程序文件管理手册.doc

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程序文件管理手册

目录

文件控制程序 3

记录控制程序 8

环境因素的识别与评价控制程序 11

法律法规与其他要求控制程序 14

信息交流控制程序 16

培训、意识和能力控制程序 19

产品标识和可追溯性控制程序 22

环境管理活动运行控制程序 24

应急准备和响应控制程序 27

内部审核控制程序 29

检验的试验控制程序 34

环境监测和测量控制程序 36

不合格品控制程序 38

不符合、纠正预防措施控制程序 41

环境合规性评价控制程序 44

文件控制程序

1.目的

文件是实施并保持管理体系的基础，对文件进行控制是为了促使管理体系的有效运行。

2.范围

本程序适用于保证体系有效运行的所有文件的控制。

3.职责

3.1办公室是文件控制的归口管理部门，负责管理体系文件和管理性文件的控制与管理，并对全公司的文件管理进行监督检查。

3.2技术部负责本公司技术文件的管理与控制。

3.3办公室负责外来文件的管理与控制。

3.4各部门负责本部门相关文件的管理与控制。

3.5各类文件的使用人员负责正确使用和维护文件。

4.工作程序

4.1文件的分类

a）管理体系文件，包括：

管理手册、程序文件、质量计划、作业性文件及其他质量、环境文件。

b）管理文件，包括：

管理标准、规章制度、工作标准等。

c）技术文件，包括：

技术标准、图纸、工艺文件、操作规程等。

d）外来文件，包括：

外部标准（国家及行业标准）法规，规程，顾客（用户）提供的图样、上级下发的文件等。

e）记录，产品出公司检验记录。

（该部分文件的控制执行《记录控制程序》）

4.2文件的编制

4.2.1文件的编制应按规定的职责进行，管理体系文件由办公室组织编制，管理文件由相应职能部门编制，技术文件由技术部负责编制，各部门内部的文件由各部门负责编制。

4.2.2文件的编制应注意：

a）与管理体系要求的其它文件相适应，注意与其它文件的相容性，不得与其它文件相抵触或矛盾。

b）所编制的文件内容尽可能全面系统，做到面面俱到。

c）所编制的文件一定要结合本单位或（部门）的实际情况，注意文件的可操作性。

d）所编制的文件，不得与质量、环境管理标准和有关法律、法规相抵触。

e）质量、环境管理体系文件必须覆盖和符合管理标准。

f）文件作为质量、环境活动的依据，其内容必须科学合理并确保文件的适用性。

4.3文件的批准

4.3.1文件的批准应按授权范围进行，总经理负责批准管理手册，管理者代表负责批准程序文件，第三层作业性文件及其它文件应由相应层次的授权人批准实施。

4.3.2未得到有关授权人批准的文件一律不准使用，使用文件的部门和种类人员在使用文件之前应首先确认文件批准的有效性。

4.3.3文件批准的方式应以授权人员的的签字为准。

4.4.4对外来文件，相关授权人员对文件的发放范围予以批准，批准时应主要考虑文件的适用性。

4.5文件的发放

4.5.1文件的发放应由各文件管理部门进行，其发放的范围应得到批准，并严格按照已批准的范围发放，确保管理体系使用文件的各场所都能得到文件的有效版本。

4.5.2受控文件的发放，有关部门的文件管理人员应填写《文件发放登记表》，并注明文件分发的受控号，文件的领用人应在《文件发放登记表》中签字领取，便于追溯。

4.5.3文件代收人员领取文件后应及时将文件送达到有关人员，以防止因文件而影响质量、环境活动。

4.5.4对领取文件后需进一步转发的文件，有关部门应建立并填写〈文件发放登记表〉，发放时仍需填写文件《发文记录》，并执行4.2.5条规定。

4.6文件的使用

4.6.1文件使用部门及文件持有人，在使用文件时应全面理解，正确使用文件，使文件真正发挥指导和规范质量管理活动的作用。

4.6.2文件在使用时各部门及各类人员必须按《受控文件清单》中所规定的范围使用文件，清单以外的文件不得使用。

4.6.3文件在使用过程中各部门及各类人同应保管和贮存好文件，防止文件的损坏和丢失，如有个别损坏严重的，可写出申请换发新文件，发放号应与原发放号相符，文件发放部门在发放新文件时仍执行4.5.2条规定。

4.6.4文件管理部门收回破损文件的处理，按4.9条规定执行。

4.6.5当文件使用部门和使用人员将文件丢失后，应按4.6.3条规定办理补发手续，但责任人必须做出书面检讨或说明原因，若文件管理部门在补发文件时，给出新的分发控制号，应注明丢失文件的发放号作废，必要时将丢失的文件通知有关部门。

4.6.6文件在使用过程中，若发现文件不适用或不可操作时，有关部门及人员应予以记录，并与文件管理部门联系提出更改，可按4.7条有关规定执行。

4.7文件的更改

4.7.1文件的更改，应由文件的使用部门或文件管理部门提出，说明更改的原因，报有关领导批准，具体实施由各类文件的主管部门组织进行，并做好《文件更改记录》。

4.7.2文件更改的原则应由原批准人批准，如原批准人不在或调离，应由接替其职务的人批准，但必须掌握原批准依据和背景资料。

4.7.3文件更改后，由文件管理人进行处理，并注明更改状态和生效日期，对重要更改，由该文件主管部门领导召开相关部门负责人会议，阐明更改内容和性质，并将更改后的精神层层传达到各使用人。

4.7.4文件更改后，文件主管部门应及时修订（受控文件清单）中的更改状态。

，确保各使用场合识别文件的现行修订状态，防止误用。

4.8文件的换版

4.8.1文件经多次更改（修订状态从0到9）或文件需进行大加辐度更改时，应进行换版，原版次文件作废，换发新版本文件。

4.8.2换版后的文件发放时，应收回原版次的作废文件，并按4.9条有关规定执行。

4.9文件的作废与处理

4.9.1作废的文件应由文件管理部门按《文件发放登记表》中的发放状态收回，并填写《作废文件登记表》，防止作废文件的非预期使用。

4.9.2收回的作废或失效文件，文件管理部门统一销毁，并做好《文件销毁记录》。

4.9.3对需要作为资料而留存的作废文件，应由文件管理员加盖“作废保留文件”印章进行标识，对作废保留的文件只能作为资料参考，不能用于指导质量、环境管理活动和产品形成的依据。

4.10文件的管理

4.10.1文件应有唯一性的准确标识，以确保有效使用，本企业的所有文件统一由办公室进行编号，编号的方法如下：

（1）管理手册：

HF/SC----A----2009

年代号

版本号

“手册”字母缩写

“环发”字母缩写

（2）程序文件：

HF/CX----01----2009

年代号

程序文件顺序号

“程序”字母缩写

“环发”字母缩写

（3）支持性文件：

HF/ZC----001----2009

年代号

支持性文件顺序号

“支持”字母缩写

“环发”字母缩写

4.10.2文件的底稿及打印件应归档保存，文件管理员填写《文件档案登记表》，为防止存入软盘的文件丢失，所有存入软盘的文件均应有备份，并进行适当的标识。

4.10.3使用文件的人员在借阅有关文件时，应办理借阅手续，填写《文件借阅登记》，经有关人员批准后方可借阅，并保证准时归还，未归还的，应由文件管理员负责追回，原版文件一律不得外借，以防止其丢失或损坏。

4.10.4为向外部（包括：

第三文件认证机构、顾客、地方质量监督机构、行业协会等）证实本公司质量、环境管理能力提供信任依据时，文件主管部门只提供《管理手册》，不得提供操作性文件，当提供的文件修改时，也应按4.9.1条规定收架作废文件，更换新文件。

4.10.5文件的各管理部门应提供建立本部门的《受控文件清单》，并在清单中标明文件现行修订状态，按规定的文件范围使用现行文件的有效版本。

4.10.6受控文件应加盖“受控”印章作为受控的标识，非受控文件不作标识，但仍按规定进行编号。

4.10.7文件复制（包括：

复印、晒制等），必须经本部门或文件管理部门负责人批准，并严格按照批准份数复制。

受控文件的复制必须重新加盖“受控”文件印章，复制件的发放，也应按4.5.2条规定执行。

4.10.8各部门使用的有效文件，应保持清晰可辨，标识正确，存档便于检索，可利用文件的目录和文件的编号进行分类，确保使用便捷。

4.10.9各部门对现行文件的使用、归档、保存、借阅、复制、销毁和外借等环节，应注意文件的保密性，对文件的保密内容不得向外透露，必要时应在文件上作密级标识。

4.11外来文件的控制

4.11.1文件的主管部门和各类文件的管理部门严格识别外来文件，必要时对外来文件加以标识，直接引用的外来文件，如图纸、标准、法规等，应由文件归口管理部门审核并经批准后方可使用。

对外来文件的发放、作废、处理和管理可参照4.5条、4.9条和4.10条规定执行。

4.11.2技术部负责核查有关部门/单位使用的国际标准、国家标准、部颁标准的有效性，及时更换失效和作废的版本。

4.11.3办公室负责核查国家（及地方）有关法律、法规的有效性。

4.11.4技术部负责顾客（客户）提供的图纸的发放、修改、使用等控制，并按顾客财产管理规定执行。

4.12对提供信任的客观证据文件——记录的控制应按《记录控制程序》执行。

4.13文件是信息及承载媒体，这种媒体可以是纸张、计算机磁盘、光盘、样品、电子媒体或它们组合。

5．质量记录

5.1《文件发放登记表》

5.2〈文件更改通知单〉

5.3《受控文件清单》

5.4《文件更改记录》

5.5《文件销毁记录》

记录控制程序

1．目的

记录是证明产品、过程符合要求及管理体系有效运行的证据性文件，对记录进行控制是为了更有效地采取纠正和预防措施以及为保持和改进管理体系提供信息。

2．范围

本程序适用于与质量、环境管理体系运行有关的所有记录的控制。

3．职责

3.1办公室是记录的归口管理部门，负责全公司记录的策划、建立并对各部门记录的检查、监督和指导的管理与控制。

3.2各部门负责本部门记录的管理与控制。

3.3实施记录的有关人员按规定填写记录，并对记录的真实性、准确性、及时性、充分性负责。

4．工作程序

4.1记录一般分为：

a）与管理体系运行有关的记录。

b）与产品、过程有关的质量记录。

c）环境记录

4.2记录表格的设计

4.2.1办公室应组织有关部门和单位对本公司管理运行和产品过程都需要哪些记录进行设计，并提出