固定资产管理会计控制规范固定资产.docx

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固定资产管理会计控制规范固定资产

会计控制规范——固定资产

第一章　总则

　　第一条　为了加强固定资产的内部控制，防止固定资产管理中的差错和舞弊，保护固定资产的安全、完整，提高固定资产的使用效率，根据有关会计法规，结合本公司的实际情况制定本规范。

第二条本规范所称固定资产，是指使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、运输工具以及其他与生产、经营有关的设备、器具、工具等。

不属于生产、经营主要设备的物品，单位价值在2000元以上，并且使用期限超过2年的，也应作为固定资产。

第三条本规范适用于福建新华都购广场有限公司（简称总部）及其所属各独立核算单位（以下统称区域）。

第四条各公司总经理对本公司固定资产的安全、完整及有效利用负责。

第二章分工与授权

第五条固定资产管理主要由行政部、工程部、信息部、防损部、总经办、财务部和使用等部门进行分工管理。

（一）行政部属固定资产的主要管理部门，负责拟定固定资产的购建预算，洽谈固定资产采购的合同条款，组织固定资产的验收和盘点，登记固定资产台帐，对固定资产进行编号，主导固定资产处置事宜，办理固定资产的投保手续等。

（二）工程部负责涉及动力、运输、消防安全、制冷、空调及其他经营用设备的验收和技术方面的日常维护保养，妥善保管上述设备的产品说明书及其他相关说明资料，记录上述设备的维修和故障处理情况等。

（三）信息部负责电子类设备的验收及技术方面的日常维护保养，妥善保管上述设备的产品说明书及其他相关说明资料，记录上述设备的维修和故障处理情况，参与关键IT设备的采购工作等。

（四）防损部负责新店固定资产的验收，监督固定资产的盘点。

（五）总经办负责保管设备采购合同，办理分期付款设备的后期款项支付申请。

（六）财务部负责制定固定资产管理制度，审核固定资产购建、维修、处置计划，正确进行固定资产的日常核算，参与固定资产的验收及清查盘点，掌握固定资产预算的执行情况等。

（七）使用部门负责固定资产的清洁保养和清查盘点工作，提出固定资产的修理和购置申请等。

第六条固定资产按申购、审批、采购、验收、付款、日常管理、处置等七个环节进行管控。

（一）申购各子公司每年十一月根据未来业务扩展的需要及现有固定资产的使用状况，编制下一年度新增或更新固定资产年度预算报总部财务部。

各单位固定资产的使用部门根据实际需要负责填写《固定资产申请（购）单》，办理固定资产的申购手续。

若为新开门店所需，则由总部开发部建店队负责提出固定资产的添置申请。

（二）审批固定资产年度预算总额由购物广场董事会负责审批，在年度预算总额内购买单项价值1万元以下或一次性购买5万元以内的固定资产由区域总经理审批；单项价值1万元以上或一次性购入10万元以内的由总部总经理审批；单项价值超过10万元或超预算添置固定资产的，经购物广场董事会同意后由总部总经理批准；新开门店所需设备，以投资预算为限以购物广场董事会同意开店视为完成审批；添置小汽车无论金额大小，都必须单独经福建新华都购物广场有限公司董事会审批。

（三）采购行政部门根据按权限审批后的《固定资产申请（购）单》负责洽谈合同条款进行采购。

区总审批的项目由门店行政部负责采购，总部审批的项目由总部行政部或总部行政部委托门店行政部负责采购。

对“关键性IT设备”如服务器、交换机、网线（包括布线）等必须由总部信息中心或由总部信息中心委托区域信息中心参与采购过程。

（四）验收固定资产使用部门、固定资产管理部门共同负责固定资产的验收。

新店固定资产由建店队、新店负责人和防损人员共同负责验收。

财务部门参与验收。

（五）付款财务部根据审批生效的《固定资产申请（购）单》、《设备采购合同》、《用款申请单》及《固定资产验收单》、设备发票等负责支付设备款项。

（六）日常管理日常管理主要指固定资产的维护保养、清查盘点等工作。

维护保养由技术部门（工程部、信息中心等）和使用部门负责，清查盘点由财务、行政及使用部门共同负责。

（七）处置处置是指固定资产的报废、出售、子公司之间转移等工作。

处置由使用部门提出处置意见，经行政、财务及相关技术部门等共同商讨，报有关人员审批后办理处置手续。

第七条审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。

第八条各环节经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理固定资产业务。

对于审批人超越授权范围审批的固定资产业务，经办人有权拒绝办理，并应及时向审批人的上级授权部门报告。

　　　　第三章　取得与验收

第九条使用单位根据实际经营状况需要新增固定资产时，按如下流程办理申购手续：

资产使用部门（填写《固定资产申请（购）单》）行政部（建议调拨或外购或租赁）总经理（按授权范围审批）

第一十条根据按权限审批后的《固定资产申请（购）单》需要外购的，由行政部负责采购。

（一）采购时要进行质、价对比，特别是新店所需设备要实行公开招标制度，招标、投标、开标过程要有使用、采购、财务等部门共同参与或由公司成立的招标小组负责，禁止由一个部门独自完成采购的整个过程。

对选定的供货商，要就设备的产地、型号、规格、数量、价格、到货时间、付款条件、售后服务、违约责任等方面签订《设备采购合同》。

（二）对《设备采购合同》中的付款条件按如下指导原则与供货商进行洽谈：

1．数量少、价格低的固定资产，一般采取验货付款的方式。

2．批量大、价格高的固定资产，通常按第一次付款（可能是预付款）不超过合同金额的30%；第二次付款为验货并收到全额合法的设备发票；最后一次付款（在设备安全运行一年以后）不少于10%。

第一十一条所购动力、运输、消防安全、制冷、空调等设备到货后，由工程部、行政部和资产使用部门共同负责验收；所购电子类设备到货后，由信息部、行政部和资产使用部门共同负责验收。

（一）验收时应以合同条款为依据清点数量、检查性能，涉及安装的必须记录安装调试的运行情况或相关部门的鉴定合格证书。

（二）验收时要取得完整的产品说明书及其他相关说明资料，厂家提供的相关说明资料由负责验收的工程部或信息部门妥善保管。

（三）固定资产验收过程中发现数量、性能等与合同约定不一致的，设备采购部门要立即与供货商取得联系，要求执行合同条款，并通知财务部门停止支付相关款项。

（四）对验收中满足合同条款的固定资产，由行政部对资产进行编号，将资产编号标签贴于固定资产上并填写《固定资产验收单》（代固定资产卡片），《固定资产验收单》经参与验收的人员签字后，第一联行政部留存；第二联交财务部入账；第三联使用部门留存；第四联转工程或信息部。

固定资产编号（货架及其配件除外）按如下规则进行：

NHDGZ+门店代码（2位）+部门代码（2位）+流水号（4位）

NHDGZ——表示新华都固定资产

门店代码（2位）——取MIS系统中门店编号，区域代码取办公地点所在门店编号

部门代码（2位）——具体为：

01总经办、02财务部、03信息部、04人事行政部、05采购部、06营运部、11店总办、12店人事行政、13店防损部、14店市场部、15店工程部、16店库控票据办、17前台部、18鲜货部、19非食品部、20食品部、21收货部

流水号（4位）——按部门从0001开始

第十二条固定资产应按取得时的实际成本入账，实际成本包括买价、包装费、运输费、安装成本及交纳的有关税金等。

第十三条设备首付款由行政部负责申请支付，后期款项由总经办负责按合同条款申请支付。

《用款申请单》经财务经理审核、总经理审批后，财务部通过银行转帐支付。

第十四条租用设备由总经理审批，行政部负责签定租用协议并单独设立备查帐，避免与本公司固定资产相混淆。

租赁费用应按期支付（通常一个月支付一次）。

租用期满，将租入的固定资产归还出租方时，应注销其在备查薄中的记录。

　　第四章　日常管理

　　第十五条　设备日常使用过程中的清洁保养由使用部门负责，涉及动力、运输、消防安全、制冷、空调及其他经营用设备技术方面的日常维护保养由工程部负责；涉及电子类设备技术方面的日常维护保养由信息部负责。

第十六条固定资产使用过程中需要定期进行维护保养的专业设备，由总部行政部负责洽谈联保协议，发生磨损或局部损坏需要维修时，由使用部门填写《维修申请单》，按设备分类归口送工程部或信息部。

工程部或信息部负责落实维修，维修费用经部门负责人、财务经理、总经理签字后列支。

对明显不合理的支出要报防损部门进行审查、核实。

第十七条　固定资产应定期（每年十一月）或不定期由行政、财务和资产使用部门共同进行清查盘点，根据盘点结果详细填写《固定资产盘点表》，并与固定资产账簿相核对。

发现帐实不相符的，应编制《固定资产盘盈（亏）表》，并及时查明固定资产盘盈、盘亏的原因，提出处理意见，据以调整账务。

第十八条对单位价值高、使用寿命长（如中央空调、电梯、扶梯等）、必须经过安装调试才能正常运转的固定资产，应办理财产保险，以防范和控制意外风险带来过大损失。

投保手续由行政部负责办理。

第十九条固定资产按月计提折旧，当月新增的固定资产于次月开始计提折旧，当月减少的固定资产当月照提折旧，帐面已提足折旧的固定资产不再计提折旧。

（一）固定资产折旧采用平均年限法，预计固定资产净残值率为5%。

（二）固定资产年折旧额=固定资产原值（1-净残值率）/折旧年限

固定资产月折旧额=年折旧额/12

固定资产月折旧率=月折旧额/固定资产原值

（三）固定资产分类及预计折旧年限如下表

资产类别

包含项目

折旧年限

01房屋、建筑物

房屋、建筑物

40---50年

02动力、照明设备

发电机、配电箱、灯带等

10年

03运输设备

轿车、货车、货梯、扶梯等

10年

04消防安全设备

闭路监控系统、消防设备

10年

05空调设备

中央空调、吊挂空调、柜式空调等

10年

06冷藏冷冻设备

制冷机、冷藏库、冷冻库、熟食冷热柜、组合双岛柜、保鲜风幕柜、环岛柜等

5年

07专用电子设备

服务器、PC机、路由器、交换机、收银机、扫描仪、UPS电源、智能标准型主机、手动取钉器、立式消磁器等

5年

08通用电子设备

速测仪、报警器、电子秤、磅秤、功放、CD机、CD视听机、卡座、调音台、无线麦克、录像机、照相机、投影仪等

5年

09办公设备

传真机、复印机、打印机、电视机、文件柜、刻字机、刻录机、打卡钟、办公桌椅、保险柜等

5年

10其他经营用设备及器具

收银台、纤平车、挑边车、锁边车、汤车、排烟设备、操作间设备、鲜肉加工间设备、烘箱、电炸炉、手推车、登高车、扎口机、五段、八段车、搬运车、伞袋机、烤鸡炉、绞肉机、榨汁机、寄包柜、仓库笼、货架、柜台等

5年

第二十条有证据表明固定资产的市价持续下跌，或因技术陈旧、损坏、长期闲置等原因导致可收回金额低于账面价值的，应将可收回金额低于账面价值的差额作为固定资产减值准备。

减值准备按单项资产分别计提。

　　　第五章　处置

　　第二十一条　固定资产因各种原因不能发挥作用时必须办理报废手续。

（一）由于使用寿命已到不能再发挥作用时，由使用部门填写《固定资产报废单》报行政部，行政部会同防损部、工程部或信息部进行实物鉴定，确定不能使用后签署意见报总经理，总经理批准后进行报废清理。

（二）属于保管、使用、维修不当等责任事故造成固定资产提前报废时，由使用部门填写《固定资产报废单》报行政部，行政部会同防损部、工程部或信息部确定责任人并建议由责任人部分或全部赔偿损失，报总经理批准后执行。

（三）报废固定资产的残值收入由行政部负责交财务部入账。

（四）《固定资产报废单》一式四联，第一联行政部留存，第二联财务部入账，第三联使用部门存，第四联工程或信息部存。

第二十二条因场地规划调整、商品结构调整等原因导致原有固定资处于闲置状态，预计近期内难于再利用也不适合转移到集团内部其他子公司使用的，必须就地出售。

（一）资产使用部门应及时将转入闲置状态的资产清单报行政部门，行政部门适时寻找买主、会同设备归口管理部门洽谈价格。

（二）出售价不低于账面净资产80%的，由区域总经理批准。

（三）出售价低于账面净资产80%的，由总部总经理批准。

（四）出售净值超过20万的单项及成套固定资产或售价低于账面净值50%的固定资产，要由总部管理层集体审议。

（五）出售资产必须在财务部收妥款项后，凭收款凭证才能办理资产出库手续。

第二十三条各子公司必须定期（每年的四月和十一月）或不定期（新增闲置资产时）向总部行政部报送闲置资产清单，总部行政部门负责闲置资产在区域之间的转移调配。

（一）总部行政部负责填写《固定资产转移单》。

（二）转移价格由总部行政部协助确认，有偿调拨资产的运输费由调出单位承担。

（三）转出单位负责按转移清单备货，经财务部确认后发运至转入单位。

（四）资产转入单位不得拒收调配资产，转入资产到货后要视同外购资产凭《固定资产转移单》办理验收手续。

（五）转入单位在清点资产数量并收到转出单位发票后立即支付款项。

第二十四条区域内门店之间的资产转移，由区域行政部负责，区总审批。

第二十五条固定资产在区域内门店之间或跨区域的暂借行为，必须经区域总经理同意，由行政部负责填写《固定资产暂借单》办理暂借手续，并做好备查记录。

第二十六条公司闲置固定资产可以通过出租获取收益。

（一）出租资产必须经公司总经理同意；

（二）行政部负责与承租方就租用期限、租赁费用、维护保养、责任义务等方面签定租用协议并登记台帐；

（三）出租资产应收取租赁保证金（不低于一个月租金），租赁期超过一个月的，应按月收取租赁费用。

（四）出租资产收回时，应确认磨损程度是否属于正常等。

第六章　监督检查

　　第二十七条总部相关部门或提请董事会下辖的内部审计机构定期和不定期派出人员对子公司固定资产内部控制制度落实情况进行监督检查。

第二十八条　对检查过程中发现的固定资产内部控制中的薄弱环节，提出书面文件，要求子公司采取措施，加以纠正和完善。

第二十九条对因控制不当给公司造成损失的，将追究有关人员的责任。

　　第七章　附则

　　第三十条　本规范自发布之日起施行。

　　第三十一条　本规范解释权归总部财务部。