商务部职能.docx

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商务部职能

合约商务部部门职能

一、部门职能

1、组织编制项目投标阶段的经济文件

1）与造价咨询机构建立并保持日常联系，做好项目经营工作，与业务部门、工程部门进行招标文件的评审工作；

2）参加图纸审查会、答疑会和讨论会，根据项目投标策划书组织编制经济标，开展工程量计算、组价和询价工作，并根据有关意见，对报价文件进行必要调整和最终会审；

3）参加项目开标会，代表公司进行项目开标经济标答辩，并做好投标阶段的价格谈判与合同谈判工作；

4）负责组织业务部、工程部、商务部共同参加投标结果分析和评估会，着重对经济标进行分析和评估，总结经验教训；

5）项目中标会，配合业务部开展合同谈判工作，拟定工程项目主合同，组织公司相关部门（业务部、商务部、工程部）对主合同进行合同评审，并负责向项目经理转交相关投标资料，进行投标及合同交底；

6）收集、整理、归档、保管公司投标报价文件和资料，逐步建立健全公司投标报价案例库；

2、组织公司合同管理的工作；

1）对主合同履行情况进行过程控制，按照工程形象进度，对业主及公司对合同执行情况及相应意见提出书面报告，并在合同履行完毕后，组织对合同执行情况进行分析和评估，并负责编制公司年度合约执行情况报告；

2）编制公司各类合同标准文本、分包招标标准文本，组织公司各部门和项目经理部贯彻实施，并根据反馈意见及时进行版本更行工作；

3）审核公司各类合同的合法性、合理性和完整性，及时提出意见和修改建议，组织对公司各类合同进行合同评审，保存有关评审记录，并根据具体需要参与给类合同谈判、签订工作；

4）归口管理公司各类合同，保存公司除劳动合同外的各类合同文本正本，组织对合同文本的归类、编号、统计、保管和存档，以及合同台账建立等工作，为相关单位和人员按规定参阅合同提供支持和协助。

3、参与分包工程招标及分包商选择工作；

1）对于由公司招标选用的分包商——协助项目管理部组织对分包商的内部招标，组织指定分包工程标底价格，审查分包商报价，参与分包商评估、合同起草、谈判及签订工作；

2）对于授权由项目经理部招标选用的分包商——负责审核项目分包合同评审资料，并对项目合同进行监督管理。

4、组织项目成本管理和控制，建立健全公司建造成本库和内部定额；

1）组织编制公司商务、成本管理制度，负责测算预控成本，经审核批准后纳入《项目经理目标管理责任书》；

2）指导项目经理部商务助理开展工作，与项目及时进行沟通，对项目成本控制工作提出建议和意见，以便及时修正或者改进；

3）负责对项目预控成本进行过程控制与结算审核，审核项目月度资金计划、工程量和成本报表、月度工程款支付，建立公司个项目成本台账，并定期编制成本月报表上报公司领导；

4）对公司整体工程经营状况进行统计和分析，并按月度报告方式上报公司领导；

5）协助财务资金部开展项目经理部审计工作，参与对项目经理部进行的定期或不定期考核评定；

6）收集、整理项目日常成本信息，组织建立公司建造成本模型和公司建造成本库，并按照项目分析项目建造成本，建立和完善公司内部定额库。

5、组织开展公司物资采购管理工作；

1）编制物资采购管理制度，理顺物资授权采购管理范围，提出并更新由公司和项目经理分级采购物资名单；

2）组织投标报价阶段的材料设备询价工作，根据招标书编制询价计划，及时进行市场询价，收集、整理产品说明、品牌、产地等详细技术资料，以及样品的准备，全力配合投标报价工作的顺利进行；

3）收集、整理物资信息，组织对由公司采购物资的物资供应商的评审工作，指导、检查、监督由项目采购物资的物资供应商的评审工作，编制、下发、更新公司《合格物资供应商名册》，建立健全公司物资材料信息库；

4）组织、开展物资采购工作，按照物资需求计划组织材料询价、样品报批、采购招标、合同谈判、起草、签订、供货监督、付款审批工作，以及指导、检查和监督授权由项目采购物资的物资采购工作。

6、组织开展公司投资评估工作；

1）协助财务资金部对垫资、担保、保函等投资行为或协议进行投资评估；

2）会同有关部门研究、分析、制定出适合公司的项目垫资施工模式，建立统一、规范的管理流程，并就具体项目进行可行性研究，提出建议、制定方案、组织实施、过程监控、效果评估，并不断完善垫资施工模式；

7、统一管理与本部门业务有关的公司各类内外部文件和资料；

1）统一管理公司投标报价、合约、法律、商务、物资采购等文件和资料，并对上述文件和资料进行收集、整理、编号、归档、借阅等管理工作；

2）及时收集、整理有关定额、造价信息等外来文件，并及时传递给有关各方。

二、组织机构

三、

岗位职能

1、商务部经理岗位职责

1）领导、组织、管理和控制合约商务部的全面工作；

a）参与公司相关计划、目标、制度等的编制工作；

b）规划部门发展方向，制定部门工作计划，编制部门财务预算，拟定部门人员编制，提出部门人员变更需求；

c）策划、领导、组织部门内部基础管理工作，建立健全部门管理制度，使部门管理规范化、流程化；

d）负责公司商务报价体系的建立及运行，安排本部门日常工作，组织本部门员工及时高效地完成本部门的所有工作；

2）协调本部门内部，以及本部门与其他部门之间的工作；

a）理顺部门业务流程，确定部门岗位职责，明确责任分工，确保部门工作协调、有序地开展；

b）支持、指导部门主管开展工作，切实解决他们在工作中遇到的各种问题，协助部门主管顺利完成各项工作和任务；

c）协调本部门与公司其他部门、项目经理部的关系，确保部门目标与公司整体目标的一致性。

2、合约主管岗位职责

1）编制公司各类标准化合同文本

a）根据国家相关法律、法规和当地政府有关规定，结合公司实际情况，编制公司各类标准化合同文本

b）组织公司各部门执行公司标准合同文本，并根据各方面意见和建议，及时进行版本的更新工作，最大程度的持续维护公司利益。

2）负责管理工程项目合同

a）配合商务主管开展合同谈判工作，并根据商务主管提供的书面项目背景、主要条款提要，以及谈判情况，拟定工程项目主合同

b）组织公司有关部门对主合同进行评审，经总经理审批后，负责办理合同签订手续，并保存有关评审记录；

c）负责进行合同交底，确保有关人员全面了解合同条款，并做好相应交底记录；

d）负责对主合同的履行情况进行过程控制，按照工程形象进度，对业主及公司对合同执行情况及相应意见提出书面报告，确保及时采取相应措施；

e）在合同履行完毕后，组织进行合同执行情况的分析和评估报告，并在每年年底编制公司年度合约执行情况报告。

3）归口管理公司各类合同

a）指导公司各部门按照公司既定标准合同文本进行合同拟定、准备工作；

b）对各类合同合法性、合理性和完整性方面的审核，及时提出意见和修改意见，并根据具体需要，参与各类合同谈判、签订工作；

c）组织对公司各类合同的合同评审工作，并保存有关评审记录；

d）负责汇总建立公司管理范围内的合同台账以及每月台账管理

e）保管公司除劳动合同外合同正本或原件，为相关单位和人员按规定参阅合同提供支持和协助。

3、预算主管（预算员）岗位职责

1）编制项目投标阶段的经济标；

a）参与招标文件的评审工作，编制投标书

b）参加图纸审查工作和图纸分析会，提出图纸中存在的问题，根据商务主管安排，参加图纸答疑会

c）仔细研究招标文件，充分了解业主需求，并将有关结果体现在报价文件中。

d）协助商务经理参加项目开标会，必要时参加经济标答辩；

e）参加投标结果分析和评估会，对投标报价情况进行分析和评估，总结经验教训；

f）建立工程投标报价台账，中标项目负责向项目经理进行投标交底，并做好交底记录；

2）进行项目立项，并管理公司与投标报价有关的内外部文件；

a）根据商务经理要求，对公司评估后有价值的项目进行立项，投标后文件进行收集、整理、编号、归档、节约等管理工作。

3）编制公司商务管理制度，对项目预控成本进行测算；

a）负责组织起草、编制、完善《项目预控成本测算工作规范》和其他商务管理制度；

b）在项目开工前，负责测算项目预控成本，经与项目经理磋商，部门经理审核批准后，提供给项目主管，纳入《项目经理目标管理责任书》；

4）负责组织对项目成本进行管理

a）指导协助项目部商务助理开展工作，与项目及时进行沟通，对项目成本控制工作提出建议和意见，以便及时修正或改进；

b）负责对项目预控成本进行过程控制与结算审核，审核项目月度资金计划、工程量和成本报表、月度工程款支付，建立公司各类项目成本台账，并定期编制成本月报表；

c）负责对公司整体工程经营状况进行统计和分析工作，并以月度报告的方式上报公司领导层；

d）参与对项目经理的定期或不定期考核评定

5）组织建立内部定额，做好公司项目成本管理基础工作

a）负责收集项目日常成本信息，逐步建立健全公司内部定额

b）建立公司建造成本模型，组织建立公司成本库，按项目分析项目建造成本，并建立和完善公司内部定额库；

6）参与分包商招标、选定工作

a）协助项目主管编制分包商招标文件，组织制定分包工程标底价格，审查分包商报价，参与分包商评估工作，起草分包合同，参与分包商合同谈判及合同签订工作，对分包合同的履行情况进行控制。

4、预算员岗位职责

1）熟悉施工图纸、有关规范、标准图、验评标准、预算定额、取费文件等；

2）参与工程技术方案调研、图纸会审、技术交底，提出施工图存在的问题；

3）负责编制（或审核）施工图预算；

4）负责工程施工过程中的结算工作，审核由项目部提交的工程进度报表并签署意见；

5）负责工程变更、现场签证的审核工作并签署意见；

6）负责完成工程施工过程中的经济指标工作；

7）负责工程竣工决算工作；

8）负责相关文件、资料的整理、归档工作；

9）完成部门经理安排的其他工作。

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