商务工作管理制度.docx

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商务工作管理制度

公司XXX

商务工作管理制度）

（2011.12暂行

2011年12月

文档修订记录

*状态：

A-创建，M-修改，D-废除

版本号流程，本流程否付款日期备注序号

合计（元）付款序备注周期号）（元含税不含税

单价小计备注

注XXX公司2011-12-12/

借阅日期备注归还时间总经理

项目需要的文件项目需要的文件密级必要

是采购合同★★是★★施工合同是软件合同★★是★★软件验收报告是工程验收报告★★是★★技术服务单

是★★培训记录

是施工组织设计★★工程联系单是★★工程派工单是★★★★开工任务确定单是★是设备安装调试记录工程日志是★货物签收单是★是周工程述职报告★物品领用台账★是/

借阅日期备注归还时间总经理

*状态采购部门提供材料需求明细表作过的供应商资料借阅内容（项目名称密级

变更人起草合同必要

变更内容有相关项目合同管理流程+内容）事由项目需要的文件

批准人结束*****工程方式

批准时间借阅人密级必要

V1.0序号项目单位：

合同名称序号

A需求明确名称:

文件名称★★★

否品牌及规格

商务工作管理制度不不通过不下载或购买特殊要求数量份数页数归档人接收人是现场会议

交接时间

是否有变动可能密级备注★是

货品名称分项名称：

所属项目名称：

1

★★★

供货商

满足要参招标文件与检索规是项目验收申请表

格

启动档案管理流程，本流程结束单数量★否

单位名称商品名称项目负责人：

合同类型2

需求明确是不通过项目档案:

★★★

商务审核

采购求启动档案管理立卷供应商品牌及型号编号系统集成流程图是

清点、入库供应商:

单价位★否

项目名称序对方公司名称：

3

是询价供应商分类★★★借阅内容（项目名称

通过

通过流程，本流程结束起草与客户的合同总经理审核存在资源库纠正措施处理单是+内容）事由

签订合同方式

客户签收否★借阅人

询价记录报送采购项目概况、规模号合同金额：

产品名称★★★

不

不认可认可不通过提出意见技术参数是设计开发建议书

不

单位数量★否

部门相关负责人不通过

询价★

通过否项目经理或项目负责人审核

相关负责人审核启动合同管理参与不存在是/设计开发评审验证报告

启动档案管理流程，本流程通过

★否

预计项目周期※合同起草人签字：

询价产品负责人审核★

起止时间

客户确认归档制定投标工作人员分工安排和时间计收集整理供应商资月至年月年日期是项目验收申请表

结束流程借阅预计周期:

出库否★

不通过项目负责人※商务签字

满足要求:

★★

通过

不通过划料单位电话日期电气（梯）隐蔽工程检查验收记录是

手机:

否★

询价记录报送采购否项目商务负责人合A项目负责人签字：

是计：

★

价格

填写采购申请单销售商品是单位电话日期管内穿线分项工程质量检验评定表是

是手机:

挂账销售★否

B部门经理签字：

部门相关负责人预算集成费：

★

过高部门经理审核转入采购流程，做询价、预算工作以下部分为公司内部流转人员填写

否有库存按照招标文件要按照招标要求做好求，做好投标书框架格式日期是工程竣工验收质量综合评定表

技术方面内容:

否★

合作类型C

税点：

★

通过

借阅申请所属部门是分部工程质量评定表

否负责人签字授权

★否

不D※财务签字

询价产品满足要求相关负责人总计：

:

★

根据招标文件要

启动供应商管理流程启动采购管理给客户报价报价不日期是/材料/构配件设备报验表

流程不:

★否

通制作预算书过合作模式※总经理技术助理签字：

审核求，要求供应商提★

财务审核供相关材料

通过日期是建设目标

通过:

★否

:

以上报价一周内有效※总经理意见

是商务部签字:

★★

通过，含增值税

通过不通总经理意见是预防措施处理单

★否

起草与供应商的合总经理审核

★

通过

启动合同管理过是不合格品报告

否★

选定供应商年备注：

同月★

相关人员审核

流程相关人员审核年日工程巡检记录表否．

相关人员审核月

日★否

不通过总经理审核

通过

通过

合作结果

签订合同本流调整投标报价【】中标

准备好印章、资质证明文件、保证金整合投标文件【】未中标【】取消

经办人

转入档案管理流程

不

程结束，视情况转入采购流

及装订打印费用项目进度记录

时间

通过

程或档案管理流程

设计内容（材料、证件、用章）

经办人

总经理审核

按招标文件对投标保证金的缴纳要求通过排版

进行操作

按项目进展转/合同入采购/销售流程

中标

按要求调整

总经理及相关

相关内容

负责人审核

投标

通过不通过

投标文件打印、装形成最终版投标文件

订、封装

按照投标文件要求检查好并携带相关材料

序言

XXX公司自X年X月X日成立以来，一直贯彻“***”的企业宗旨，本着“***”的企业目标，以“***”承担并完成各种类型和规模的信息系统工程。

公司一直以来都非常重视制度的建设工作，围绕着行政管理、人事管理、办公室安全、保密工作、公司财产、项目管理、财务管理、商务及合同管理等方面制定了一系列制度，为公司的发展起到了重要的支撑。

随着公司的业务不断拓展，商务工作便成了公司项目工作的重中之重，为了进一步规范商务管理工作，在公司原有相关制度的基础上，重新整理、制定这套《XXX公司商务工作管理制度》，希望公司员工严格执行各项制度，为公司发展提供强有力的保障。

．

第一章总则

第一条商务工作以项目为根本，所有工作均要立项后方可开展进行，每个新项目开始前必须由项目负责部门提供项目基本信息，到商务部填写立项表。

第二条所有部门如需商务部配合工作时，必须严格按照商务工作流程（附件一）执行。

第三条本制度由公司商务部负责解释。

第四条本制度自印发之日起施行。

第二章采购

第五条拟采购部门必须填写材料需求明细表，经由项目负责人或部门负责人签字，方可提交商务处进行询价、采购工作。

材料需求明细表中必须写清对材料的要求，如第六条．

品牌、型号、数量、规格、相关参数等。

不得提供模糊的要求，否则商务有权不予接收。

第七条商务人员按照材料按要求进行询价。

必须问清品牌、型号、价格（是否含税）、供货期、账期、质保等情况。

第八条询价时每种材料提供价格的供应商不得少于3家，并列出供应商名称、联系人、联系方式等信息，同时认真填写询价记录单。

第九条询价记录单必须由总经理或相关部门负责人选定供应商并签字确认。

商务人员不得自行选定。

第十条采购前商务人员必须按照合同管理流程的规定，起草合同或接收由供应商起草的合同。

第十一条采购前商务人员负责填写采购申请单，必须经由相关负责人签字后，方可进行采购。

第十二条同一个供应商所供产品金额超过人民币2000元时，必须签订合同。

参考第四章，合同管理制度。

第十三条采购时如发现货物品种、数量或重量与合同不符，质量经检测与合同约定标准不符，商务人员可拒绝接．

收或将货物退回供应商。

对货物品种、质量、数量与合同不符的，商务人员及时告知供应商，并就退货、经济补偿、赔偿事宜进行谈判。

第十四条商务人员对缺货、不明供应商、供货延迟、验收不合格、货款诈骗等问题，应及时上报经理处置，寻找替代品或变更采购计划。

第十五条采购时商务人员须按照合同约定付款方式、供货期、发票种类等问题，做好与公司内部及供应商的协调工作。

第十六条产品采购完成，送递公司或库房后，须按照以下规定执行：

（一）技术人员须检查材料技术指标是否与合同一致；

（二）商务采购人员须检查材料数量、发票金额是否与合同清单、总价一致；

（三）产品确认无误后商务人员须认真在“进销存系统”中进行入库操作，不得出现错误，并对设备类产品进行条码抄录；

（四）在“进销存系统”中打印三联的入库单据，由商务采购人员、拟采购部门经理和财务人员签字；

（五）签字后的入库单据交予财务部一联，谨慎留存；

（六）商务采购人员必须要求供应商随产品同时提供等额的产品发票，方可向财务申请付款，原则上不允许无发票直接付款。

第十七条采购过程中，如遇与采购计划不符的情况，商务采购人员应及时与上级保持沟通。

第十八条商务采购人员必须对公司绝对忠诚。

不接受厂商的回扣、旅游招待、赠品、宴会及各类变相受贿情况，违者将按公司有关规定处理。

第十九条商务采购人员必须了解本部门的工作流程，具备丰富的商品知识，慎重选择商品，建立商品组织，控制商品结构，经常引进新商品。

避免采购假冒伪劣商品及被厂商蒙骗。

第二十条将有关的材料单据按照档案管理流程整理归档。

．

第三章销售

第二十一条商务部严格按照销售管理流程，认真执行工作任务。

第二十二条销售前，商务人员须制作内部预算书，须交由相关负责人确认后，上报总经理审批。

第二十三条外部预算书必须由总经理批准后，方可报给客户确认。

商务人员不得自行向客户报价。

第二十四条销售前由商务部严格按照合同管理流程起草与客户的合同书，或接收客户的合同。

由相关部门提供合同基本信息。

第二十五条销售时，须按照以下规定执行：

（一）库存商品销售时，商务人员须按照合同清单、价格，在“进销存系统”中进行挂账销售；

（二）对于无库存的材料，则按照采购管理流程和制度的要求进行采购；

（三）挂账销售后，在“进销存系统”中打印出库单据，由相关部门负责人签字；

（四）出库单须由产品经手人签字，并随产品一同送抵客户处，由客户签字后返还给商务部，客户可留存一联出库单据；

（五）签字后的入库单据交予财务部一联，谨慎留存。

第二十六条将有关的材料单据按照档案管理流程整理归档。

第四章合同管理

第二十七条签订合同必须遵守国家的法律、政策及有关规定。

第二十八条产品类合同原则上应使用公司的合同模板。

第二十九条建设类合同应使用国家标准合同模板，或由双方约定确认。

合同谈判须由商务及相关部门负责人或总经第三十条．

理共同参加，不得一个人直接与对方谈判合同。

第三十一条签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。

第三十二条签订合同必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则。

第三十三条合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。

第三十四条合同开始部分要写明合同名称，双方的全称和合同编号。

第三十五条产品类合同正文部分要写清货品的名称、详细型号、技术标准、单价、总价、付款方式、交货期限、交货地点、验收方式、包装标准、运输方式、运费负担、售后保修条款、培训条款、解决争议条款、不可抗力条款、违约责任、仲裁条款、合同有效期、有无附件等。

第三十六条建设类合同的协议和专用条款部分，应包括工程范围、建设工期，开、竣工时间，工程质量、工程造价、技术资料交付期间、材料和设备供应责任，拨款和结算、．

竣工验收、质量保修范围和质量保证期、双方相互协作、解决争议条款、违约责任、仲裁、合同有效期、有无附件等条款。

第三十七条合同落款应写明双方的全称、签约人和签约日期，也可按照约定列出双方基本信息，如地址、电话、银行账号等。

第三十八条盖章时双方都必须使用合同专用章，原则上不使用公章，严禁使用财务章或业务章。

第三十九条除合同履行地在我方所在地外，签约时应力争协议合同由我方所在市人民法院管辖。

第四十条任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。

第四十一条合同起草人员应站在公司立场起草及签订合同，保证公司权益不受损害。

第四十二条商务人员及参与合同谈判的相关负责人必须积极争取到合同中对公司有利的条款，尽量回避对公司不

利的约定。

第四十三条合同原则上由商务部经办，拟定初稿按合同管理流程规定逐级审批，方能正式签订。

第四十四条合同最终审批权限：

（一）一般情况下由总经理最终审批。

（二）合同总价款低于2万元的，由项目负责人最终审批。

（三）联营、合资、合作合同由董事长或董事长授权总经理最终审批。

第四十五条合同依法成立，既具有法律约束力。

一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则。

严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。

第四十六条合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。

没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。

总经理、项目经理、财务部及有关部门负第四十七条．

责人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。

否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。

第四十八条遵照《中华人民共和国合同法》的规定，签订、履行合同。

第四十九条当公司关于合同管理的规定与《中华人民共和国合同法》相违背时，则遵照《中华人民共和国合同法》的规定执行。

第五章项目档案管理制度

第五十条公司各部门员工均有保护项目档案的义务。

第五十一条各部门指定专人负责收集、管理项目档案。

第五十二条由公司总经理统一领导，公司商务部负责接收、归档、保管，并监督、指导各部门项目档案管理工作。

第五十三条各部门指定专人负责本部门的项目档案管理工作。

．

第五十四条项目档案管理范围：

项目合同、项目文档。

第五十五条关于归档时间的规定：

（一）凡是具有法律效用的档案，一经生效就归档；

（二）凡是有机密性的档案，随时形成，随时归档；

（三）项目实施中的文档在项目验收完毕后一个月内归档。

第五十六条各部门对项目产生的档案自行进行整理，交由商务部归档。

第五十七条商务部有权按照本制度中第五十五条关于归档时间的规定，对各部门进行监督执行。

第五十八条各部门的档案须在归档前由部门经理签字确认该档案是否需要归档，以免造成资源浪费。

第五十九条需归档的档案应按公司文件编码规则实行统一编号，便于分类。

如有电子版，须同时提交商务部做存档。

第六十条项目档案立卷时，应以项目单独立卷，用项目中文名称及项目编码作为卷名。

．

第六十一条商务部门按照本制度中第五十五条关于归档时间的规定，按时归档，录入公司OA系统，以便于查阅，并与归档部门办理交接登记手续。

第六十二条档案移交时，商务部必须当面清点档案，并按照（附件二）中关于项目必要文档的规定，检查档案是否完整，内容是否齐全。

第六十三条移交的档案如有问题，则返给移交人，提醒补充齐备再次移交，如无问题，双方在归档清单签字确认后完成交接手续。

第六十四条所有档案按项目年份分类归档。

档案卷上标明全宗号、年份、类别、保管期限、项目名称、项目所属部门、卷内清单、档案密级等，于档案卷内文档的左上角用数字戳编写号码，号码与卷内清单编号一致。

第六十五条凡是具有法律效用的档案，如合同，由商务部扫描保留一份电子档，并复印一份复印件。

归档时，做原件及复印件的标记。

项目档案暂定三个密级，由低到高依次为第六十六条．

一级、二级、三级。

第六十七条借阅档案时，必须填写借阅登记单（附件三）。

一级档案，由主管批准；二级档案，依次由主管、部门经理批准；三级档案，依次由主管、部门经理、总经理批准。

视借阅人职务，上报领导逐级批准。

第六十八条凡是具有法律效用的档案，如合同，均以复印件借出。

特殊情况需要借阅原件时，借阅人及总经理须在档案原件借阅责任书（附件四）上签字，方可借阅原件。

第六十九条商务部门须督促借阅人员按期归还档案。

第七十条档案借阅时间原则上须在借阅当日内归还，如因特殊原因借阅时间超过1天的，借阅人应提前向商务部说明，并办理续借手续，无故延期归还，按罚则执行。

第七十一条借阅人及商务人员要爱护档案，保持整洁，不得泄露公司档案秘密，严禁随意涂改、抄录、伪造、拆散、损坏、损毁档案，未经批准不得转借、自行复印或携带档案外出,不得遗失档案，违者按罚则执行。

项目档案管理处罚条例：

第七十二条．

（一）公司员工凡违反本制度，无故延期或不交应归档的档案时，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，将对归档人及其主管、部门经理进行罚款，罚款原则为普通员工5元、主管10元、部门经理20元，总经理30元。

视归档人职务，其主管及其部门经理须负连带责任。

（二）借阅人凡泄露公司档案秘密的、涂改、拆散或未经批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门经理和借阅人罚款##元-##元，并予以通报批评；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。

（三）借阅人凡不按借阅期限延期归还的，将对归档人及其主管、部门经理进行罚款，罚款原则为普通员工5元、主管10元、部门经理20元，总经理30元。

视借阅人职务，其主管及其部门经理须负连带责任。

（四）借阅人及商务人员凡遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，导致公司商业机密泄露，造成恶劣后果的，视情况严重程度追究其相关责任，由总经理及各部门经理上会研究裁定处理意见。

．

第六章投标管理制度

第七十三条公司投标行为必须严格遵守中华人民共和国关于投标的政策、法律的规定。

第七十四条商务部应在每个工作日上网查询与公司业务相关的招标信息。

第七十五条商务部应及时下载或购买招标文件，并上报总经理审定。

同时应从多渠道获得并反馈信息，包括概算，竞争对手情况等。

第七十六条由总经理确定开展投标工作，商务部负责人为投标工作总负责人，组织编制投标文件（包括商务、技术两大部分）。

第七十七条商务部根据招标文件要求的格式及内容安排分工，成立投标工作组，成员必须服从商务部安排，认真、仔细做好各部分工作。

具体遵照投标管理流程执行。

投标书框架部分由商务部负责制作，投标第七十八条．

工作组组员应按照商务部制作的框架格式，制作各部分内容。

第七十九条一般情况下投标书分两个部分，即技术部分和商务部分。

原则上，技术部分由所属于项目负责部门的组员制作，商务部分由商务部制作。

第八十条行政部应配合商务部做好办公用品的准备工作。

第八十一条财务部应配合商务部做好投标工作备用金、投标保证金、印章及公司相关资格证明等材料的准备工作。

第八十二条投标工作组成员严禁对组外人员泄露任何与投标有关的信息。

第八十三条投标书各部分内容形成后，应由组内成员互审。

第八十四条技术部分的制作人应向商务部提供准确的设备清单，以便商务部进行询价与设备成本的核算，如有改动，应立即通知相关人员进行修改。

技术部分的审核人应对制作人提供的技术第八十五条．

标书进行审核，主要是对项目方案的适用性、可行性、等方面进行审核；对技术标中的参数与指标、设备清单、技术方面的文字论述等进行审核；对设备成本进行审查。

第八十六条技术部分的审核人应采用逐项审查的方式进行技术标的审核，并对照招标文件进行判别，提出修改或调整的意见。

第八十七条商务部分由商务负责人指定审核人员，审核人员应对商务标部分进行审核，审核人员应按照招标文件逐项审查的方式进行商务标的审核，提出修改或调整意见，确认无问题后提交商务负责人。

第八十八条商务部负责人应综合评审投标书（不含最终报价部分）是否符合招标文件及客户方的而要求。

第八十九条由商务负责人、技术负责人对项目方案和设备成本价最终审定，如发现问题转交相关人员及时修改，无问题转交总经理最终审核，确定最终报价。

第九十条完整的投标书由总经理最终确认后，商务部安排指定人员进行标书胶装印刷。

．

第九十一条印刷胶装时注意检查标书顺序、区分正本和副本，切注明可以启封的时间限制。

第九十二条投标标书胶装好后，在标书需盖章的地方加盖公章、法人章。

第九十三条标书的封装要用牛皮纸封装，封装规整，在封面盖公章、两端盖公章。

第九十四条财务人员应在开标前按招标人要求将投标保证金汇入指定账户或准备好现金交由商务负责人携带。

第九十五条参与现场投标和携带投标书或投标必备材料的人员，必须提前到达投标现场，不得迟到，具体到达时间由商务部负责人在开标前一天确定。

第七章供应商管理流程

第九十六条商务部负责寻找和调查供应商，组织评审、选定供应商活动，建立合格供应商资源库。

确保供应商具有持续提供满足公司规定要求的产品或服务的能力。

．

第九十七条原则上首先必须考虑公司的现有供应商。

如现有供应商不能满足产品的技术要求或交期、价格、质量等其它原因，可考虑新的供应商。

第九十八条拟采购供应商必须从合格供应商资源库中选择；如供应商为初次合作，则须经过供应商评审后，加入合格供应商资源库，方可与之合作。

第九十九条针对初次合作的供应商，商务部应要求提供营业执照、组织机构代码证、税务登记证及其它有相关证明材料的复印件并加盖公章，代理商须有产品的代理资格或经销授权证明。

第一百条商务部在原有供应商合作伙伴的基础上，继续搜集各类产品的供应商资料，每类产品至少在5家以