发展，模式源于西方

行政办公室模式！

2.现代办公室的特点：

信息化，效率化，多功能化。

3.未来办公会出现无纸（办公软件），无人（生产类工人），和办公自动化设施更加电子化。

办公室的开山之作是由威廉*莱芬韦尔所著的《科学的办公室管理》，渊源理论是泰罗的《科学

管理原理》。

4办公室管理在管理中的地位和作用？

1）.中心地位和作用：

办公室在决策系统中处于中心地位；

办公室在横向关系的协调中，往往带有领导性质，体现一定社会组织系统的领导意图；

办公室又是一个单位的信息网络中心，是各种信息的交汇点和集散地；

办公室的中心地位还体现在办公室工作的多向性上。

2）.枢纽地位和作用：

推动各职能机构运转；

处于整个单位管理系统中的总控制和总调度的地位。

3）.窗口地位和作用：

办公室是一个单位领导机关的总进出口；

对于上下级和其他兄弟单位来说，是信息网络中心，处于联络站的地位，是联络上下左右，

沟通四面八方的“窗口”；

办公室是沟通上下的咽喉，是联系左右的纽带，是传递信息的中枢，又是协助领导决策的

“外脑”和处理日常事务的手足。

第二章办公室管理理论及方法

1.管理：

是指一定组织中的管理者，通过实施计划,组织，人员配备，指导与领导，控制等职能

来协调他人的活动，使别人同自己一起实现既定目标的活动过程。

2.办公室管理：

即依据办公室内在活动机理，利用先进的科学技术，综合运用办公室的人力

资源，从而有效的实现组织目标的过程。

四个要素：

明确的组织目标；服从自己的运转方式；

管理人员；先进的科技管理手段。

3.办公室工作管理具有综合性，辅助性和服务性三重属性。

办公室工作的性质决定了办公

室工作的职能。

所谓职能即权限的具体规定性，它强调的是职责和功用。

4.办公室工作管理职能包括哪几个方面？

1）.指导职能---主要体现在：

传达，制定有关方针政策；

形式有横向和纵向指导。

对方针政策做出解释；

办公室既是决策中心的辅助机构，又是职能部门和下级组织的

综合平衡机构。

2）.参谋咨询职能---主要内容：

首先，收集信息（实际面和理论研究面的信息，信息加工）

类型有顺向，逆向，侧向。

其次，协助决策（参谋，助手作用，协助确定合理目标，帮

（辅助，劝阻，提示）住制定目标实施方案）

3）.管理服务职能---主要内容：

公文管理；信息处理；事务管理。

4）.协调职能---主要内容：

统一步调；化解矛盾；合理安排。

类型：

方位-纵向（上下级步调一致），横向（左右融洽和谐），内部协调（人员工作和谐）。

方式-指令性（命令，指示，规章制度，法律），协商式（商讨分析解决途径方法），

-说服式（启发引导，动之以情，推进），缓冲式（失调，难以确定不易控制）

-突发式（急剧意料变化，迫使采取行动转为综合平衡协调的方式）

5）.监督职能---主要内容：

监督工作进度检查工作质量；督办；排忧解难。

形式划分：

---层次--高层，中层，基层监督；---方向--内部，外部监督

---时间--事前，事中，事后监督；---性质--一般，专门监督

5.办公室工作管理指导思想和基本原则？

指导思想：

基本原则：

1）.为领导服务1）.准确原则4）.密切联系群众原则

2）.为相关的各级部门和领导服务2）迅速原则5）.一切从实际出发原则

3）.为人民服务3）.协调配合原则6）.保密原则。

6.办公室机构设置应遵循的准则/原则？

科学合理原则；效率效能原则；层次管理原则；简单有力原则。

7.关于目标管理，杜拉克于1954年发表了《管理实践》，提出：

以目标为中心的管理即确立

目标，以目标网络为基础的系统管理，以人为中心的主动式管理。

1978年引进我国

8.目标管理：

所谓目标管理，是让组织主管人员和员工亲自参加目标的制定，在工作中实行

“自我控制”并努力完成工作目标的一种管理制度或方法。

9.目标管理的特征？

目标管理的基本过程？

首先，目标管理是参与管理的一种形式目标制定--目标是基础

其次，强调“自我控制”目标贯彻--纵向到底，横向到边

再次，建立可观的考核标准目标考核--指目标完成情况的考核

10.沟通的特点？

沟是手段，通是目的沟通媒介-电讯传输设备

首先，沟通的范围逐渐扩大，-各种文字符号材料

其次，横向联系加强，横向沟通增多

再次，信息反馈在沟通的作用下越来越多

最后，沟通的手段趋于现代化

11.沟通划分：

性质-正式沟通（上行沟通，下行沟通，平行沟通）；非正式沟通

声音-语言沟通（口语沟通，书面沟通）；非语言沟通（动作沟通，表情沟通）。

正式沟通和书面沟通主要依靠正式机构和权限关系进行，它们包括正式发布的命令，指示，议

案，决定，公告，通告，通知，通报，报告，请示，批复，函，会议纪要等。

12.协调功能有几个方面？

统一功能，导向功能，放大功能，控制功能

协调方法：

横向--经济社会思想领域---经济政策法，计划控制法，调整纠偏法，教育新闻法

纵向-组织系统关系方面---目标导向法，沟通融汇法，协商启发法，利益制约法

人际关系---人际关系------平等说服法，诚信联结法，斗争批评法，调节纠纷法

13.强化激励的要求：

激励方法：

首先，坚持物质利益原则（给劳动者以物质利益）目标激励，参与激励，

其次，不断调整和发展决策目标（鼓舞人心）期望激励，榜样激励

再次，随机制定，创造激励条件（有利于调动积极氛围）

第三章办公室管理系统

1.用系统理论描述办公室管理工作，是为了把办公室管理这一研究对象作为一个整体一个系统

来考虑，从系统的整体出发，用最合理最经济最有效的组织管理方法和技术，最优达成目的。

2.办公室管理系统（办公系统/办公体系）必然具备系统的特性有哪些？

系统的整体性，系统的层次性，系统的相关性，系统的目的性，系统的适应性

3.办公室管理系统的基本要素有哪些？

办公人员（决策者或高层管理人员，中层管理人员，专业技术人员，辅助人员）

办公信息（办公信息处理业务大致分信息传输，信息加工，信息管理三个方面）

办公手段（办公手段分为传统的办公室设备，现代化办公设备，办公家具三部分）

办公机构（办公机构是指政府机关或企事业组织中的基本职能单位

办公制度（为了协调各办公机构职能，明确办公人员的工作职责与分工，使办公室工作规

范化，必须首先实现办公室工作制度化，即建立各种规章制度）。

办公环境（包括物质环境，抽象环境，内部环境，外部环境）

4.办公室工作规程的主要内容？

1）.工作项目名称的规范化5）.标准化要求

2）.明确规定工作内容和范围6）.规章条例的政策依据

3）.不同岗位人员专业化要求7）.明确协作关系

4）.工作基本程序8）.接受监督

5.办公室管理系统组织结构即办公机构，组织是一种结构，组织的功能是由机构决定的。

组织结构是指对于工作任务如何进行分工，分组，和协调合作。

组织结构类型是按职能划分

6.办公室管理系统的组织结构有哪几种类型？

集权组织结构：

是指由一个中心（或某一个人）来形式指挥权的组织机构形式

线性组织机构：

是指按照纵向关系逐级安排权和责的组织机构

横向组织机构（又称：

职能组织机构）：

是指任命一些专家去承办办公室内部某一类专门工作，从而减轻行政领导负担的组织机构

线性-横向综合型组织机构（也称：

线性-职能式或直线-参谋式）：

高层领导的统一指挥与职能专业部门相结合，职能部门不能直接法号施令。

委员会组织机构：

是一种集体领导式的组织结构

矩阵式组织机构：

是把垂直的权利关系与交叉的职务关系结合起来，处理有关复杂的工作。

7.设计良好办公室管理系统组织结构的原则？

在本着“简单实用”原则的前提下应遵循明确性，动态性，适当性。

8.办公室管理系统组织结构设计的

工作专门化：

用于描述组织中完成某项工作任务需采取的若干步骤的细化程度，独立非全部

部门化：

一旦通过工作专门化完成任务细分之后，就需要按照类别对它们进行分组以便使共

同的工作可以协调进行。

工作分类的基础是部门化

命令链：

是一种不间断的权利路线，从组织最高层扩展到最基层，明确谁像谁汇报工作。

（权威性，命令统一性--有助于保持权威链条的连续性，一个人只对一个上级直接负责）。

控制跨度：

决定着组织要设置多少个层次，配备多少名管理人员，跨度越宽成本组效率越高。

集权与分权：

高层管理者制定所有的决策，低层管理者只管执行决策；另把决策下放到最基

层管理人员手中。

集权化是指组织的决策权集中于一点的程度。

正规化：

是指组织中的工作实行标准化的程度。

9.办公室管理系统组织结构设计方案包含简单结构-官僚结构-矩阵结构，团队结构，虚拟结构。

决定组织结构的主要因素：

组织战略，技术，组织规模和环境。

第四章办公室职位划分和职位分析

1.职位划分首先解决的是办公室职位数量问题，职位划分与职位分析是办公室管理的重要问题。

所谓职位划分是在办公室工作管理过程中根据其性质和任务划分为不同的工作岗位以及岗位

上的职务与责任。

包括内容有A职务与责任，B必须有一定的工作任务C相应的职权。

职位分类包括职系，职组，职级，职等。

2.职位：

是指一定的人员所经常担任的工作职务及责任。

包含职务，职权，责任三要素。

3.职务：

是应当完成任务或为实现某一明确目的而从事的工作行为。

4.职权：

是指某一职位为了完成工作的行为而具有的权利。

5.职位与职称的区别？

职位是人与事的有机结合，职称是以人为中心而设置，他所强调的是人的科技，学术水平，

而与他在组织中所担的职务无直接关系职务是管理水平高低的标准。

职位有数量限制，职称不受数量限制。

职称的高斯并不反映职务高低和工作任务的大小。

职位一般不随人走