Microsoft Word学习参考.docx
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MicrosoftWord学习参考
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1长篇文档编写与排版步骤3
1.1设置纸张和文档网格3
1.2设置样式4
1.3录入文字及样式调整5
1.4查看和修改文章的层次结构7
1.5对文章的不同部分分节8
1.6为不同的节添加不同的页眉8
1.7在指定位置添加页码9
1.8插入目录11
1.9小结12
2排版与格式调整技巧12
2.1如何对文档中的段落格式进行调整12
2.2快速选定文本12
2.3格式刷能否刷多次13
2.4如何去掉页眉的横线13
3邮件合并13
3.1准备一个数据源文件13
3.2创建主文档14
3.3选择数据源15
3.4编辑主文档15
3.5合并选项15
4查找替换技巧16
4.1如何删除文档中的空行16
4.2如何将文档中的英文及数字设置为统一的字体16
4.3附：
查找替换通配符17
5快捷键的应用17
5.1快速查看格式17
5.2快速返回到前次的编辑位置17
5.3在文档中添加边框线17
5.4快速将文本提升为标题18
6资料分享18
6.1字体中“号”“磅”及“毫米”的关系18
6.2快捷键一览18
6.3学习网址19
1长篇文档编写与排版步骤
1.1设置纸张和文档网格
写文档前先要找好合适大小的“纸”，这个“纸”就是Word中的页面设置。
从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，显示“页面设置”对话框，选择【纸张】选项卡，只需从“纸张大小”中选择相应类型的纸即可。
如图1所示。
图表1
如果文字看起来不够清晰，可以调整一下。
很多人都采用增大字号的办法。
其实也可以在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距。
在“页面设置”对话框中选择“文档网格”选项卡，如图2所示。
图表2
选中“指定行和字符网格”，在“字符”设置中，默认为“每行39”个字符，可以适当减小，例如改为“每行37”个字符。
同样，在“行”设置中，默认为“每页44”行，可以适当减小，例如改为“每页42”行。
这样，文字的排列就均匀清晰了。
1.2设置样式
现在，还是不急于录入文字，需要指定一下文字的样式。
很多人都是在录入文字后，用“字体”、“字号”等命令设置文字的格式，这样的操作要重复很多次，而且一旦设置的不合理，最后还要一一修改。
使用了样式就不必有这样的担心。
样式是什么？
简单地说，样式就是格式的集合。
通常所说的“格式”往往指单一的格式，例如，“字体”格式、“字号”格式等。
每次设置格式，都需要选择某一种格式，如果文字的格式比较复杂，就需要进行多次格式设置。
而样式作为格式的集合，它可以包含几乎所有的格式，设置时只需选择一下某个样式，就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上。
样式的设置很简单，将各种格式设计好后，起一个名字，就可以变成样式。
通常情况下我们只需使用Word提供的预设样式，如果预设的样式不能满足要求，只需略加修改即可。
从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式，如图3所示。
要注意任务窗格底端的“显示”中的内容，在图3中，“显示”为“有效格式”，则其中的内容即有格式，又有样式。
例如，“加粗”为格式，“标题1”为样式，“标题1+居中”为样式和格式的混合格式。
对于初学者来说，很容易混淆。
为了清晰地理解样式的概念，可在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“有效样式”，这时将只会显示文档中正在使用及默认的样式。
图表3
“正文”样式是文档中的默认样式，新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。
很多其他样式都是在“正文”样式的基础上设置出来的，因此“正文”样式是Word中的最基础的样式，不要轻易修改它，一旦它被改变，将会影响所有基于“正文”样式的其他样式。
“标题1”~“标题9”为标题样式，它们通常用于各级标题段落，与其他样式最为不同的是标题样式具有级别，分别对应级别1~9。
这样，就能够通过级别得到文档结构图、大纲和目录。
在样式列表中默认只显示“标题1”~“标题3”的3个标题样式，在“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可选择“标题4”~“标题9”样式。
现在，规划一下文章中可能用到的样式。
1）文章中的每一部分或章节的大标题，采用“标题1”样式，章节中的小标题，按层次分别采用“标题2”~“标题4”样式。
2）文章中的说明文字，采用“正文首行缩进2”样式。
3）文章中的图和图号说明，采用“注释标题”样式。
1.3录入文字及样式调整
样式规划结束之后，就可以录入文字了。
首先，录入文章第一部分的大标题。
注意保持光标的位置在当前标题所在的段落中。
从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在任务窗格中单击“标题1”样式，即可快速设置好此标题的格式。
同样的方法，可以一边录入文字，一边设置该部分文字所用的样式。
注意在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可为文字和段落设置“正文首行缩进2”和“注释标题”样式。
当所需样式都被选择过一次之后，可显示“有效样式”，这样不会显示无用的其他样式。
文章的部分内容录入和排版之后的效果如图4所示。
为了方便对照，图中左侧列出了对应文章段落所用的样式。
图表4
在录入和排版过程中，可以对样式设置快捷键，提高录入和排版速度。
将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧，单击下拉箭头，如图5所示，单击【修改】命令，显示“修改样式”对话框，如图6所示。
图表5
图表6
单击【格式】按钮，选择【快捷键】命令，显示“自定义键盘”对话框，如图7所示。
在键盘上按下希望设置的快捷键，例如【Ctrl】+【1】，在“请按新快捷键”设置中就会显示快捷键。
注意不要输入快捷键，而应该按下快捷键。
单击【指定】按钮，快捷键即可生效。
图表7
用同样的方法为其他样式指定快捷键。
现在，在文档中录入文字，然后按下某个样式的快捷键，即可快速设置好格式。
文档中的内容采用系统预设的样式后，格式可能不完全符合实际需要。
例如，“标题1”样式的字号太大，而且是左对齐方式，希望采用小一点的字号并居中对齐，这时可以通过修改样式实现。
将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧，单击下拉箭头，单击【修改】命令。
显示“修改样式”对话框。
选中“自动更新”选项，单击【确定】按钮完成设置。
这样，当应用了“标题1”样式的文字和段落的格式发生改变时，就会自动更改“标题1”样式的格式。
选中采用了“标题1”样式的某段文字，利用“格式”工具栏设置字号和居中对齐。
注意文章中所有采用“标题1”样式的文字和段落都会一起随之改变格式，不用再像以前那样用格式刷一一改变其他位置的文字的格式。
从以上操作可以看出，使用样式的好处之一是大大提高了格式修改的效率。
1.4查看和修改文章的层次结构
从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令，可在文档左侧显示文档的层次结构，在其中的标题上单击，即可快速定位到相应位置。
再次从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令或点击“×”按钮，即可取消文档结构图。
如果文章中有大块区域的内容需要调整位置，以前的做法通常是剪切后再粘贴。
当区域移动距离较远时，同样不容易找到位置。
从菜单选择【视图】|【大纲】命令，进入大纲视图。
文档顶端会显示“大纲”工具栏。
在“大纲”工具栏中选择“显示级别”下拉列表中的某个级别，例如“显示级别3”，则文档中会显示从级别1到级别3的标题，
如果要将“用户职业”部分的内容移动到“用户年龄”之后，可将鼠标指针移动到“用户职业”前的十字标记处，按住鼠标拖动内容至“用户年龄”下方，即可快速调整该部分区域的位置。
这样不仅将标题移动了位置，也会将其中的文字内容一起移动。
从菜单选择【视图】|【页面】命令，即可返回到常用的页面视图编辑状态。
1.5对文章的不同部分分节
如果希望采用不同的页眉和页脚，可以插入分节符，将不文章分成不同的节，这样就能针对不同的节进行设置。
这里我们对封面和目录进行设置。
在文章的最前面输入文章的大标题和目录，将光标移到目录和“第一部分”的文字前，从菜单选择【插入】|【分隔符】命令，显示“分隔符”对话框，如图8所示。
选择“分节符”类型中的“下一页”，并单击【确定】按钮，就会在当前光标位置插入一个不可见的分节符，这个分节符不仅将光标位置后面的内容分为新的一节，还会使该节从新的一页开始，实现既分节，又分页的功能。
用同样的方法可以对文章的其他部分分节。
图表8
如果要取消分节，只需删除分节符即可。
分节符是不可打印字符，默认情况下在文档中不显示。
在工具栏单击“显示/隐藏编辑标记”按钮
，即可查看隐藏的编辑标记。
在如图9和图10所示中，分别显示了不同节末尾的分节符。
图表9
在段落标记和分节符之间单击，按【Delete】键即可删除分节符，并使分节符前后的两节合并为一节。
1.6为不同的节添加不同的页眉
利用“页眉和页脚”设置可以为文章添加页眉。
通常文章的封面和目录不需要添加页眉，只有正文开始时才需要添加页眉，因为前面已经对文章进行分节，所以很容易实现这个功能。
设置页眉和页脚时，最好从文章最前面开始，这样不容易混乱。
按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令（双击页眉或页脚），进入“页眉和页脚”编辑状态，如图10所示。
图表10
注意在页眉的左上角显示有“页眉–第1节–”的提示文字，表明当前是对第1节设置页眉。
由于第1节是封面，不需要设置页眉，因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮
，显示并设置下一节的页眉。
第2节是目录的页眉，同样不需要填写任何内容，因此继续单击“显示下一项”按钮。
第3节的页眉如图11所示，注意页眉的右上角显示有“与上一节相同”提示，表示第3节的页眉与第2节一样。
如果现在在页眉区域输入文字，则此文字将会出现在所有节的页眉中，因此不要急于设置。
图表11
在“页眉和页脚”工具栏中有一个【同前】按钮，默认情况下它处于按下状态，单击此按钮，取消“同前”设置，这时页眉右上角的“与上一节相同”提示消失，表明当前节的页眉与前一节不同。
此时再在页眉中输入文字，例如可用整篇文档的大标题“中国互联网络发展状况”作为页眉。
后面的其他节无需再设置页眉，因为后面节的页眉默认为“同前”，即与第3节相同。
在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮，退出页眉编辑状态。
用打印预览可以查看各页页眉的设置情况，其中封面和目录没有页眉，目录之后才会在每页显示页眉。
1.7在指定位置添加页码
通常很多人习惯从菜单选择【插入】|【页码】命令插入页码，这样得到的页码，将会在封面和目录处都添加页码。
而现在希望封面和目录没有页码，从目录之后的内容再添加页码，并且页码要从1开始编号。
这同样要得益于分节的设置。
按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入“页眉和页脚”编辑状态，如图12所示。
在“页眉和页脚”工具栏中单击“在页眉和页脚间切换”按钮
，显示页脚区域，如图12所示。
图表12
注意在页脚的左上角显示有“页脚–第1节–”的提示文字，表明当前是对第1节设置页脚。
由于第1节是封面，不需要在页脚区域添加页码，因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮，显示并设置下一节的页脚。
第2节是目录的页脚，同样不需要添加任何内容，因此继续单击“显示下一项”按钮。
第3节的页脚如图13所示，注意页脚的右上角显示有“与上一节相同”提示，表示第3节的页脚与第2节一样。
如果现在在页脚区域插入页码，则页码将会出现在所有节的页脚中，因此不要急于插入页码。
图表13
在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮，默认情况下它处于按下状态，单击此按钮，取消“同前”设置，这时页脚右上角的“与上一节相同”提示消失，表明当前节的页脚与前一节不同。
这时再插入页码，就能让页码只出现在当前节及其后的其他节。
从菜单选择【插入】|【页码】命令，显示“页码”对话框，如图14所示。
采用默认设置即可。
单击【格式】按钮，显示“页码格式”对话框，如图15所示。
默认情况下，“页码编排”设置为“续前节”，表示页码接续前面节的编号。
如果采用此设置，则会自动计算第1节和第2节的页数，然后在当前的第3节接续前面的页号，这样本节就不是从第1页开始了。
因此需要在“页码编排”中设置“起始页码”为“1”，这样就与前面节是否有页码无关了。
图表14
图表15
第3节之后的其他节无需再设置页码，因为页脚的默认设置为“同前”，而且页码格式默认设置均为“续前节”，将会自动为每一节编排页码。
在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮，退出页脚编辑状态。
使用“打印预览”功能可以查看各页页脚的设置情况，其中封面和目录没有页码，目录之后才会在每页显示页码，并且目录之后的页码从1开始编号。
1.8插入目录
要成功添加目录，应该正确采用带有级别的样式，例如“标题1”~“标题9”样式。
尽管也有其他的方法可以添加目录，但采用带级别的样式是最方便的一种。
定位到需要插入目录的位置，从菜单选择【插入】|【引用】|【索引和目录】命令，显示“索引和目录”对话框，单击“目录”选项卡。
图表16
在“显示级别”中，可指定目录中包含几个级别，从而决定目录的细化程度。
这些级别是来自“标题1”~“标题9”样式的，它们分别对应级别1~9。
目录格式可在“格式”中选择。
通常用默认的“来自模板”即可。
单击【确定】按钮，即可插入目录。
目录以“域”的方式插入到文档中（会显示灰色底纹），因此可以进行更新。
当文档中的内容或页码有变化时，可在目录中的任意位置单击右键，选择“更新域”命令，显示“更新目录”对话框，如图17所示。
如果只是页码发生改变，可选择“只更新页码”。
如果有标题内容的修改或增减，可选择“更新整个目录”。
图表17
1.9小结
至此，整篇文档排版完毕。
在整个排版过程中，可以注意到样式和分节的重要性。
∙采用样式，可以实现边录入边快速排版，修改格式时能够使整篇文档中多处用到的某个样式自动更改格式，并且易于进行文档的层次结构的调整和生成目录。
∙对文档的不同部分进行分节，有利于对不同的节设置不同的页眉和页脚。
有关样式和分节应用，以及页眉页脚、目录的设置，这里介绍的仅仅是最基本的用法。
2排版与格式调整技巧
2.1如何对文档中的段落格式进行调整
点击“编辑”菜单中的“选择”——“选择相似文本”，可以对格式相同的段落进行设置。
如果段落间距较小，可以增加段前、段后的间距，或者将行间距设置为“1.5行”。
2.2快速选定文本
在Word中文本中选定操作可通过多种方法来实现。
其中鼠标拖曳方法最为常用，以下是常用的选定文本的方法。
∙选定一个段落：
将鼠标指针移动到该段落的左侧，直到指针变为指向右边的箭头，然后双击。
或者在该段落中的任意位置三击；
∙选定多个段落：
将鼠标指针移动到一段落的左侧，直到指针变为指向右边的箭头，然后双击，并向上或向下拖动鼠标；
∙选定一大块文本：
单击要选定内容的起始处，然后滚动要选定内容的结尾处，在按住Shift键同时单击。
∙选定整篇文档：
使用快捷键“Ctrl+A”或将鼠标指针移动到文档中任意正文的左侧，直到指针变为指向右边的箭头，然后三击；
∙选定垂直文本：
按住Alt键，然后将鼠标拖过要选定的文本。
2.3格式刷能否刷多次
双击格式刷后即可多次使用。
如果要取消使用格式刷，再点一次格式刷。
2.4如何去掉页眉的横线
方法一：
选中整个页眉，然后，格式——边框和底纹，选无即可。
设置表格和边框为“无”；
方法二：
进入页眉编辑状态，将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”；
方法三：
进入页眉编辑，然后选中段落标记并删除它。
如果要在页眉的横线上下都输入文本可以采用以下方式：
在页眉中按回车，成两行，把上一行设为页眉的样式，下行设为正文的样式。
3邮件合并
邮件合并功能是word中比较经典的应用之一，可以用来实现批量数据和文档之间的合并，下面以一个简单的例子进行讲解。
3.1准备一个数据源文件
我们用EXCEL做一个数据源文件，文件名为“number.xls”，（建议用EXCEL来做，以充分利用它强大的计算功能和用填充句柄方便复制数据和公式）。
Number
SerialNumber
TCIT-07-DES-0001
CNG7160QSP
TCIT-07-DES-0002
CNG7161QSP
TCIT-07-DES-0003
CNG7162QSP
TCIT-07-DES-0004
CNG7163QSP
TCIT-07-DES-0005
CNG7164QSP
TCIT-07-DES-0006
CNG7165QSP
TCIT-07-DES-0007
CNG7166QSP
图表18
3.2创建主文档
数据源文件做好后，我们就可以进行邮件合并了。
首先要创建主文档。
点击开始邮件合并，选择创建的主文档类型（分为信件、信封、邮件、标签、目录、WORD文档等几种类型）。
这里，我们选择“Word文档”类型。
由于要在图片中插入标签号码，所以我们首先制作表格，调整格式并插入图片（调整好一页的样式），如下图：
图表19
3.3选择数据源
主文档类型选择完成后，点击“选择数据源”，出现下拉菜单，单击“打开现有数据源”，出现数据源文件选择框。
选择已经准备完成的Excel工作簿，找到开始我们完成的数据源文件，双击或选择该文件后点击“打开”，选择整张表格，点击【确定】按钮。
3.4编辑主文档
将光标放在表格中需要插入“标签编号”单元格中，单击邮件合并工具条上的“插入合并域”，出现来源于Excel表格中第一行的标题选项，选择“Number”。
我们可以看到：
在图片上方单元格中出现了带书名号的“Number”。
用同样方法插入“SerialNumber”。
注意：
在新的图片中插入第一个域名前，首先需要插入“下一个记录”，插入方法为：
点击邮件合并中的“规则”选项，插入“下一个记录”。
对主控文档中的所有图片都按照以上规则进行编辑。
如果内容相同，可以复制粘贴，注意不要忘了粘贴“下一个记录”规则域。
合并域的字体格式可修改。
完成后的主文档如下图所示：
3.5合并选项
接下来，点击邮件合并工具条上的“合并选项”，可以选择“合并所有记录”、“合并现有记录”，或者“指定某些记录。
这里我们选择“合并所有记录”。
点击“OK”按钮，可以看到系统生成了一个新的文档，并且主控文档上带书名号的部分已经被替换成相应数据项，保存这个文件就可以了。
图表20
4查找替换技巧
4.1如何删除文档中的空行
点击【编辑】|【替换】|，在搜索目标中填“^p^p”，替换为“^p”，点击“全部替换”，直至提示框出现“已完成0项的替换”。
如果文档中有手动换行符，可以将以上搜索目标修改为“^p^l”或“^l^p”。
4.2如何将文档中的英文及数字设置为统一的字体
查找字母并替换：
^$替换为^&，选择“更多”——“字体”，选择需要的字体即可。
查找数字并替换：
^#替换为^&，选择“更多”——“字体”，选择需要的字体即可。
4.3附：
查找替换通配符
选中“使用通配符”复选框后，Word只查找与指定文本精确匹配的文本（请注意，“区分大小写”和“全字匹配”复选框会变灰而不可用，表明这些选项已自动选中，您不能关闭这些选项）。
通配符
含义
使用方法
?
任意单个字符
例如，s?
t可查找“sat”和“set”
*
任意字符串
例如，s*d可查找“sad”和“started”
<
单词的开头
例如，<（inter）查找“interesting”和“intercept”，但不查找“splintered”
>
单词的结尾
例如，（in）>查找“in”和“within”，但不查找“interesting”
[x-z]
指定范围内任意单个字符
例如，[r-t]ight查找“right”和“sight”。
必须用升序来表示该范围。
[0-9]
只能查找单个的数值
即使[0-99]也只能查找到0至9之间的数值。
[0-9]{1,}，可以查找到个位以上的数字。
[!
x-z]
中括号内指定字符范围以外的任意单个字符
例如，t[!
a-m]ck查找“tock”和“tuck”，但不查找“tack”和“tick”
图表21
5快捷键的应用
5.1快速查看格式
要查看Word中某些文字应用的格式，可以按Shift+F1，然后单击该文字，查看完毕后，再按一下Shift+F1就可退出这种状态。
5.2快速返回到前次的编辑位置
若要回到前次的编辑位置，只需按Shift＋F5组合键即可，它使光标在最后编辑过的三个位置间循环。
另外，当文档关闭的时候，Word也会记录此时文档的编辑位置，当再次打开此文档的时候，按下Shift＋F5组合键就回到了关闭文档时的编辑位置。
5.3在文档中添加边框线
加单边框线：
在空行中连续输入三个以上的连字符（-），然后按回车键。
加双边框线：
在空行中连续输入三个以上的等号，然后按回车键。
加波浪线：
在空行中连续输入三个以上的“~”，然后按回车键。
添加加粗的双边框线：
在空行中连续输入三个以上的“#”，然后按回车键。
删除边框线：
选择段落|无边框线，或者把光标放在边框线前的段落中，选择正文格式即可。
5.4快速将文本提升为标题
首先将光标定位至待提升为标题的文本，当按Alt+Shift+←键，可把文本提升为标题，且样式为标题1，再连续按Alt+Shift+→键，可将标题1降低为标题2、标题3……标题9。
6资料分享
6.1字体中“号”“磅”及“毫米”的关系
在Windows中文版中的字处理过程中，我们可以发现系统是同时使用“号”和“磅”来定义字体的大小。
通常Office软件的字号列表都包含了两个部分，一部分是位于字号列表上部的以“号”为单位的一号、小一号、二号……，在Word中，中文字号主要就是下表所示的十六种，再有就是以“磅”为单位的5磅、5.5磅、6磅、6.5磅……，用“磅”表示的字号较多。
有时在页面设置中只能用“磅”，这与我们的计量习惯不同，使人产生混淆。
磅值的数字范围为1～1638，也就是说最大的字号可以是1638，约58厘米见方，最小的字号为1，。
我们可以在“格式”工具栏上的“字号”框中直接输入“磅”值来设置字体。
一般A4纸可容纳的最大字的磅值为630左右，在实际使用过程中可以根据需要来设置字的大小。
下表是字号与磅、毫米之间的对应关系，并附以字样，以供大家在排版或调整布局时使用。
字号
初号
小初
一号
小一
二号
小二
三号
小三
磅
42
36
26
24
22
18
16
15
毫米数
14.82
12.7
9.17
8.47
7.76
6.35
5.64
5.29
字样
马
马
马
马
马
马
马
马
字号
四号
小四
五号
小五
六号
小六
七号
八号
磅
14
12
10.5
9
7.5
6.5
5.5
5
毫米数
4.94
4.32
3.70
3.18
2.65
2.29
1.94
1.74
字样
马
马
马
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