订单管理部组织架构职责及岗位设置.docx
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订单管理部组织架构职责及岗位设置
文件名称
组织架构、职责及岗位设置
版本
第1版
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第0次
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订单管理部
组织架构、职责及岗位设置
编制
李振
审核
批准
发布日期
年月日
实施日期
年月日
一、组织架构图
二、工作目标
负责公司订单生产交期的按时完成；采取措施进行成本控制，降低面辅材料采购和使用成本。
三、部门职责及职位设置
部门基本信息
部门名称
订单管理部
部门负责人
直接领导
总经理
下属部门
——
部门职位总数
6个
部门编制总数
16人
部门业务概要
负责订单交期的编排、下达、跟进、调整，有效控制并确保订单在生产环节的最终达成；完善供应商信息，按照性价比最优的原则实施和完成采购任务；采取措施进行成本控制，降低面辅料采购和使用成本；对外协生产进行有效控制。
部门职责
序号
主要职责
1
负责建立、优化和实施本部门管理规范，不断提升工作质量和效率；
2
负责掌握面辅料市场信息，建立健全供应商体系，不断开发新的面辅料供应商，高质高效的完成公司采购任务，实现公司的发展目标、利润目标。
3
负责公司面、辅料的供应，在满足市场和生产的基础上，有效控制采购成本；
4
推动和不断完善，优化公司面、辅材料的开发和采购流程体系；
5
建立和完善产品信息和供应商档案信息，并维护好与供应商良好的合作关系；
6
根据市场产品需求和订单预测，结合公司内、外部资源，培育和筹备满足订单需求计划的能力，科学合理、务实组织安排年度、季度和月度计划的排产；
7
动态掌握公司生产或外协厂的产能，满足生产计划的产前需要。
8
组织编制、下达生产计划、合理排产，根据需求和规定变更、达成生产计划；
9
跟进生产计划的完成进度，掌握生产计划进程异常，通过协调处理、订单调配、生产资源调度解决问题，保证交期；
10
其他无形的有价值的工作。
四、岗位说明书
1、订单管理部长
2、采购助理
3、计划助理
4、生产助理
5、内务助理
青岛百松时装有限公司订单管理部岗位说明书
岗位名称
订单管理部长
所属部门
订单管理部
岗位编号
BS-05
编制人数
1人
直属上级
总经理
直接管理人数
15人
岗位职责目标
全面负责订单管理部工作，做好队伍建设，领导团队高质高效完成公司发展目标，并负责建立与完善与采购、生产计划、订单交期达成等相关的各项工作制度和管理规范。
本岗位所处公司组织架构位置
工作职责及工作内容
序号
工作职责和工作内容
负责程度
1
全面负责订单管理部工作，包括队伍建设、业务建设以及管理制度建设等；
全责
2
跟进市场、生产的需求和要求，编制年度及阶段性采购实施计划、新面辅料的开发和资金预算；
全责
3
负责推进和不断完善、优化公司面辅材料开发流程体系及采购流程体系；
全责
4
负责供应链体系及相关体系建立且保障运行顺畅，建立及完善供应商信息及产品信息，保持与供应商良好的合作关系；
全责
5
组织做好新接订单合同的评审，负责面辅料评审的管理、采购以及后期的跟踪等系列工作，做好生产计划的预排工作，满足业务、生产的采购需求；
全责
6
协同生产仓库进行面辅料库存的管理，有效控制合理库存量；
全责
7
采取有效措施，控制采购成本；
全责
8
负责与生产部门、业务部门以及外协工厂和供应商等的业务对接和协调；
全责
9
组织生产计划的科学制定、准确下达、有效控制、合理调整、实时监督。
全责
10
组织协调及时解决生产过程中出现的影响正常生产计划的问题。
全责
11
组织订单外放及有效控制，确保生产计划的达成；
全责
12
上级领导或公司交办的其他工作任务。
全责
主要工作关系
对外关系
外协工厂、水洗厂、供应商
对内关系
海外营业部、生产部
基本任职资格
教育要求
服装、服装设计或管理等相关专业，大学专科以上学历
经验要求
三年以上相关从业经验
能力要求
基本技能：
较强的文字及数字处理能力，语言表达能力，掌握服装面辅料知识及有较强的谈判技巧；。
业务技能：
对产品有深刻的认识；熟悉采购管理流程。
管理技能：
较强的沟通、协调、公关能力；
外语技能：
日语一般水平。
计算机技能：
熟练掌握WORD、EXCEL等各种办公软件的操作。
其他要求
较强的团队管理能力。
品质要求
诚信、责任心强，作风严谨，
其他要求
考虑问题全面、逻辑性强
工作环境
管理岗位
工资范围
郑重声明：
本职位说明书是员工劳动合同的一部分，旨在说明职位目前的职责及对任职者的要求；公司保留变更工作内容或要求在职人员履行其他职责的权利。
本人已准确理解并完全接受以上职责安排，个人条件完全符合上述岗位的要求，能够严格履行上述职责。
确认人：
确认时间：
经考核鉴定，该员工完全符合本岗位要求，完全有能力做好本职工作、完成岗位工作目标。
部门主管评价签字确认：
确认时间：
青岛百松时装有限公司岗位说明书
岗位名称
采购助理
所属部门
订单管理部
岗位编号
BS-0501
编制人数
4人
直属上级
订单管理部长
直接管理人数
——
岗位职责目标
全面负责面、辅料的采购工作,根据公司的整体销售计划与业务需求计划合理制订面、辅料采购计划,高质高效完成公司采购任务和发展目标，性价比做到最优，完善采购工作制度及日常工作的沟通与协调。
本岗位所处公司组织架构位置
工作职责及工作内容
序号
工作职责和工作内容
负责程度
1
负责公司面、辅料的采购与库存调控及成本控制，建立有效的工作机制，协助部长做好供应链建设及策略性研究等工作。
全责
2
根据公司面、辅材料采购管理规定负责公司各业务所需面料的采购、到货跟踪、入库等相关系列工作。
全责
3
协助业务部门做好产品的开发及样本的制作；
全责
4
不断开发新供应商，负责对供应商新样品、新技术资料、新检验方法的收集与整理，建立、完善和维护供应商信息资料，保证其准确性，
全责
5
协助财务部对所有面、辅料供应商进行对账，确保帐目的准确，协助部长安排好对各供应商付款计划的制定,安排和提报日常付款，核对好发票。
全责
6
认真做好每种新面、辅料的档案建立，保证ERP系统的准确性，建立并不断完善产品信息档案。
全责
7
负责做好外贸订单前期操作的寻样、打样、报价等相关工作。
全责
8
根据公司对面、辅料不合格管理规定对不合格面料进行处理，主要包括放行、退换货，跟供应商沟通协商好，保证退换货的准确性及安全性。
全责
9
做好与物流公司的联系与沟通，做到提、退货及时准确。
全责
10
上级领导或公司交办的其他工作任务。
全责
主要工作关系
对外关系
各供应商
对内关系
公司内各部门
基本任职资格
教育要求
服装类相关专业大学专科以上学历
经验要求
2年以上相关工作经验
能力要求
基本技能
具备良好的文字及数字处理能力及语言表达能力。
业务技能
熟悉采购流程和技巧；有较强的谈判技巧和沟通和协调能力。
管理技能
较强的沟通、协调管理能力。
外语技能
一般水平
计算机技能
熟练掌握WORD、EXCEL等各种办公软件的操作。
其它技能
品质要求
诚信、务实，严谨。
其他要求
工作环境
普通管理岗位
工资范围
郑重声明：
本职位说明书是员工劳动合同的一部分，旨在说明职位目前的职责及对任职者的要求；公司保留变更工作内容或要求在职人员履行其他职责的权利。
本人已准确理解并完全接受以上职责安排，个人条件完全符合上述岗位的要求，能够严格履行上述职责。
确认人：
确认时间：
经考核鉴定，该员工完全符合本岗位要求，完全有能力做好本职工作、完成岗位工作目标。
部门主管评价签字确认：
确认时间：
青岛百松时装有限公司岗位说明书
岗位名称
计划助理
所属部门
订单管理部
岗位编号
BS-0502
编制人数
3人
直属上级
订单管理部长
直接管理人数
——
岗位职责目标
具体负责计划的预排、编制、下达、跟踪、协调、调整、督促等工作，促进计划达成，完成岗位工作目标。
本岗位所处公司组织架构位置
工作职责及工作内容
序号
工作职责和工作内容
负责程度
1
组织做好新接合同的评审，做好计划的预排工作。
全责
2
跟踪了解订单投产前各项准备工作的进展情况，监督和推进采购助理在投产前的面辅料到位。
全责
3
负责外协厂家档案的管理，对外协生产过程进行有效控制
全责
4
根据公司生产以及外部工厂的产能、订单情况、生产状况等，合理、科学安排生产日程计划。
全责
5
及时、准确、合理编制、下发生产计划及生产计划调整。
全责
6
监督、跟进生产计划的进度，推动生产助理解决影响生产计划达成的问题，最终确保生产计划的按期完成。
全责
7
与业务部门的对接，确保订单按期交货。
全责
8
上级领导或公司交办的其他工作任务。
全责
主要工作关系
对外关系
外协工厂
对内关系
公司内相关部门
基本任职资格
教育要求
服装、统计类相关专业大专学历及以上
经验要求
3年以上生产计划工作经验
能力要求
基本技能：
熟悉计划流程和基本技巧；
业务技能
掌握车间生产状况；
管理技能：
良好的人际沟通和协调能力。
外语技能：
一般
计算机技能
熟练掌握WORD、EXCEL等各种办公软件的操作。
其它技能：
品质要求
工作严谨认真
其他要求
做事通观全局，考虑问题全面、逻辑性强
工作环境
普通管理岗位
工资范围
郑重声明：
本职位说明书是员工劳动合同的一部分，旨在说明职位目前的职责及对任职者的要求；公司保留变更工作内容或要求在职人员履行其他职责的权利。
本人已准确理解并完全接受以上职责安排，个人条件完全符合上述岗位的要求，能够严格履行上述职责。
确认人：
确认时间：
经考核鉴定，该员工完全符合本岗位要求，完全有能力做好本职工作、完成岗位工作目标。
部门主管评价签字确认：
确认时间：
青岛百松时装有限公司岗位说明书
岗位名称
生产助理
所属部门
订单管理部
岗位编号
BS-0503
编制人数
6人
直属上级
订单管理部长
直接管理人数
——
岗位职责目标
负责根据生产计划对每一个订单进行从投产前准备、面辅料准备到位、剪裁、缝制、整烫包装、质检、交货等所有过程的监督和跟进，最终确保按照生产计划保质保量的按时交货。
本岗位所处公司组织架构位置
工作职责及工作内容
序号
工作职责和工作内容
负责程度
1
负责对所分担的订单保质保量的完成生产计划目标；
全责
2
负责对公司采购的面、辅料的品质、数量的核对；
全责
3
负责对外协工厂、水洗厂等厂家的生产、经营状况以及优劣情况进行客观、全面的评估，给公司决策提供详实的参考依据。
全责
4
负责在投产前做出首件和产前样确认，并将检验确认报告以书面形式通知生产或外协工厂、水洗厂等相关负责人。
全责
5
负责在生产中按照生产工艺对每个车间、每道工序高标准的进行半成品抽验和巡查，对出现的问题向公司汇报，并监督、协助工厂落实整改。
全责
6
负责对生产和外协工厂（包括水洗厂）的生产进度，产品数量、质量等情况做好登记，出现异常，随时向部门长或公司汇报。
全责
7
负责对每个款式的成品的尺寸、做工、款式、工艺等进行全面细致地检验，客观、真实判定货物质量。
全责
8
负责及时准确核对对帐单肯向外协工厂索要发票。
全责
9
上级领导或公司交办的其他工作任务。
全责
主要工作关系
对外关系
外协工厂
对内关系
生产部
基本任职资格
教育要求
服装等相关专业大专以上学历
经验要求
2年以上工作经验
能力要求
基本技能：
熟悉计划流程和基本技巧；
业务技能
掌握车间生产状况；
管理技能：
良好的人际沟通和协调能力。
外语技能：
一般
计算机技能
熟练掌握WORD、EXCEL等各种办公软件的操作。
其它技能：
品质要求
诚信、工作严谨认真
其他要求
工作环境
普通管理岗位
工资范围
郑重声明：
本职位说明书是员工劳动合同的一部分，旨在说明职位目前的职责及对任职者的要求；公司保留变更工作内容或要求在职人员履行其他职责的权利。
本人已准确理解并完全接受以上职责安排，个人条件完全符合上述岗位的要求，能够严格履行上述职责。
确认人：
确认时间：
经考核鉴定，该员工完全符合本岗位要求，完全有能力做好本职工作、完成岗位工作目标。
部门主管评价签字确认：
确认时间：
青岛百松时装有限公司岗位说明书
岗位名称
内务助理
所属部门
订单管理部
岗位编号
BS-0504
编制人数
1人
直属上级
订单管理部长
直接管理人数
——
岗位职责目标
负责完成各种合同的推进和管理、票据、对账单等资料的整理、汇总
本岗位所处公司组织架构位置
工作职责及工作内容
序号
工作职责和工作内容
负责程度
1
负责根据报价单来进行采购、加工、刺绣、印花、烫钻、水洗等合同的制作和管理；
全责
2
负责所有合同、付款申请单等资料的整理、汇总和报审；
全责
3
负责外放订单所需物料单据的管理及报审；
全责
4
负责核算、核实生产助理提供的数据及报送；
全责
5
负责对帐后发票的跟进和核对；
全责
6
负责对帐后货款的申请与推进；
全责
7
负责每款订单成本的核算；
全责
8
负责上级领导或公司交办的其他工作任务。
全责
主要工作关系
对外关系
外协工厂、面、辅料供应商
对内关系
公司各部门
基本任职资格
教育要求
服装或管理等相关专业，大专以上学历
经验要求
2年以上工作经验
能力要求
基本技能：
文字整理能力，财务审核能力
业务技能
掌握车间生产状况；
管理技能：
良好的人际沟通和协调能力。
外语技能：
一般
计算机技能
熟练掌握WORD、EXCEL等各种办公软件的操作。
其它技能：
品质要求
其他要求
工作认真敬业，做事公平公正
工作环境
普通管理岗位
工资范围
郑重声明：
本职位说明书是员工劳动合同的一部分，旨在说明职位目前的职责及对任职者的要求；公司保留变更工作内容或要求在职人员履行其他职责的权利。
本人已准确理解并完全接受以上职责安排，个人条件完全符合上述岗位的要求，能够严格履行上述职责。
确认人：
确认时间：
经考核鉴定，该员工完全符合本岗位要求，完全有能力做好本职工作、完成岗位工作目标。
部门主管评价签字确认：
确认时间：
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