内控手册合同管理流程.docx
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内控手册合同管理流程
内控手册---合同管理流程
19.0流程介绍
19.0.1流程框架
19.0.2流程概述
合同经办部门根据中标结果进行合同文本草拟。
合同草拟完毕后由部门内进行审查，再由其他相关科室对合同内容的合法性、科学性、合理性及真实性进行审查，各科室审查完毕后在合同所附的《山东半岛热电有限公司经济合同审查流程表》对应的栏目上签署审查意见。
如果合同涉及金额超过50万元，还需要上报集团进行审批，集团各相关部室在该合同附的《中电集团经济合同审查流程表》对应的栏目上签署审查意见。
所有相关部门会签审查合同结束后，经单位法定代表人认可，签署正式合同文本，由半岛热电法人代表签字，加盖公章或合同专用章，并按规范，要求对方签字盖章。
合同正式签订后，由合同经办部门根据《中电集团合同编号规则》对合同进行编号，并交由集团企业管理信息部登记、存档。
合同履行过程中付款时，经办部门依据合同有关条款，携带付款申请表和相关的付款材料按照安居煤矿财务管理规定到财审科办理付款手续；
半岛热电的合同履行结果由集团负责考核，集团抽调人力对于合同履行情况进行定期（每半年）和不定期（随时进行）的考核，依据考核办法中的考核结果评级对合同负责单位进行奖惩。
所有合同均为纸质合同，不涉及电子版本。
19.0.3流程涉及主要岗位职能
岗位名称
职责内容
合同承办部门
负责合同文本草拟，并上交经济合同审查流程表；并负责合同的履行。
集团公司机关归口部室
对合同内容的合法性、科学性、合理性及真实性进行审查，归口分配如下：
1.生产技术部：
负责审查基建施工、基建工程设计、基建及生产技术革新、技术改造、技术研发、技术咨询服务等合同
2.机电技术部：
负责审查机电安装工程、设备选型购置、设备维修、机电技术咨询服务等合同
3.企管信息部：
负责审查土建工程、装饰装修工程、信息网络工程等合同；对合同章进行保管；在主要领导同意后为合同加盖合同章；对合同进行归档保存
4.物资部：
负责审查设备、物资采购、租赁等合同
5.财务部
负责审查投资参股合同、房地产买卖、经济担保合同、借款合同、资产处置等重大经济合同以及标的额超过集团公司《基本建设投资管理规定》的合同
6.政策法规部、审计部、财务部、企管信息部
负责对各类经济合同进行全面审查
分管副总
负责审准合同变更事宜
董事长
负责最终批准合同签订，并作为企业法定代表人在正式合同上签名
19.0.4不兼容职责表
A
B
C
D
E
F
A
X
B
X
X
C
D
X
E
F
“×”表示不相兼容的职责
A:
合同草拟
B:
合同审批
C:
合同签订
D:
合同执行
E:
合同支付
F:
合同履行情况考核
19.0.5流程涉及制度
《中电集团经济合同管理办法》
《中电集团经济合同管理考核办法》
半岛热电《经济合同管理制度》
19.1合同的签订
19.1.1流程图
19.1.2风险控制矩阵
风险描述
企业内部控制基本规范、应用指引和解读相关要求
控制编号
控制描述
控制责任部门/责任人
合同管理的流程制度的缺失或不完善，可能影响合同签订的有效性，合同条款的准确性和完整性，增加经营风险、财务风险和法律风险，并可能导致潜在的舞弊。
应用指引合同管理第四条
企业应当加强合同管理，确定合同归口管理部门，明确合同拟定、审批、执行等环节的程序和要求，定期检查和评价合同管理中的薄弱环节，采取相应控制措施，促进合同有效履行，切实维护企业的合法权益。
YC-CON-C01
制度要求：
半岛热电制定了《经济合同管理制度》，对合同签订方的审查、合同的拟定、审批、执行、检查和保管进行了规定，明确了各相关部门在合同建立和履行过程中的职责。
综合办
合同订立前，未充分了解合同对方的主体资格、信用状况等有关内容，可能出现对方当事人无法履行合约的情况，给企业招致重大经济损失。
应用指引合同管理第五条企业对外发生经济行为，除即时清结方式外，应当订立书面合同。
合同订立前，应当充分了解合同对方的主体资格、信用状况等有关内容，确保对方当事人具备履约能力
YC-CON-C02
前期调研：
每份合同签订前，由合同承办部门负责收集合同签订对方的法人登记证书、资质证明、财务状况等信息并草拟合同，经合同承办部门负责人复核其真实性、准确性后，草拟合同并提交对应的《经济合同审查流程表》。
合同承办部门
忽略合同重大问题，作出不当让步、或缺乏谈判经验，缺乏技术、财务和法律知识的支撑，导致企业在谈判中处于不利地位。
应用指引合同管理第五条
对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。
谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保存。
不适用
半岛热电所签订的合同均由合同承办部门起草，按照中电集团要求，对小额采购（一般采购或通关通用物资涉及金额小于20万）或小额维修费用（小于50万）的招标及合同签订均由企业内部审批自行签订，其余大额采购和维护费均在内部审核完成后上报集团，由集团再次审核后，统一进行招议标和合同签订工作。
合同承办部门、综合办、财务审计科、物资供应科、技术科、总经理、经营副总
合同文本结构不严谨，条款内容不完善，不合规，表述不严密准确，出现重大疏漏，容易造成同纠纷，损害企业利益、信誉和形象。
应用指引合同管理第六条企业应当根据协商、谈判的结果，拟订合同文本，按照自愿、公平原则，明确双方的权利义务和违约责任，做到条款内容完整，表述严谨准确，相关手续齐备，避免出现重大疏漏。
合同文本一般由业务承办部门起草、法律部门审核。
重大合同或法律关系复杂的特殊合同应当由法律部门参与起草。
国家或行业有合同示范文本的，可以优先选用，但对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根据实际情况进行适当修改。
合同文本须报经国家有关主管部门审查或备案的，应当履行相应程序。
合同未经适当审核/审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。
应用指引合同管理第七条企业应当对合同文本进行严格审核，重点关注合同的主体、内容和形式是否合法，合同内容是否符合企业的经济利益，对方当事人是否具有履约能力，合同权利和义务、违约责任和争议解决条款是否明确等。
企业对影响重大或法律关系复杂的合同文本，应当组织内部相关部门进行审核。
相关部门提出不同意见的，应当认真分析研究，慎重对待，并准确无误地加以记录；必要时应对合同条款作出修改。
内部相关部门应当认真履行职责
YC-CON-C03
半岛热电自行签订合同的起草及审批：
半岛热电在起草各类合同时，在国家有示范合同的情况下，必须使用国家示范合同文本；对国家没有示范合同的情况下，半岛热电根据实际业务需要已建立了多套合同示范模板，模板由集团法务部和财务部审核。
合同草案文本交由有各关部室对合同的合法性、科学性、合理性进行审查并在《山东半岛热电有限公司经济合同审查流程表》签署审查意见，企管办负责合同审查意见的收集和反馈。
合同承办部门必须根据反馈意见对合同草案进行整改，在各相关审查部门及集团主要领导审查无意见并会签后，形成正式合同，正式合同文本须做到条款齐全，权利义务明确，违约责任清楚，和通用语规范。
合同承办部门、综合办办、财务审计科、物资供应科、技术科、总经理、经营副总
YC-CON-C04
需上报集团签订合同的起草及审批：
在半岛热电按照自行签订合同审批流程完成后，将该合同上交至集团企业管理信息部，并编制集团的《中电集团经济合同审查流程表》由集团归口部门按照《中电集团经济合同管理办法》进行集团部室会审会签，在所有审批部门均同意后，由集团作为合同签订人与合同签约对方进行签约。
集团合同审批具体流程参见：
中电集团-合同管理-JK-CON
合同承办部门、综合办办、财务审计科、物资供应科、技术科、总经理、经营副总
对外合同未经适当的企业法定代表人或者其有效的授权受托人签署，可能因舞弊、欺诈而导致损失或引起法律纠纷损害企业信誉。
应用指引合同管理第八条企业应当按照规定的权限和程序与对方当事人签署合同。
正式对外订立的合同，应当由企业法定代表人或由其授权的代理人签名或加盖有关印章。
授权签署合同的，应当签署授权委托书。
属于上级管理权限的合同，下级单位不得签署。
下级单位认为确有需要签署涉及上级管理权限的合同，应当提出申请，并经上级合同管理机构批准后办理。
上级单位应当加强对下级单位合同订立、履行情况的监督检查。
解读：
严格合同专用章保管制度，合同经编号、审批及企业法定代表人或由其授权的代理人签署后，方可加盖合同专用章。
YC-CON-C05
半岛热电自主签署的合同均由总经理、分管副总或授权委托人签字，且必须加盖合同章。
并要求对方进行签章。
由集团签署的合同具体流程参见：
中电集团-合同管理-JK-CON
总经理、分管副总、授权委托人、综合办
签署后的合同被篡改，导致损失或引起法律纠纷损害企业信誉。
解读：
采取恰当措施，防止已签署的合同被篡改，如在合同各页码之间加盖骑缝章、使用防伪印记、使用不可编辑的电子文档格式等。
YC-CON-C06
骑缝章：
综合办印章管理员在正式合同签署完成后，在正式合同边缝加盖合同章作为骑缝章。
综合办
因手续不全导致合同无效
解读：
按照国家有关法律、行政法规规定，需办理批准、登记等手续之后方可生效的合同，企业应当及时按规定办理相关手续。
不适用
同YC-CON-C02、YC-CON-C03、YC-CON-C04
不适用
合同专用章管理不规范，合同专用章可能被滥用、误用于舞弊、欺诈活动，导致企业遭受经济损失或引起外部法律纠纷损害企业信誉。
应用指引合同管理第九条企业应当建立合同专用章的保管制度。
合同经编号、审批及企业法定代表人或由其授权的代理人签署后，方可加盖合同专用章。
解读：
严格合同专用章保管制度，合同经编号、审批及企业法定代表人或由其授权的代理人签署后，方可加盖合同专用章。
用印后保管人应当立即收回，并按要求妥善保管，以防止他人滥用。
保管人应当记录合同专用章使用情况以备查，如果发生合同专用章遗失或被盗现象，应当立即报告公司负责人并采取妥善措施，如向公安机关报案、登报声明作废等，以最大限度消除可能带来的负面影响。
YC-CON-C07
合同章保管：
半岛热电共有合同章一枚，锁存于综合办公室合同章管理员抽屉内。
申请使用合同章时必须携带经总经理或生产副总签署的合同原件并附有完整会签的《山东半岛热电有限公司经济合同审查流程表》，方可在综合办办公室内当面盖章。
合同章一般不外借，如有特别需要，需由使用部门负责人和总经理批准，由借用人编制《带印外出申请表》，其中包含借用范围、借出时间、归还时间，借用人员、部门负责人和总经理签字。
印章借出后由专人陪同监督使用，印章归还后由综合办印章管理人员确认。
如保管员由休假等不在岗情况时，钥匙交由综合管理办公室主任代为保管。
合同承办部门、董事长、企管信息部
19.2合同的履行
19.2.1流程图
同19.1.1
19.2.2风险控制矩阵
风险描述
企业内部控制基本规范、应用指引和解读相关要求
控制编号
控制描述
控制责任部门/责任人
企业或合同对方当事人没有恰当地履行合同中约定的义务
应用指引合同管理第十一条企业应当遵循诚实信用原则严格履行合同，对合同履行实施有效监控，强化对合同履行情况及效果的检查、分析和验收，确保合同全面有效履行。
解读：
强化对合同履行情况及效果的检查、分析和验收，全面适当执行本企业义务，敦促对方积极执行合同，确保合同全面有效履行。
YC-CON-C08
合同履行情况检查：
半岛热电的合同履行结果主要由集团负责考核，集团抽调人力对于合同履行情况每半年进行考核，依据考核办法中的考核结果评级对合同负责单位进行奖惩。
同时在半岛热电财务审计科每年进行的财务收支及经济运行情况专项审计中也会涉及合同管理的部分。
合同管理机构
合同生效后，对合同条款未明确约定的事项没有及时协议补充，或未经适当审批，导致合同无法正常履行
应用指引合同管理第十一条
合同生效后，企业就质量、价款、履行地点等内容与合同对方设有约定或者约定不明确的，可以协议补充；不能达成补充协议的，按照国家相关法律法规、合同有关条款或者交易习惯确定。
YC-CON-C09
合同变更：
合同生效后，如有发现合同条款未明确或可能导致企业利益受损的事项，由原合同承办部门向企管办汇报，经矿长批准后，企管办会同承办部门并与合同签约对方协商一致拟定变更、转让或终止协议，以书面形式办理有关手续。
内容如需变更的合同均与合同签约对方签订补充协议书。
合同承办部门、分管副总、相关审查部门、财务部
在合同履行过程中，未能及时发现已经或可能导致企业利益受损情况，或未能采取有效措施。
应用指引合同管理第十二条在合同履行过程中发现有显失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形，或因政策调整、市场变化等客观因素，已经或可能导致企业利益受损，应当按规定程序及时报告，并经双方协商一致，按照规定权限和程序办理合同变更或解除事宜。
同YC-CON-C08
同YC-CON-C08
同YC-CON-C08
违反合同条款，未按合同规定期限、金额或方式付款，或在没有合同依据的情况下盲目付款
应用指引合同管理第十四条企业财会部门应当根据合同条款审核后办理结算业务。
未按合同条款履约的，或应签订书面合同而未签订的，财会部门有权拒绝付款，并及时向企业有关负责人报告。
解读：
财会部门应当在审核合同条款后办理结算业务，按照合同规定付款，及时催收到期欠款。
YC-CON-C10
半岛热电自主签订的合同在付款时，由合同承办部门依据合同付款条款，编制《付款申请表》附上合同，经验收部门、物资供应科（综合办）、财务审计科、分管副总、经营副总、总经理会签后交由财务科付款。
由集团代为签订的合同在付款时，除须公司领导签字还需要集团相关部门领导在《付款申请表》上签字方可交由财务科付款。
合同承办部门负责人、验收部门、物资采购科、综合办、财务审计科、分管副总、经营副总、总经理、集团分管领导
缺乏合同管理的评估和考核机制，监控不力，可能导致诉讼失败，经济利益受损
应用指引合同管理第十六条企业应当建立合同履行情况评估制度，至少于每年年末对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估，对分析评估中发现的合同履行中存在的不足，应当及时加以改进。
企业应当健全合同管理考核与责任追究制度。
对合同订立、履行过程中出现的违法违规行为，应当追究有关机构或人员的责任。
同YC-CON-C08
同YC-CON-C08
同YC-CON-C08
19.3合同争议管理
19.3.1流程图
同19.1.1
19.3.2风险控制矩阵
风险描述
企业内部控制基本规范、应用指引和解读相关要求
控制编号
控制描述
控制责任部门/责任人
合同纠纷处理不当，可能损害企业利益、信誉和形象。
应用指引合同管理第十三条企业应当加强合同纠纷管理，在履行合同过程中发生纠纷的，应当依据国家相关法律法规，在规定时效内与对方当事人协商并按规定权限和程序及时报告。
合同纠纷经协商一致的，双方应当签订书面协议；合同纠纷经协商无法解决的，应当根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。
企业内部授权处理合同纠纷的，应当签署授权委托书。
纠纷处理过程中，XX批准，相关经办人员不得向对方当事人做出实质性答复或承诺。
不适用
纠纷处理：
合同履行中出现纠纷时，由合同承办部门向综合办、分管领导和总经理汇报，综合办在了解情况后提出处理建议，建议经总经理批准后，承办部门与对方协商处理，并向总经理反馈协商结果。
如果协商不成功，报总经理批准，协同综合办与企业法律顾问联系，依靠法律方式解决。
合同承办部门、综合办、总经理
19.4合同的执行、监督和反馈管理
19.4.1流程图
同19.1.1
19.4.2风险控制矩阵
风险描述
企业内部控制基本规范、应用指引和解读相关要求
控制编号
控制描述
控制责任部门/责任人
合同未能妥善保管，导致合同信息被泄露
应用指引合同管理第十条企业应当加强合同信息安全保密工作，未经批准，不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的商业秘密或国家机密。
YC-CON-C11
合同保管：
半岛热电所有合同签订后，相关部门领取均需向综合管理办公室主任申请，并在《经济合同交接表》上签字。
所有集团公司要求报送的合同相关数据和材料均由综合办报送，其他部门不得经手。
合同均存放于综合办文件柜中，其他部门需要取阅合同均需在综合管理办公室内查阅，不允许外借。
综合办
应用指引合同管理第十五条合同管理部门应当加强合同登记管理，充分利用信息化手段，定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行和变更等情况，实行合同的全过程封闭管理。
解读：
合同管理部门应当加强合同登记管理，充分利用信息化手段，定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行和变更、终结等情况，合同终结应及时办理销号和归档手续，以实行合同的全过程封闭管理。
建立合同文本统一分类和连续编号制度，以防止或及早发现合同文本的遗失。
规范合同管理人员职责，明确合同流转、借阅和归还的职责权限和审批程序等有关要求。
YC-CON-C12
合同归档：
合同正式签订后，由合同承办部门根据《中电集团合同编号规则》对合同进行连续编号，并交由综合办进行保管并登记《经济合同登记台账》，其中详细记录合同的种类、编号、对方名称、地址、合同签订的日期、标的、标的额（规格、质量、数量）、验收情况、经办单位和经办人等信息。
半岛热电正式签订签订的合同均保证一式多份，其中一份合同正本交予集团企管信息部保管存档；由集团签订的合同亦会将其中一份交给半岛热电综合管理办公室。
半岛热电综合办在每年3月前将上一年度的合同档案移交公司档案室。
综合办
升级会员 