办公设备管理.docx
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办公设备管理
IT办公设备管理制度
第一章总则
第一条为了合理配置集团范围内的IT办公设备资源，做到满足工作需要、节约经费，确保信息安全，特制定本制度。
第二条IT办公设备范围界定：
各职能和业务岗位日常工作中所使用的IT设备（以下简称设备），主要包括电脑和打印机等。
UPS、服务器、网络交换机等IT基础设施设备不在此范围内。
第三条本制度适用于集团总部各部门及下属各分支机构。
第二章设备的采购
第四条电脑年度采购协议
（一）电脑采购采用“年度协议，分次购买”的形式进行。
每年依据本年度集团新增工作岗位规模和已有电脑预计到期报废情况,预估本年度电脑的大致采购数量，同时结合集团各岗位工作性质和当时PC硬件的发展情况，分岗位类型确定电脑的基本配置，包括CPU、内存、显示器、显卡等参数。
（二）在确定本年度电脑的采购数量和基本配置后，由集团采购部采用招标的形式，对外统一招标，以集团的名义签订年度采购协议。
（三）本年度内各分（子）公司、各部门的电脑采购需求，原则上集团均按此配置审批，并通过协议公司供货。
（四）各岗位如果确因工作需要，不在协议机型内，需在申购报告中特别注明，并说明其理由，IT部依实际情况审批。
第五条第五条打印机的采购不采用年度协议，由IT部每年依据工作岗位需要，结合当前市场上打印机的型号情况，确定本年度普通办公用打印机的基本品牌与型号。
本年度内的打印机原则上按此型号审批。
第六条电脑请购流程：
第七条请购单位根据本部门（或分公司）人员及岗位设置情况，如确需购买电脑，必须先申请经批准后，方可购买，否则所购买电脑的发票公司将不予报销。
第八条各部门（或分公司）在填写电脑请购报告时，应实事求是注明所购买电脑的数量、用途（使用岗位）、建议品牌及配置等信息，并经部门（或分公司）第一负责人（或授权人）审批。
第九条依据集团各工作岗位对电脑的实际需求，将工作岗位分为两个类别：
（一）普通办公类：
主要使用电脑进行文档处理、报表编制、会议记录等，该岗位对电脑的CPU、内存、显卡的要求一般。
（二）设计岗位类：
主要使用电脑进行广告设计、建筑设计、图纸审阅、工程预决算等，该岗位对电脑的CPU、内存、显卡有较高要求。
第一十条电脑及打印机数量评审标准：
（一）集团总部职能部门
岗位类别
电脑配置标准
打印机配置标准
说明
行政岗位
1台/人
1台/科室
财务、审计、设计、预算、结算、工程、投资等
后勤岗位
原则上1台/科室
安保、前台接待
注：
1、如科室内有既有打印需求又有传真需求，则直接配置打印、传真一体机一台。
2、对于财务等因业务要求，需要配置打印机（如税票打印）的根据业务要求进行配置。
（二）雨润分（子）公司
１、原则上新成立未投产或未运营的分子公司配备3-5台电脑。
２、生鲜企业（以根据屠宰量和组织结构为依据，并按屠宰量分为Ａ类厂、Ｂ类厂、Ｃ类厂、Ｄ类厂，新投产公司的按28台配置）。
（1）生鲜企业分类：
参照生鲜事业部工厂等级分类。
1）生鲜公司电脑配置标准：
部门
Ａ类
Ｂ类
Ｃ类
Ｄ类
（55台）
（47台）
（40台）
（30台）
企管办
5
5
4
3
人事科
2
2
1
1
财务科
12
10
9
7
销售科
6
5
4
3
物流科
3
2
2
1
专卖科
2
2
1
1
生产科
10
8
7
5
品管科
2
1
1
1
技术科
1
1
1
1
供应科
3
3
2
2
仓储科
7
6
6
4
工程科
1
1
1
1
总务科
1
1
1
0
分公司IT
1
1
1
1
2）生鲜公司配置打印机标准：
部门
Ａ类
Ｂ类
Ｃ类
Ｄ类
（18台）
（14台）
（8台）
（8台）
针式打印机
10
8
4
4
激光打印机
4
3
2
2
条码打印机
4
3
2
2
注：
如果C、D类工厂车间数字交接岗位单据采用从ERP系统直接打印，
增加针式打印机3台。
（2）禽业公司（以根据屠宰量和组织结构为依据，并按屠宰量分为Ａ类厂、Ｂ类厂、Ｃ类厂，新投产公司的按16台配置）。
禽业企业分类：
参照禽业事业部工厂等级分类。
1）禽业公司电脑配置标准：
部门
A类
B类
C类
（26台）
（21台）
（19台）
企管办
4
3
3
人事科
1
1
1
财务科
7
6
5
销售科
3
3
2
物流科
1
1
1
生产科
5
4
4
品管科
1
1
1
技术科
1
1
1
供应科
2
1
1
仓储科
2
1
1
工程科
1
1
1
总务科
0
0
0
分公司IT
1
1
1
2）宰鸡企业打印机配置标准：
部门
Ａ类
Ｂ类
Ｃ类
Ｄ类
（8台）
（8台）
（5台）
（5台）
针式打印机
5
5
3
3
激光打印机
3
3
2
2
注：
如果工厂车间数字交接岗位单据采用从ERP系统直接打印，增加针式打印机3台。
（3）深加工企业（以根据生产量和组织结构为依据，并按生产量分为Ａ类厂、Ｂ类厂、Ｃ类厂、Ｄ类厂，新投产公司的按14台配置）。
深加工企业分类：
参照深加工事业部工厂等级分类。
1）深加工公司电脑配置标准：
部门
A类
B类
C类
D类
（36台）
（30台）
（22台）
14（台）
企管办
5
4
3
2
人事科
2
1
1
1
财务科
7
6
5
4
计划室
1
1
1
1
物流科
2
1
1
生产科
5
5
3
1
技术科
2
2
1
1
品管科
2
2
1
供应科
5
4
3
2
仓储科
2
2
1
1
工程科
1
1
1
1
总务科
1
0
0
0
分公司IT
1
1
1
0
2）深加工企业配置打印机标准：
部门
Ａ类
Ｂ类
Ｃ类
Ｄ类
（15台）
（12台）
（8台）
（8台）
针式打印机
7
6
4
4
激光打印机
4
3
2
2
条码打印机
4
3
2
2
注：
如果工厂车间数字交接岗位单据采用从ERP系统直接打印，根据实际流程中班组确定。
第三章设备的验收、领用、保管、调拨及报废
第一十一条采购部在设备采购到位后应及时通知IT部验收，IT部在收到采购部的验收申请后，应在1个工作日内进行验收。
第一十二条设备验收合格后由采购部办理入库手续。
由采购部通知使用部门办理出库手续，IT部根据《IT办公设备安装配置标准》进行安装和配置，待安装完成后，通知使用部门办理领用手续。
第一十三条为了方便日后维修，设备随机所带的档案资料（尤其是保修资料）由使用部门保管。
第一十四条电脑维修规定：
（一）送修流程：
使用者将电脑送到IT部指定的维修地点，由IT部维修人员签收，修好后由维修人员电话通知使用者领用，相关服务标准参见《IT部维修服务标准》。
软件故障，IT部可采用远程协助模式处理或安排人员上门服务。
（二）驻外办事处电脑出现硬件上的故障（如电源、显示屏、电脑风扇、主板、键盘等），应按ERP审批流程，经相关负责人审批后可在当地维修，相关费用必须附审批件报销，申请时应注明维修部件。
（三）电脑被IT部诊断为需要外修的，使用部门应及时与相关部门协调外修，IT部协助相关事宜。
（四）电脑责任人应妥善保管档案资料，包括保修单、操作说明书、发票复印件等，因保管不善造成的维修费用由责任人承担。
（五）人为原因造成电脑损坏的，由当事人对损坏的设备按价赔偿或承担相应的维修费用。
第一十五条打印机维修规定：
（一）打印机出现故障时，由IT部首先进行初步判断，排除软件方面的故障。
（二）打印机属硬件原因需要外修的，使用部门应及时与相关部门协调外修，IT部协助相关事宜，产生的费用由使用部门承担。
第一十六条为了合理利用资源，对于设计岗位撤换的电脑，经IT部评估，认为其性能依然能满足普通办公需求的，应调拨至其他有需求的部门。
第一十七条电脑调拨流程依照集团的《固定资产调拨流程》执行，调拨时硬盘信息的清理，系统的重新安装。
第一十八条电脑报废流程依照集团的《固定资产报废流程》执行，报废时硬盘信息的清理，部件的重复使用。
第四章电脑的使用
第一十九条电脑操作规定
（一）使用者在操作电脑时应按正常的程序开关机及操作，如因人为原因造成电脑损坏的，由当事人承担损失。
（二）不得随意删除系统配置文件，要求做到不是自己建立的文件不得删除，不清楚后果的操作不得执行。
（三）使用者不得私自更改电脑配置（如CMOS参数、网络属性参数、系统注册表等）。
（四）遇到自己不能解决的电脑异常现象，应及时报修。
（五）上班时间严禁在电脑上玩游戏、聊天或做其它与工作无关的事。
第二十条内部网络接入规定
（一）根据工作需要，员工可申请接入公司内部网络，申请流程为：
员工个人申请→部门第一责任人审批→IT部核准→开设账号及分配IP地址。
（二）私人电脑接入公司网络须经部门第一责任人及事业部级以上领导审批之后方可申请接入。
（三）外单位电脑（如外部审计人员）如需接入公司内部网络，申请流程为：
接待部门第一负责人确认→IT部核准→IT部对电脑安全性检查（是否安装杀毒软件等）→分配IP地址。
第二十一条无线局域网接入规定：
（一）未经审核，任何部门和个人不得安装无线路由器、无线AP等无线网络设备来接入公司网络。
（二）临时需要架设无线网络接入公司内部网的，需报经IT部同意，并要求对无线网络采用加密处理。
（三）确因工作需要，必须长期使用无线网络的，需以书面的形式向IT部申请，经IT部审核通过后，在IT部登记备案。
由IT部配合进行无线网络的设置，无线网络应至少采用WPA加密方式。
（四）在已覆盖无线局域网的区域，需要无线接入的，应向IT部或酒店事业部申请并索取无线相关参数。
（五）未经IT部许可，任何人不得更改无线网络设备的配置，以防止出现安全隐患或影响内部网络稳定。
第二十二条网络设备操作规定
（一）未经IT部许可，任何人不得进入机房和弱电间。
（二）未经IT部许可，不得随意动用网络连接设备，包括私自关闭设备、移动设
备、网线。
（三）人为原因造成网络设备及线路损坏由当事人按价赔偿。
第二十三条互联网使用规定
（一）互联网开通审批流程
工作时间上网（指八小时之内）审批流程：
员工个人申请—→部门第一负责人审批—→事业部领导或分管总裁审批后报IT部开通；
工作时间外上网审批流程：
员工个人申请—→部门第一责任人审批—→IT部核准后开通。
（二）公司有权对内部网络实施审计，在特定时期对上网内容进行拦截与监控。
（三）为保障公司核心业务的正常运行，公司有权对集团内用户互联网实施网络流量、下载限制，甚至中断网络等应急处理措施。
（四）未经许可，任何部门或个人不得开通电话线（ADSL）上网功能；任何人不得私自采取代理或其他技术，使自己的电脑成为二级代理供他人上网。
（五）严禁在互联网上以公司名义宣传个人或做有损于公司利益的事。
（六）在互联网上发布与公司有关的信息，必须经过公司公关部门批准。
（七）上班时间，员工不得利用互联网做与工作无关的事，如上网聊天、玩游戏、炒股等。
第二十四条邮件使用规定
（一）集团邮箱的开户、注销由IT部统一管理。
开户流程：
个人申请—→部门第一责任人审批—→报IT部开户。
责任人离职时应及时在IT部备案销户。
（二）对涉及到公司商业机密的邮件，公司有权进行审计与拦截。
（三）用户在公司内部使用邮件时，不得公开发布如租房、个人物资买卖等广告性邮件。
（四）邮件发送时要明确发送对象，确保发送的内容、对象是在授权范围之内，尽量少用群发功能。
（五）对公司决策、公告、通知、处理等有异议的，应按公司规定的流程进行反馈，不得利用邮件公开回应。
（六）公司内部邮件不得转给公司之外人员使用。
因工作需要发送带有商业机密的文件作为附件时，应做好加密工作。
（七）所有用户应及时清理过期邮件，并对有价值的邮件在本地进行备份；对于长期不清理的用户，IT部有权直接清理，邮件丢失的责任由用户自行承担。
第二十五条应用软件管理规定
（一）应用软件是指公司自主研发或外购，用于生产经营、职能管理的各种软件。
（二）ERP开户流程规定：
1、普通操作账号：
由所在部门提出申请报IT部审批开通。
2、区域性管理账号：
个人申请—→部门领导审批—→事业部领导或分管总裁审批—→报IT部开通。
3、集团性管理账号：
个人申请—→部门领导审批—→事业部领导或分管总裁审批—→执行总裁审批—→报IT部开通。
ERP账号实行“一机一账号绑定”管理，账号与机器如发生更改，应及时在IT部备案更换。
（三）财务管理软件账号的开设根据财务信息管理制度执行。
（四）个人电脑安装使用公司应用软件审批流程：
个人申请—→部门第一责任人审批—→事业部领导或分管总裁审批—→报IT部安装。
第二十六条即时通讯软件使用规定
（一）即时通讯软件包括MSN、QQ、飞信等相关在线即时通信软件，限用于工作信息交流使用。
（二）公司有权对用户的通讯内容实施监控。
（三）申请开通流程：
个人申请→部门第一负责人审批→事业部领导或分管总裁审批→报IT部开通。
（四）因工作需要，需临时使用即时通讯软件的，可在IT部申请，并注明临时开通原因及使用起始和终止时间。
第五章信息安全管理
第二十七条电脑硬件安全管理
（一）电脑由集团统一配置，未经允许，任何部门和个人不得调换、外借电脑，部门间电脑调换的必须执行调拨流程。
（二）严禁私自拆卸、更换电脑硬件设备。
（三）严禁私自请非公司技术人员进行维修。
（四）按照本制度的相关规定，确需要非本集团技术人员对集团内电脑进行维修时（如厂家提供保修服务等），必须由IT部技术人员现场全程监督。
第二十八条网络安全管理规定
（一）公司对电脑IP地址统一分配、登记和管理，严禁盗用、修改IP地址。
（二）新入职人员需要接入公司网络的，应遵循《内部网络接入规定》。
（三）因工作需要使用互联网的，应遵循《互联网使用规定》。
（四）为保障集团网络信息安全，集团有权对于集团内的一切上网行为进行审计，对违纪人员提交到总经办进行处罚通报。
第二十九条电脑信息安全管理
（一）员工必须自觉遵守企业有关保密法规，不得利用网络泄露公司的涉密文件和资料。
（二）不得非法复制、转移和破坏公司的文件和资料。
（三）重要的数据应上传至服务器妥善保存，由IT部定期进行备份。
（四）严禁发布和浏览涉及色情、反动内容的网站。
第三十条电脑安全防护规定
（一）接入公司网络的电脑必须安装公司认可的杀毒软件，并统一接受管理，任何人不得恶意在公司内部制造和发布病毒。
（二）严禁删除或关闭杀毒软件，电脑责任人应定期对电脑进行查杀病毒，及时更新病毒库，以确保电脑系统安全、无病毒。
（三）所有系统账号必须设置密码，密码长度不得少于6位且不得采用简单的弱口令，最好是由数字、字母和其他有效字符组成，同时还应不定期修改密码。
（四）所有账号不得私自借他人使用，人员异动时，相关密码应及时更改。
第三十一条加密软件的使用要求：
（一）为了保证信息的安全，集团对于涉及机密的重点岗位，采用文档加密软件进行加密处理，不得私自卸载、破坏该软件。
（二）加密岗位的异动、电脑更换或新增电脑时应及时在IT部备案。
（三）需要将加密电脑进行脱密的，应经本部门第一负责人（或授权人）检查，确认无机密文件后，IT部方可进行脱密处理。
（四）各涉密部门的解密员应严格进行把关，不得随意对加密文件进行解密。
第三十二条岗位变换及离职等情况的账号处理
（一）员工岗位异动导致账号变动，应及时做好交接并在IT部备案。
（二）员工离职应在IT部办理信息账号销户手续，由IT部审批销户之后方可办理财务结算手续（分子公司在分公司网管处备案销户）。
（三）对于自离员工的账号，其所属部门应及时通知IT部销户。
第六章附则
第三十三条本制度解释权归IT部，监督执行权归总经办、IT部。
第三十四条本制度自发布之日起执行，前期相关规定自行废止，未尽事宜另行补充。
颁发日期：
二○一一年一月一日
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